Подраздел 8. Порядок рассмотрения документов и доведение документов до исполнителей (п.п. 78 - 88)

Подраздел 8. Порядок рассмотрения документов и доведение документов до исполнителей

78. После регистрации все входящие документы передаются начальником отдела по работе со служебной документацией на рассмотрение Министру и заместителям Министра в соответствии с распределением обязанностей между ними.

79. Непосредственно Министру передаются на рассмотрение документы, поступившие от:

- Законодательного Собрания Омской области (документы, подписанные его председателем, заместителями и руководителем аппарата);

- Правительства Омской области (документы, подписанные Председателем Правительства Омской области, первым заместителем Председателя Правительства Омской области, заместителями Председателя Правительства Омской области);

- Губернатора Омской области, министров Омской области;

- правоохранительных органов;

- граждан и другие.

Заместителям Министра, руководителям управлений документы на рассмотрение передаются в соответствии с распределением обязанностей.

80. Контроль за правильностью распределения входящих документов, направляемых Министру, заместителям Министра, подготовку резолюций осуществляет помощник Министра, а также другой работник Министерства, уполномоченный должностным регламентом.

Входящие документы, поступившие Министру, направляются им заместителям Министра, руководителям структурных подразделений, отнесенным к их компетенции. Документы, поступившие заместителям Министра, направляются ими руководителям координируемых структурных подразделений Министерства.

81. По результатам рассмотрения документов даются поручения в форме резолюции. Все резолюции подлежат занесению в СЭДО работниками отдела по работе со служебной документацией, путем создания контрольной карточки резолюции и заполнением в ней следующих полей:

- автор;

- исполнители;

- текст;

- дата выдачи;

- срок исполнения;

- отметка срочности.

Резолюциям, требующим отчета об исполнении, присваивается статус "Контроль" или "Особый контроль" с обязательным указанием срока исполнения. В поле "Исполнители" первым указывается ответственный исполнитель.

Проекты резолюций могут быть подготовлены помощником или иными лицами, на которых в установленном порядке возложена указанная обязанность, и направлены автору резолюции для подписания. Резолюции, созданные в СЭДО в форме электронных документов, подписываются ЭП автора резолюции.

82. Документы рассылаются в соответствии с резолюциями и рассылкой на исполнение. Если в резолюции указано несколько исполнителей, оригинал документа вместе с резолюцией направляется лицу, указанному в резолюции первым, либо исполнителю, напротив фамилии которого стоит отметка "созыв", "обобщение", "отв.", "свод" и т.п. Остальные исполнители автоматически оповещаются средствами СЭДО и работают с электронным образом документа.

Все последующие резолюции на документе не должны искажать содержание поручения вышестоящего руководителя.

Основной исполнитель и соисполнители вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным, с занесением резолюций в СЭДО.

83. Резолюции доводятся до сведения исполнителей в день рассмотрения документа руководителем или на следующий рабочий день. Срочные документы передаются работниками отдела по работе со служебной документацией исполнителю незамедлительно.

Средствами СЭДО осуществляется автоматическое оповещение исполнителей, имеющих доступ к СЭДО, о наличии резолюции.

84. Исполнители, наделенные полномочиями по внесению изменений в сведения, содержащиеся в СЭДО, отражают ход исполнения резолюции в СЭДО.

85. Работники Министерства, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Министерства, не реже двух раз в день забирают почту, оформленную на бумажных носителях, в отделе по работе со служебной документацией.

86. В случае изменения резолюции или переадресации документов передача указанных документов осуществляется через отдел по работе со служебной документацией. Документы должны передаваться от одного исполнителя другому с учетом срока исполнения документов. При этом документы вторично не регистрируются.

87. Прием и передача документов на всех этапах прохождения осуществляются без расписок, но с обязательным указанием в соответствующем регистрационном журнале фамилии и инициалов получателя документа.

88. Все зарегистрированные документы после исполнения списываются "в дело" лицом, давшим поручение и установившим срок его исполнения. Информация об исполнении документа заносится в СЭДО с внесением номера дела по номенклатуре дел Министерства, в котором будет находиться документ.