Приложение. Инструкция по делопроизводству в Главном государственно-правовом управлении Омской области

Приложение
к приказу Главного
государственно-правового
управления Омской области
от 17 февраля 2014 года N 4п/1

Инструкция
по делопроизводству в Главном государственно-правовом управлении Омской области

С изменениями и дополнениями от:

11 сентября 2015 г.

1. Общие положения

1. Настоящая Инструкция устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Главного государственно-правового управления Омской области (далее - Главное управление) документов.

2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477, Государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 3 марта 2003 года N 65-ст (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), Указом Губернатора Омской области от 2 августа 2013 года N 113 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Омской области", Регламентом Правительства Омской области, утвержденным Указом Губернатора Омской области от 24 февраля 2004 года N 34 (далее - Регламент Правительства Омской области), Регламентом взаимодействия участников электронного документооборота в государственной информационной системе Омской области "Единая система электронного документооборота органов исполнительной власти Омской области", утвержденным приказом Главного управления информационных технологий и связи Омской области от 31 декабря 2013 года N 13.

3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, которые осуществляются с применением информационных технологий.

4. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются в соответствии с федеральным и областным законодательством.

Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе требований настоящей Инструкции, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Главного управления осуществляются работниками общего отдела управления организации деятельности Главного управления (далее - общий отдел Главного управления).

6. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях Главного управления, своевременное и качественное исполнение документов, а также их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений Главного управления.

7. Организация работы с документами в делопроизводстве Главного управления представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив Главного управления в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации и методическими документами Федерального архивного агентства.

8. В настоящей Инструкции используются следующие понятия:

1) поступающие документы:

- документы, поступающие в Главное управление от юридических или физических лиц;

- документы, поступающие непосредственно в управление записи актов гражданского состояния Главного управления (далее - управление ЗАГС), в отделы управления ЗАГС, расположенные в городе Омске (далее - отделы управления ЗАГС), или советникам управления ЗАГС по соответствующему муниципальному району Омской области (далее - структурные подразделения управления ЗАГС);

2) отправляемые документы:

- документы, отправляемые Главным управлением юридическим или физическим лицам;

- документы, отправляемые управлением ЗАГС, отделами управления ЗАГС, структурными подразделениями управления ЗАГС в организации или физическим лицам;

3) внутренние документы - документы, создаваемые в структурных подразделениях Главного управления и, в случае необходимости, отправляемые работниками Главного управления в процессе работы (служебные записки, инструкции, регламенты, протоколы заседаний коллегии Главного управления, протоколы заседаний комиссий, рабочих групп Главного управления и т.п.);

4) электронные документы - документы, создаваемые без предварительного документирования на бумажном носителе, информация в которых представлена в электронно-цифровой форме с реквизитами, позволяющими идентифицировать эту информацию и ее автора.

9. Поступающие, отправляемые и внутренние документы регистрируются отдельно.

2. Организация документооборота и исполнения поручений

2.1. Организация документооборота

10. Движение документов в Главном управлении с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

11. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Главном управлении, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях Главного управления, должностными регламентами и инструкциями работников Главного управления.

12. В документообороте Главного управления используется система электронного документооборота (далее - СЭДО Главного управления), входящая в состав государственной информационной системы Омской области "Единая система электронного документооборота органов исполнительной власти Омской области" (далее - ЕСЭДО) и предназначенная для создания, согласования, регистрации и осуществления контроля исполнения документов, поступающих в Главное управление на согласование, а также для ведения учета оборота поступающих, отправляемых и внутренних документов Главного управления.

Документы, создаваемые в Главном управлении и поступающие в Главное управление на бумажном носителе (кроме документов, указанных в абзацах третьем - пятом пункта 51 настоящей Инструкции), включаются в СЭДО Главного управления после сканирования и создания электронных образов документов.

Работник общего отдела Главного управления обеспечивает соответствие электронных образов отправляемых документов Главного управления бумажным носителям.

13. Администрирование СЭДО Главного управления осуществляется работниками управления информационных технологий Главного управления.

Информация об изменениях:

Приказом Главного государственно-правового управления Омской области от 11 сентября 2015 г. N 20п/1 пункт 14 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

14. На подпись начальнику Главного управления передаются документы по вопросам государственно-служебных (трудовых) отношений Главного управления с работниками Главного управления, лицами, с которыми прекращены государственно-служебные (трудовые) отношения, а также по иным вопросам в кадровой сфере (далее - кадровые вопросы), проекты правовых актов Главного управления, за исключением проектов распоряжений Главного управления, указанных в абзаце третьем пункта 133 настоящей Инструкции, служебные записки, заявления и иные документы в отношении работников Главного управления начиная с должности государственной гражданской службы Омской области "советник" и выше, а также лиц, не являющихся работниками Главного управления, в случаях, предусмотренных законодательством.

