Откройте актуальную версию документа прямо сейчас
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Вход
Купить систему ГАРАНТ
Получить демо-доступ
Узнать стоимость
Информационный банк
Подобрать комплект
Семинары
- Главная
- Распоряжение Администрации города Омска от 30 декабря 2014 г. N 440-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города Омска" (с изменениями и дополнениями)
- Приложение. Инструкция по делопроизводству в Администрации города Омска
Приложение. Инструкция по делопроизводству в Администрации города Омска
Приложение
к распоряжению
Администрации города Омска
от 30 декабря 2014 года N 440-р
Инструкция
по делопроизводству в Администрации города Омска
С изменениями и дополнениями от:
26 июля, 8 ноября 2016 г., 10 апреля, 27 декабря 2017 г.
1. Общие положения
1. Инструкция по делопроизводству в Администрации города Омска (далее - Инструкция) определяет систему организации делопроизводства, устанавливает правила и порядок работы с документами, не носящими секретный характер, в Администрации города Омска.
2. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.
3. Основным инструментом документационного взаимодействия структурных подразделений Администрации города Омска (далее - структурные подразделения), а также межведомственного взаимодействия, при осуществлении делопроизводства и организации документооборота, является муниципальная информационная система "Система электронного документооборота и делопроизводства Администрации города Омска" (далее - СЭДД).
4. В качестве достаточного и легитимного способа подтверждения действий руководителей при подготовке, рассмотрении, согласовании и подписании документов в СЭДД признаются отметки СЭДД, сохраняемые в соответствующих базах, отражаемые в регистрационно-контрольной карточке (далее - РКК) и иных визуальных формах СЭДД и содержащие специальный идентификатор должностного лица (Lotus-имени), дату и время произведенных действий.
5. Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
6. Особенности работы с документами, содержащими информацию, отнесенную к государственной тайне или являющуюся конфиденциальной, служебную информацию, персональные данные, документами с пометкой "Для служебного пользования", регулируются в соответствии с законодательством Российской Федерации.
7. Требования настоящей Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
8. Методическое руководство по ведению делопроизводства и контроль за соблюдением структурными подразделениями установленного порядка ведения делопроизводства осуществляет управление делами Администрации города Омска (далее - управление делами).
9. Ответственность за организацию и ведение документационного обеспечения в структурных подразделениях, соблюдение установленных в Администрации города Омска правил и порядка работы с документами возлагается на руководителей структурных подразделений.
10. Правила и порядок работы с документами в Администрации города Омска, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников Администрации города Омска (далее по тексту настоящего раздела - работники).
11. Работники несут персональную ответственность за исполнение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов, соблюдение конфиденциальности изложенной в документах информации.
В случае утраты документов работники немедленно докладывают об этом непосредственному руководителю.
12. Перед увольнением, уходом в отпуск или отъездом в командировку работник обязан передать находящиеся у него на исполнении, контроле или хранении документы лицу, его замещающему, или иному должностному лицу по указанию непосредственного руководителя. Непереданные документы считаются неисполненными.
2. Основные понятия
13. В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:
- автор документа - государственный орган, орган местного самоуправления, юридическое или физическое лицо, создавшее документ;
- бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
- вид документ - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
- внутренний документ - переписка между структурными подразделениями, работниками Администрации города Омска (письмо, служебная записка, заявление, заявка), иное документационное взаимодействие внутри Администрации города Омска;
- входящий документ (входящая корреспонденция) - официальный документ, поступивший от органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций (далее - сторонняя организация);
- дело - отдельный документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или сфере деятельности;
- делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;
- документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке;
- документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
- документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
- заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
- исходящий документ - официальный документ, созданный для отправки в стороннюю организацию;
- копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
- номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, с указанием сроков их хранения;
- оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
- письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый должностным лицом адресату;
- подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
- регистрационно-контрольная карточка (далее - РКК) - запись базы данных СЭДД, отображаемая в ее визуальных формах, включающая в себя содержание документа и все реквизиты, необходимые для однозначной идентификации документа и отражающие этапы его движения в процессе его подготовки и исполнения;
- регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
- реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
- сканирование документа - получение электронного образа документа;
- служба документационного обеспечения - структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства;
- СЭДД - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
- формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;
- экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
- электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
- электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме, заверенный электронной подписью;
- электронный документооборот - документооборот с применением СЭДД;
- электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
- электронный шаблон бланка документа - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
- юридическая сила документа - свойство официального документа, в соответствии с законодательством Российской Федерации позволяющее использовать документ отдельно или в сочетании с другими документами для совершения юридически значимых действий.
3. Технические требования к оформлению документов
14. Текст документов печатается шрифтом черного цвета с применением компьютерной техники. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше, шрифт "Times New Roman Cyr" размером 14.
Допускается при большом объеме текста применение в таблицах, оформленных приложениями к документу, формата Exel, шрифта меньшего размера, а также шрифта "Arial".
4. Бланки документов
15. Документы, создаваемые в Администрации города Омска, оформляются на бланках, установленной формы (далее - бланки документов), на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
16. Бланки документов разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов в цветном изображении с полноцветным воспроизведением герба города Омска. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля. На оборотной стороне бланков документов типографским способом проставляются порядковые номера.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р пункт 17 настоящего приложения изложен в новой редакции
17. При подготовке документов используются электронные шаблоны бланков документов в цветном или черно-белом изображении.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 18 настоящего приложения внесены изменения
18. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:
- левое - от 2 до 3,5 см;
- правое - от 1 до 2,25 см;
- верхнее и нижнее - от 2 до 2,5 см.
Отступы абзацев (красная строка) должны составлять 1,25 см.
19. В Администрации города Омска устанавливаются следующие виды бланков документов:
- бланк письма Мэра города Омска - подписывает Мэр города Омска, печатаются инициалы и фамилия Мэра города Омска (приложения NN 1, 2);
- бланк письма первого заместителя Мэра города Омска - подписывает первый заместитель Мэра города Омска, печатаются инициалы и фамилия первого заместителя Мэра города Омска (приложения NN 3, 4);
- бланк письма Администрации города Омска - подписывают заместители Мэра города Омска, печатаются должность, инициалы и фамилия заместителя Мэра города Омска (приложения NN 5, 6);
- бланк постановления Администрации города Омска (приложение N 7);
- бланк распоряжения Администрации города Омска (приложение N 8);
- бланк постановления Мэра города Омска (приложение N 9);
- бланк распоряжения Мэра города Омска (приложение N 10);
- бланки приказов (распоряжений) руководителей структурных подразделений;
- бланки писем структурных подразделений.
20. Бланки постановлений и распоряжений Мэра города Омска, Администрации города Омска хранятся в секторе по работе с распорядительными документами общего отдела управления делами (далее - сектор по работе с распорядительными документами).
21. Бланки писем Мэра города Омска, первого заместителя Мэра города Омска, Администрации города Омска хранятся в секторе по работе со служебной документацией общего отдела управления делами (далее - сектор по работе со служебной документацией).
22. Бланки приказов (распоряжений) руководителей структурных подразделений и писем структурных подразделений используются на основании соответствующих положений о структурных подразделениях, изготавливаются структурными подразделениями самостоятельно на основании образца, утверждаемого заместителем Мэра города Омска, управляющим делами Администрации города Омска (далее - управляющий делами), и хранятся непосредственно в структурных подразделениях.
23. Бланки документов должны использоваться строго по назначению. Учет бланков документов ведется раздельно по видам бланков.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 24 настоящего приложения внесены изменения
24. Бланки писем Мэра города Омска, первого заместителя Мэра города Омска, Администрации города Омска выдаются под роспись советникам Мэра города Омска, работникам Аппарата Мэра города Омска, советникам первого заместителя Мэра города Омска, советникам заместителей Мэра города Омска, советникам руководителей структурных подразделений (далее - советники руководителей) или лицам, ответственным за документационное обеспечение в структурных подразделениях, в количестве до 10 штук, в исключительных случаях до 20 штук, после отчета об использовании ранее выданных бланков.
25. За использованные бланки писем Мэра города Омска, первого заместителя Мэра города Омска, Администрации города Омска советники руководителей или лица, ответственные за документационное обеспечение в структурных подразделениях, отчитываются в сектор по работе со служебной документацией ежемесячно до 10 числа месяца, следующего за отчетным.
26. Учет бланков приказов (распоряжений) руководителей структурных подразделений и писем структурных подразделений осуществляется службами документационного обеспечения структурных подразделений или лицами, ответственными за документационное обеспечение в структурных подразделениях.
27. Испорченные бланки постановлений и распоряжений Мэра города Омска, Администрации города Омска сдаются в сектор по работе с распорядительными документами, а испорченные бланки писем Мэра города Омска, первого заместителя Мэра города Омска, Администрации города Омска - в сектор по работе со служебной документацией, после чего уничтожаются постоянно действующей комиссией по уничтожению бланков.
28. Испорченные бланки приказов (распоряжений) руководителей структурных подразделений и писем структурных подразделений погашаются и уничтожаются комиссиями соответствующих структурных подразделений.
29. При переписке в Администрации города Омска бланки писем не используются. Переписка осуществляется в СЭДД. Документы подписываются электронной подписью.
Изготовление бланков писем с изображением герба города Омска средствами электронно-вычислительной техники запрещается.
5. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов
30. Наименование структурного подразделения, используемое на бланках приказов (распоряжений) руководителей структурных подразделений и писем структурных подразделений, должно соответствовать наименованию данного структурного подразделения, указанному в положении о нем.
31. Справочные данные о структурном подразделении включают почтовый адрес и номер телефона структурного подразделения.
32. Наименование вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации, утвержденным постановлением Комитета Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации от 30 декабря 1993 года N 299.
33. Датой документа является дата его подписания (правовые акты, служебные письма) или дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.
Дата документа проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ, и должна соответствовать дате передачи документа в службу документационного обеспечения соответствующего структурного подразделения.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны подписываться и датироваться.
Документы, изданные совместно двумя или более структурными подразделениями, должны иметь одну (единую) дату.
Способ написания даты зависит от вида документа:
- на правовых актах Администрации города Омска, Мэра города Омска, приказах (распоряжениях) руководителей структурных подразделений, а также на документах, содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (например: 25 марта 2015 года);
- в остальных случаях используется цифровой способ оформления даты в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами (например: 25.03.2015).
34. Обязательным элементом оформления документа является его регистрационный номер.
Регистрационный номер документа присваивается службой документационного обеспечения соответствующего структурного подразделения, если иное не определено настоящей Инструкцией. Регистрационный номер документов за подписью Мэра города Омска, первого заместителя Мэра города Омска, заместителей Мэра города Омска, входящих в аппарат управления Администрации города Омска, а также документов управления делами присваивается сектором по работе со служебной документацией.
Регистрационный номер документа формируется следующим образом:
- входящие документы: Вх-ХХХ/N;
- входящие нормативно-правовые акты (НПА): Вх-НПА-XXX/N;
- исходящие документы: Исх-ХХХ/индекс номенклатурного дела - N;
- внутренние документы (переписка между структурными подразделениями): Вн-XXX/N;
- внутренние документы (переписка внутри структурного подразделения): СЗ-ХХХ/N (XXX - буквенное обозначение структурного подразделения; N - порядковый номер документа).
35. Ссылка на регистрационный исходящий номер и дату документа, поступившего из сторонней организации, проставляется при регистрации исходящего документа службой документационного обеспечения.
36. Документы адресуются организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.
При адресовании документа конкретному должностному лицу инициалы указываются перед фамилией, а при адресовании документа физическому лицу инициалы указываются после фамилии.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению, без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже. Например:
|
|
Администрация города Омска Управление делами |
При адресовании документа конкретному должностному лицу наименование организации и ее структурного подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном. Например:
|
|
Администрация города Омска Управление делами
Начальнику отдела А.И. Петрову |
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата. Например:
|
|
Генеральному директору объединения "Агропром"
В.Д. Иванову |
При адресовании документа в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Например:
|
|
Администрация города Омска Гагарина ул., д. 34, Омск, 644043 |
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например:
|
|
Калинину И.П.
ул. Гусарова, д. 5, кв. 12, г. Омск, 644099 |
Во внутренних служебных письмах, направляемых руководителям структурных подразделений, в реквизите "Адресат" допускается указывать обобщенное сокращенное наименование получателей. Например:
|
|
Руководителям структурных подразделений |
На документе в его адресной части может быть указано не более четырех адресов, при этом каждый экземпляр документа должен быть оформлен и подписан, а адрес, по которому направляется конкретный экземпляр, подчеркивается. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывают. В случае направления документа большему числу адресатов исполнителем оформляется соответствующее количество экземпляров, на каждом из которых указывается один адрес. К документу прилагается указатель рассылки. Указатель рассылки готовится и визируется исполнителем.
37. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (выравнивается по левому краю). При утверждении документа гриф утверждения должен состоять из следующих элементов: слово "УТВЕРЖДАЮ" (без кавычек), наименование должности, личная подпись, расшифровка подписи лица, утверждающего документ, и дата утверждения.
|
|
УТВЕРЖДАЮ Заместитель Мэра города Омска _____________ _________________ (личная подпись) (инициалы, фамилия) 01.05.2014 |
При утверждении документа приказом (распоряжением) руководителя структурного подразделения, протоколом, гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО" ("УТВЕРЖДЕНА", "УТВЕРЖДЕНЫ" или "УТВЕРЖДЕН") без кавычек, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.
|
|
УТВЕРЖДЕНО приказом заместителя Мэра города Омска, управляющего делами Администрации города Омска от 01.05.2014 N 270 |
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.
38. К тексту документа может составляться заголовок. Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок к тексту документа должен отвечать на вопрос "О чем?" ("О ком?"). Например: "Об изменении...", "О выделении..." и т.д. Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа, располагается в левой части листа.
Заголовок к служебным письмам оформляется под реквизитами бланка "Дата документа" и "Регистрационный номер документа" шрифтом размером 12, возможно полужирного начертания, в 2 - 4 строки.
от 12.10.2013 N Вн-ДО/333
/----- ----\
| Запрос по обращению |
В проектах правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.
Заголовок начинается с прописной и печатается строчными буквами без кавычек.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.
В документе, отражающем несколько вопросов, наряду с заголовком составляются подзаголовки.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 39 настоящего приложения внесены изменения
39. Текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа. Во второй части (заключительной), начинающейся с нового абзаца, указываются решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть.
Текст документа должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении адресата.
В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.
В документах используют следующие формы изложения текста:
- от первого лица множественного числа (например: "просим представить", "направляем в Ваш адрес");
- от первого лица единственного числа (например: "прошу представить", "считаю необходимым");
- от третьего лица единственного числа (например: "управление не возражает").
Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа (например: "выступили", "решили").
В документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа (например: "постановляет", "решил").
В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа (например: "решили", "приказываем").
Текст служебного письма излагается, как правило, от третьего лица единственного числа, например: "управление рассмотрело_".
Текст служебного письма, оформленного на бланке письма Мэра города Омска, первого заместителя Мэра города Омска, излагается от первого лица единственного числа, например: "прошу_", "направляю...".
Документы на двух и более листах должны иметь нумерацию листов. Номер проставляется арабскими цифрами по центру или в правом углу верхнего поля листа. На первом листе нумерация не ставится.
В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы.
Графы и строки таблицы должны иметь названия, выраженные именем существительным в именительном падеже.
Названия граф и строк указываются с прописной буквы. Точка в конце граф и строк не ставится.
Номера граф и строк таблицы указываются без точек. Названия последующих граф и строк грамматически должны быть согласованы с основным названием.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, наименование граф или их цифровое обозначение повторяется вверху на каждой странице.
Таблица может быть расположена вдоль длинной стороны листа. В этом случае таблица оформляется приложением к документу.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 40 настоящего приложения внесены изменения
40. Часть содержания документа может быть оформлена приложением к документу. Приложениями к документу оформляются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.
Ответственность за подготовку приложения к документу возлагается на исполнителя документа.
Если документ имеет приложение, названное в тексте, то отметка о нем делается ниже текста документа и отделяется от текста документа 1 межстрочным интервалом. Слово "Приложение" (без кавычек) выравнивается по левому краю без отступа абзаца следующим образом:
|
Приложение: на 3 л. в 1 экз. |
Приложения, не названные в тексте документа, перечисляются с указанием их наименования, количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют.
|
Приложение: |
1. |
Штатное расписание... на 4 л. в 3 экз. |
|
|
2. |
Смета расходов... на 3 л. в 1 экз. |
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов в них не указывают.
