Подраздел 7. Регистрация поступающих документов (п.п. 71 - 77)

Подраздел 7. Регистрация поступающих документов

71. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования. Документы регистрируются независимо от способа их доставки.

Документы регистрируются один раз: поступающие - как правило, в день поступления, создаваемые - как правило, в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного структурного подразделения Министерства в другое он повторно не регистрируется.

72. Регистрация входящих документов осуществляется централизованно отделом по работе со служебной документацией в СЭДО после внесения в карту учета следующих реквизитов:

- входящий номер документа;

- дата поступления документа;

- адресант;

- адрес адресанта;

- номер документа;

- дата документа;

- должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

- наименование или аннотация документа;

- вид документа;

- вид доставки документа;

- должностное лицо, поставившее документ на контроль;

- содержание;

- указания по исполнению документа.

Документы, поступившие на бумажном носителе, включаются в СЭДО после сканирования и создания электронного образа документа. Включение электронного образа документа в СЭДО возможно только после его сравнения с подлинником документа. После включения электронного образа документа в СЭДО он заверяется ЭП сотрудника отдела по работе со служебной документацией, подтверждающей соответствие электронного образа документа его подлиннику на бумажном носителе. Не подлежат сканированию:

- сброшюрованные документы и другие текстовые материалы;

- книги, буклеты, карты, диаграммы, материалы форматом более А4, а также состоящие из листов разного формата;

- материалы с малоразборчивым текстом.

Электронные документы и электронные образы документов регистрируются в СЭДО после проверки действительности ЭП, не прошедшие проверку действительности - после получения подлинника документа на бумажном носителе.

73. Рассмотрению и исполнению подлежат документы только с отметкой о входящей регистрации.

74. При вводе основных реквизитов, поступившего в Министерство документа, в СЭДО осуществляется присвоение регистрационного номера документу, например:

ВХ-12/МИО-200,

где:

ВХ - вид документа (входящий);

12 - год;

МИО - Министерство имущественных отношений;

200 - порядковый номер.

На документах, оформленных на бумажном носителе, подлежащих регистрации, на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп, в который переносится присвоенный номер и дата поступления документа.

75. Документы, поступающие по электронной почте и факсимильной связи, регистрируются отделом учета и обработки документов как входящие документы. При поступлении документа по каналу факсимильной связи вместе с его подлинником обоим документам присваивается один и тот же регистрационный номер.

76. Поступившая в Министерство корреспонденция регистрируется в день ее получения.

Не подлежат регистрации следующие документы: повестка дня, пригласительные билеты, поздравительные письма и телеграммы, графики, заявки, разнарядки, сводки, информации, присланные для сведения, учебные планы, программы, рекламные материалы, книги, газеты, журналы, объяснительные записки, документы на иностранных языках без перевода, планы основных мероприятий, письма, присланные в копии для сведения, бухгалтерские документы, формы статистической отчетности, справочно-информационного характера.

77. В случае, если поступивший документ является ответом на запрос Министерства, сотрудники отдела по работе со служебной документацией указывают исполнителя исходящего документа. Если в документе имеется ссылка на какие-либо другие документы, то дается необходимая справка и подбираются эти документы.