Подраздел 14. Составление номенклатуры и формирование дел (п.п. 97 - 106)

Подраздел 14. Составление номенклатуры и формирование дел

97. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в Министерстве, с указанием сроков хранения, оформленный в установленной форме (приложение N 15).

Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в Министерстве. Она намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а также используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

98. При составлении номенклатур дел в Министерстве необходимо руководствоваться Положением о Министерстве, штатным расписанием Министерства, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, номенклатурой дел за предыдущие годы.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, согласовывается архивариусом Группы и подписывается руководителем структурного подразделения (приложение N 16).

Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел структурного подразделения и представить ее в Группу на согласование.

99. На основе номенклатур дел структурных подразделений архивариусом Группы составляется номенклатура дел Министерства, которая одобряется экспертной комиссией Министерства (далее - ЭК) и далее направляется на согласование в экспертно-проверочную комиссию органа исполнительной власти Омской области, уполномоченного в области управления архивным делом в Омской области (далее - ЭПК), после чего утверждается Министром.

Номенклатура дел Министерства согласовывается с ЭПК не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры Министерства утверждается новая номенклатура дел.

100. После утверждения номенклатуры дел Министерства структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел Министерства в конце каждого года уточняется, утверждается Министром и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

101. Названиями разделов номенклатуры дел Министерства являются названия структурных подразделений. В номенклатуре дел Министерства разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Министерства.

В номенклатуру дел Министерства включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы и вопросы деятельности Министерства, кроме печатных изданий. Ведение дел вне номенклатуры не допускается.

102. Графы номенклатур дел Министерства, структурных подразделений заполняются следующим образом:

- в графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Министерстве цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре;

- в графу 2 дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатур дел Министерства и структурных подразделений определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Первыми в номенклатуре дел располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, документы по деятельности структурных подразделений, затем переписка, журналы.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовок дела должен начинаться с указания вида документа (приказы, протоколы, планы, переписка и т.д.).

Если дело состоит из документов нескольких видов по одному вопросу, то при составлении заголовка употребляется термин "документы", а в скобках указывается 3 - 4 вида документов, которые вошли в дело, например:

Документы по повышению квалификации врачей (планы, инструкции, справки).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указываются периодичность (месяц, квартал, год) и характер этой документации.

В заголовках дел статистических отчетов по определенной форме номер формы указывается в скобках (как дополнение к заголовку), например:

Годовой статистический отчет о травматизме на производстве (ф. 7 - травматизм);

- в графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года;

- в графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню;

- в графе 5 указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, сведения о переходящих делах, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

103. В случае возникновения необходимости в течение календарного года в номенклатуру дел Министерства могут быть внесены дополнения.

По окончании календарного года в конце номенклатуры дел Министерства делается итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел в Министерстве, отдельно постоянного и временного хранения (приложение N 17).

104. Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формирование дел осуществляется в структурных подразделениях.

Методическое руководство и контроль за правильностью формирования дел осуществляет Группа.

105. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

- помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, личных дел;

- включать в дело по одному экземпляру каждого документа (в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, черновики);

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

- по объему дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом поле с добавлением надписи "т. 1", "т. 2" и т.д.

Документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления).

Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.

106. Правовые акты Министерства группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Приказы (распоряжения) по основной деятельности группируются отдельно от приказов (распоряжений) по личному составу в соответствии с установленными сроками хранения.

Приказы (распоряжения) о командировках, отпусках, дисциплинарных взысканиях формируются в отдельное дело.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Поручения вышестоящих органов и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности и по хронологии в порядке номеров поручений.

Утвержденные планы, отчеты, бюджеты, сметы и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Лицевые счета сотрудников по заработной плате группируются в пределах года в отдельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке по фамилиям сотрудников.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы Министерства и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Переписка с вышестоящими органами группируется по определенным вопросам.