Приложение: брошюра в 2 экз.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
|
Приложение: |
письмо департамента транспорта Администрации города Омска от 01.05.2012 N 02-06/251 и приложение к нему, всего на 3 л. |
В случае отправления электронного образа документа на адрес электронной почты получателя, указанный им в справочных данных на бланке, об этом делается отметка:
|
Приложение: |
на 35 л. в 1 экз. и электронная копия на адрес otvet@gov.yamal.ru |
В этом случае приложение в электронном виде или его электронная копия размещаются в соответствующих полях РКК СЭДД данного документа.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 41 настоящего приложения внесены изменения
41. Подпись - обязательный реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись лица, подписавшего документ.
Документы подписываются Мэром города Омска, первым заместителем Мэра города Омска, заместителями Мэра города Омска, руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией. Подписывается, как правило, только первый экземпляр документа, с которого могут быть сняты копии.
При получении обращений Омского городского Совета, направленных на имя Мэра города Омска либо в адрес Администрации города Омска, ответы в адрес Омского городского Совета направляются за подписью Мэра города Омска либо по поручению Мэра города Омска за подписью первого заместителя Мэра города Омска, заместителей Мэра города Омска, руководителей структурных подразделений.
При получении обращений комитетов Омского городского Совета, направленных на имя первого заместителя Мэра города Омска, заместителей Мэра города Омска, руководителей структурных подразделений, ответы в адрес Омского городского Совета направляются указанными лицами самостоятельно.
При получении обращений депутатов Омского городского Совета, направленных на имя первого заместителя Мэра города Омска, заместителей Мэра города Омска, руководителей структурных подразделений, к компетенции которых отнесено рассмотрение представленных в обращении вопросов, ответы в адрес депутатов Омского городского Совета направляются указанными лицами самостоятельно.
Подпись состоит из полного наименования должности лица, подписавшего документ (если документ оформлен не на бланке письма должностного лица), личной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем. Например:
Заместитель управляющего делами
Администрации города Омска (личная подпись) И.О. Фамилия
При оформлении документа на бланке письма должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. Например:
Бланк "Первый заместитель Мэра города Омска"
(личная подпись) И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:
Директор департамента (личная подпись) И.О. Фамилия
Главный бухгалтер (личная подпись) И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные структурные подразделения, подписи располагают на одном уровне. Например:
Директор департамента Директор департамента
культуры городского хозяйства
(личная подпись) И.О. Фамилия (личная подпись) И.О. Фамилия
Если лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ (и.о., заместитель), и его инициалы и фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты (/) перед наименованием должности.
В документе, составленном комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Например:
Председатель комиссии (личная подпись) И.О. Фамилия
Члены комиссии: (личная подпись) И.О. Фамилия
(личная подпись) И.О. Фамилия
Данный реквизит располагается под текстом документа (через три межстрочных интервала).
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 42 настоящего приложения внесены изменения
42. Согласование проекта документа производится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его законодательству Российской Федерации и муниципальным правовым актам города Омска и ранее принятым решениям. Согласование проекта документа оформляется визой на документе или грифом согласования.
Ответственность за качество подготовки документа возлагается на исполнителя, подготовившего документ. Представляемые на подпись документы визируются исполнителем.
Виза включает в себя должность лица, визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. Оформляется исполнителем, подготовившим документ.
При подготовке проекта документа на электронном бланке письма Мэра города Омска виза первого заместителя Мэра города Омска, заместителя Мэра города Омска, руководителя структурного подразделения, осуществляющего подготовку данного проекта документа, проставляется с оборотной стороны бумажного дубликата проекта документа с отметкой об исполнителе.
Замечания, дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник юридического отдела (личная подпись) И.О. Фамилия
01.05.2014
Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" документа, в левом нижнем углу документа на лицевой стороне и включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО" (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование структурного подразделения), личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель Мэра города Омска ________________ И.О. Фамилия
(личная подпись)
01.05.2014
или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс, например:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
(наименование коллегиального органа)
от 01.05.2014 N 1
Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких структурных подразделений. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".
43. Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) его подлиннику на последнем листе копии (выписки из документа) на свободном месте под текстом оформляется в виде текста или оттиска штампа реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Копия верна", наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, оттиск печати.
Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ____ л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.
Многостраничные копии (выписки из документов) при необходимости также заверяются в следующем порядке: страницы нумеруются, листы прошиваются на два - четыре прокола, на концы прошивочной нити, разнесенные в разные стороны, на оборотной стороне последнего листа наклеивается лист размером не более чем 74х105 мм, на котором указывают (проставляют):
- текст (оттиск) штампа по формату и содержанию реквизита "Отметка о заверении копии";
- текст (оттиск) штампа "Прошнуровано, пронумеровано, скреплено печатью" с указанием структурного подразделения, осуществившего заверение, должности и Ф.И.О. заверяющего должностного лица, даты и количества листов (цифрами и прописью);
- оттиск печати проставляется так, чтобы он захватил оба текста (оттиска) штампов.
В СЭДД электронные копии документов должны быть заверены электронной подписью руководителя или уполномоченного лица.
44. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника и копии документа. Отметка включает инициалы, фамилию или фамилию, имя, отчество исполнителя и номер его служебного телефона, например:
Фамилия
78 77 17
Или
Фамилия Имя Отчество
78 77 17
На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке об исполнителе указываются инициалы, фамилия или фамилия, имя, отчество основного исполнителя и номер его служебного телефона.
При распечатывании документа из СЭДД на бумагу выводится информация о реквизитах РКК электронного документа.
45. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении; слова "В дело"; визу руководителя, закрывшего документ в дело; номер дела, в котором будет храниться документ.
Основанием для закрытия документа в СЭДД является отчет об исполнении документа в целом, созданный руководителем, контролирующим ход исполнения документа. Текст отчета об исполнении документа в целом включает слова "В дело".
46. Отметка о поступлении документа в Администрацию города Омска или ее структурное подразделение располагается в нижней части первого листа документа и содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа. Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.
47. Реквизиты РКК документа в СЭДД должны полностью соответствовать реквизитам и тексту документов - оригиналов, оформленных на бумажном носителе.
6. Подготовка и оформление правовых актов Администрации города Омска
48. Требования к составлению, оформлению, согласованию проектов постановлений и распоряжений Мэра города Омска, постановлений и распоряжений Администрации города Омска определены Порядком подготовки и согласования проектов правовых актов в Администрации города Омска, утвержденным распоряжением Администрации города Омска от 15 мая 2009 года N 151-р "Об утверждении Порядка подготовки и согласования проектов правовых актов в Администрации города Омска" (далее - Порядок).
49. Правовые акты Мэра города Омска, Администрации города Омска (далее - правовые акты) печатаются на бланках постановлений и распоряжений Мэра города Омска, постановлений и распоряжений Администрации города Омска и должны содержать подлинные подписи и визы согласования.
Проекты правовых актов в печатном виде передаются департаментом правового обеспечения и муниципальной службы Администрации города Омска в сектор по работе с распорядительными документами по реестру поступлений проектов правовых актов Мэра города Омска, Администрации города Омска (далее - реестр). Реестр составляется сотрудником департамента правового обеспечения и муниципальной службы Администрации города Омска по утвержденной в настоящей Инструкции форме (приложение N 11).
Структурные подразделения (разработчики проектов правовых актов) передают в сектор по работе с распорядительными документами текст проекта правового акта в электронном виде для оформления проекта правового акта на соответствующем бланке. Разработчики проектов правовых актов несут персональную ответственность за соответствие текста на бумажном носителе тексту в электронной форме.
Оформление проекта правового акта на соответствующем бланке обеспечивает сектор по работе с распорядительными документами.
50. Проекты правовых актов, вносимые на рассмотрение Мэру города Омска, отпечатанные на номерном бланке, визируются в обязательном порядке заместителем Мэра города Омска, директором департамента правового обеспечения и муниципальной службы Администрации города Омска либо лицом, исполняющим обязанности директора департамента правового обеспечения и муниципальной службы Администрации города Омска, управляющим делами.
Визы проставляются на оборотной стороне бланка (первого листа) проекта правового акта в нижней его части.
51. Полностью подготовленные проекты правовых актов передаются сектором по работе с распорядительными документами в Аппарат Мэра города Омска. Аппарат Мэра города Омска передает проекты правовых актов на подпись Мэру города Омска.
52. Подписанные правовые акты возвращаются Аппаратом Мэра города Омска в сектор по работе с распорядительными документами для регистрации и тиражирования.
53. На каждый правовой акт в СЭДД сектором по работе с распорядительными документами создается РКК, которая содержит все необходимые реквизиты документа, электронный вид в WORD файле, а также электронный образ правового акта в формате PDF.
54. Правовым актам присваивается порядковый номер по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца года в журналах и в базе данных "Правовые акты" СЭДД раздельно для постановлений и распоряжений Мэра города Омска, постановлений и распоряжений Администрации города Омска. Распоряжения Администрации города Омска по основной деятельности и по личному составу нумеруются отдельно.
Дата, оформленная словесно-цифровым способом, и номер проставляются после подписания правового акта. Номер печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера постановления Мэра города Омска, Администрации города Омска или распоряжения Мэра города Омска, Администрации города Омска.
К порядковому номеру постановлений Мэра города Омска добавляются буквы "пм", распоряжений Мэра города Омска - буквы "рм", постановлений Администрации города Омска - буква "п", распоряжений по основной деятельности - "р", распоряжений по личному составу (прием, увольнение, перемещение, премирование муниципальных служащих, замещающих должности муниципальной службы, входящих в номенклатуру кадров Мэра города Омска, и награждение) - "к", распоряжений по личному составу (отпуска, командировки, возложение исполнения обязанностей, взыскания на муниципальных служащих, замещающих должности муниципальной службы, входящих в номенклатуру кадров Мэра города Омска) - "рк".
55. Копии правовых актов заверяются печатью сектора по работе с распорядительными документами и в течение трех рабочих дней направляются адресатам через сектор по работе со служебной документацией согласно указателю рассылки, составленному и подписанному ответственным исполнителем правового акта.
Структурные подразделения и Омский городской Совет получают копии правовых актов в электронном виде посредством СЭДД.
56. Правовые акты вместе с приложенными к ним документами, хранящиеся в секторе по работе с распорядительными документами, предоставляются сотрудникам Администрации города Омска для работы только в помещении сектора по работе с распорядительными документами, а сотрудникам департамента правового обеспечения и муниципальной службы Администрации города Омска - во временное пользование под роспись в журнале выдачи правовых актов Администрации города Омска.
57. Заверенные копии правовых актов выдаются сектором по работе с распорядительными документами только по письменной заявке на имя управляющего делами.
58. Подлинники правовых актов вместе с материалами, на основании которых они приняты, а также с документами, предусмотренными пунктом 110 Порядка, хранятся в течение календарного года в секторе по работе с распорядительными документами, а затем сдаются в объединенный архив управления делами.
7. Планирование
59. Организующей основой деятельности Администрации города Омска и структурных подразделений являются план работы Администрации города Омска на год, план работы Администрации города Омска на квартал, план работы Администрации города Омска на месяц (далее - планы работы), планы мероприятий Администрации города Омска, посвященных дням воинской славы, памятным датам России, праздничным дням, профессиональным праздникам (далее - планы мероприятий).
Планы работы, планы мероприятий формируются на основе предложений структурных подразделений.
60. План работы Администрации города Омска на год включает основные мероприятия структурных подразделений (заседания координационно-совещательных органов, совещания, проверки, семинары, конференции, круглые столы, спортивные, культурно-досуговые мероприятия, мероприятия, посвященные дням воинской славы, памятным датам России, праздничным дням, профессиональным праздникам).
61. В соответствии со структурой плана работы Администрации города Омска на год все структурные подразделения направляют в управление делами в срок до первого числа месяца, предшествующего планируемому году, предложения в план работы Администрации города Омска на год, согласованные с первым заместителем Мэра города Омска, заместителем Мэра города Омска, регулирующим деятельность данного структурного подразделения.
62. Управление делами на основе поступивших предложений формирует и представляет для рассмотрения в срок до двадцать пятого числа месяца, предшествующего планируемому году, проект плана работы Администрации города Омска на год управляющему делами.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 63 настоящего приложения внесены изменения
63. Управление делами обеспечивает рассылку плана работы Администрации города Омска на год в трехдневный срок после утверждения первому заместителю Мэра города Омска, заместителям Мэра города Омска, структурным подразделениям и иным заинтересованным организациям посредством СЭДД и иными способами.
64. Структура плана работы Администрации города Омска на квартал включает следующие разделы:
1) "Вопросы для рассмотрения на заседаниях коллегии при Мэре города Омска";
2) "Вопросы для рассмотрения на аппаратных совещаниях у Мэра города Омска";
3) "Вопросы для рассмотрения на заседаниях коллегий при главах администраций административных округов города Омска";
4) "Мероприятия с участием Мэра города Омска";
5) "Мероприятия, посвященные дням воинской славы, памятным датам России, праздничным дням, профессиональным праздникам".
65. В соответствии со структурой плана работы Администрации города Омска на квартал все структурные подразделения направляют в управление делами в срок до пятнадцатого числа второго месяца квартала, предшествующего планируемому, предложения в план работы Администрации города Омска на квартал, согласованные с первым заместителем Мэра города Омска, заместителем Мэра города Омска, регулирующим деятельность данного структурного подразделения.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 66 настоящего приложения внесены изменения
66. Управление делами на основе плана работы Администрации города Омска на год и поступивших предложений формирует и направляет посредством СЭДД и на бумажном носителе в срок до десятого числа месяца, предшествующего планируемому кварталу, проект плана работы Администрации города Омска на квартал первому заместителю Мэра города Омска, заместителям Мэра города Омска, руководителям структурных подразделений на согласование.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 67 настоящего приложения внесены изменения
67. С учетом замечаний первого заместителя Мэра города Омска, заместителей Мэра города Омска, руководителей структурных подразделений управление делами осуществляет подготовку проекта распоряжения Администрации города Омска о плане работы Администрации города Омска на квартал.
68. Согласованный в установленном порядке проект распоряжения Администрации города Омска о плане работы Администрации города Омска на квартал представляется на рассмотрение Мэру города Омска не позднее двадцать пятого числа месяца, предшествующего планируемому кварталу.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 69 настоящего приложения внесены изменения
69. Управление делами обеспечивает рассылку плана работы Администрации города Омска на квартал до конца месяца, предшествующего очередному кварталу, Аппарату Мэра города Омска, первому заместителю Мэра города Омска, заместителям Мэра города Омска, структурным подразделениям, Правительству Омской области, Омскому городскому Совету, прокуратуре города Омска и иным заинтересованным организациям посредством СЭДД, электронной почтой.
70. Структура плана работы Администрации города Омска на месяц включает следующие разделы:
1) "Вопросы для рассмотрения на заседании коллегии при Мэре города Омска";
2) "Вопросы для рассмотрения на аппаратных совещаниях у Мэра города Омска";
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в подпункт 3 пункта 70 настоящего приложения внесены изменения
3) "Вопросы для рассмотрения на аппаратных совещаниях у первого заместителя Мэра города Омска, заместителей Мэра города Омска";
4) "Вопросы для рассмотрения на заседаниях коллегий при главах администраций административных округов города Омска" (при проведении заседания в планируемом месяце);
5) "Мероприятия с участием Мэра города Омска";
6) "Основные мероприятия структурных подразделений" (заседания координационно-совещательных органов, совещания, проверки, семинары, конференции, круглые столы, спортивные, культурно-досуговые мероприятия, мероприятия, посвященные дням воинской славы, памятным датам России, праздничным дням, профессиональным праздникам), а также приложение "Юбилейные даты государственных и муниципальных учреждений, организаций иных форм собственности, расположенных на территории города Омска".
71. В соответствии со структурой плана работы Администрации города Омска на месяц все структурные подразделения направляют в управление делами в срок до десятого числа месяца, предшествующего планируемому, предложения в план работы Администрации города Омска на месяц, согласованные с первым заместителем Мэра города Омска, заместителем Мэра города Омска, регулирующим деятельность данного структурного подразделения.
72. Если мероприятия, проведение которых согласно плану работы Администрации города Омска на квартал предусмотрено в планируемом месяце, по каким-либо причинам не могут быть выполнены, запланированные вопросы не могут быть вынесены на рассмотрение коллегии при Мэре города Омска или на аппаратные совещания у Мэра города Омска, руководитель структурного подразделения, ответственный за подготовку мероприятия, вопроса, по согласованию с первым заместителем Мэра города Омска, заместителем Мэра города Омска, курирующим данное направление работы, письменно информирует об этом Мэра города Омска. О принятом Мэром города Омска решении ответственные исполнители уведомляют управление делами не позднее пятнадцатого числа месяца, предшествующего планируемому.
