Подраздел 19. Передача документов в архив Министерства (п.п. 116 - 118)

Подраздел 19. Передача документов в архив Министерства

116. Для хранения документов постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также документов по личному составу, их учета, использования в Министерстве образован архив.

В архив Министерства передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу через 2 года после завершения дел в делопроизводстве и использования в структурном подразделении. Их передача производится только по описи дел структурного подразделения.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

117. Передача дел в архив Министерства осуществляется по графику, составленному архивариусом Группы, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному Министром.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив Министерства архивариусом Группы предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел структурного подразделения, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения. Все выявленные недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники структурного подразделения обязаны устранить.

118. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Министерства. Передача дел осуществляется по описям дел структурного подразделения и номенклатуре дел структурного подразделения.