X. Организация работы с документами коллегиальных (совещательных) органов Администрации города Омска, структурных подразделений в СЭДД (п.п. 98 - 105)

X. Организация работы с документами коллегиальных (совещательных) органов Администрации города Омска, структурных подразделений в СЭДД

98. Для организации работы с документами коллегиальных (совещательных) органов Администрации города Омска и структурных подразделений в СЭДД используется модуль "Заседания", состоящий из БД "Заседания" и БД "Протоколы заседания".

99. Секретарь заседания в БД "Заседания" формирует повестку дня, где заполняет следующие поля:

1) "Дата" - дата проведения заседания коллегиального (совещательного) органа (заполняется вручную);

2) "Время" - время начала проведения заседания коллегиального (совещательного) органа;

3) "Место" - адрес и место проведения заседания коллегиального (совещательного) органа;

4) "Приглашенные" - участники заседания коллегиального (совещательного) органа.

100. Секретарь заседания в повестке дня указывает список вопросов. По каждому вопросу секретарь заседания:

1) заполняет поля:

- "Список докладчиков";

- "Ответственный за подготовку вопроса повестки дня";

- "Время доклада" - время на обсуждение доклада;

2) формирует проект решения по вопросам заседания;

3) размещает информационные материалы по вопросам заседания, предоставленные ему лицами, ответственными за подготовку вопросов повестки дня.

101. После утверждения повестки дня руководителем секретарь заседания формирует и рассылает приглашения участникам заседания. В СЭДД формируются соответствующие уведомления.

102. После проведения заседания и подписания (утверждения) протокола заседания секретарь заседания регистрирует проект протокола заседания в БД "Протоколы заседаний".

103. В БД "Протоколы заседаний" создается РКК документа, в которой заполняются следующие закладки:

1) "Реквизиты":

- "Заголовок" - краткое отражение содержания документа:

- "Подпись" - указывается руководитель, подписывающий документ;

- "Тема документа" - тематика документа (из предложенного СЭДД списка);

- "Содержание" - электронный образ протокола заседания;

2) "Рассылка" - список адресатов, в соответствии с которым проект протокола будет разослан после регистрации;

3) "Связи" - содержит информацию о логической связи между документами, хранящимися в СЭДД;

4) "Отношение к делу" - содержит информацию о номенклатуре и архивном хранении документа.

104. Секретарь заседания или пользователь СЭДД, осуществляющий контроль исполнения поручений (резолюций) коллегиального (совещательного) органа, создает поручения по зарегистрированному протоколу.

105. Сотрудник, указанный в поручении как исполнитель, получает в СЭДД соответствующее уведомление.