73. Управление делами на основе плана работы Администрации города Омска на квартал и поступивших предложений формирует и представляет для рассмотрения в срок до двадцать пятого числа месяца, предшествующего планируемому, проект плана работы Администрации города Омска на месяц управляющему делами.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 74 настоящего приложения внесены изменения
74. Управление делами обеспечивает рассылку плана работы Администрации города Омска на месяц в трехдневный срок после утверждения управляющим делами первому заместителю Мэра города Омска, заместителям Мэра города Омска, структурным подразделениям, Правительству Омской области, Омскому городскому Совету, прокуратуре города Омска и иным заинтересованным организациям посредством СЭДД, электронной почтой.
75. Если по каким-либо причинам предусмотренные планом работы Администрации города Омска на месяц мероприятия с участием Мэра города Омска не могут быть выполнены в установленные сроки, вопросы не могут быть вынесены на рассмотрение коллегии при Мэре города Омска или на аппаратные совещания у Мэра города Омска, руководитель структурного подразделения, ответственный за подготовку мероприятия или вопроса, по согласованию с первым заместителем Мэра города Омска, заместителем Мэра города Омска, курирующим данное направление работы, письменно информирует об этом Мэра города Омска не позднее, чем за семь рабочих дней до намеченного срока.
О принятом Мэром города Омска решении ответственные исполнители уведомляют управление делами в день получения информации о данном решении.
Если мероприятия, предусмотренные разделом "Основные мероприятия структурных подразделений" плана работы Администрации города Омска на месяц, по каким-либо причинам не могут быть выполнены в установленные сроки, руководитель структурного подразделения, ответственный за подготовку мероприятия, по согласованию с первым заместителем Мэра города Омска, заместителем Мэра города Омска, курирующим данное направление работы, письменно информирует об этом управляющего делами не позднее чем за семь дней до намеченного срока.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 76 настоящего приложения внесены изменения
76. При внесении предложений в разделы "Вопросы для рассмотрения на заседаниях коллегии при Мэре города Омска", "Вопросы для рассмотрения на аппаратных совещаниях у Мэра города Омска", "Вопросы для рассмотрения на аппаратных совещаниях у первого заместителя Мэра города Омска, заместителей Мэра города Омска", "Вопросы для рассмотрения на заседаниях коллегий при главах администраций административных округов города Омска" структурными подразделениями указываются:
1) в плане работы Администрации города Омска на квартал - месяц, в котором планируется рассмотреть данный вопрос, в плане работы Администрации города Омска на месяц - дата и время проведения заседания коллегии при Мэре города Омска, аппаратного совещания у Мэра города Омска, аппаратного совещания у первого заместителя Мэра города Омска, заместителя Мэра города Омска, заседания коллегии при главе администрации административного округа города Омска;
2) ответственный за подготовку вопроса первый заместитель Мэра города Омска, либо заместитель Мэра города Омска, либо руководитель структурного подразделения.
77. При внесении предложений в иные разделы планов работы структурными подразделениями указываются:
1) в плане работы Администрации города Омска на год - квартал, месяц, в котором планируется провести мероприятие; в плане работы Администрации города Омска на квартал - месяц, в котором планируется провести мероприятие; в плане работы Администрации города Омска на месяц - дата, время и место проведения мероприятия;
2) форма проводимого мероприятия (заседание координационно-совещательного органа, совещание, семинар, конференция, круглый стол, торжественное собрание, концерт, встреча и т.д.);
3) структурное подразделение, ответственное за подготовку и проведение мероприятия.
78. Планы мероприятий разрабатываются структурными подразделениями в соответствии с перечнем структурных подразделений, разрабатывающих планы мероприятий (далее - структурное подразделение, разрабатывающее план мероприятий) (приложение N 12).
79. В соответствии с формой плана мероприятий, посвященных дням воинской славы России, памятным датам России, праздничным дням, профессиональным праздникам (приложение N 13), все структурные подразделения направляют структурному подразделению, разрабатывающему план мероприятий, в срок до десятого числа месяца, предшествующего планируемому, предложения в план мероприятий.
80. Структурное подразделение, разрабатывающее план мероприятий, на основе поступивших предложений формирует и представляет в срок до двадцать пятого числа месяца, предшествующего планируемому, проект плана мероприятий на подпись заместителю Мэра города Омска, регулирующему деятельность структурного подразделения, разрабатывающего план мероприятий.
81. Подписанный заместителем Мэра города Омска, регулирующим деятельность структурного подразделения, разрабатывающего план мероприятий, проект плана мероприятий направляется на утверждение Мэру города Омска.
82. Структурное подразделение, разрабатывающее план мероприятий, утвержденный план мероприятий представляет в управление делами и в департамент информационной политики Администрации города Омска в течение одного дня после утверждения на бумажном и электронном носителях.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 83 настоящего приложения внесены изменения
83. Управление делами обеспечивает рассылку плана мероприятий в трехдневный срок после утверждения Мэром города Омска первому заместителю Мэра города Омска, заместителям Мэра города Омска, структурным подразделениям и иным заинтересованным организациям.
84. Если мероприятия, предусмотренные планом мероприятий, по каким-либо причинам не могут быть проведены в установленные сроки, структурное подразделение, ответственное за подготовку мероприятия, в оперативном порядке информирует об этом структурное подразделение, разрабатывающее план мероприятий.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 85 настоящего приложения внесены изменения
85. Ответственность за своевременную и качественную подготовку предложений в планы работы, планы мероприятий несут первый заместитель Мэра города Омска, заместители Мэра города Омска, руководители структурных подразделений.
86. Ответственность за оформление и своевременное представление предложений в планы работы, планы мероприятий несут советники руководителей структурных подразделений либо работники, на которых возложена эта обязанность.
87. Предложения, оформленные с нарушением требований настоящей Инструкции, в проекты планов работы, планов мероприятий не включаются.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 88 настоящего приложения внесены изменения
88. Контроль выполнения планов работы, планов мероприятий осуществляют Мэр города Омска, первый заместитель Мэра города Омска, заместители Мэра города Омска в соответствии с распределением обязанностей между руководителями Администрации города Омска.
9. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
114. Распорядительная деятельность структурных подразделений документируется посредством издания приказов, распоряжений должностных лиц Администрации города Омска (далее в настоящем разделе - приказы, распоряжения).
115. Проекты приказов, распоряжений готовят подразделения (управления, отделы, секторы) структурных подразделений либо работники структурного подразделения на основании поручения руководителя структурного подразделения, его заместителя, либо в инициативном порядке.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов, распоряжений и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителя структурного подразделения либо работника структурного подразделения, который готовит и вносит проект.
116. Подготовка и оформление проектов приказов, распоряжений осуществляется в соответствии с Порядком.
117. Бланки приказа, распоряжения должны иметь следующие реквизиты:
- Герб города Омска;
- наименование структурного подразделения;
- наименование вида документа;
- дату и номер документа.
118. На каждый правовой акт в СЭДД создается РКК, которая содержит все необходимые реквизиты документа, электронный вид в WORD файле, а также электронный образ правового акта в формате PDF.
119. Проекты приказов, распоряжений подлежат обязательному согласованию. Согласование проектов приказов, распоряжений может быть внутренним и внешним посредством СЭДД.
Виза внутреннего согласования проекта приказа, распоряжения помещается на оборотной стороне первого листа проекта приказа, распоряжения в нижней части листа и включает должность, инициалы и фамилию, личную подпись согласующего, дату визирования. Проекты приказов, распоряжений и приложения к ним в обязательном порядке визируются исполнителем и руководителем подразделения, подготовившего проект, а также руководителем юридической службы (специалистом по правовым вопросам). В случае совпадения должностного лица, визирующего проект приказа, распоряжения, и исполнителя его подпись ставится один раз. Визы должностных лиц располагаются согласно иерархии должностей сверху вниз, одна под другой.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту приказа, распоряжения оформляются на отдельном листе. При этом реквизит "виза" дополняется словами "с прилагаемыми замечаниями", помещаемыми перед личной подписью визирующего.
Внешнее согласование проекта приказа, распоряжения (с иными структурными подразделениями, организациями) осуществляется на отдельном для каждого структурного подразделения, организации листе согласования.
Допускается внешнее согласование проекта приказа, распоряжения грифом "СОГЛАСОВАНО" с указанием должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписью, ее расшифровкой и датой согласования. Гриф согласования располагается ниже реквизита "подпись" либо ниже последней строки текста приложения, от левой границы текстового поля.
120. При внесении на стадии согласования в проект приказа, распоряжения существенных изменений он подлежит переоформлению и повторному согласованию, в том числе согласование проекта приказа, распоряжения осуществляется посредством СЭДД.
121. Для рассмотрения неурегулированных разногласий по проекту приказа, распоряжения, учета мнений заинтересованных сторон и достижения компромисса подразделение либо работник структурного подразделения, который осуществляет подготовку проекта приказа, распоряжения проводит совещание, решение которого оформляется протоколом, прилагаемым вместе с неучтенными замечаниями к проекту приказа, распоряжения при его представлении на подпись руководителю, который принимает окончательное решение по урегулированию разногласий, подписывает приказ, распоряжение или возвращает проект для доработки в подразделение либо работнику, которым он подготовлен.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 122 настоящего приложения внесены изменения
122. Приказам, распоряжениям присваиваются порядковые номера по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца года в базе данных "Правовые акты" СЭДД раздельно для приказов и распоряжений.
Дата, оформленная словесно-цифровым способом, и номер проставляются в день подписания приказа, распоряжения. Номер печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера приказа, распоряжения.
Приказы, распоряжения по основной деятельности и по личному составу нумеруются отдельно.
Порядковая нумерация приказов, распоряжений по личному составу осуществляется при помощи буквенных обозначений "лс", "к" в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения, утвержденной с учетом сроков хранения документов, установленных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения".
123. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
124. Протоколы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 и должны содержать следующие реквизиты: наименование документа; вид заседания, совещания; место проведения заседания, совещания; дата и номер протокола; гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению); текст; подписи.
Наименование документа - слово "ПРОТОКОЛ" печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, шрифтом полужирного начертания и выравнивается по центру.
Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.
Место проведения заседания, совещания, кто проводит заседание, совещание выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "дата" и "номер".
Дата и номер протокола - дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом, печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера протокола.
125. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части указываются:
- председатель или председательствующий;
- секретарь;
- список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество более пятнадцати человек. Фамилии присутствовавших располагаются в алфавитном порядке в именительном падеже.
Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, которая печатается от границы левого поля, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об").
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
"СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)". Эти слова печатаются прописными буквами.
Перед словом "СЛУШАЛИ" ставится номер вопроса повестки дня, после - двоеточие. Инициалы и фамилия докладчика печатаются в именительном падеже, после фамилии ставится тире и с прописной буквы пишется содержание доклада в форме прямой речи. Если текст доклада (выступления) представлен докладчиком, то после тире также с прописной буквы пишется: "Текст выступления прилагается".
Слово "ВЫСТУПИЛИ" печатается прописными буквами, затем ставится двоеточие. Инициалы и фамилия выступающего пишется в именительном падеже, после этого ставится тире и с прописной буквы печатается содержание выступления в форме косвенной речи. В случае необходимости после фамилии выступающего указывается наименование должности.
Слова "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" печатаются прописными буквами, затем ставится двоеточие. Принятые решения (поручения) печатаются полностью. Каждое решение (поручение) нумеруется арабской цифрой.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
В протоколе может быть указан пункт об утверждении какого-либо документа. В этом случае утвержденный документ прилагается к протоколу и имеет ссылку на номер и дату протокола.
126. Протоколы могут издаваться в краткой и сокращенной формах, при которых ход обсуждения вопроса не излагается, фиксируются только принятые решения.
В протоколе краткой формы указываются только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения.
В протоколе сокращенной формы после списка присутствующих указывается порядковый номер вопроса по повестке дня и печатается заголовок к докладу. Последняя строка заголовка доклада подчеркивается, и под чертой печатаются фамилии докладчиков и выступающих в порядке их выступления. Затем указывается протокольное решение (постановление).
127. Протокол утверждается председательствующим на заседании, совещании и подписывается заместителем председателя или секретарем.
Датой протокола является дата проведения заседания, совещания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов.
128. Протоколы создаются, утверждаются и рассылаются для сведения и исполнения заинтересованным лицам и структурным подразделениям в Базе данных "Протоколы заседаний" в СЭДД.
129. Принятые решения могут доводиться до исполнителей в виде выписок из протоколов.
Выписка из протокола должна содержать следующие реквизиты: наименование документа; вид заседания, совещания; место проведения заседания, совещания; дата и номер протокола; гриф утверждения; подписи. Из содержательной части протокола берется та информация, которую необходимо довести до сведения заинтересованных лиц и структурных подразделений.
130. Для подтверждения установленных фактов и событий несколькими лицами составляется акт. Акты составляются по результатам проверок (ревизий), при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению и в других необходимых случаях, предусмотренных действующим законодательством. В акте должны содержаться следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата и место составления или издания, гриф утверждения (если акт подлежит утверждению), заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, подписи. Акт подписывается лицами, принимавшими участие в его составлении, при этом указывается не наименование должности, а распределение обязанностей между членами комиссии (группы): председатель, члены комиссии (группы). Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события.
131. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.
В вводной части акта указываются: наименование документа, в соответствии с которым была образована комиссия (группа), его номер и дата или наименование, дата и номер документа, на основании которого проводится проверка (ревизия) или событие, факт, послужившие основанием для составления акта; перечисляется состав комиссии (группы): председатель (фамилия, инициалы, должность), члены комиссии (группы) (фамилии, инициалы, должности). Фамилии членов комиссии (группы) приводятся, как правило, в алфавитном порядке. Во вводной части указываются также лица, не являющиеся членами данной комиссии (группы), но присутствовавшие при проведении проверки.
В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной комиссией (группой) работы, указываются документы, на основании которых проводилась работа, фиксируются установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Сведения о количестве экземпляров акта и их местонахождении помещают в конце текста перед отметкой о наличии приложения к акту.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 132 настоящего приложения внесены изменения
132. Служебные письма в Администрации города Омска готовятся в следующих формах:
- информация о выполнении поручений Мэра города Омска, первого заместителя Мэра города Омска, заместителей Мэра города Омска (оформляются в виде отчета об исполнении поручения (резолюции) в СЭДД и не подлежат регистрации);
- сопроводительное письмо;
- ответ на запросы различных организаций и физических лиц;
- инициативное письмо;
- письмо-подтверждение;
- гарантийное письмо.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 133 настоящего приложения внесены изменения
133. Информация о выполнении поручений Мэра города Омска, первого заместителя Мэра города Омска, заместителей Мэра города Омска должна содержать ссылку на дату и номер документа, в котором было дано поручение.
Сроки подготовки информации о выполнении поручений Мэра города Омска, первого заместителя Мэра города Омска, заместителей Мэра города Омска устанавливаются соответствующей резолюцией на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
Текст информации о выполнении поручений Мэра города Омска, первого заместителя Мэра города Омска, заместителей Мэра города Омска должен точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции.
134. Сопроводительное письмо составляется в случае отправления адресату документов, требующих дополнительного пояснения по исполнению. В нем указывается, для чего направлен основной документ, что нужно делать и в какие сроки.
135. Ответ на запросы различных организаций и физических лиц должен содержать запрашиваемую информацию либо мотивированный отказ в предоставлении такой информации.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 136 настоящего приложения внесены изменения
136. Инициативное письмо готовится за подписью Мэра города Омска, первого заместителя Мэра города Омска, заместителей Мэра города Омска, руководителей структурных подразделений.
Подготовленные структурными подразделениями проекты инициативных писем проверяются советником руководителя структурного подразделения и передаются в Аппарат Мэра города Омска через сектор по работе со служебной документацией.
Служебная документация в части подготовки инициативных писем за подписью Мэра города Омска передается структурными подразделениями в Аппарат Мэра города Омска в срок не позднее чем за один рабочий день:
- до дня проведения встречи Губернатора Омской области с Мэром города Омска;
- до наступления срока представления документов в Правительство Омской области;
- до наступления срока, установленного Мэром города Омска.
Представленные документы проверяются Аппаратом Мэра города Омска на их соответствие установленным требованиям.
При наличии замечаний по подготовленным инициативным письмам в течение одного рабочего дня инициативные письма возвращаются Аппаратом Мэра города Омска ответственному исполнителю через сектор по работе со служебной документацией с указанием в СЭДД замечаний и предложений.
