Подраздел 16. Оформление дел (п.п. 109 - 112)

Подраздел 16. Оформление дел

109. Дела в структурных подразделениях подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений, ответственными за ведение делопроизводства, при методической помощи и под контролем Группы.

110. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дел предусматривает:

- подшивку или переплет дела, за исключением случаев, предусмотренных пунктами 4.1.5, 4.1.6 Основных правил работы ведомственных архивов, утвержденных приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 года N 263;

- нумерацию листов дела;

- составление заверительной надписи дела;

- составление при необходимости внутренней описи документов;

- оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранение в скоросшивателях, не проводится пересистематизация документов в деле, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не составляются.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверительной надписи дела и внутренней описи, нумеруются.

Листы нумеруются графитным карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или могут сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Фотографии, иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

В конце дела на специальном листе-заверителе составляется заверительная надпись для учета количества листов в деле (приложение N 19).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности, даты составления.

111. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, характеризующихся определенной спецификой (личные дела, документы о награждении), на отдельном листе составляется внутренняя опись документов дела (приложение N 20).

112. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме (приложение N 21).

На обложке дела указываются:

- наименование Министерства (фондообразователя);

- наименование структурного подразделения;

- индекс дела;

- заголовок дела;

- дата дела (тома, части);

- количество листов в деле;

- срок хранения дела;

- архивный шифр дела.

При оформлении обложки дела наименование Министерства указывается полностью (в именительном падеже).

Заголовки дел переносятся на обложку из номенклатуры дел Министерства.

При оформлении даты дела проставляются крайние даты, то есть даты самого раннего и самого позднего документа, которые включены в дело.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты первого и последнего заседаний.

Датой личного дела являются даты подписания приказов (распоряжений) о приеме-увольнении сотрудника, на которого оно заведено.

При обозначении даты документов сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и срок хранения дела, который переносится на обложку дела из номенклатуры дел Министерства. На делах постоянного хранения пишется "Хранить постоянно".