Подраздел 11. Порядок оформления и отправки исходящих документов (п.п. 106 - 119)

Подраздел 11. Порядок оформления и отправки исходящих документов

106. Документы, направляемые на подпись Министру, заместителям Министра, должны быть завизированы ответственным исполнителем и иными должностными лицами в соответствии с разделом II настоящей Инструкции.

107. Исходящие документы подписываются Министром или заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей.

108. Исходящие судебные документы (исковые заявления, отзывы, дополнительные доводы и пр.) после согласования с начальником управления правового обеспечения Министерства подписываются работниками Министерства, имеющими соответствующие полномочия, согласно выданной доверенности. Документы, указанные в настоящем пункте, оформляются на бланках Министерства и подлежат обязательной регистрации.

109. Документы, подписанные Министром, заместителями Министра и лицами, указанными в п. 108 настоящей Инструкции, передаются для регистрации и отправки в отдел по работе со служебной документацией, как правило, не позднее следующего дня после их подписания.

Перед регистрацией отправляемого документа производится проверка правильности оформления документа, комплектности документа, соответствия количества экземпляров документа указателю рассылки, соответствия текстов подписанного и завизированного экземпляра документа, производится сортировка документов по способу исполнения (простая и заказная почта), проверяется наличие:

- подписи;

- виз;

- приложений;

- отметки об исполнителе;

- правильности написания адресата;

- номера и даты документа, на который делается ссылка.

Перед регистрацией электронных документов производится проверка аутентичности и действительности ЭП должностного лица, подписавшего документ. Выведенный на бумажный носитель электронный документ удостоверяется штампом (Приложение N 15 Инструкции) о действительности ЭП должностного лица.

Неправильно оформленные документы возвращаются ответственному исполнителю.

110. Регистрация исходящей корреспонденции осуществляется в СЭДО путем внесения в карту учета следующих реквизитов:

- исходящий номер документа;

- дата документа;

- вид документа;

- корреспондент;

- должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

- наименование или аннотация документа;

- должность, фамилия и инициалы исполнителя;

- адресат;

- вид отправки документа;

- количество экземпляров;

- содержание.

Регистрация и дальнейшая отправка документов, оформленных на бумажных носителях, осуществляются только при наличии электронной копии документа, которая передается с помощью СЭДО.

Ответственность за соответствие электронных проектов документов, направленных на регистрацию в СЭДО, содержанию документов на бумажном носителе возлагается на исполнителя документа.

111. Документы, подписанные Министром, заместителями Министра и лицами, указанными в п. 108 настоящей Инструкции, регистрируются и отправляются отделом по работе со служебной документацией не позднее следующего дня, после подписания, после чего второй экземпляр документа с визами подшивается в дело отдела по работе со служебной документацией, согласно номенклатуре дел.

112. Регистрационный номер состоит из вида документа, года, цифрового индекса подразделения, исполнившего документ, определенного номенклатурой дел, и порядкового исходящего номера. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой, например:

ИСХ-12/МИО/05-01/2000,

где:

ИСХ - вид документа (исходящий),

12 - год,

МИО - Министерство имущественных отношений,

05-01 - индекс подразделения,

2000 - порядковый номер документа.

113. Регистрационный номер и дата регистрации документа на бумажном носителе проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле.

114. Документ, отправленный по факсу, электронной почте, подлежит регистрации в соответствии с настоящей Инструкцией.

115. Документы, отправляемые Министерством, передаются с помощью СЭДО, почтовой, фельдъегерской или электронной связью.

Решение о способе доставки принимает ответственный исполнитель. На документах, подлежащих отправке заказным письмом или заказным письмом с уведомлением о вручении, должны содержаться соответствующие пометки.

Исходящие документы в форме электронных документов, подписанных ЭП, отправляются в органы исполнительной власти, иные органы государственной власти, органы местного самоуправления путем пересылки из СЭДО Правительства Омской области в СЭДО адресата при наличии у него таковой. При отправке электронных документов вместе с ними передаются их регистрационные данные.

116. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется отделом по работе со служебной документацией в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 221.

117. Исходящие документы передаются из структурных подразделений Министерства для отправки без конвертов.

Документы, отправляемые разными подразделениями в один адрес, могут быть вложены в один конверт. На конвертах проставляются регистрационные индексы отправляемых документов.

118. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

119. Вопросы срочной доставки документов решаются руководителями структурных подразделений Министерства. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

Реестры учета отправленной заказной корреспонденции Министерства печатаются отделом по работе со служебной документацией в двух экземплярах, один из которых вручается почтовому работнику, а второй подшивается в дело.