Ответственный исполнитель незамедлительно с момента возврата инициативного письма обеспечивает его доработку и представление в Аппарат Мэра города Омска.
137. Письмо-подтверждение используется для сообщения, что принятые решения остаются в силе, а также для подтверждения получения документов.
138. Гарантийное письмо составляется с целью подтверждения определенных намерений или условий и адресуется организации или физическому лицу.
139. Служебные исходящие письма готовятся в двух экземплярах. Первый экземпляр с оригиналом подписи отправляется адресату, второй экземпляр, завизированный ответственным исполнителем и (или) первым заместителем Мэра города Омска, заместителем Мэра города Омска, регулирующим данное направление, помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.
Проект служебного письма, адресованного в стороннюю организацию, создается исполнителем в базе данных "Исходящие документы", адресованного в структурное подразделение - в базе данных "Внутренние документы".
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 140 настоящего приложения внесены изменения
140. Подписанные служебные письма вместе с завизированными копиями и указателем рассылки передаются для регистрации в СЭДД в базе данных "Исходящие документы" и рассылки в службу документационного обеспечения соответствующего структурного подразделения, а служебные письма за подписью Мэра города Омска, первого заместителя Мэра города Омска, заместителей Мэра города Омска, входящих в аппарат управления Администрации города Омска, руководителей структурных подразделений, не наделенных правами юридического лица, - в сектор по работе со служебной документацией.
141. При получении ответа на исходящий документ информация об ответе заносится в базу данных "Входящие документы" со ссылкой на исходящий документ.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 142 настоящего приложения внесены изменения
142. Служебные письма для отправления простой и заказной почтой передаются полностью оформленными, с указанием адресата (почтового адреса) в службу документационного обеспечения соответствующего структурного подразделения, а служебные письма за подписью Мэра города Омска, первого заместителя Мэра города Омска, заместителей Мэра города Омска, входящих в аппарат управления Администрации города Омска, управляющего делами и его заместителей, руководителей структурных подразделений, не наделенных правами юридического лица, - в сектор по работе со служебной документацией.
Законвертованный исходящий документ в зависимости от значимости исходящего документа отправляется в течение трех рабочих дней почтовой связью простым письмом, заказным письмом или письмом с объявленной ценностью.
Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 года N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".
143. Телеграммы в Администрации города Омска составляются по следующей форме: телеграфный адрес получателя, текст, знак равенства, исходящий номер, подпись; в нижней части телеграммы, под чертой, пишется адрес отправителя, должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего телеграмму, дата, внизу слева - фамилия и телефон исполнителя.
144. Текст телеграммы должен быть кратким, четким, без предлогов, союзов и местоимений, слова должны быть написаны прописными буквами на одной стороне листа бумаги. Знаки препинания сокращаются следующими буквами:
"тчк" - точка;
"зпт" - запятая;
"двтч" - двоеточие;
"квч" - кавычки.
Цифровые данные рекомендуется печатать словами.
145. В ответных телеграммах перед текстом указывается номер документа, на который дается ответ. Исходящий номер телеграммы помещается в конце текста.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 146 настоящего приложения внесены изменения
146. Телеграммы для отправления передаются в службу документационного обеспечения соответствующего структурного подразделения, а телеграммы за подписью Мэра города Омска, первого заместителя Мэра города Омска, заместителей Мэра города Омска - в сектор по работе со служебной документацией.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 147 настоящего приложения внесены изменения
147. Телефонограмма - документ, содержащий служебную информацию, используемую для оперативного решения вопросов, передаваемую по телефону и записываемую получателем. Телефонограммы применяются для срочного запроса представления информации, оповещения о заседаниях, совещаниях, деловых встречах, о каких-либо изменениях в запланированных мероприятиях и передачи другой информации.
Телефонограммы могут направляться из Администрации города Омска только за подписью Мэра города Омска, первого заместителя Мэра города Омска, заместителей Мэра города Омска и руководителей структурных подразделений (далее по тексту настоящего раздела - руководители).
Телефонограмма оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 в одном экземпляре и подписывается руководителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций или лиц, которым адресована телефонограмма, с указанием их номеров телефонов.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 148 настоящего приложения внесены изменения
148. Входящая телефонограмма - телефонограмма, поступившая из сторонней организации:
- на каждую входящую телефонограмму создается РКК в базе данных "Входящие документы", представление - Телефонограммы, вид документа - Телефонограмма, с указанием ее порядкового номера, даты приема, наименования отправителя и номера его телефона, времени приема, должности и фамилии передавшего и принявшего текст телефонограммы, присоединяется электронный вид в WORD файле;
- зарегистрированная телефонограмма направляется на рассмотрение руководителю;
- в соответствии с поручениями и визой руководителя телефонограмма направляется работникам на исполнение.
Телефонограммы, поступившие в приемную Мэра города Омска, регистрируются в СЭДД сотрудником Аппарата Мэра города Омска, обеспечивающим работу приемной Мэра города Омска, и незамедлительно передаются в Аппарат Мэра города Омска для подготовки и оформления поручения Мэра города Омска.
Телефонограммы, поступившие в приемную первого заместителя Мэра города Омска, заместителей Мэра города Омска, регистрируются в СЭДД сотрудниками, обеспечивающими работу приемных первого заместителя Мэра города Омска, заместителей Мэра города Омска, и незамедлительно передаются советникам первого заместителя Мэра города Омска, заместителей Мэра города Омска для подготовки и оформления поручений.
Телефонограммы, поступившие в структурные подразделения, регистрируются сотрудниками структурных подразделений, обеспечивающих работу приемных руководителей Администрации города Омска.
По истечении рабочего дня прием телефонограмм, факсограмм по телефонам, телефону-факсу приемной Мэра города Омска осуществляется управлением единой дежурно-диспетчерской службы города Омска департамента общественной безопасности Администрации города Омска. Принятые телефонограммы и факсограммы регистрируются в СЭДД и передаются в Аппарат Мэра города Омска для подготовки и оформления поручения Мэра города Омска.
149. Исходящая телефонограмма - телефонограмма, отправляемая в сторонние организации:
- на каждую телефонограмму исполнителем структурного подразделения создается РКК в базе данных "Исходящие документы", вид документа - Телефонограмма, которая содержит все необходимые реквизиты документа, электронный вид в WORD файле;
- проект телефонограммы направляется на подпись руководителю;
- регистрируется в СЭДД с указанием порядкового номера, даты передачи, краткого содержания, наименования отправителя и получателя;
- передается адресату.
В РКК в закладке "Дополнительно" делается отметка о времени передачи, должности и фамилии принявшего и передавшего текст, номере телефона принявшего телефонограмму.
150. Внутренняя телефонограмма - телефонограмма, отправляемая в структурные подразделения:
- регистрируется единожды в СЭДД в базе данных "Внутренние документы" по месту создания, вид документа - Телефонограмма;
- передается адресату.
В РКК телефонограммы на закладке "Дополнительно" вносится информация о времени передачи, должности и фамилии принявшего текст.
151. Текст телефонограммы должен быть лаконичным, с указанием фактов, даты, времени, места проведения мероприятия, вопросов, подлежащих обсуждению, поручений и сроков их исполнения.
152. Регистрация входящих и исходящих телефонограмм производится в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р пункт 153 настоящего приложения изложен в новой редакции
153. Прием, регистрацию и отправку телефонограмм осуществляет сотрудник структурного подразделения, обеспечивающий работу приемной руководителя Администрации города Омска.
154. Факсограммы - документы, поступающие по каналу факсимильной связи без дальнейшей досылки служебного письма.
155. Регистрация факсограмм, поступивших от сторонних организаций, осуществляется в базе данных "Входящие документы", вид документа - Факсограмма.
156. Порядок работы с факсограммами аналогичен порядку работы со служебными документами.
157. Входящие факсограммы, которые не имеют данных о регистрации и подписи должностного лица, рассмотрению не подлежат.
158. Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами.
159. Проект доверенности от имени Мэра города Омска на осуществление представительства и совершение иных юридически значимых действий перед третьими лицами и пояснительная записка о необходимости ее выдачи готовятся заинтересованным структурным подразделением (далее - исполнитель) в базе данных "Исходящие документы". Виза исполнителя проставляется на 2 экземпляре документа.
К проекту доверенности, основанием для выдачи которой послужили другие документы, прилагаются копии этих документов.
160. Согласование проекта доверенности оформляется путем визирования. Визы располагаются на втором экземпляре проекта доверенности. В СЭДД автор документа инициирует процесс согласования.
161. Срок рассмотрения проектов доверенностей не должен превышать трех дней.
162. Доверенность оформляется на бланке письма Мэра города Омска.
163. Подписанная доверенность передается в сектор по работе со служебной документацией для регистрации.
164. Оригинал доверенности выдается лично под роспись лицу, указанному в доверенности.
165. Резолюция (поручение) руководителя.
По результатам рассмотрения на документ накладывается резолюция, в которой указывается состав исполнителей (фамилия, инициалы в именительном падеже), краткая характеристика их дальнейших действий с документом с указанием сроков исполнения.
Проект резолюции готовится советником, утверждается руководителем только средствами СЭДД. Руководители структурных подразделений осуществляют направление документов на исполнение исключительно средствами СЭДД без оформления резолюции на бумажном носителе.
В состав резолюции входят следующие реквизиты:
- фамилия, инициалы автора резолюции;
- фамилия, инициалы исполнителя (исполнителей);
- содержание резолюции (поручения);
- срок исполнения резолюции в целом;
- индивидуальные сроки исполнения для каждого исполнения;
- подпись, дата.
Резолюция должна содержать четкое однозначное поручение, конкретную дату его исполнения для каждого исполнителя. Двусмысленность, неопределенность в резолюции не допускаются.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 166 настоящего приложения внесены изменения
166. Резолюция может содержать следующие поручения:
- "для рассмотрения и подготовки проекта ответа" - исполнитель подготавливает проект ответа за подписью руководителя, давшего поручение;
- "для рассмотрения и ответа" - исполнитель направляет ответ автору обращения от своего имени на соответствующем бланке письма;
- "для сведения" - исполнитель принимает документ в работу, ответ автору обращения не готовится. В данном случае срок исполнения не указывается. Резолюция считается исполненной при поступлении в СЭДД отчета об исполнении хотя бы от одного из исполнителей либо закрывается автоматически по истечении 14 дней;
- "на рабочий контроль", "для участия" - исполнитель принимает документ в работу, информация автору резолюции не готовится, общий контроль документа снимается. Если контроль делегируется первому заместителю Мэра города Омска, заместителям Мэра города Омска, то контроль за общим сроком исполнения документа осуществляется советниками указанных руководителей;
- "для работы", "для исполнения" - исполнитель принимает документ в работу, информация автору резолюции готовится в сроки, указанные в резолюции; если в резолюции срок не указан, то информация автору резолюции готовится по истечении месяца с даты наложения резолюции, либо в срок, указанный в документе;
- "для работы и информирования" - исполнитель принимает документ в работу, информация автору резолюции и автору обращения готовится в срок, указанный в резолюции.
Если в резолюции указаны два и более исполнителя, каждому из которых даны отдельные (индивидуальные) поручения, то такие резолюции в СЭДД оформляются разными РКК резолюций с указанием руководителя, которому во исполнение поручения должна быть представлена информация (автор резолюции или ответственный исполнитель). В РКК резолюции ответственный исполнитель указывается в списке исполнителей первым или отмечается специальным символом ("<" или "!!!") и имеет максимальный срок исполнения.
Срок согласования документа должен быть на 1 день раньше, чем срок, установленный ответственному исполнителю. Ответственный исполнитель должен представить документ на согласование на 1 день раньше срока, указанного в резолюции для согласующего. Контроль за сроками согласования документов осуществляется советниками ответственного исполнителя, определенного Мэром города Омска.
Не допускаются правки, изменения и добавления в тексте после регистрации резолюции в СЭДД. В случае необходимости изменения содержания резолюции или состава исполнителей резолюция снимается с контроля и создается новая резолюция требуемого содержания с указанием даты изменения и пометкой "Взамен ранее направленного".
При наложении нескольких резолюций в течение установленного срока исполнения документа в содержании резолюции следует учитывать необходимость направления ответа заявителю в течение месяца с даты регистрации документа.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 167 настоящего приложения внесены изменения
167. Информация о выполнении поручений Мэра города Омска, первого заместителя Мэра города Омска, заместителей Мэра города Омска оформляется в СЭДД в виде отчета об исполнении резолюции (поручения), в котором в поле "Информационные материалы" прикрепляется ссылка на подготовленный документ.
Сроки подготовки информации о выполнении поручений Мэра города Омска, первого заместителя Мэра города Омска, заместителей Мэра города Омска устанавливаются соответствующей резолюцией на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
Текст информации о выполнении поручений Мэра города Омска, первого заместителя Мэра города Омска, заместителей Мэра города Омска должен точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции.
10. Организация документооборота в Администрации города Омска
168. Движение документов в Администрации города Омска с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
169. Порядок прохождения документов в Администрации города Омска регламентируется настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях.
170. Доставка документов в Администрацию города Омска осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.
С помощью почтовой связи в Администрацию города Омска доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, бандеролей, посылок, а также печатные издания.
По каналам электрической связи поступают: телеграммы, телефонограммы, факсограммы, электронные документы.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 171 настоящего приложения внесены изменения
171. Поступающая корреспонденция в адрес Администрации города Омска (далее - входящие документы) на имя Мэра города Омска, первого заместителя Мэра города Омска, заместителей Мэра города Омска вне зависимости от вида и способа доставки принимается, обрабатывается, учитывается и регистрируется с использованием баз данных СЭДД в секторе по работе со служебной документацией.
Входящая корреспонденция, поступающая на имя Мэра города Омска, содержащая сведения для регистрации (учета) избирателей, участников референдума, регистрируется в отделе организационного обеспечения департамента общественных отношений и социальной политики Администрации города Омска.
172. Входящие документы подлежат первичной обработке, при которой проверяется правильность доставки, целостность упаковки входящих документов.
Конверты входящих документов, как правило, уничтожаются. В отдельных случаях для фиксации сведений о времени отправки или получения документов (нарушение сроков отправки и получения), адреса отправителя, если он отсутствует в самом документе, конверты прикрепляются к документу и помещаются вместе с ним в номенклатурное дело. Также не уничтожаются конверты с судебными, претензионными, арбитражными документами и с обращениями граждан.
Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.
Конверты с пометкой "Конфиденциально", "Лично" не вскрываются.
В случае наличия на конверте (упаковке) грифа ограничения доступа к документу "Секретно", "Для служебного пользования" эти конверты (упаковка) не вскрываются, а передаются сотрудникам, имеющим доступ к сведениям, составляющим государственную тайну.
173. Входящие документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях, подлежат регистрации в день поступления.
174. Перечень документов, не подлежащих регистрации, указан в приложении N 14 к настоящей Инструкции.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 175 настоящего приложения внесены изменения
175. Все зарегистрированные входящие документы подаются для предварительного рассмотрения заместителю Мэра города Омска, управляющему делами с целью их распределения на рассмотрение Мэром города Омска, первым заместителем Мэра города Омска, заместителями Мэра города Омска, руководителями структурных подразделений посредством СЭДД.
176. Прием телеграмм, факсограмм в адрес Администрации города Омска осуществляется сектором по работе со служебной документацией. Прием телефонограмм в адрес Администрации города Омска осуществляют сотрудники, обеспечивающие работу приемных руководителей. Дальнейшая обработка производится в установленном для входящей корреспонденции порядке. В РКК СЭДД документа делается отметка о способе его получения. В случае последующего поступления оригинала производится замена копии факсимильного сообщения на подлинник документа.
177. Прием электронных документов в адрес Администрации города Омска (официальный адрес: mail@admomsk.ru) осуществляется сектором по работе со служебной документацией.
Электронные документы, содержащие обращения граждан, пересылаются сектором по работе со служебной документацией в управление по работе с обращениями граждан Администрации города Омска.
178. Регистрация и рассмотрение обращений граждан, а также корреспонденция органов государственной власти, органов местного самоуправления и должностных лиц указанных органов с приложениями письменных обращений граждан осуществляется в соответствии с Порядком организации работы с обращениями граждан в Администрации города Омска, утвержденным постановлением Администрации города Омска от 7 февраля 2013 года N 121-п.
179. Регистрация входящих, внутренних и исходящих документов, а также контроль за прохождением и сроками исполнения служебных документов, подготовка сводных отчетов производятся путем применения СЭДД.