Иные документы по кадровым вопросам, за исключением проектов распоряжений Главного управления, указанных в абзаце четвертом пункта 133 настоящей Инструкции, передаются на подпись заместителю начальника Главного управления в соответствии с распределением обязанностей между заместителями начальника Главного управления.

2.2. Исполнение поручений в Главном управлении

Информация об изменениях:

Приказом Главного государственно-правового управления Омской области от 11 сентября 2015 г. N 20п/1 в пункт 15 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

15. В Главном управлении осуществляется исполнение поручений:

- Губернатора Омской области;

- Правительства Омской области;

- первого заместителя Председателя Правительства Омской области;

- заместителей Председателя Правительства Омской области;

- содержащихся в правовых актах Губернатора Омской области и Правительства Омской области;

- содержащихся в правовых актах Главного управления;

- содержащихся в поручениях:

- начальника Главного управления, в том числе данных на аппаратных совещаниях;

- заместителя начальника Главного управления;

- начальника управления Главного управления;

- начальника отдела (сектора) Главного управления.

3. Подготовка и оформление документов

3.1. Бланки документов

16. В Главном управлении документы оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Бланки изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм). Допускается оформление документов на бланках, изготавливаемых на стандартных листах бумаги формата А5 (148 x 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля: левое - от 2,5 до 3,5 см, правое - от 1,25 до 2,25 см, верхнее и нижнее - от 2 до 2,5 см. Межстрочный интервал должен быть одинарным. Отступы абзацев (красная строка) должны составлять 1,25 см.

Бланки писем Главного управления могут изготавливаться средствами оперативной полиграфии или с помощью компьютерной техники.

При подготовке электронных документов используются электронные шаблоны бланков документов, идентичные бланкам на бумажном носителе.

Внутренние документы оформляются без бланков.

17. В Главном управлении применяются следующие бланки:

- приказа Главного управления (приложение N 1);

- распоряжения Главного управления (приложение N 2);

- письма Главного управления (приложение N 3);

- письма управления ЗАГС (приложение N 4);

- письма отдела управления ЗАГС (приложение N 5);

- письма структурного подразделения управления ЗАГС (приложение N 6);

- поручений должностных лиц Главного управления (приложение N 7).

18. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Главного управления, являются:

1) герб Омской области;

2) наименование Главного управления;

3) должность лица, подписавшего документ;

4) подпись должностного лица;

5) вид документа;

6) место составления (издания) документа;

7) справочные данные о Главном управлении;

8) адресат;

9) дата документа;

10) регистрационный номер документа;

11) наименование документа;

12) текст документа;

13) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

14) отметка о наличии приложений;

15) гриф согласования;

16) гриф утверждения;

17) виза;

18) оттиск печати;

19) отметка о заверении копии;

20) отметка об исполнителе;

21) указания по исполнению документа;

22) отметка о контроле документа;

23) отметка об исполнении документа;

24) отметка о конфиденциальности;

25) отметка о поступлении документа.

19. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

3.2. Печати и штампы Главного управления

20. В делопроизводстве Главного управления используются печати с изображением:

- Государственного герба Российской Федерации;

- Государственного герба Российской Федерации и наименованием органа записи актов гражданского состояния;

- герба Омской области.

В делопроизводстве Главного управления также используются другие печати и штампы (приложение N 8).

Кроме указанных печатей, в структурных подразделениях Главного управления применяются металлические выжимные печати для опечатывания помещений, шкафов и сейфов.

21. Печатью заверяются подписи начальника Главного управления, заместителя начальника Главного управления, начальника управления финансов и экономики - главного бухгалтера Главного управления, а также других должностных лиц, которым предоставлены соответствующие полномочия. Оттиск печати ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным соответствующим образом.

22. Изготовление печатей и штампов в Главном управлении осуществляется казенным учреждением Омской области "Центр хозяйственного обслуживания Главного государственно-правового управления Омской области" по письменной заявке (служебной записке руководителя структурного подразделения Главного управления на имя начальника Главного управления) в организациях, имеющих сертификат на соответствующий вид деятельности.

23. Учет печатей и штампов Главного управления, контроль их применения, ответственность за законность использования и надежность хранения возлагаются на руководителей структурных подразделений Главного управления, в которых применяются данные печати и штампы.

Учет печатей и штампов структурных подразделений Главного управления ведется по журналу учета печатей и штампов (приложение N 9).

Листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и заверяются печатью структурного подразделения Главного управления.

24. Запрещается передача печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, герба Омской области (далее - гербовые печати) посторонним лицам без разрешения начальника Главного управления.

25. Работник Главного управления, отвечающий за применение печатей и штампов, при прекращении служебного контракта (трудового договора) обязан сдать их руководителю соответствующего структурного подразделения или в отдел государственной службы и кадров управления организации деятельности Главного управления (далее - отдел государственной службы и кадров Главного управления) в случае увольнения руководителя структурного подразделения Главного управления.

