Подраздел 15. Экспертиза ценности документов (п.п. 107 - 108)

Подраздел 15. Экспертиза ценности документов

107. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на хранение.

Экспертиза ценности документов в Министерстве проводится при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам, при подготовке к последующему хранению.

108. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Министерстве создана постоянно действующая ЭК, положение о которой утверждается правовым актом Министерства после согласования с органом исполнительной власти Омской области, уполномоченным в области управления архивным делом в Омской области.

Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в структурных подразделениях совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством Группы.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляются отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Министерства, отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков хранения и номенклатуры дел Министерства путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.

По результатам экспертизы ценности документов составляют описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении документов, не подлежащих хранению (приложение N 18).

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, производятся после составления и утверждения ЭПК годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Одобренные ЭК акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются Министром, после этого документы, включенные в данные акты, могут быть уничтожены.