180. Подлинники документов в обязательном порядке помещаются в дело по месту регистрации, где и осуществляется их текущее хранение с последующей передачей в установленном настоящей Инструкцией порядке на архивное хранение.
181. Поступившая корреспонденция, подлежащая регистрации вне зависимости от способа и вида доставки, регистрируется в день поступления. Документы, поступившие после 17 часов 45 минут, регистрируются на следующий рабочий день. Документы, поступившие в пятницу после 16 часов 30 минут, регистрируются в первый рабочий день после выходных.
182. РКК СЭДД включает в себя все реквизиты документа, необходимые для его однозначной идентификации и определяющие этапы движения документа в процессе его исполнения.
183. Регистрационный номер формируется автоматически средствами СЭДД.
184. РКК поступившего ответа на ранее направленные запросы должен содержать ссылку (связь) на РКК исходного запроса. Аналогичным способом регистрируются повторные, дублирующие документы.
185. После регистрации на поступивших документах в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа проставляется регистрационный штамп с указанием места регистрации, присвоенного регистрационного номера и даты регистрации (приложения отдельно не регистрируются).
186. Документы, не отнесенные к информации ограниченного доступа и не содержащие конфиденциальную информацию, с отметками регистрации подлежат сканированию с внесением электронной копии в состав реквизитов РКК СЭДД.
Информация об изменениях:
Постановлением Администрации города Омска от 10 апреля 2017 г. N 309-п в пункт 187 настоящего приложения внесены изменения
187. Регистрация производится в пределах групп, с указанием соответствующего вида документа. Отдельно регистрируются:
- служебные письма (база данных "Входящие документы");
- телеграммы (база данных "Входящие документы");
- телефонограммы, факсограммы (база данных "Входящие документы");
- указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, федеральные законы, законы Омской области, правовые акты Губернатора Омской области, Председателя Правительства Омской области, постановления Законодательного Собрания Омской области, правовые акты Правительства Омской области и органов исполнительной власти Омской области (база данных "Входящие документы НПА");
- Решения и Постановления Омского городского Совета регистрируются единожды в СЭДД по месту создания;
- документы для служебного пользования (ДСП) регистрируются непосредственно в отделе обеспечения режима секретности Администрации города Омска.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 188 настоящего приложения внесены изменения
188. Поступающие телеграммы и факсограммы регистрируются как входящие документы, а затем передаются на рассмотрение Мэру города Омска, первому заместителю Мэра города Омска, заместителям Мэра города Омска, руководителям структурных подразделений.
189. Организация работы с документами Администрации города Омска осуществляется в соответствии с видом и содержанием документа, распределением обязанностей между руководителями Администрации города Омска, утвержденными полномочиями структурных подразделений, а также на основании поручений и резолюций вышестоящего должностного лица.
190. Доведение документов, в том числе средствами СЭДД, до исполнителей осуществляется в соответствии с положениями настоящей Инструкции.
191. При направлении корреспонденции по подведомственности данный факт отражается в РКК документа в СЭДД. Документы, направляемые в структурные подразделения, передаются только в электронном виде.
192. Срок наложения резолюции не должен превышать трех рабочих дней. Если срок исполнения документа составляет 1 - 2 дня, резолюция накладывается незамедлительно.
193. При поступлении зарегистрированного входящего документа руководители дают указания по исполнению документов исключительно средствами СЭДД, осуществляя формирование РКК резолюции.
194. Подготовка проектов исходящих писем за подписью руководителя осуществляется в инициативном порядке либо по поручению руководителя.
195. В СЭДД исполнитель вводит РКК проекта исходящего документа, который включает в себя все реквизиты документа, необходимые для его однозначной идентификации и определяющие этапы движения документа в процессе его подготовки. Если исходящий документ готовится в ответ на ранее поступившее служебное письмо, эта информация отражается в РКК исходящего документа.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 196 настоящего приложения внесены изменения
196. Ответные письма на документы, поступившие на имя Мэра города Омска, первого заместителя Мэра города Омска, заместителей Мэра города Омска, а также инициативные письма за подписью указанных руководителей готовятся в двух экземплярах, оформляются на бланках, регистрируются и направляются адресату специалистами сектора по работе со служебной документацией.
197. Исполнитель представляет на подпись проект письма в электронном виде с завершенным процессом согласования и на бумажном носителе с визами согласования уполномоченных должностных лиц и указанием их фамилий и инициалов.
198. При наличии фактографических, орфографических и грамматических ошибок в тексте проект документа возвращается исполнителю.
199. При направлении письма в несколько адресов исполнителем прилагается заверенный лист рассылки.
200. Отправляемые документы с отметками, характеризующими степень срочности их доставки ("Срочно"), обрабатываются незамедлительно.
201. Подписанные служебные письма вместе с завизированными копиями и указателем рассылки передаются для регистрации и рассылки в сектор по работе со служебной документацией.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 202 настоящего приложения внесены изменения
202. На регистрацию принимаются правильно оформленные, в том числе и в СЭДД, и подписанные письма. Наличие второго экземпляра с визами согласования проекта является обязательным. Полный комплект приложений в случае их указания размещается в РКК СЭДД.
Ответственность за подготовку документов несут советники первого заместителя Мэра города Омска, заместителей Мэра города Омска, руководителей структурных подразделений, либо сотрудники, ответственные за документационное обеспечение в структурных подразделениях.
Не регистрируются неправильно оформленные, без приложений и виз согласования, в том числе и в СЭДД, служебные письма. Документ считается неисполненным.
203. Второй экземпляр письма с подписью исполнителя и визами согласования помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел Администрации города Омска.
204. Место регистрации определяется наименованием должности должностного лица, подписавшего документ.
205. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания или на следующий рабочий день в базе "Исходящие документы" только при наличии проекта РКК с правильно заполненными реквизитами (вид документа, заголовок, адресат, подпись, исполнитель, тема, номер использованного бланка), а также электронный вариант письма и при наличии приложений к нему, подписанные электронной подписью руководителя.
Если при подготовке исходящих писем используются несколько бланков писем строгой отчетности, то в РКК исходящего документа в СЭДД указывается номер каждого бланка отдельно.
206. Регистрационный номер исходящих писем формируется автоматически средствами СЭДД в соответствии с утвержденным порядком.
207. После присвоения средствами СЭДД регистрационного номера на бланке осуществляется заполнение реквизитов "Дата документа", "Регистрационный номер документа".
Электронная копия полностью заполненного документа, не содержащего сведения конфиденциального характера, размещается (сканируется) в РКК СЭДД.
208. Отправка копий документов средствами факсимильной связи осуществляется исполнителями самостоятельно.
Информация об изменениях:
Пункт 209 изменен. - Распоряжение Администрации города Омска от 27 декабря 2017 г. N 419-р
209. Снять документ с контроля может руководитель, который давал поручение, или уполномоченное лицо.
Для этого руководитель или уполномоченное лицо направляет резолюцию "В дело", на основании которой документ снимается с контроля.
Основанием для закрытия документа в СЭДД является отчет об исполнении документа в целом, созданный руководителем или уполномоченным лицом, контролирующим ход исполнения документа. Текст отчета об исполнении документа в целом включает слова "В дело".
210. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
211. Работа с внутренними документами Администрации города Омска осуществляется с использованием базы данных СЭДД "Внутренние документы".
212. Переписка внутри утвержденной структуры Администрации города Омска осуществляется в электронном виде средствами СЭДД. Служебные письма, содержащие информацию об исполнении резолюции (поручения) руководителя, оформляются только отчетами об исполнении в СЭДД.
213. Регистрация внутренних документов осуществляется в день их подписания в базе данных "Внутренние документы" только при наличии проекта РКК с правильно заполненными реквизитами (вид документа, заголовок, адресат, подпись, исполнитель, тема), а также электронного оригинала письма, приложений к нему и при наличии электронной подписи руководителя.
214. Регистрационный номер внутренних документов формируется автоматически средствами СЭДД в соответствии с утвержденным порядком.
215. Внутренние документы не подлежат повторной регистрации в процессе движения документа. Отметки о движении документов вносятся в РКК.
11. Организация работы с документами
216. Исполнители посредством СЭДД получают извещение о направлении документа на исполнение и организуют работу с ним.
217. Поступившие на исполнение резолюции (поручения) и иные документы рассматриваются должностными лицами в следующем порядке:
- поручения и документы, поступившие до 17 часов 45 минут текущего рабочего дня, рассматриваются по мере их поступления;
- поручения и документы, поступившие после 17 часов 45 минут текущего рабочего дня, рассматриваются до 12 часов 00 минут следующего рабочего дня;
- поручения, содержащие указание "срочно", и оперативные поручения рассматриваются в течение часа с момента их получения.
218. В случае если поручение выходит за пределы компетенции исполнителя, определенного резолюцией, то исполнитель представляет руководителю, давшему поручение, предложения об изменении исполнителя в течение трех дней с даты оформления резолюции, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно, и оформляет как отчет об исполнении в СЭДД. По решению руководителя резолюция снимается с контроля и создается новая резолюция с новым списком исполнителей с пометкой "Взамен ранее направленной".
219. Руководитель структурного подразделения, указанный в документе (поручении, резолюции) как единственный исполнитель, или указанный в поручении первым, или обозначенный словом "отв." ("ответственный"), является главным исполнителем документа (поручения, резолюции).
220. Исполнители, не определенные в качестве ответственного исполнителя, являются соисполнителями.
221. Ответственный исполнитель организует работу и несет персональную ответственность по исполнению резолюции (поручения). Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.
222. Соисполнители обязаны направить свои предложения (замечания) ответственному исполнителю в следующие сроки:
- не позднее, чем за один день до срока исполнения документа - по поручению сроком менее десяти дней;
- не позднее, чем за три дня до срока исполнения документа - по поручению сроком исполнения десять и более дней;
- в иной срок, согласованный с лицом, ответственным за исполнение документа.
223. Соисполнители направляют информацию ответственному исполнителю, создав в СЭДД соответствующий внутренний документ, связанный с исполняемым документом.
224. Ответственный исполнитель обеспечивает сбор, обработку и обобщение информации, готовит при необходимости проекты документов. Ответственный исполнитель может подготовить один ответ с визами соисполнителей (в СЭДД - лист согласования).
225. Соисполнители в равной степени несут ответственность за качественное и своевременное исполнение поручения. Если соисполнителем в указанный срок предложения (замечания) не направлены, лицо, ответственное за исполнение документа, исполняет документ самостоятельно. При этом на имя руководителя, давшего поручение, направляется докладная записка (отчет об исполнении в СЭДД) о неисполнении поручения соисполнителями. Соисполнитель, нарушивший срок представления информации ответственному исполнителю, направляет на имя руководителя, давшего поручение:
- информацию по исполнению поручения;
- письменное объяснение о ходе исполнения поручения с указанием лиц, на которых возложено исполнение поручения, причин его неисполнения в установленный срок и мер ответственности, принятых в отношении виновных в неисполнении поручения.
226. В случае если поручение не исполнено в установленный срок, ответственный исполнитель в течение трех дней после истечения срока, установленного для исполнения поручения, предоставляет должностному лицу, давшему поручение, объяснение о ходе исполнения поручения с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, причин его неисполнения в установленный срок и мер ответственности, предлагаемых или принятых в отношении виновных в неисполнении поручения сотрудников.
227. Если поручение не может быть исполнено в установленные сроки, по нему представляется промежуточный ответ.
Промежуточный ответ не является основанием для признания документа исполненным.
228. От имени Администрации города Омска направляется единый ответ. Не допускается самостоятельное направление исполнителями несогласованных ответов. Документ в этом случае считается неисполненным.
229. При необходимости изменения срока исполнения документа Администрации города Омска на имя руководителя, давшего поручение, представляется мотивированная просьба о его продлении не позднее чем за три дня до истечения ранее установленного срока. Решение о продлении срока исполнения поручения принимается руководителем, установившим срок.
230. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
231. В ходе исполнения документа работники структурного подразделения могут запрашивать информацию по служебной необходимости в другом структурном подразделении только за подписью руководителя своего структурного подразделения.
232. В случае если подготовленную информацию необходимо согласовать, ответственный исполнитель запускает в СЭДД процесс согласования:
- незамедлительно, если документ подлежит исполнению в срочном порядке менее десяти дней;
- не позднее, чем за два дня до срока, установленного для ответственного исполнителя в резолюции, если документ подлежит исполнению в срок десять дней и более.
233. В листе согласования в СЭДД ответственный исполнитель определяет список согласующих и персональные сроки согласования в пределах сроков исполнения поручений, указанных в резолюции.
234. По окончанию процесса согласования текст проекта документа, при необходимости, выводится на бланк ответственным исполнителем либо советником руководителя, ответственного за исполнение, и передается на подпись.
12. Контроль за исполнением документов
235. Контроль за исполнением документов устанавливается для обеспечения своевременного и качественного решения содержащихся в них вопросов, выявления и устранения причин, препятствующих их выполнению, а также в целях повышения ответственности должностных лиц Администрации города Омска за безусловное и своевременное исполнение документов.
236. Централизованный контроль за исполнением документов в Администрации города Омска осуществляет сектор по работе со служебной документацией.
237. Постановке на контроль подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р пункт 238 настоящего приложения изложен в новой редакции
238. Контроль за исполнением осуществляется по документам, содержащим указание необходимости исполнения и (или) сроки исполнения:
- деловых (служебных) писем, поступивших в Администрацию города Омска на имя Мэра города Омска, первого заместителя Мэра города Омска, заместителей Мэра города Омска - сектором по работе со служебной документацией;
- поручений Мэра города Омска по исполнению нормативных правовых актов государственных органов - Аппаратом Мэра города Омска;
- других документов, целесообразность постановки на контроль которых определяет Мэр города Омска, первый заместитель Мэра города Омска, заместители Мэра города Омска - советниками Мэра города Омска, советниками первого заместителя Мэра города Омска, советниками заместителей Мэра города Омска.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 239 настоящего приложения внесены изменения
239. Данные о ходе и сроках исполнения документов, поступивших в Администрацию города Омска (далее - документы Администрации города Омска), еженедельно обобщаются сектором по работе со служебной документацией и рассылаются в виде перечня входящих служебных документов с приближающимися сроками исполнения на предстоящие десять дней посредством СЭДД.
Контроль за исполнением поручений (резолюций), данных Мэром города Омска, первым заместителем Мэра города Омска, заместителями Мэра города Омска, а также исполнением внутренних служебных документов осуществляется советниками указанных руководителей.
240. Контроль за исполнением документов, поступивших в структурное подразделение, наделенное правами юридического лица, а также внутренних документов структурного подразделения, наделенного правами юридического лица, осуществляется соответствующим структурным подразделением самостоятельно.
241. Срок исполнения документа определяется руководителем, которым дано поручение по его исполнению, и исчисляется в календарных днях с даты его поступления в Администрацию города Омска.
242. Порядок определения срока исполнения документа:
- срок исполнения документов, если он не определен в поручении, устанавливается в один месяц с даты регистрации документа в Администрации города Омска, в течение которого заявителю должен быть направлен ответ;
- документы Администрации города Омска с пометкой в поручении "Срочно" исполняются в течение трех рабочих дней, с пометкой "Оперативно" в течение десяти рабочих дней;
- документы, содержащие в тексте конкретную дату исполнения, исполняются в соответствии с указанным сроком. Если последний день срока исполнения приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, следующего за нерабочим днем.
243. Рассмотрение актов прокурорского реагирования осуществляется в порядке, установленном Федеральным законом "О прокуратуре Российской Федерации".
Протест прокурора подлежит обязательному рассмотрению не позднее, чем в десятидневный или в иной установленный прокурором сокращенный срок с момента поступления протеста. О результатах рассмотрения протеста незамедлительно сообщается прокурору в письменной форме.
Представление прокурора подлежит безотлагательному рассмотрению. В течение месяца со дня внесения представления должны быть приняты конкретные меры по устранению допущенных нарушений закона, их причин и условий, им способствующих. О результатах принятых мер должно быть сообщено прокурору в письменной форме.
Требование прокурора подлежит обязательному рассмотрению не позднее, чем в десятидневный или в иной установленный прокурором сокращенный срок с момента поступления требования. О результатах рассмотрения требования незамедлительно сообщается прокурору в письменной форме.
244. Рассмотрение, подготовка и направление ответов на обращения и запросы депутатов осуществляются в соответствии с действующим законодательством.
Должностное лицо, которому направлен парламентский запрос, должно дать ответ на него в устной или письменной форме не позднее чем через 15 дней со дня получения парламентского запроса.
Должностное лицо, которому направлен запрос члена Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (депутатский запрос), должно дать ответ на него в письменной форме не позднее чем через 30 дней со дня его получения или в иной, согласованный с инициатором запроса срок.
