8. Подготовка совещаний и других мероприятий с участием Мэра города Омска, его первого заместителя, заместителей, руководителей структурных подразделений Администрации города Омска (п.п. 89 - 113)

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в название раздела 8 настоящего приложения внесены изменения

См. текст названия в предыдущей редакции

8. Подготовка совещаний и других мероприятий с участием Мэра города Омска, его первого заместителя, заместителей, руководителей структурных подразделений Администрации города Омска

89. Аппаратные совещания у Мэра города Омска проводятся еженедельно по понедельникам.

Внеочередное аппаратное совещание у Мэра города Омска проводится по решению Мэра города Омска.

Вопросы для рассмотрения на аппаратном совещании у Мэра города Омска вносятся в соответствии с Регламентом подготовки планового вопроса, выносимого для рассмотрения на аппаратном совещании у Мэра города Омска (далее - Регламент).

По решению Мэра города Омска в повестку очередного аппаратного совещания у Мэра города Омска могут быть внесены актуальные вопросы и особо значимые контрольные вопросы об исполнении поручений, данных на аппаратных совещаниях у Мэра города Омска.

Если запланированный вопрос не может быть своевременно внесен на аппаратное совещание у Мэра города Омска, руководитель структурного подразделения, ответственный за подготовку вопроса, по согласованию с первым заместителем, заместителем Мэра города Омска, курирующим данное направление работы, письменно информирует об этом Мэра города Омска за семь рабочих дней до намеченного срока.

О принятом Мэром города Омска решении структурное подразделение, ответственное за подготовку вопроса, информирует управление делами в день принятия решения Мэром города Омска.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 90 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

90. Ответственность за своевременную и качественную подготовку вопросов на аппаратное совещание несут первый заместитель Мэра города Омска, заместители Мэра города Омска, руководители структурных подразделений.

Советник руководителя, осуществляющего подготовку вопроса на аппаратное совещание у Мэра города Омска, несет ответственность за оформление и своевременное представление материалов:

- плана (структуры) доклада;

- информации о состоянии дел по вопросу;

- проекта решения по вопросу;

- перечня лиц, приглашенных по вопросу;

- материалов для видеопрезентации и демонстрационных плакатов (таблицы, графики, схемы и т.д.) по рассматриваемому вопросу и заявки о необходимости привлечения комплекта аппаратуры для видеопрезентации.

91. План (тезисы) доклада руководителя структурного подразделения, ответственного за подготовку вопроса на аппаратном совещании у Мэра города Омска, представляется на электронном и бумажном носителях в Аппарат Мэра города Омска за десять календарных дней до аппаратного совещания у Мэра города Омска.

92. Материалы по вопросам, вносимым для рассмотрения на аппаратном совещании у Мэра города Омска, согласованные с первым заместителем Мэра города Омска, заместителем Мэра города Омска, курирующим данное направление работы, представляются советником руководителя, ответственного за подготовку вопроса для рассмотрения на аппаратном совещании у Мэра города Омска, на бумажном и электронном носителях в управление делами не позднее чем за шесть календарных дней до даты проведения аппаратного совещания у Мэра города Омска.

93. Демонстрационные плакаты (таблицы, графики, схемы и т.д.) по рассматриваемому вопросу представляются в управление делами не позднее чем за три календарных дня до аппаратного совещания у Мэра города Омска.

Заявка о необходимости привлечения комплекта аппаратуры для видеопрезентации направляется в управление делами за семь календарных дней до аппаратного совещания у Мэра города Омска в соответствии с пунктом 108 настоящей Инструкции.

94. Управление делами в соответствии с Регламентом составляет и направляет управляющему делами для согласования проект повестки аппаратного совещания у Мэра города Омска.

Утвержденная Мэром города Омска повестка аппаратного совещания у Мэра города Омска рассылается управлением делами участникам аппаратного совещания у Мэра города Омска посредством СЭДД и иными способами.

Оповещение участников аппаратного совещания у Мэра города Омска о времени и месте проведения очередного аппаратного совещания осуществляется работниками Аппарата Мэра города Омска, обеспечивающими работу приемной Мэра города Омска, не позднее чем за три календарных дня до аппаратного совещания у Мэра города Омска.

95. Управление делами обеспечивает комплектование материалов по рассматриваемым вопросам для участников аппаратного совещания у Мэра города Омска, осуществляет регистрацию, рассадку приглашенных и дежурство у зала, обеспечивает подготовку зала, звукозапись (при необходимости осуществляет расшифровку звукозаписи), аудиовизуальное сопровождение.

