Приложение N 1. Положение об архиве Министерства природных ресурсов и экологии Омской области

Приложение N 1
к приказу Министерства
природных ресурсов
и экологии Омской области
от 29.12.2012 г. N 77

Положение
об архиве Министерства природных ресурсов и экологии Омской области

I. Общие положения

1. Настоящее Положение регламентирует отношения по организации хранения, комплектования, учета и использования документов, образующихся в деятельности Министерства природных ресурсов и экологии Омской области (далее Министерство), состав документов архива Министерства, иные вопросы, связанные с деятельностью архива Министерства.

2. Архив Министерства создается в целях временного хранения документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, до их передачи на постоянное хранение в казенное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области" (далее - Исторический архив), а также в целях своевременного приема архивных документов от управлений и отделов Министерства, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования.

3. Архив Министерства осуществляет свою деятельность в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Государственной архивной службы России от 11 марта 1997 года N 11, Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными приказом Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 5 сентября 1985 года N 263, Законом Омской области "Об архивном деле в Омской области", иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Омской области в сфере архивного дела, правовыми актами Министерства и настоящим Положением.

4. В состав Архивного фонда Российской Федерации входят документы, образующиеся в деятельности Министерства, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, прошедшие экспертизу ценности документов, поставленные на государственный учет и подлежащие передаче на постоянное хранение в Исторический архив.

5. Функции по ведению архивного дела Министерства осуществляются отделом материально-технического и информационного обеспечения Министерства.

6. Непосредственное осуществление обязанностей по ведению архивного дела Министерства осуществляется работником отдела материально-технического и информационного обеспечения Министерства, который назначается распоряжением Министра природных ресурсов и экологии Омской области (далее - Министр).

II. Состав документов, поступающих на хранение в архив Министерства

7. В состав документов, поступающих на хранение в архив Министерства, входят:

1) законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет, до 10 лет - по решению Министра) хранения, в том числе по личному составу, образовавшиеся в результате деятельности Министерства;

2) кино-, фото-, фоно- и видеодокументы, архивные коллекции, отражающие историю Министерства;

3) научно-справочный аппарат (историческая справка, предисловия, паспорт архива и др.), раскрывающий состав и содержание дел (документов) архива Министерства, и учетные документы архива Министерства.

III. Задачи архива Министерства

8. Задачами архива Министерства являются:

1) комплектование архива Министерства документами, состав которых предусмотрен пунктом 7 настоящего Положения;

2) учет и создание научно-справочного аппарата к документам архива Министерства;

3) обеспечение сохранности документов архива Министерства;

4) использование хранящихся в архиве документов Министерства;

5) подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и в порядке, установленными законодательством об архивном деле в Российской Федерации;

6) проверка сохранности, правильности формирования и оформления дел в делопроизводстве Министерства с участием службы документационного обеспечения Министерства.

IV. Функции архива Министерства

9. В соответствии с возложенными на него задачами архива Министерства осуществляет следующие функции:

1) принимает на хранение от структурных подразделений Министерства законченные делопроизводством и упорядоченные в установленном порядке дела постоянного, временного (свыше 10 лет, до 10 лет - по решению Министра) хранения и по личному составу Министерства;

2) представляет на рассмотрение экспертной комиссии Министерства (далее - экспертная комиссия) и экспертно-проверочной комиссии Министерства государственно-правового развития Омской области описи дел (документов) постоянного хранения и по личному составу Министерства;

3) осуществляет учет архивных документов Министерства;

4) обеспечивает сохранность архивных дел (документов) Министерства;

5) создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к делам (документам), хранящемся в архиве Министерства;

6) передает документы Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в сроки, установленные законодательством об архивном деле в Российской Федерации;

7) организует использование документов архива Министерства, в том числе:

- информирует руководство и работников Министерства о составе и содержании документов архива Министерства;

- выдает в установленном порядке архивные документы и их копии в целях служебного пользования, в том числе для работы в помещении архива Министерства;

- ведет учет использования документов архива Министерства;

- исполняет запросы граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, иные запросы граждан и организаций, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

8) участвует в составлении номенклатуры дел Министерства, совместно с членами экспертной комиссии Министерства контролирует сохранность и правильность формирования дел в структурных подразделениях Министерства;

9) проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве Министерства, ежегодно представляет на рассмотрение экспертной комиссии Министерства акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

10) участвует в работе экспертной комиссии Министерства;

11) оказывает методическую помощь структурным подразделениям Министерства по вопросам экспертизы ценности документов на стадиях делопроизводства и передачи их в архив Министерства;

12) организует розыск дел, не обнаруженных по результатам проверки наличия и состояния архивных документов;

13) участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников структурных подразделений Министерства в сфере ведения архивного дела Министерства;

14) представляет в Исторический архив по установленной форме сведения о составе и объеме документов архива Министерства.

V. Права архива Министерства

10. Архив Министерства вправе:

1) требовать от работников Министерства соблюдения правил ведения делопроизводства;

2) запрашивать у работников Министерства сведения, необходимые для работы архива Министерства;

3) приглашать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов специалистов Министерства и Исторического архива;

4) информировать Министра о состоянии архивного дела Министерства, вносить предложений по его совершенствованию;

5) консультировать с соблюдением требований законодательства работников Министерства и других заинтересованных лиц по документам архива Министерства;

6) участвовать в разработке правовых актов Министерства по вопросам делопроизводства и архивного дела.