Структурное подразделение или должностное лицо, к которым обращен запрос депутата (группы депутатов) Законодательного Собрания Омской области по вопросам, входящим в компетенцию структурного подразделения или должностного лица, должны дать ответ на него в устной (на заседании Законодательного Собрания Омской области) или письменной форме не позднее, чем через пятнадцать дней со дня его получения или в иной, установленный Законодательным Собранием Омской области, срок.
Структурное подразделение или должностное лицо, к которым обратился депутат Законодательного Собрания Омской области по вопросам, связанным с его деятельностью, должны дать ответ на это обращение и представить запрашиваемые документы или сведения в течение пятнадцати дней со дня получения обращения.
Структурное подразделение или должностное лицо, к которым обратились депутаты Омского городского Совета с предложением предоставить имеющуюся информацию, связанную с выполнением их функций, должны представить информацию в письменной форме в течение месяца после получения обращения.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р пункт 245 настоящего приложения изложен в новой редакции
245. Сроком исполнения поручения считается не дата представления руководителю проекта ответа заявителю, а дата регистрации документа.
Ответственность за своевременное исполнение документа на каждом этапе его прохождения до момента регистрации несут:
- ответственный исполнитель, определенный руководителем;
- советники Мэра города Омска, советники первого заместителя Мэра города Омска, советники заместителей Мэра города Омска, советники руководителей структурных подразделений, сотрудники, назначенные осуществлять контроль в структурных подразделениях;
- сотрудники, обеспечивающие учет и прохождение документов в установленные сроки.
Исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке ответа.
246. Приостановить исполнение документа имеет право Мэр города Омска или автор документа.
Информация об изменениях:
Пункт 247 изменен. - Распоряжение Администрации города Омска от 27 декабря 2017 г. N 419-р
247. Снять документ Администрации города Омска с контроля может руководитель, который давал первое поручение, или уполномоченное лицо.
248. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения исполнителями всех пунктов поручения, запросов и сообщения результатов заинтересованным, контролирующим лицам или другого документированного подтверждения исполнения. В РКК СЭДД документа делается отметка об исполнении документа с указанием даты, отнесением документа в дело.
249. Для возобновления работы по документу в СЭДД в РКК документа необходимо изъять документ из дела, снять отметку об исполнении документа и указать при необходимости новый контрольный срок исполнения.
250. С момента заведения дела и до передачи в архив (в отношении документов постоянного срока хранения) документы хранятся по месту формирования дела. В СЭДД заполняется закладка "Отношение к делу".
251. С целью повышения объективности контроля за сроками исполнения документов управление делами осуществляет выборочные расширенные проверки исполнения документов в соответствии с текущими планами работы управления делами, а также проводит семинары-совещания по делопроизводству с приглашением советников руководителей структурных подразделений и работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях, не реже одного раза в полгода.
252. Контроль за качеством и сроками исполнения поручений Мэра города Омска осуществляется Аппаратом Мэра города Омска.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 253 настоящего приложения внесены изменения
253. Контроль за исполнением поручений, в том числе и по внутренним служебным документам, осуществляют советники Мэра города Омска, советники первого заместителя Мэра города Омска, советники заместителей Мэра города Омска, советники руководителей структурных подразделений, сотрудники, назначенные осуществлять контроль в структурных подразделениях.
Указанные сотрудники обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководителя о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
254. Текущий контроль за исполнением поручений осуществляется в специализированном модуле СЭДД "Контроль заданий" либо в специализированных представлениях соответствующих баз данных.
255. Ответственность за качество, полноту и своевременность внесения в СЭДД информации о ходе исполнения поручений возлагается на исполнителей.
256. При поступлении резолюции (поручения) на исполнение, исполнитель должен пользоваться следующими правилами:
- если в тексте резолюции (поручения) указана конкретная дата исполнения поручения, то поручение подлежит исполнению в указанный в резолюции срок.
Например:
"Для рассмотрения. Представить заключение. Срок 20.03.2015" - срок исполнения данного поручения для ответственного исполнителя не позднее 20 марта 2015 года;
- если в тексте резолюции (поручения) указана конкретная дата исполнения поручения в контексте "исполнить до ...", то поручение подлежит исполнению не позднее дня, предшествующего дате, указанной в резолюции. Например:
"Для рассмотрения. Представить заключение в срок до 20.03.2015" - срок исполнения данного поручения для ответственного исполнителя не позднее 19 марта 2015 года.
257. Информация о положении дел с исполнением поручения, об изменении сроков, исполнителей, об исполнении и снятии с контроля резолюций (поручений) своевременно вводится в СЭДД посредством заполнения необходимых полей РКК резолюции (поручения) руководителем или лицом, осуществляющим контроль за исполнением поручения.
258. Поручение считается исполненным после выполнения исполнителями всех пунктов поручения и сообщения результатов контролирующим лицам посредством создания в СЭДД отчета об исполнении резолюции (поручения). По исполнению резолюции, поставленной на контроль, в РКК СЭДД необходимо проставить отметку "Полностью исполнено" и указать дату исполнения.
259. Исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
В случае если документ не исполнен в установленный срок, ответственный исполнитель в день регистрации документа представляет автору первой резолюции объяснение о причине не исполнения поручения (документа) и предложения о применении дисциплинарного взыскания в отношении сотрудника, допустившего нарушение контрольного срока исполнения документа.
Соисполнители несут ответственность за качество предоставляемой информации и своевременность исполнения поручения.
Если нарушение срока по документу связано с несвоевременным представлением информации соисполнителем, соисполнитель несет солидарную ответственность с ответственным исполнителем.
13. Контроль за исполнением правовых актов
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 260 настоящего приложения внесены изменения
260. Целью контроля за исполнением правовых актов Администрации города Омска (далее по тексту настоящего раздела - правовые акты) является обеспечение оперативного и качественного исполнения поручений, содержащихся в правовых актах.
Контроль за исполнением правовых актов осуществляется Мэром города Омска, первым заместителем Мэра города Омска, заместителями Мэра города Омска, руководителями структурных подразделений (далее по тексту раздела - руководители), указанными в тексте правового акта.
261. Оперативная работа по контролю за исполнением правовых актов в целом и поручений по ним осуществляется советниками руководителей или работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях (далее по тексту настоящего раздела - советники).
262. Структурные подразделения получают копии правовых актов в электронном виде посредством СЭДД.
Советники при работе с правовыми актами:
- знакомят руководителя с правовыми актами, поставленными на контроль, в день их получения. В базе данных "Правовые акты" готовится резолюция руководителя непосредственным исполнителям (структурным подразделениям или отдельным лицам), назначенным руководителем;
- после наложения руководителем резолюции или подписания аналитической записки уведомляют Аппарат Мэра города Омска о продлении срока исполнения правового акта в целом или отдельных пунктов правового акта для внесения соответствующих изменений в базу данных "Правовые акты" СЭДД;
- готовят и передают информацию о полном исполнении правового акта в виде листа контроля в Аппарат Мэра города Омска для анализа и подготовки итогового документа Администрации города Омска об исполнении и снятии с контроля правовых актов за квартал.
263. Координацию работ по исполнению правовых актов обеспечивает Аппарат Мэра города Омска, используя базу данных "Правовые акты" СЭДД.
Координация работ по исполнению правовых актов предусматривает:
- определение объема постановки правового акта на контроль;
- постановку правового акта на контроль (внесение информации о правовом акте в базу данных "Правовые акты" СЭДД);
- анализ и обобщение результатов исполнения правовых актов и пунктов правовых актов;
- актуализацию базы данных СЭДД в соответствии с представляемой информацией об исполнении правовых актов;
- систематическое информирование руководителей о ходе исполнения правовых актов посредством отчетов информационных систем;
- подготовку проекта постановления Администрации города Омска о снятии с контроля исполненных правовых актов;
- снятие правового акта с контроля.
264. На контроль может быть поставлен весь правовой акт или его отдельные пункты.
Перечень пунктов правового акта, подлежащих постановке на контроль, перечень исполнителей по каждому пункту правового акта, подлежащего постановке на контроль, сроки исполнения по каждому пункту правового акта и по правовому акту в целом определяет Аппарат Мэра города Омска в день получения электронного образа правового акта (в соответствии с указателем рассылки).
Ответственность за полноту и достаточность постановки правового акта на контроль несет Аппарат Мэра города Омска.
265. Контрольный срок исполнения правового акта, пункта правового акта, внесенный в базу данных "Правовые акты" СЭДД при постановке правового акта на контроль, должен соответствовать сроку исполнения правового акта, пункта правового акта, указанному в тексте правового акта.
Контрольный срок исполнения правового акта, пункта правового акта, если он не определен в правовом акте, устанавливается в один месяц со дня подписания правового акта.
Контрольный срок исполнения правового акта в целом должен соответствовать максимальному сроку исполнения пунктов правового акта, если этот срок не превышает трех месяцев со дня подписания правового акта.
По правовым актам длительного действия первый контрольный срок исполнения правового акта в целом устанавливается в три месяца со дня подписания правового акта. Последующие контрольные сроки определяются руководителем по результатам промежуточного анализа информации исполнителей о ходе исполнения пункта правового акта или правового акта в целом, но не могут превышать шести месяцев.
Контрольные сроки по правовым актам длительного действия, контроль за исполнением которых осуществляется Мэром города Омска, определяются Мэром города Омска по результатам промежуточного анализа, проведенного Аппаратом Мэра города Омска, на основании информаций, представляемых исполнителями.
Контрольный срок исполнения правового акта, пунктов правового акта, связанных с проведением конференций, совещаний, праздничных и других массовых мероприятий, устанавливается на пятнадцать дней позднее даты проведения мероприятий.
266. При необходимости изменения срока исполнения пункта правового акта или правового акта в целом исполнитель не позднее чем за пять дней до истечения контрольного срока представляет на имя руководителя служебную записку с просьбой об изменении срока исполнения с указанием объективных причин. Решение об изменении срока исполнения пункта правового акта или правового акта в целом принимает руководитель.
Изменение срока исполнения пункта правового акта или правового акта в целом, исполнение которого контролируется Мэром города Омска, осуществляется Мэром города Омска по информации, подготовленной Аппаратом Мэра города Омска, на основании информаций исполнителей, предоставляемых в Аппарат Мэра города Омска не позднее чем за три дня до истечения контрольного срока.
Информация об изменении срока исполнения правового акта вносится в базу данных "Правовые акты" СЭДД.
267. Контроль за исполнением правовых актов, издаваемых во изменение ранее принятых и не снятых с контроля, производится в рамках осуществления контроля за исполнением основного правового акта с пометкой "в редакции от ______________ N ________".
Контроль за исполнением правовых актов, издаваемых во изменение ранее принятых и снятых с контроля, осуществляется в соответствии с пунктом 272 настоящей Инструкции.
Допускается не ставить на контроль исполнение правовых актов, которыми вносятся изменения или дополнения в ранее принятые правовые акты.
268. Информация о ходе исполнения правовых актов и поручений по ним представляется исполнителем посредством СЭДД на имя руководителя не позднее чем за пять дней до истечения контрольного срока.
После регистрации информация передается руководителю для анализа, принятия мер, подготовки соответствующих документов и наложения соответствующих резолюций.
Исполнитель в СЭДД получает резолюцию руководителя с информацией об изменении (переносе) сроков исполнения пунктов правовых актов и правовых актов в целом, о снятии с контроля пунктов правовых актов и правовых актов в целом.
269. Еженедельно Аппарат Мэра города Омска формирует посредством СЭДД перечень неисполненных правовых актов и правовых актов с приближающимися сроками исполнения на предстоящие десять дней, который рассылается руководителям, контролирующим исполнение правовых актов.
270. Итоги работы по исполнению правовых актов на основании базы данных "Правовые акты" еженедельно обобщаются Аппаратом Мэра города Омска, оформляются в виде справки и представляются Аппаратом Мэра города Омска на аппаратные совещания у Мэра города Омска.
271. Ежеквартально Аппарат Мэра города Омска готовит проект постановления Администрации города Омска о снятии с контроля исполненных правовых актов, который предоставляется в департамент правового обеспечения и муниципальной службы Администрации города Омска в течение месяца, следующего за отчетным кварталом.
Правовые акты считаются исполненными и снимаются с контроля в том случае, когда решены все поставленные в них вопросы и об этом извещены все заинтересованные организации и лица.
272. Основанием для снятия с контроля правовых актов является лист контроля, который оформляется в двух экземплярах советником и подписывается руководителем, контролирующим исполнение правового акта (приложение N 15).
Лист контроля должен содержать исчерпывающие сведения по исполнению правового акта, а также перечень дополнительных материалов (информация от исполнителей), прилагаемых к листу контроля.
Основанием для снятия с контроля правовых актов, контроль за исполнением которых осуществляется Мэром города Омска, является представление, подготовленное Аппаратом Мэра города Омска.
Снятие правового акта с контроля не означает прекращение его действия.
Материалы о ходе исполнения правовых актов хранятся в СЭДД (в Аппарате Мэра города Омска) в течение пяти лет в соответствии с номенклатурой дел Администрации города Омска.
273. В случае изменения структуры Администрации города Омска или перераспределения обязанностей и полномочий между руководителями производится передача функции контроля исполнения правового акта руководителю, к компетенции которого по новой структуре Администрации города Омска или распределению обязанностей относится тематика контролируемого правового акта.
Передача функции контроля исполнения оформляется перечнем правовых актов, подлежащих передаче на контроль другому руководителю. Указанный перечень правовых актов составляется Аппаратом Мэра города Омска с участием передающей стороны, согласовывается принимающей стороной и утверждается Мэром города Омска.
На основании указанного перечня правовых актов Аппарат Мэра города Омска вносит изменения в базу данных "Правовые акты".
274. Руководители несут ответственность за невыполнение правовых актов, нарушение сроков их исполнения.
14. Порядок выполнения печатных работ. Копировально-множительные, полиграфические и дизайнерские работы
275. Печатание документов для обеспечения деятельности Мэра города Омска, аппарата управления Администрации города Омска, управления делами и структурных подразделений, не наделенных правами юридического лица (далее - для обеспечения деятельности Администрации города Омска), осуществляется сектором печатных работ отдела материально-технического обеспечения управления делами (далее - сектор печатных работ).
276. Печатание документов для обеспечения деятельности иных структурных подразделений осуществляется структурными подразделениями самостоятельно.
277. Для печатания принимаются только служебные материалы. Печатание документов под диктовку не допускается.
278. Передаваемые для печатания материалы (далее - черновики) должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием контрастных носителей синего, фиолетового и черного цветов. Небрежно и неразборчиво написанные черновики, исправленные карандашом, для печатания не принимаются. Применяются только общепринятые сокращения слов.
279. Черновики документов, отвечающие перечисленным требованиям, с указанием фамилии исполнителя, номером его служебного телефона сдаются в сектор печатных работ. Прием черновиков и выдача отпечатанного материала осуществляется под роспись с указанием даты, времени приема и выдачи в журнале учета выполненных печатных работ.
280. Печатные работы должны выполняться с соблюдением требований настоящей Инструкции, при этом тексты документов печатаются в полном соответствии с оригиналами черновиков.
281. Испорченные при напечатании бланки документов вместе с черновиками возвращаются исполнителям.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 282 настоящего приложения внесены изменения
282. Расшифровка звукозаписей мероприятий с участием Мэра города Омска, первого заместителя Мэра города Омска, заместителей Мэра города Омска и руководителей структурных подразделений осуществляется сектором печатных работ по письменной заявке руководителя структурного подразделения, являющегося организатором мероприятия (далее - организатор мероприятия), на имя управляющего делами.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 283 настоящего приложения внесены изменения
283. В первоочередном порядке и без оформления письменной заявки выполняется расшифровка звукозаписи:
- заседаний коллегии при Мэре города Омска;
- пресс-конференций Мэра города Омска, первого заместителя Мэра города Омска, заместителей Мэра города Омска и руководителей структурных подразделений;
- встреч Мэра города Омска, первого заместителя Мэра города Омска, заместителей Мэра города Омска с населением города Омска и представителями общественных организаций.
284. Для оперативного и качественного выполнения расшифровки звукозаписи мероприятия организатор мероприятия посредством СЭДД в обязательном порядке должен представить в сектор печатных работ:
- повестку дня;
- список всех выступающих;
- сокращенную форму протокола мероприятия;
- доклады выступающих на электронном носителе, при отсутствии электронной версии - в печатном виде.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 285 настоящего приложения внесены изменения
285. Выполненная расшифровка звукозаписи мероприятия в электронном виде передается в следующие структурные подразделения:
- заседаний коллегии при Мэре города Омска - в сектор по работе с распорядительными документами;
- пресс-конференций Мэра города Омска, первого заместителя Мэра города Омска, заместителей Мэра города Омска и руководителей структурных подразделений - в Казенное учреждение города Омска "Управление информационно-коммуникационных технологий";
- иных мероприятий - организатору мероприятия.