Протокол аппаратного совещания у Мэра города Омска ведет работник Аппарата Мэра города Омска.

96. Поручения, данные Мэром города Омска в ходе рассмотрения вопросов на аппаратном совещании у Мэра города Омска, оформляются работником Аппарата Мэра города Омска в виде протокола и не позднее трех календарных дней со дня проведения аппаратного совещания рассылается ответственным исполнителям посредством СЭДД.

Протокол аппаратного совещания у Мэра города Омска подписывается руководителем Аппарата Мэра города Омска и утверждается Мэром города Омска.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 97 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

97. Ответственность за своевременное и качественное исполнение поручений Мэра города Омска несут первый заместитель Мэра города Омска, заместители Мэра города Омска, руководители структурных подразделений.

Советник руководителя, ответственного за исполнение поручения, отвечает за оформление и своевременное представление информации об исполнении поручения.

Если поручение дано одновременно нескольким руководителям, то руководитель, указанный в протоколе первым среди исполнителей, несет ответственность за исполнение поручения всеми исполнителями и подготовку обобщенной информации об исполнении поручения.

Решение о снятии поручения с контроля принимается Мэром города Омска.

98. Информация об исполнении поручений представляется Мэру города Омска не позднее чем в срок, установленный Мэром города Омска.

Если срок исполнения поручения Мэром города Омска не определен, информация об исполнении поручения должна быть представлена не позднее чем через месяц со дня проведения аппаратного совещания, на котором дано поручение.

Если срок исполнения поручения Мэром города Омска определен "систематически" или "ежемесячно" информация о ходе его исполнения направляется Мэру города Омска ежемесячно до 25 числа.

Если срок исполнения поручения Мэром города Омска определен "еженедельно", информация о ходе его исполнения направляется Мэру города Омска еженедельно каждый четверг.

Если срок исполнения поручения Мэром города Омска определен "ежедневно", информация о ходе его исполнения направляется Мэру города Омска ежедневно, за исключением выходных и праздничных дней.

99. Контроль за своевременным представлением Мэру города Омска информации об исполнении поручений осуществляется Аппаратом Мэра города Омска.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 100 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

100. Совещания и другие мероприятия с участием Мэра города Омска, его первого заместителя, заместителей, руководителей структурных подразделений проводятся в соответствии с планом работы Администрации города Омска на месяц.

В случае проведения внеочередных мероприятий с участием Мэра города Омска ответственные исполнители обязаны письменно проинформировать управление делами в день принятия решения о проведении мероприятия.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 101 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

101. Ответственность за своевременную и качественную подготовку мероприятий несут руководители структурных подразделений.

По согласованию с первым заместителем Мэра города Омска, заместителем Мэра города Омска, курирующим данное направление работы, руководители структурных подразделений, ответственные за проведение мероприятия, определяют:

- форму проведения мероприятия (совещание, заседание, встреча, прием и т.д.);

- повестку дня (порядок проведения) мероприятия;

- план подготовки мероприятия;

- список приглашенных;

- порядок финансирования мероприятия.

102. Советник руководителя структурного подразделения, ответственного за проведение мероприятия, отвечает за оформление и своевременное представление следующих материалов:

- плана подготовки мероприятия;

- повестки дня (порядка проведения) мероприятия;

- списка приглашенных;

- схемы рассадки приглашенных;

- проекта распорядительного документа о финансировании мероприятия;

- документов по рассматриваемым вопросам, проектов итоговых документов;

- заявки на подготовку зала для проведения мероприятия.

103. План подготовки мероприятия должен обеспечить решение структурным подразделением, ответственным за проведение мероприятия, следующих задач:

- подготовка материалов мероприятия (повестка дня, список приглашенных, доклад, выступления, проекты итоговых документов);

- разработка порядка проведения и финансирования мероприятия;

- оповещение участников и обеспечение их явки, ознакомление с материалами, собеседование с выступающими и т.п.;

- подготовка места для проведения мероприятия (заявка на предоставление зала и его техническое обеспечение, схема рассадки участников, таблички участников, материалы для участников и т.д.);

- обеспечение встречи участников, их регистрации, размещения, дежурство и т.п.;

- освещение мероприятия в средствах массовой информации.

