Подраздел 7. Регистрация поступающих документов (п.п. 66 - 75)

Подраздел 7. Регистрация поступающих документов

66. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования. Документы регистрируются независимо от способа их доставки.

Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Не подлежат регистрации в Министерстве материалы справочно-информационного характера, перечисленные в приложении N 10 к Инструкции.

67. Регистрация документов производится в зависимости от вида документа, автора и содержания. В группе документационного обеспечения регистрируются и учитываются документы, поступившие на имя Министра образования Омской области, первого заместителя Министра образования Омской области, заместителя Министра образования Омской области.

Информация об изменениях:

Приказом Министерства образования Омской области от 19 декабря 2011 г. N 58 в пункт 68 настоящего приложения внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

68. Документы регистрируются и учитываются группой документационного обеспечения в СЭДО с внесением следующих основных реквизитов:

входящий номер документа;

дата поступления документа;

адресант;

адрес адресанта;

номер документа;

дата документа;

должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

наименование документа (заголовок документа);

вид документа;

вид доставки документа;

должностное лицо, поставившее документ на контроль;

содержание;

указания по исполнению документа.

Текст документа, поступившего по почте или на бумажной основе, преобразуется путем сканирования в электронную форму (графический образ) - многостраничный графический файл. Не подлежат преобразованию в электронную форму:

сброшюрованные документы и другие текстовые материалы;

книги, буклеты, карты, диаграммы, материалы форматом более А4, а также состоящие из листов разного формата;

материалы с малоразборчивым текстом;

письма граждан, приложенные к документам.

Электронные документы, поступившие от участников СЭДО, регистрируются в СЭДО после получения оригинала письма на бумажном носителе, оригиналу после поступления присваивается тот же номер.

69. При вводе основных реквизитов поступившего в Министерство документа в СЭДО осуществляется присвоение регистрационного номера документу, например:

ВХ-10/МОБР-1000,

где:

ВХ - вид документа (входящий);

10 - год;

МОБР - Министерство образования Омской области;

1000 - порядковый номер.

На документах, подлежащих регистрации, на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп, который содержит дату поступления и регистрационный номер.

70. Документы, поступающие по электронной почте и факсимильной связи, регистрируются группой документационного обеспечения как входящие документы. При поступлении документа по каналу факсимильной связи вместе с его подлинником обоим документам присваивается один и тот же регистрационный номер.

71. Телеграммы регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на исполнение.

72. После регистрации документы передаются на рассмотрение Министру образования Омской области, первому заместителю Министра образования Омской области, заместителям Министра образования Омской области, руководителям департаментов Министерства. Срочные документы передаются незамедлительно через помощника (советника) Министра.

73. В случае если поступивший документ является ответом на запрос, работники группы документационного обеспечения подбирают документы, на которые имеется ссылка, и связывают их с помощью СЭДО.

74. Все зарегистрированные документы после исполнения списываются "в дело" руководителем, давшим поручение и установившим срок его исполнения. Информация об исполнении документа заносится в СЭДО с внесением номера дела по номенклатуре дел, в котором будет находиться документ.

75. В случае изменения резолюции или в случае переадресации документов между структурными подразделениями Министерства указанная передача осуществляется через группу документационного обеспечения, при этом документы вторично не регистрируются.