Подраздел 4. Подготовка и оформление организационно-распорядительных документов (п.п. 48 - 63)

Подраздел 4. Подготовка и оформление организационно-распорядительных документов

48. Министерство издает нормативные правовые акты в форме приказов и индивидуальные правовые акты в форме распоряжений по вопросам, отнесенным к его компетенции федеральным и областным законодательством.

49. Подготовку проектов правовых актов Министерства осуществляют структурные подразделения Министерства на основании поручений Министра, заместителей Министра, координирующих деятельность соответствующего структурного подразделения Министерства, либо в инициативном порядке.

Подготовку проектов правовых актов Министерства по кадровым вопросам осуществляет Управление Министерства или иные структурные подразделения Министерства на основании поручений Министра.

50. Подготовка проектов правовых актов Министерства осуществляется в соответствии с Правилами подготовки проектов правовых актов, утвержденными Указом Губернатора Омской области от 8 мая 2003 года N 82.

51. Правовые акты Министерства (далее - правовой акт) регистрируются отделом по работе со служебной документацией Министерства в СЭДО с внесением следующих основных реквизитов:

- наименование вида правового акта;

- дата и регистрационный номер правового акта;

- наименование правового акта (заголовок правового акта);

- фамилия, имя, отчество, должность лица, подписавшего правовой акт;

- фамилия, имя, отчество, должность лица, контролирующего исполнение правового акта;

- фамилия, имя, отчество, должность исполнителя, подготовившего правовой акт;

- вложения (текст правового акта);

- связанные документы.

Регистрационный номер правового акта состоит из знака "N", порядкового номера.

При присвоении порядковых номеров правовым актам с началом каждого календарного года нумерация начинается с единицы.

52. Приказы и распоряжения Министерства регистрируются отдельно.

53. Проект правового акта Министерства подготавливается исполнителем в одном экземпляре.

54. Для согласования проекта приказа, распоряжения в Министерстве оформляется лист согласования по форме согласно приложению N 4 к настоящей Инструкции либо в СЭДО.

55. После подписания правового акта Министерства, отделом по работе со служебной документацией, ему присваивается регистрационный номер. Оригинал правового акта Министерства хранится в отделе по работе со служебной документацией. Копии приказов, распоряжений заверяются печатью отдела по работе со служебной документацией и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем, по форме согласно Правилам подготовки проектов правовых актов, утвержденным Указом Губернатора Омской области от 8 мая 2003 года N 82. В указателе рассылки правового акта Министерства делается отметка о дате отправки правового акта Министерства.

56. Правовые акты Министерства по вопросам трудовых отношений Министерства с работниками Министерства (далее - кадровые вопросы) регистрируются в Управлении Министерства и обозначаются следующими кодами: распоряжения по личному составу - л/с, к.

Оригинал правового акта по кадровым вопросам хранится в Управлении Министерства.

57. Распоряжения Министерства по кадровым вопросам формируются в дела согласно номенклатуре дел Министерства.

58. Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение осуществляется путем принятия нового правового акта.

59. Совместные приказы, распоряжения Министерства с другими органами печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) без бланка.

Реквизиты совместного приказа (распоряжения):

- наименования организаций, принявших приказ, распоряжение (располагается по центру);

- наименование вида документа (располагается по центру);

- дата (единая, соответствует дате более поздней подписи и располагается слева);

- регистрационный номер (состоит из регистрационных номеров приказа, распоряжения каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов приказа, распоряжения (слева направо));

- подписи руководителей организаций, принявших приказ, распоряжение (располагаются ниже текста).

Такие приказы, распоряжения требуют наличия гербовой печати каждой организации, подписавшей приказ, распоряжение.

Подписанный приказ, распоряжение передаются в отдел по работе со служебной документацией для регистрации, размножения и рассылки.

60. Протокол заседания коллегии, комиссии, совета, рабочей или экспертной комиссии Министерства составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой фиксируется только принятое по нему решение.

61. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются инициалы, фамилии, должности председательствующего, секретаря и присутствовавших на заседании, а также, при необходимости, лиц, приглашенных на совещание (заседание).

Если присутствующих более 15, то в протоколе указывается их общее количество, а их список прилагается к протоколу, например: "Присутствовали: 42 человека (список прилагается)". Фамилии присутствующих и приглашенных указываются в алфавитном порядке.

Список приглашенных для участия в коллегии отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень вопросов, перечисленных в порядке их рассмотрения, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ; ВЫСТУПИЛИ; ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов.

В последнем случае в тексте делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается в редакции, принятой на совещании (заседании). При необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

62. Текст краткого протокола состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего и секретаря, а также должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, справа от наименования должностей инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно.

Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает номера рассматриваемых вопросов в соответствии с повесткой дня и принятые решения. Наименование вопроса нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается по центру листа и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Копии протоколов заверяются печатью отдела организационной работы.

Принятые решения доводятся секретарем, оформляющим протокол, до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые в случае необходимости заверяются печатью отдела организационной работы.

63. Акт - это документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие.

Текст акта может состоять из трех частей: введение, констатирующая часть и выводы.

Во введении указывается основание составления акта, перечисляются лица, составляющие акт. Начинается эта часть акта, как правило, словами "На основании", после которых указываются наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок. Далее перечисляются инициалы и фамилии составителей акта.

В констатирующей части излагаются цели, задачи и сущность работы, результаты.

В заключительной части акта могут содержаться выводы, рекомендации или констатация фактов.

После текста указывается количество экземпляров акта и его местонахождение. Акт содержит следующие реквизиты:

наименование структурного подразделения;

вид документа;

дата акта;

место составления;

наименование документа;

гриф утверждения (при необходимости);

текст;

подписи;

печать.