В порядке проведения мероприятия указываются:

- наименование мероприятия;

- дата, время и место его проведения;

- цель мероприятия;

- ведущий (председательствующий) мероприятия (в необходимых случаях ассистент ведущего/председательствующего);

- докладчики, содокладчики, выступающие с указанием темы и времени для каждого выступления;

- участие Мэра города Омска, первого заместителя Мэра города Омска, заместителей Мэра города Омска, руководителя структурного подразделения, ответственного за подготовку мероприятия, других приглашенных на мероприятие (вступительное, заключительное слово, оглашение решения, ответы на вопросы, беседа и т.п.).

В списке приглашенных указываются фамилии, имена, отчества участников мероприятия и занимаемые ими должности.

104. Проект распорядительного документа о финансировании мероприятия, согласованный в порядке, предусмотренном в разделе 6 настоящей Инструкции, представляется в сектор по работе с распорядительными документами общего отдела за 30 календарных дней до проведения мероприятия.

105. Заявка о предоставлении зала и его техническом обеспечении представляется в управление делами не позднее чем за семь календарных дней до проведения мероприятия.

В заявке необходимо указать дату и время проведения мероприятия, количество участников, необходимый объем технического обеспечения зала (микрофоны, звукозапись, расшифровка звукозаписи, аудиовизуальное сопровождение).

106. Советник руководителя структурного подразделения, ответственного за проведение мероприятия, обеспечивает оформление протокола, если форма проводимого мероприятия его предусматривает, осуществляет контроль за исполнением поручений, данных в ходе проведения мероприятия.

При проведении мероприятий с участием Мэра города Омска ответственное структурное подразделение ведет и оформляет протокол, если форма проводимого мероприятия его предусматривает, осуществляет контроль за исполнением поручений, данных в ходе проведения мероприятия.

107. В целях контроля за организационным обеспечением мероприятий с участием Мэра города Омска в Аппарат Мэра города Омска представляются:

- не позднее чем за семь календарных дней до проведения мероприятия план подготовки мероприятия;

- не позднее чем за три рабочих дня до проведения мероприятия список приглашенных на мероприятие, порядок его проведения, повестка дня, проекты итоговых документов, другие документы и материалы.

108. Аудиовизуальное сопровождение докладов и выступлений на мероприятиях, проводимых с участием Мэра города Омска или его заместителей, возможно с использованием презентационного оборудования на основании заявки по указанию управляющего делами.

109. Заявка на использование оборудования подается на имя управляющего делами не позднее чем за семь дней до проведения мероприятия.

В заявке должны быть указаны необходимый состав оборудования, дата, время и место проведения мероприятия, лицо, ответственное за организацию мероприятия, список приглашенных.

110. Директор Казенного учреждения города Омска "Управление информационно-коммуникационных технологий" при получении заявки, согласованной управляющим делами, назначает специалиста, ответственного за техническое сопровождение и настройку презентационного оборудования, инструктаж по его использованию.

111. Структурное подразделение - организатор мероприятия организовывает работу по обеспечению:

- подготовки материалов презентации (технология подготовки презентации должна быть согласована с ответственным специалистом Казенного учреждения города Омска "Управление информационно-коммуникационных технологий");

- подготовки схемы размещения презентационного оборудования на месте проведения мероприятия (схема размещения оборудования должна быть согласована ответственным специалистом Казенного учреждения города Омска "Управление информационно-коммуникационных технологий");

- транспорта для доставки оборудования и специалиста Казенного учреждения города Омска "Управление информационно-коммуникационных технологий" к месту проведения мероприятия и обратно, в случае проведения мероприятия вне здания Администрации города Омска (возврат оборудования производится в день окончания мероприятия);

- помещения, гарантирующее сохранность оборудования (в случае проведения мероприятия в течение нескольких дней вне здания Администрации города Омска).

112. Предварительный просмотр качества презентации производится за день до проведения мероприятия ответственными специалистами структурного подразделения - организатора мероприятия и Казенного учреждения города Омска "Управление информационно-коммуникационных технологий".

113. Управление работой презентационного оборудования во время мероприятия, как правило, осуществляется специалистом структурного подразделения - организатора мероприятия.

В случае если управление работой оборудования осуществляет специалист Казенного учреждения города Омска "Управление информационно-коммуникационных технологий", организатор мероприятия должен предоставить за один день до проведения мероприятия тексты сопровождаемых докладов с необходимой информацией о времени и порядке смены кадров аудиовизуального ряда, а также список кадров с краткой характеристикой.