286. Копировально-множительные работы для обеспечения деятельности Администрации города Омска осуществляются отделом материально-технического обеспечения управления делами, на основании письменной заявки руководителя структурного подразделения, подаваемой на имя управляющего делами или заместителя управляющего делами, начальника отдела материально-технического обеспечения управления делами.
287. Копировально-множительные работы для обеспечения деятельности структурных подразделений, наделенных правами юридического лица, осуществляются структурными подразделениями самостоятельно.
288. Для выполнения копировально-множительных работ принимаются только служебные документы и материалы. Документы и материалы (как правило, первые экземпляры, подлинники) передаются на тиражирование в несброшюрованном виде, качественно и четко напечатанными, а также в электронном виде посредством СЭДД. Тираж копируемых документов и материалов должен соответствовать заявке. Копии документов и материалов выдаются вместе с подлинниками.
289. Полиграфические работы для обеспечения деятельности Администрации города Омска осуществляются отделом материально-технического обеспечения управления делами на основании письменной заявки руководителя структурного подразделения, подаваемой на имя управляющего делами.
290. Решение об удовлетворении заявки принимается управляющим делами с учетом технических возможностей сектора полиграфических работ отдела материально-технического обеспечения управления делами.
291. Полиграфические работы для обеспечения деятельности структурных подразделений, наделенных правами юридического лица, осуществляются структурными подразделениями самостоятельно.
292. Письменная заявка должна содержать сведения о необходимом количестве полиграфической продукции. К заявке должен прилагаться утвержденный дизайн полиграфической продукции, утвержденный перечень адресатов для рассылки (при наличии), утвержденное содержание полиграфической продукции.
293. Сроки выполнения полиграфических работ для обеспечения деятельности Администрации города Омска определяются управляющим делами с учетом предложений заявителя и составляют не менее 10 дней.
294. Дизайнерские работы для обеспечения деятельности Администрации города Омска осуществляются отделом материально-технического обеспечения управления делами на основании письменной заявки руководителя структурного подразделения, подаваемой на имя управляющего делами.
295. Дизайнерские работы для обеспечения деятельности структурных подразделений, наделенных правами юридического лица, осуществляются структурными подразделениями самостоятельно.
296. Письменная заявка должна содержать сведения о форме, размере, виде, формате полиграфической продукции, для которой необходимо выполнить дизайн, сведения о необходимой технологии изготовления, утвержденный информационный материал, сведения о необходимом количестве полиграфической продукции.
297. Решение об удовлетворении заявки принимается управляющим делами с учетом технических возможностей сектора полиграфических работ отдела материально-технического обеспечения управления делами.
298. Сроки выполнения дизайнерских работ для обеспечения деятельности Администрации города Омска определяются управляющим делами с учетом предложений заявителя и составляют не менее 10 дней.
299. Размещение заказа на полиграфические работы в сторонней организации осуществляется при наличии письменной заявки структурного подразделения на имя управляющего делами.
В письменной заявке должно быть указано необходимое количество единиц полиграфической продукции.
К письменной заявке необходимо приложить:
- утвержденный дизайн полиграфической продукции (при наличии);
- утвержденный перечень адресатов для рассылки (если существует);
- утвержденное содержание полиграфической продукции (текст, если существует);
- техническое задание на изготовление полиграфической продукции с указанием технических характеристик на материалы, из которых изготавливается данная полиграфическая продукция, и требований к выполнению данной работы.
300. Письменная заявка на размещение заказа в сторонней организации подается не позднее чем за 3 месяца до даты использования полиграфической продукции.
15. Особенности работы с электронными документами. Категории электронных документов по их отношению к оригиналу
301. Электронный дубликат бумажного документа создается в случаях, когда получателю документа требуются бумажный и электронный экземпляры.
Электронная копия бумажных документов создается в случаях, когда работа с заверенными электронными копиями бумажных документов не противоречит действующему законодательству и обеспечивает удобную обработку и использование информации, содержащейся в бумажном документе.
Электронный оригинал создается полуавтоматизированным или автоматизированным образом для организации юридически значимого электронного документооборота.
302. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭДД.
Для подписания электронных документов используются электронные подписи. Используемые средства электронной подписи должны быть сертифицированы в установленном федеральным законодательством порядке.
303. При подготовке, рассмотрении, согласовании и исполнении электронных документов в СЭДД могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется.
Для внутренних документов таким способом являются служебные отметки, в том числе отображаемые в визуальных и специальных формах СЭДД, основанные на указании персонального идентификатора должностного лица, а также даты и времени произведенных им действий.
304. Единицей учета электронного документа является РКК, зарегистрированная в СЭДД.
Заполнение полей РКК осуществляется в соответствии с Порядком работы в системе электронного документооборота и делопроизводства Администрации города Омска, утвержденным распоряжением Администрации города Омска от 18 сентября 2012 года N 337-р.
305. Прием и отправка электронных документов осуществляются делопроизводителями.
При получении (отправке) электронных документов делопроизводитель осуществляет проверку подлинности документа, наличие электронной подписи.
При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение должностному лицу, исполнителям вместе с электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные.
После отправки электронного оригинала, подписанного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется.
306. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.
Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
307. Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются Администрацией города Омска с учетом функционирующих программно-технических средств и нормативно-методических документов.
После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.
308. При необходимости использования информации электронного оригинала в бумажном документообороте могут быть сделаны бумажная копия электронного оригинала или бумажный дубликат электронного оригинала.
309. Бумажная копия электронного оригинала, используемая для внутреннего документооборота организации, должна содержать всю информацию из соответствующего электронного документа, а также:
- оттиск штампа с текстом (или собственноручную запись с текстом) "Копия электронного документа верна";
- номер электронного документа;
- собственноручную подпись должностного лица, его фамилию и дату создания бумажного документа - копии электронного документа.
Указанная информация размещается на той же стороне листа документа, на которой началось размещение информации соответствующего электронного документа. Если документ продолжается на другой стороне листа или на других листах, то дополнительная заверяющая подпись без расшифровки фамилии и должности ставится на каждом листе, на одной или на обеих сторонах, на которых размещена информация.
310. Бумажная копия электронного оригинала, выдаваемая организацией по запросам граждан, органов исполнительной власти и организаций, должна содержать всю информацию из соответствующего электронного оригинала, а также:
- оттиск штампа с текстом (или собственноручную запись с текстом) "(наименование организации), (наименование информационной системы), копия электронного документа верна";
- номер электронного документа;
- собственноручную подпись должностного лица, его фамилию и дату создания бумажного документа - копии электронного документа;
- печать организации, зарегистрировавшей электронный документ.
311. Указанная дополнительная информация размещается на той же стороне листа документа, на которой началось размещение информации соответствующего электронного документа. Если документ продолжается на другой стороне листа или на других листах, то дополнительная заверяющая подпись и печать без расшифровки фамилии и должности ставится на каждом листе, на одной или на обеих сторонах, на которых размещена информация.
Страницы многостраничных документов следует пронумеровать. Допускается брошюрование листов многостраничных документов и заверение первой и последней страниц.
312. Бумажный документ - дубликат электронного оригинала может создаваться лицом, уполномоченным на создание соответствующего электронного оригинала.
Бумажный дубликат электронного оригинала, предназначенный для резервного хранения и архивирования внутри организации, создавшей электронный документ, заверяется так же, как бумажная копия электронного оригинала для целей внутреннего документооборота.
Бумажный дубликат электронного оригинала, предназначенный для выдачи гражданам, направления в иные организации и органы власти, должен быть заверен в установленном порядке.
313. В целях повышения оперативности обмена информацией в процессе подготовки документов допускается передача электронных образов документов и других материалов в электронном виде средствами электронной почты.
Передача информации, отнесенной в соответствии с законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми актами Администрации города Омска к информации ограниченного доступа, в том числе персональной, по публичным каналам связи запрещена.
314. Направление письма электронной почтой возможно только на адреса получателей, указанные ими на официальном бланке органа государственной власти, общественного объединения, организации или должностного лица, сообщенных в официальной переписке или полученных отправителем из других официальных источников. Правильность написания адреса возлагается на отправителя электронного сообщения.
315. Тема письма содержит краткую характеристику сообщения электронной почты, позволяющую получателю идентифицировать его содержание.
Не допускается написание темы на языке, отличном от государственного, кроме случаев направления сообщения корреспонденту другого государства.
316. Текст письма оформляется в соответствии с правилами и этикой деловой переписки и положениями настоящей Инструкции.
В обязательном порядке указываются инициалы, фамилия и должность (полностью) отправителя, контактные номера телефонов, почтовый адрес структурного подразделения.
В случае необходимости к сообщению электронной почты могут быть добавлены (присоединены) электронные копии материалов (приложения), подготовленные в соответствии с положениями настоящей Инструкции.
317. Корреспонденцию, поступающую в Администрацию города Омска и ее структурные подразделения, которая носит судебный характер (исковые заявления, определения, решения, постановления судов, повестки, ходатайства и другие документы), следует регистрировать путем внесения реквизитов каждого судебного материала в РКК подсистемы "Судебное делопроизводство" СЭДД Администрации города Омска посредством электронной программы Lotus Notes, с последующим присвоением специального порядкового номера и сохранением в базе данных.
318. Под электронным образом понимается файл, содержание, оформление которого полностью идентичны исходному документу на бумажном носителе, за возможным исключением графических реквизитов оформления бланка (для документов на бланке) и прохождения документов (печать, штамп и т.д.), а также рукописных реквизитов (дата, виза и т.д.). Электронный образ бумажных документов используется при создании электронных копий бумажного документа.
319. Электронный образ может содержать текст, табличные данные, графические изображения и др., как в составе одного файла, так и разнесенные по отдельным файлам разного формата.
Текст документа сохраняется в защищенном от изменений виде формата PDF. Табличные данные могут сохраняться как в текстовых файлах, так и в файлах формата, совместимого с форматом электронных таблиц Microsoft Excel.
Графические изображения сохраняются в файлах формата JPG, BMP или TIFF.
320. Хранение в СЭДД электронных образов документов на бумажном носителе осуществляется в соответствующих базах данных. Обеспечение соответствия электронного образа оригинальному документу на бумажном носителе возлагается на создателя.
321. Наименование файла не должно содержать точек, кроме разделяющей собственно имя и расширение имени файла, а также символов "\", "/", ":", "*", "?", "<", ">", "|" и кавычек.
При значительных объемах передаваемых электронных материалов необходимо осуществлять сжатие исходных файлов, как по отдельности, так и в составе пакета в форматах RAR, ZIP или совместимом с ними.
16. Составление номенклатуры дел
322. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве Администрации города Омска и структурных подразделений, с указанием сроков их хранения, оформленных по установленной форме.
323. Архивные службы структурных подразделений в целях качественного комплектования документами архивного фонда контролируют и оказывают необходимую методическую и практическую помощь службам документационного обеспечения соответствующих структурных подразделений в составлении номенклатуры дел. Ответственность за ее составление возлагается на службы документационного обеспечения структурных подразделений.
324. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения, а также для учета дел временного (до десяти лет включительно) хранения, и основным учетным документом в делопроизводстве структурного подразделения.
325. В Администрации города Омска составляются номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел Администрации города Омска.
326. Сводная номенклатура дел Администрации города Омска составляется по установленной форме (приложение N 16) на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме (приложение N 17).
327. Номенклатуры дел структурных подразделений, наделенных правами юридического лица, согласовываются с архивной службой соответствующего структурного подразделения, номенклатуры дел структурных подразделений, не наделенных правами юридического лица - с консультантом управления делами (далее - архивные службы), и подписываются руководителями структурных подразделений.
328. Номенклатуры дел структурных подразделений представляются в управление делами до 1 декабря текущего года.
329. Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в управление делами.
330. Сводная номенклатура дел Администрации города Омска визируется консультантом управления делами, подписывается начальником сектора по работе со служебной документацией, и после согласования экспертной комиссией управления делами направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией Министерства культуры Омской области, после чего утверждается управляющим делами.
331. После утверждения сводной номенклатуры дел Администрации города Омска структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе, изменения вносятся в СЭДД.
Сводная номенклатура дел готовится в четырех экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел службы документационного обеспечения. Второй экземпляр используется службами документационного обеспечения в качестве рабочего. Третий экземпляр - применяется в объединенном архиве управления делами. Четвертый экземпляр - применяется в Казенном учреждении города Омска "Муниципальный архив города Омска" (далее - муниципальный архив), с которым согласовывалась номенклатура дел.
332. Сводная номенклатура дел Администрации города Омска в конце каждого года уточняется, утверждается управляющим делами и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
333. Номенклатура дел Администрации города Омска согласовывается с экспертно-проверочной комиссией Министерства культуры Омской области не реже одного раза в пять лет. В случае существенного изменения функций и структуры Администрации города Омска разрабатывается новая номенклатура дел Администрации города Омска.
334. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением о структурном подразделении, его штатным расписанием, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурой дел за предшествующий год.
335. В номенклатуре дел структурного подразделения предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности структурного подразделения.
336. Основой для определения структуры номенклатуры дел структурного подразделения является структура (штатное расписание) структурного подразделения. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел структурного подразделения являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).
337. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в структурном подразделении буквенного/цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: ДИО-02-03, где ДИО - буквенное обозначение структурного подразделения Администрации города Омска, 02 - обозначение отдела/сектора в структурном подразделении, 03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (например: "Приказы по основной деятельности" (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.)). Для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел структурного подразделения определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок (например: "разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Состав элементов заголовка дела, располагаемых в принятой последовательности, определяется характером документов дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью их исполнения, в качестве вида дела используется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле (например: "Документы о проведении конференций (планы, списки, доклады)").
Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу (например: "Документы к протоколам заседаний коллегии при Мэре города Омска").
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название. Например: "Переписка с администрациями административных округов города по вопросам работы КТОС".
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются. Например: "Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности".
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например: "Переписка с ОАО АК "Омскэнерго" по вопросам тарифов на тепловую энергию".
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на который составлены планы (отчеты). Например: "Годовой отчет об исполнении сметы административно-управленческих расходов".
Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел структурного подразделения следующего года с тем же индексом.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 номенклатуры дел указываются срок хранения дела, номера статей в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558 (далее - Перечень).
При отсутствии в Перечне соответствующей статьи для определения срока хранения, срок хранения заведенного дела согласовывается с экспертно-проверочной комиссией Министерства культуры Омской области.
В графе 5 в течение всего срока действия номенклатуры дел проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел для продолжения и т.п.
338. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел структурного подразделения заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел структурного подразделения, в обязательном порядке сообщаются в службу документационного обеспечения, о чем в номенклатуре дел структурного подразделения проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.
339. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел структурного подразделения. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел структурного подразделения оставляются резервные номера.
17. Формирование и оформление дел
340. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
341. В дела помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.
342. Дела формируются в структурных подразделениях службами документационного обеспечения или лицами, ответственными за ведение делопроизводства в соответствующих структурных подразделениях.
343. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
- помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
- по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
344. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела.
Распорядительные документы по основной деятельности группируются отдельно от распорядительных документов по личному составу.
Распорядительные документы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы и другие документы группируются отдельно от проектов указанных документов.
Документы в личных делах располагаются в хронологической последовательности по мере их поступления.
Лицевые счета по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
345. Формирование и оформление дел по обращениям граждан осуществляется в соответствии с Порядком организации работы с обращениями граждан в Администрации города Омска, утвержденным постановлением Администрации города Омска от 7 февраля 2013 года N 121-п "Об утверждении Порядка организации работы с обращениями граждан в Администрации города Омска".
18. Подготовка дел к последующему хранению
346. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершению года. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.
347. Оформление дел проводится службами документационного обеспечения структурных подразделений или лицами, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архивной службы соответствующего структурного подразделения.
348. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
349. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и по личному составу.
350. Полное оформление дел предусматривает:
- подшивку или переплет дела;
- нумерацию листов в деле;
- составление листа-заверителя дела (приложение N 18);
- составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение N 19);
- оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 20).
351. Дела временного (до десяти лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить в скоросшивателях, не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. На обложках таких дел должно быть указано: Администрация города Омска, наименование структурного подразделения, индекс дела, срок хранения по номенклатуре дел, заголовок дела, крайние даты.
352. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
353. Обложка дела постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются следующие реквизиты:
- Администрация города Омска;
- наименование структурного подразделения;
- индекс дела;
- заголовок дела;
- дата дела (тома, части);
- количество листов в деле;
- срок хранения дела;
- архивный шифр дела.
354. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:
- Администрация города Омска - указывается полностью в именительном падеже;
- наименование структурного подразделения - указывается в соответствии с утвержденной структурой Администрации города Омска;
- индекс дела - буквенно//цифровое обозначение по номенклатуре дел;
- заголовок дела - переносится из номенклатуры дел;
- дата дела (тома, части) - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.
355. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
356. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом сверху вниз. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
357. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.
358. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
359. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
360. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
361. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.
362. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела.
363. Лист-заверитель дела составляется по установленной форме, в которой указываются цифрами и прописью количество листов в данном деле, оговариваются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
364. Лист-заверитель дела подписывается его составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.
365. Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей графы номенклатуры дел.
366. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
367. Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется архивной службой чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных экспертно-проверочной комиссией Министерства культуры Омской области.
368. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше десяти лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа, составляется внутренняя опись документов дела.
369. Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
370. Внутренняя опись документов дела подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.
371. Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечания" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.
19. Составление и оформление описей дел
372. Для обеспечения комплектования архивных фондов структурных подразделений на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.
373. Опись - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия содержания (далее - опись).
374. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.
375. Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения (приложение N 21); дела временного (свыше десяти лет) хранения дела по личному составу (приложение N 22). На дела временного (до десяти лет) хранения описи не составляются.
376. В структурных подразделениях описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством муниципального архива.
377. Описи дел составляются в четырех экземплярах специалистом архивной службы соответствующего структурного подразделения.
378. Описательная статья описи дел включает следующие элементы:
- порядковый номер дела (тома, части) по описи;
- индекс дела (тома, части);
- заголовок дела (тома, части);
- дата дела (тома, части);
- количество листов в деле (томе, части);
- срок хранения дела.
379. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером);
- порядок нумерации дел в описи - валовый;
- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
- графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
380. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).
381. Опись дел подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения.
При наличии в структурном подразделении экспертной комиссии (далее - ЭК), опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК.
382. Опись дел структурного подразделения составляется в четырех экземплярах, один после утверждения с экспертно-проверочной комиссией Министерства культуры Омской области остается в качестве контрольного экземпляра в муниципальном архиве, два экземпляра вместе с делами передаются в объединенный архив управления делами при передаче. Четвертый экземпляр остается в структурном подразделении.
Опись дел по личному составу составляется в трех экземплярах, и после согласования с экспертно-проверочной комиссией Министерства культуры Омской области один экземпляр остается в качестве контрольного экземпляра в муниципальном архиве, два экземпляра вместе с делами остаются в структурном подразделении.
383. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 23) производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии структурного подразделения одновременно. Согласованные экспертной комиссией структурного подразделения акты утверждаются руководителем структурного подразделения. После этого структурное подразделение имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.
384. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего структурного подразделения. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого структурного подразделения.
20. Экспертиза ценности документов
385. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Экспертиза ценности документов в структурном подразделении Администрации города Омска на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в муниципальный архив.
386. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Администрации города Омска создается постоянно действующая экспертная комиссия, и при необходимости, создаются экспертные комиссии в структурных подразделениях.
Функции и права ЭК, а так же организация их работы определяются положением, которое утверждается руководителем структурного подразделения. Положение о ЭК до его утверждения подлежит согласованию с муниципальным архивом.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного хранения и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в муниципальный архив, отбор дел с временными сроками, подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению.
21. Порядок передачи документов на хранение в архив
387. В архив структурного подразделения передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и по личному составу. Их передача производится по акту.
388. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения передаются в архив структурного подразделения не позднее чем через год после их завершения в делопроизводстве.
389. Дела временного (до десяти лет включительно) хранения передаче в архив структурного подразделения, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
390. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в муниципальный архив работником архивной службы предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.
391. Прием каждого дела производится работником архивной службы в присутствии работника структурного подразделения.
392. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
393. В случае реорганизации структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства соответствующего структурного подразделения, в период проведения указанных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела и оформляет дела.
394. При ликвидации структурного подразделения организацию упорядочения документов осуществляет ликвидационная комиссия.
395. При реорганизации структурного подразделения документы передаются структурному подразделению, являющемуся правопреемником, а при ликвидации - в муниципальный архив.
396. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел структурного подразделения.
22. Использование архивных документов
397. Основными формами использования архивных документов являются:
- исполнение тематических запросов и запросов социально-правового характера граждан и организаций;
- использование документов в средствах массовой информации;
- подготовка информационных мероприятий: выставок, конференций и др.;
- выдача документов для работы в помещении архивной службы;
- выдача документов во временное пользование.
398. Информация социально-правового характера по запросам граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки.
399. Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан, организаций не должен превышать тридцати дней со дня регистрации запроса.
400. Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие организации или архивные службы, а также информирование об этом заявителя должны осуществляться в течение пяти дней с момента обращения.
401. Дела и копии документов, хранящихся в объединенном архиве управления делами, представляются работникам Администрации города Омска для работы в помещении объединенного архива управления делами и вне его под роспись во временное пользование на срок не более недели.
402. Изъятие и выдача документов из дел не разрешается за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации. Изъятие документов из дел производится с разрешения руководителя структурного подразделения с обязательным составлением в деле точной заверенной копии изъятого документа с вложением акта о причинах выдачи подлинника.
403. Работники Администрации города Омска несут ответственность за использование полученных архивных документов и содержащейся в них информации.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р настоящее приложение дополнено разделом 23
23. Организация работы с кадровой документацией
404. Структура Администрации города Омска, изменения в структуре Администрации города Омска формируются Мэром города Омска и по его представлению утверждаются Омским городским Советом.
Штатные расписания структурных подразделений составляются в соответствии с перечнем должностей муниципальной службы города Омска, утверждаемым правовым актом Администрации города Омска.
405. Приказы (распоряжения) по личному составу являются основными документами, определяющими служебное положение работников Администрации города Омска (далее по тексту настоящего раздела - работники), и служат основанием для внесения соответствующих записей в их учетные документы.
Формулировка приказа (распоряжения) должна соответствовать действующему законодательству.
Фамилия, имя, отчество в приказе (распоряжении) по личному составу указываются полностью, а наименование должности должно соответствовать наименованию, указанному в штатном расписании, без сокращения наименования структурного подразделения.
На основании приказа (распоряжения) по личному составу заполняется личная карточка (форма N Т-2ГС(МС) и вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника.
Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора оформляется при увольнении работника. На основании данного приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в трудовую книжку и личную карточку работника.
Информация об изменениях:
Постановлением Администрации города Омска от 8 ноября 2016 г. N 1351-п в пункт 406 настоящего приложения изложен в новой редакции
406. Личные дела работников ведутся специалистами кадровой службы (специалистом, осуществляющим ведение кадрового делопроизводства) структурного подразделения, наделенного правами юридического лица. Личные дела работников, входящих в номенклатуру кадров Мэра города Омска, ведутся специалистами департамента правового обеспечения и муниципальной службы Администрации города Омска (далее - департамент правового обеспечения и муниципальной службы).
407. Трудовой договор составляется в двух экземплярах, один из которых хранится в личном деле работника, а другой остается у работника.
Информация об изменениях:
Постановлением Администрации города Омска от 8 ноября 2016 г. N 1351-п в пункт 408 настоящего приложения изложен в новой редакции
408. График отпусков применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников аппарата управления Администрации города Омска, структурных подразделений на календарный год по месяцам. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности аппарата управления Администрации города Омска, структурных подразделений и пожелания работников.
При согласии работника, входящего в номенклатуру кадров Мэра города Омска, Мэра города Омска, первого заместителя (заместителя) Мэра города Омска (при наличии), руководителя структурного подразделения отпуск работника может быть перенесен на другой срок Мэром города Омска.
При согласии работника и руководителя структурного подразделения, не наделенного правами юридического лица, отпуск работника может быть перенесен на другой срок управляющим делами.
При согласии работника и руководителя структурного подразделения, наделенного правами юридического лица, отпуск работника может быть перенесен на другой срок руководителем структурного подразделения, наделенного правами юридического лица.
При переносе срока отпуска на другое время специалистами кадровой службы (специалистом, осуществляющим ведение кадрового делопроизводства) соответствующего структурного подразделения в график отпусков вносятся записи о соответствующих изменениях.
График отпусков работников, входящих в номенклатуру кадров Мэра города Омска, является сводным графиком отпусков и формируется специалистами департамента правового обеспечения и муниципальной службы на основании письменных предложений, представленных заместителю Мэра города Омска, директору департамента правового обеспечения и муниципальной службы первым заместителем (заместителем) Мэра города Омска (в отношении себя и в отношении должностных лиц, входящих в номенклатуру кадров Мэра города Омска, замещающих должности муниципальной службы в структурных подразделениях, деятельность которых регулируется соответствующим первым заместителем (заместителем) Мэра города Омска), руководителями структурных подразделений, деятельность которых регулируется Мэром города Омска (в отношении себя и в отношении должностных лиц, входящих в номенклатуру кадров Мэра города Омска, замещающих должности муниципальной службы в соответствующих структурных подразделениях).
График отпусков подписывается заместителем Мэра города Омска, директором департамента правового обеспечения и муниципальной службы и утверждается Мэром города Омска.
График отпусков работников управления делами и структурных подразделений, не наделенных правами юридического лица, является сводным графиком отпусков и составляется на основании письменных предложений руководителей структурных подразделений, не наделенных правами юридического лица, аппарата управления Администрации города Омска (в отношении советников руководителей Администрации города Омска), представленных управляющему делами. График отпусков визируется руководителем кадровой службы управления делами и утверждается управляющим делами.
График отпусков работников структурных подразделений, наделенных правами юридического лица, визируется руководителем кадровой службы (специалистом, осуществляющим ведение кадрового делопроизводства) соответствующего структурного подразделения и утверждается руководителем структурного подразделения, наделенного правами юридического лица.
Информация об изменениях:
Постановлением Администрации города Омска от 8 ноября 2016 г. N 1351-п настоящее приложение дополнено пунктом 409
409. Табель учета рабочего времени применяется для учета времени, фактически отработанного и (или) не отработанного работниками аппарата управления Администрации города Омска, структурных подразделений, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда. Табель учета рабочего времени также ведется в отношении Мэра города Омска.
Информация об изменениях:
Постановлением Администрации города Омска от 8 ноября 2016 г. N 1351-п настоящее приложение дополнено пунктом 410
410. Ведение табеля учета рабочего времени осуществляется:
1) специалистами департамента правового обеспечения и муниципальной службы в отношении:
- Мэра города Омска;
- работников аппарата управления Администрации города Омска;
- работников, входящих в номенклатуру кадров Мэра города Омска и замещающих должности муниципальной службы в структурных подразделениях, не наделенных правами юридического лица;
- работников, входящих в номенклатуру кадров Мэра города Омска и замещающих должности муниципальной службы в управлении делами;
2) специалистами кадровой службы управления делами - в отношении работников управления делами, не входящих в номенклатуру кадров Мэра города Омска;
3) специалистами, определенными руководителями структурных подразделений, не наделенных правами юридического лица - в отношении работников структурных подразделений, не наделенных правами юридического лица и не входящих в номенклатуру кадров Мэра города Омска;
4) специалистами, осуществляющими ведение кадрового делопроизводства в структурных подразделениях, наделенных правами юридического лица - в отношении всех работников структурных подразделений, наделенных правами юридического лица.
Информация об изменениях:
Постановлением Администрации города Омска от 8 ноября 2016 г. N 1351-п настоящее приложение дополнено пунктом 411
411. Табель учета рабочего времени утверждается:
1) в отношении Мэра города Омска, работников аппарата управления Администрации города Омска, работников, входящих в номенклатуру кадров Мэра города Омска, замещающих должности муниципальной службы в структурных подразделениях, не наделенных правами юридического лица, и в управлении делами, Мэром города Омска;
2) в отношении работников, замещающих должности в управлении делами Администрации города Омска, и структурных подразделениях, не наделенных правами юридического лица, не входящих в номенклатуру кадров Мэра города Омска - управляющим делами;
3) в отношении работников структурных подразделений, наделенных правами юридического лица - руководителями структурных подразделений, наделенных правами юридического лица.
Информация об изменениях:
Постановлением Администрации города Омска от 8 ноября 2016 г. N 1351-п настоящее приложение дополнено пунктом 412
412. Табель учета рабочего времени в отношении Мэра города Омска, работников аппарата управления Администрации города Омска, работников, входящих в номенклатуру кадров Мэра города Омска, замещающих должности муниципальной службы в структурных подразделениях, не наделенных правами юридического лица, и в управлении делами, представляется Мэру города Омска для утверждения после подписания заместителем Мэра города Омска, директором департамента правового обеспечения и муниципальной службы.
Информация об изменениях:
Постановлением Администрации города Омска от 8 ноября 2016 г. N 1351-п настоящее приложение дополнено пунктом 413
413. Руководители структурных подразделений, не наделенных правами юридического лица, представляют подписанные табели учета рабочего времени в отношении работников соответствующих структурных подразделений, не входящих в номенклатуру кадров Мэра города Омска, в кадровую службу управления делами в срок не позднее 15 числа каждого месяца.
Информация об изменениях:
Постановлением Администрации города Омска от 8 ноября 2016 г. N 1351-п настоящее приложение дополнено пунктом 414
414. Утвержденные табели учета рабочего времени не позднее 20 числа каждого месяца представляются:
1) специалистами, осуществляющими ведение кадрового делопроизводства в структурных подразделениях, наделенных правами юридического лица, в соответствующее структурное подразделение, осуществляющее бухгалтерский учет;
2) специалистами департамента правового обеспечения и муниципальной службы, кадровой службой управления делами - в отдел бухгалтерского учета и отчетности управления делами.
Информация об изменениях:
Постановлением Администрации города Омска от 8 ноября 2016 г. N 1351-п настоящее приложение дополнено пунктом 415
415. В случае необходимости внесения изменений после представления утвержденного табеля учета рабочего времени специалистами, осуществляющими ведение кадрового делопроизводства в структурных подразделениях, наделенных правами юридического лица, специалистами кадровой службы управления делами, специалистами департамента правового обеспечения и муниципальной службы составляется корректирующий табель на основании надлежащим образом оформленных документов (листов временной нетрудоспособности и др.) и представляется в структурные подразделения, указанные в пунктах 413, 414 настоящей Инструкции.
-
8. Подготовка совещаний и других мероприятий с участием Мэра города Омска, его первого заместителя, заместителей, руководителей структурных подразделений Администрации города Омска (п.п. 89 - 113)
-
Приложение N 1. Бланк письма Мэра города Омска
-
Приложение N 2. Бланк письма Мэра города Омска
-
Приложение N 3. Бланк письма первого заместителя Мэра города Омска
-
Приложение N 4. Бланк письма первого заместителя Мэра города Омска
-
Приложение N 5. Бланк письма Администрации города Омска
-
Приложение N 6. Бланк письма Администрации города Омска
-
Приложение N 7. Бланк постановления Администрации города Омска
-
Приложение N 8. Бланк распоряжения Администрации города Омска
-
Приложение N 9. Бланк постановления Мэра города Омска
-
Приложение N 10. Бланк распоряжения Мэра города Омска
-
Приложение N 11. Реестр поступлений проектов правовых актов Мэра города Омска, Администрации города Омска
-
Приложение N 12. Перечень структурных подразделений Администрации города Омска, разрабатывающих планы мероприятий Администрации города Омска, посвященные дням воинской славы России, памятным датам России, праздничным дням, профессиональным праздникам
-
Приложение N 13. Форма плана мероприятий Администрации города Омска, посвященных дням воинской славы России, памятным датам России, праздничным дням, профессиональным праздникам
-
Приложение N 14. Перечень документов, не подлежащих регистрации в секторе по работе со служебной документацией общего отдела управления делами Администрации города Омска
-
Приложение N 15. Лист контроля (для снятия с контроля правовых актов)
-
Приложение N 16. Сводная номенклатура дел Администрации города Омска
-
Приложение N 17. Номенклатура дел структурных подразделений
-
Приложение N 18. Лист-заверитель дела
-
Приложение N 19. Внутренняя опись документов дела
-
Приложение N 20. Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
-
Приложение N 21. Опись дел постоянного хранения
-
Приложение N 22. Опись дел по личному составу
-
Приложение N 23. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению