Подраздел 3. Оформление реквизитов документов (п.п. 23 - 47)

Подраздел 3. Оформление реквизитов документов

23. Реквизит "Герб Омской области" помещается на бланках Министерства в соответствии с Законом Омской области "О гербе и флаге Омской области".

24. Реквизит "Наименование органа исполнительной власти" должен соответствовать наименованию Министерства, закрепленному в Положении о Министерстве, утвержденном Указом Губернатора Омской области от 10 февраля 2004 года N 26 "Об утверждении Положения о Министерстве имущественных отношений Омской области".

Данный реквизит печатается прописными буквами и располагается в левом верхнем углу при угловом расположении реквизитов, вверху по центру - при продольном расположении реквизитов.

25. Реквизит "Вид документа" располагается ниже реквизита "Наименование органа исполнительной власти" и печатается прописными буквами: РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРИКАЗ, АКТ и т.д. Реквизит выделяется полужирным шрифтом. Наименование вида документа не указывается в письмах.

26. В реквизите "Место составления (издания) документа" для документов Министерства местом составления (издания) документа указывается город Омск.

27. Реквизит "Справочные данные об органе исполнительной власти" содержит следующие сведения: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения (номера факсов, адрес электронной почты и др.). Указанный реквизит обязателен для бланка письма Министерства и располагается ниже реквизита "Наименование органа исполнительной власти".

Справочные данные о Министерстве: Орджоникидзе ул., д. 5, г. Омск, 644043, тел.: (3812)23-22-63, факс (3812)23-25-63, E-mail: post@mio.omskportal.ru, официальный сайт: www.mio.omskportal.ru.

28. В реквизите "Дата документа" проставляется дата подписания (организационно-распорядительные документы, письма и др.), дата утверждения (план, положение, отчет и др.) или дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт и др.).

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Датой документа, подписываемого совместно двумя или более должностными лицами, является дата более поздней подписи.

Все служебные отметки на документе, связанные с его происхождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Дата документа оформляется в следующей последовательности: число, месяц, год. Число и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например:

10.05.2008.

При подготовке правовых актов дата документа указывается словесно-цифровым способом в следующей последовательности: число (цифрами), месяц (словом), год (цифрами) с добавлением слова "год" в соответствующем падеже, без сокращения.

При подготовке финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты документа.

Подписанный ЭП электронный документ должен иметь метку времени - достоверную информацию о моменте подписания, которая присоединена к указанному электронному документу или иным образом связана с ним.

29. Реквизит "Регистрационный номер документа" состоит из присваиваемого при его регистрации порядкового номера документа, который может быть дополнен цифровым индексом структурного подразделения, определенного номенклатурой дел Министерства.

В исходящих письмах Министерства обязательно указывается индекс структурного подразделения Министерства.

В соответствии с видом принятого Министерством правового акта к порядковому номеру через дефис добавляются следующие буквы:

р - распоряжениям Министерства;

п - приказам Министерства.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

30. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа адресанта" используется в документах Министерства, которые подготовлены на входящие документы (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение и т.д.), и включает исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта, на который должен быть дан ответ.

Ссылка на регистрационный номер и дату исходящего документа адресанта, на который дается ответ, оформляется цифровым способом и включается в состав реквизитов документа - ответа, например:

на N 1975 от 27.02.2011.

31. Реквизит "Адресат" применяется при адресации документов в государственные органы, органы местного самоуправления, организации, должностным или физическим лицам.

При адресации документа в государственный орган, орган местного самоуправления, организацию, их структурные подразделения (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

                                              Федеральное агентство

                                              по строительству и жилищно-

                                              коммунальному хозяйству

                                              Хозяйственное управление

При адресации документа должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном, например:

                                                 Министерство образования

                                                 Омской области

                                                 Управление делами

                                                 Начальнику общего отдела

                                                 И.О. Фамилия

При адресации документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией.

При адресации документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

                                                     Министру образования

                                                     Омской области

                                                     И.О. Фамилия

В реквизите "Адресат" допускается использование официально принятых сокращений наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций. Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в органы государственной власти Омской области, федеральные органы исполнительной власти и постоянным корреспондентам.

При адресации документа в организацию указывается ее наименование, почтовый адрес, например:

                                       Открытое акционерное общество

                                       "Амурское речное пароходство"

                                       Бограта ул., д. 15, г. Красноярск,

                                       660049

При адресации документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно, например:

                                               Главам муниципальных

                                               образований Омской области

                                               (по списку)

Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа. Исключения составляют материалы по судебным делам, где может быть больше адресатов, которые должны быть указаны в соответствии с требованиями законодательства.

При адресации документа физическому лицу указывают его фамилию и инициалы, а затем полный почтовый адрес, например:

                                       Фамилия И.О.

                                       Садовая ул., д. 5, кв. 12,

                                       с. Курносово, Большереченский р-н,

                                       Омская обл., 644264

32. Реквизит "Наименование (или аннотация) документа" составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до одной страницы), и должен быть кратким, точно передающим содержание документа.

Наименование (или аннотация) документа, состоящего из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал. Количество строк в наименовании (или аннотации) документа может быть не более пяти. Если в документе отражено несколько вопросов, наименование (или аннотация) документа формулируется обобщенно.

Наименование (или аннотация) документа пишется с прописной буквы, оформляется без кавычек, точка в конце не ставится. Наименование (или аннотация) документа отделяется от текста одним-двумя межстрочными интервалами. Наименование (или аннотация) документа оформляется над текстом центрованным способом.

Наименование (или аннотация) документа должно отвечать на вопросы:

"о чем" ("о ком"), например:

О выдаче доверенности

"чего" ("кого"), например:

Должностной регламент начальника отдела

Наименование (или аннотация) документа составляется непосредственно исполнителем при подготовке документа.

33. Реквизит "Текст документа" должен отвечать следующим требованиям. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть кратким, ясным, точным и логичным.

Использование в документах новых иностранных терминов и выражений допускается, если отсутствуют имеющие тот же смысл русские термины иностранного происхождения, ставшие в русском языке общеупотребительными.

В тексте документа используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа, например: "просим предоставить", "направляем в Ваш адрес";

от первого лица единственного числа, например: "прошу выслать", "считаю необходимым";

от третьего лица единственного числа, например: "Министерство не возражает".

В письмах, подписанных Министром, заместителями Министра, следует обращаться от имени Министерства.

Если текст документа содержит ссылку на федеральный закон, то указываются его дата, номер и название. В случае если текст документа содержит ссылку на иной правовой акт, то указываются наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, наименование документа (если имеется).

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

При составлении текста в виде анкеты наименование признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего и прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились").

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, цифровое обозначение граф повторяется вверху на каждой странице.

Тексты распорядительных документов и писем, как правило, состоят из двух частей. В первой части указываются основания или причины составления документа. Во второй части излагаются решения, распоряжения, предложения, мнения, выводы, просьбы. Текст может содержать одну заключительную часть, например: приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов, то его можно разбивать на разделы, главы, параграфы, пункты, подпункты, абзацы.

В распорядительных документах, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу" и т.д.).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил" и т.д.).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили" и т.д.).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили" и т.д.).

Даты в тексте документа оформляются в соответствии с пунктом 28 Инструкции.

При написании чисел используются словесный (например: четыре метра, пять листов), цифровой (например: 30000, 125000000) и словесно-цифровой (например: 50 тысяч, 150 млн.) способы.

Словесно-цифровой способ применяется, как правило, для обозначения крупных круглых чисел.

При написании сложных существительных и прилагательных, имеющих в своем составе числительные, применяются словесный и словесно-цифровой способы (например, трехдневный, 150-летие, 25-процентный).

Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 28,5 метра, 25,4 процента, 46,2 квадратных метра, но 28,5 тысячи метров, 25 процентов.

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением (например, 80-е годы). Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения (например: начало XXI века). При написании подряд нескольких порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, наращение указывается только у последнего числительного, например: 8 - 10-е классы.

Римскими цифрами, как правило, обозначаются века, кварталы, порядковые номера конференций, конгрессов, международных объединений, ассамблей, спортивных состязаний, например: XX век, IV квартал, XII Олимпийские игры.

Употребляемые в тексте документа сокращения слов должны быть общепринятыми, а их написание - унифицировано. В документах используются сокращения и прочие обозначения, предусмотренные Правилами подготовки проектов правовых актов, утвержденными Указом Губернатора Омской области от 8 марта 2003 года N 82.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату названного Указа следует читать как "от 8 мая 2003 года"

При подготовке документов применяется текстовый редактор Microsoft Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов "Times New Roman" размером 14, документы оформляются на белой бумаге плотностью не менее 80 г/кв. м формата А4 (210 x 297 мм), если иное не предусмотрено Инструкцией. Текст печатается шрифтом черного цвета с применением компьютерной техники.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля от 2,75 до 3,5 см - левое, от 1,25 до 2,25 см - правое, верхнее и нижнее - от 2 до 2,5 см. Межстрочный интервал должен быть одинарным. Отступы абзацев (красная строка) должны составлять 1,25 см.

При оформлении документов не допускается использование оборотной стороны листа, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.

При подготовке документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.

Текст документа не должен содержать исправлений, пометок и пятен. Текст документа должен быть отпечатан отчетливо и ровно.

Не допускается сшивание, скрепление степлером листов документа.

34. Реквизит "Отметка о наличии приложений" в сопроводительных письмах оформляется под текстом письма от границы левого поля.

Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляется следующим образом:

Приложение: на 10 л. в 1 экз.

Если документ (за исключением организационно-распорядительных) имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов и экземпляров в каждом приложении. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

Приложение: 1. Проект постановления Правительства Омской области на 1 л. в 1 экз.;

2. Лист согласования на 2 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 28.01.2005 N 25 и приложение к нему, всего на 5 л.

Если приложения направляются не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес.

На приложении к правилам, инструкциям, программам и др. документам отметка о приложении проставляется на первом его листе в правом верхнем углу с указанием вида документа, его даты и номера, например:

                                                 Приложение N

                                                 к распоряжению Росархива

                                                 от 14.06.2006 N 135-р

Приложение к распорядительным документам Министерства оформляется согласно п. 52 Указа Губернатора Омской области от 8 мая 2003 года N 82 "О правилах подготовки проектов правовых актов".

35. Согласование документа с государственными органами, органами местного самоуправления и организациями, интересы которых затрагиваются документом, является внешним согласованием.

Внешнее согласование документа оформляется реквизитом "Гриф согласования", который включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО" (без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личную подпись, расшифровки подписи (инициалы и фамилию) и даты согласования, например:

                                          СОГЛАСОВАНО

                                          Министр транспорта

                                          Омской области

                                          Личная подпись     И.О. Фамилия

                                          Дата

Согласование документа оформляется визой на документе, на листе согласования или грифом согласования.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут оформляться на отдельном листе согласования.

36. Согласование проекта документа осуществляется посредством реквизита "Виза".

Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку (инициалы, фамилия) и дату визирования. При необходимости указывается должность визирующего.

Проекты документов визируются исполнителем, руководителем структурного подразделения и другими лицами, ответственными за подготовку проекта документа в Министерстве, в соответствии с законодательством и указаниями по исполнению документа.

Документы, представляемые на подпись Министру, визируются также заместителем Министра, курирующим структурное подразделение, подготовившее проект документа. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта документа.

На докладных, аналитических записках, заключениях, справках визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью.

Проекты приказов и распоряжений Министерства подлежат согласованию (визированию) управлением правового обеспечения Министерства и заместителем Министра, курирующим структурное подразделение.

Согласование проектов приказов, распоряжений Министерства проводится с использованием СЭДО, через базу "Библиотека документов" с получением отметки в СЭДО о результатах согласования с каждым участником согласования (возражаю, предлагаю изменения, подписать).

Согласование проектов приказов, распоряжений Министерства может осуществляться также в форме подписания листа согласования при отсутствии замечаний и предложений или с указанием в листе согласования на наличие замечаний с приложением указанных замечаний и предложений в письменной форме. При этом визы располагаются в следующей последовательности (сверху вниз): первый заместитель Министра, заместители Министра, руководители структурных подразделений, исполнители.

Если в ходе согласования проекта документа в него вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному согласованию.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

Согласование электронных документов производится с использованием ЭП должностного лица, визирующего документ.

37. Реквизит "Гриф утверждения" проставляется в правом верхнем углу первого листа документа, например:

                                         УТВЕРЖДАЮ

                                         Министр имущественных

                                         отношений Омской области

                                         Личная подпись      И.О. Фамилия

                                         Дата

Указанный реквизит используется при утверждении документов, в случаях, установленных законодательством.

При утверждении документа руководителями двух организаций грифы утверждения располагаются на одном уровне:

УТВЕРЖДАЮ                                УТВЕРЖДАЮ

Министр транспорта                       Министр образования

Омской области                           Омской области

Личная подпись                           Личная подпись

              И.О. Фамилия                             И.О. Фамилия

Дата                                     Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагаются один под другим в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.

При утверждении документа другим документом "Гриф утверждения" оформляется следующим образом:

                                               УТВЕРЖДЕНО

                                               приказом Министерства

                                               имущественных отношений

                                               Омской области

                                               от 14 июня 2007 г. N 104-п

Утверждение электронного документа производится с использованием ЭП должностного лица, утвердившего документ.

38. В состав реквизита "Подпись