Подраздел 20. Поисковая система по электронным документам (п.п. 149 - 151)

Подраздел 20. Поисковая система по электронным документам

149. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Министерстве используется поисковая система по документам. Поисковая система может создаваться как в традиционном, так и в электронном виде в СЭДО.

150. В целях учета и поиска документов в СЭДО используются следующие обязательные сведения о документах:

адресант;

адресат;

должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

вид документа;

дата документа;

номер документа;

дата поступления документа;

входящий номер документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа;

наименование текста;

индекс дела;

сведения о переадресации документа;

количество листов основного документа;

количество приложений;

общее количество листов приложений;

указания по исполнению документа;

должность, фамилия и инициалы исполнителя;

отметка о конфиденциальности.

В СЭДО в зависимости от характера документа и задач использования информации могут включаться следующие дополнительные сведения:

ключевые слова;

содержание;

должностное лицо, поставившее документ на контроль;

промежуточные сроки исполнения;

перенос сроков исполнения;

срок хранения документа;

вид доставки документа (почтой, факсом и т.д.).

В СЭДО вводится текст распознанного документа для осуществления полнотекстового поиска.

151. Поисковые запросы в электронном виде организуются в СЭДО.