Раздел I. Общие положения (п.п. 1 - 13)

Раздел I. Общие положения

1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве имущественных отношений Омской области (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к созданию официальных документов и организации работы с указанными документами в Министерстве имущественных отношений Омской области (далее - Министерство).

2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477, Государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденным постановлением Государственного Комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 3 марта 2003 года N 65-ст, Указом Губернатора Омской области от 16 марта 2010 года N 18 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Омской области", Регламентом Правительства Омской области, утвержденным Указом Губернатора Омской области от 24 февраля 2004 года N 34, Указом Губернатора Омской области от 8 мая 2003 года N 82 "О Правилах подготовки проектов правовых актов", Положением о Министерстве имущественных отношений Омской области, утвержденным Указом Губернатора Омской области от 10 февраля 2004 года N 26.

3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью системы электронного документооборота (далее - СЭДО) и других компьютерных технологий.

Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью (далее - ЭП), признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью соответствующего должностного лица, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Состав электронных документов, обращающихся в СЭДО Министерства, определяется перечнем документов, создание, хранение и использование которых при организации деятельности Министерства осуществляется в форме электронных документов (Приложение N 13 к Инструкции).

4. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются в соответствии с федеральным законодательством.

Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

5. Ведение делопроизводства и координацию деятельности структурных подразделений Министерства по вопросам ведения делопроизводства и документооборота, на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях Министерства осуществляет отдел по работе со служебной документацией управления делами, государственной службы и кадров Министерства (далее - Управление).

6. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях Министерства, соблюдение Инструкции в структурных подразделениях Министерства возлагается на их руководителей.

Назначаемые распоряжением Министерства, по представлению руководителей структурных подразделений, работники Министерства, ответственные за делопроизводство (далее - ответственные за делопроизводство), обеспечивают учет и сохранность документов, информируют руководителя структурного подразделения о состоянии исполнения контрольных документов, осуществляют ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурами дел, передачу их на хранение в архив Министерства, а также ознакомление работников Министерства с правовыми актами в сфере делопроизводства.

7. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. С документами следует знакомить работников, имеющих непосредственное отношение к их исполнению; в открытой переписке не должны содержаться данные, составляющие государственную тайну, а также сведения ограниченного распространения.

8. Передача документов или их копий лицам, не являющимся работниками Министерства, согласовывается с Министром имущественных отношений Омской области (далее - Министр) или его заместителями.

9. Работники Министерства несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов.

Права, обязанности и ответственность работников Министерства, участвующих в документационном обеспечении деятельности структурных подразделений Министерства, определяются должностными регламентами и должностными инструкциями.

Перед уходом в отпуск, выездом в командировку работник Министерства обязан передать по указанию непосредственного руководителя структурного подразделения все находящиеся у него на исполнении документы другому работнику, оформив передачу документов в СЭДО Министерства.

При увольнении или переходе на другую работу работник Министерства должен сдать непосредственному руководителю структурного подразделения все числящиеся за ним документы. Дела, взятые из архива Министерства, сдаются специалисту отдела по работе со служебной документацией.

10. При увольнении или переходе на другую работу ответственного за делопроизводство все числящиеся за ним служебные документы, печати, штампы, бланки должны быть переданы по акту непосредственному руководителю структурного подразделения или ответственному за делопроизводство в данном структурном подразделении.

Акт составляется в двух экземплярах, подписывается сдающим и принимающим дела работником Министерства и утверждается руководителем структурного подразделения. Первый экземпляр акта хранится в делах структурного подразделения, второй передается в отдел по работе со служебной документацией.

В случае утраты документа работник Министерства обязан немедленно доложить об этом непосредственному руководителю структурного подразделения и сообщить в отдел по работе со служебной документацией.

11. Работники Министерства знакомятся с Инструкцией под роспись при приеме на работу. Работники, назначенные ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, дополнительно проходят в отделе по работе со служебной документацией инструктаж по ведению делопроизводства. Инструктаж проводит начальник отдела по работе со служебной документацией.

12. Положения Инструкции распространяются на работу с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией в части подготовки документов к передаче на архивное хранение.

13. В настоящей Инструкции используются следующие понятия:

1) документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

2) делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание документов и организацию работы с ними в Министерстве;

3) документ - зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом, оформленная в установленном порядке и включенная в документооборот Министерства;

4) документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

5) подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

6) копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

7) заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются реквизиты, придающие ей юридическую силу;

8) регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе, фиксирующей факт его создания, отправления или получения;

9) номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Министерстве, с указанием сроков их хранения;

10) дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Министерства;

11) электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

12) сканирование документа - получение электронного образа документа;

13) система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

14) электронный документооборот - документооборот с применением СЭДО;

15) входящий документ - документ, поступивший в Министерство;

16) исходящий документ - документ, созданный в Министерстве и направляемый адресату;

17) внутренний документ - документ, который создается и обращается внутри Министерства.