26. Гербовые печати хранятся в сейфах, иные печати и штампы могут храниться в надежно запираемых шкафах (ящиках).

27. Уничтожение печатей и штампов производится по акту (приложение N 10), составленному специально созданной комиссией, состоящей из руководителя структурного подразделения Главного управления, в котором находится данная печать (штамп), и двух работников этого структурного подразделения.

В соответствующем структурном подразделении Главного управления акту присваивается учетный номер. При этом с началом каждого календарного года нумерация начинается с единицы.

Акт об уничтожении печати (штампа) до конца календарного года находится в соответствующем структурном подразделении Главного управления, затем передается в архив Главного управления.

3.3. Подготовка и оформление доверенностей

28. Доверенность оформляется на представителя Главного управления для подтверждения его полномочий перед третьими лицами на совершение сделок, получение товарно-материальных ценностей или других действий.

Доверенность оформляется на бланке письма Главного управления как отправляемый документ Главного управления. Вид документа "ДОВЕРЕННОСТЬ" печатается прописными буквами, выравнивается по центру и отделяется двумя - тремя межстрочными интервалами от текста доверенности.

29. В тексте доверенности указываются следующие сведения:

- фамилия, имя, отчество, должность и паспортные данные лица, которому выдана доверенность (при необходимости);

- организация, в которой производятся действия по доверенности;

- вид действия;

- перечень полномочий;

- образец подписи лица, получившего доверенность (при необходимости);

- иные сведения в соответствии с законодательством.

30. Доверенность оформляется в двух экземплярах:

- первый экземпляр (оригинал) выдается лицу, указанному в доверенности в качестве представителя;

- второй экземпляр (копия) с визами исполнителя, руководителя соответствующего структурного подразделения Главного управления и лица, ответственного за проведение лингвистической экспертизы, хранится в общем отделе Главного управления.

31. Доверенности регистрируются в общем отделе Главного управления и имеют единую порядковую нумерацию в числе отправляемых документов Главного управления. При этом с началом каждого календарного года нумерация начинается с единицы.

Изготовление копий доверенностей на представителя Главного управления осуществляется лицом, указанным в доверенности в качестве представителя, путем ксерокопирования подлинника документа.

Верность копии доверенности свидетельствуется работником общего отдела Главного управления проставлением и заполнением штампа "Копия верна".

В случае расторжения трудового договора (служебного контракта) с работником, указанным в доверенности в качестве представителя Главного управления, до истечения срока действия доверенности оригинал доверенности подлежит возврату в общий отдел Главного управления. Возврат доверенности обеспечивает отдел государственной службы и кадров Главного управления совместно с общим отделом Главного управления.

3.4. Оформление договоров (соглашений)

32. Проекты договоров (соглашений) Омской области, поступившие в Главное управление на согласование, рассматриваются в порядке, установленном Регламентом Правительства Омской области в соответствии с законодательством.

33. Проекты договоров (соглашений), подготовленные в Главном управлении, последовательно визируются исполнителем, начальником отдела (сектора) Главного управления, подготовившего проект, работником Главного управления, ответственным за проведение лингвистической экспертизы, начальником управления Главного управления, заместителем начальника Главного управления, координирующим деятельность соответствующего структурного подразделения Главного управления (если не он подписывает договор (соглашение)).

Проекты гражданско-правовых договоров, подготовленные в Главном управлении в соответствии с Федеральным законом от 5 апреля 2013 года N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" (далее - Федеральный закон N 44-ФЗ), последовательно визируются исполнителем, начальником отдела (сектора) управления, подготовившего проект договора, начальником отдела финансового контроля и организации закупок управления финансов и экономики Главного управления, начальником управления финансов и экономики - главным бухгалтером Главного управления, начальником соответствующего управления Главного управления и передаются на подпись начальнику Главного управления или его заместителю в соответствии с распределением обязанностей между заместителями начальника Главного управления.

34. После подписания договор (соглашение), заключаемый Главным управлением, регистрируется в общем отделе Главного управления, где ему присваивается регистрационный номер начиная с первого в пределах календарного года. Датой договора (соглашения) Главного управления является дата его подписания в Главном управлении.

4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

4.1. Подготовка и оформление служебных записок

Информация об изменениях:

Приказом Главного государственно-правового управления Омской области от 11 сентября 2015 г. N 20п/1 в пункт 35 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

35. Служебные записки готовятся как:

- отчеты о выполнении поручений начальника Главного управления, его заместителей, руководителей структурных подразделений Главного управления;

- сопроводительные письма к проектам ответов;

- инициативные письма.

36. Работник общего отдела Главного управления осуществляет регистрацию служебных записок и их передачу должностным лицам Главного управления, которым они адресованы.

37. Служебные записки оформляются без бланка (приложение N 11). В правом верхнем углу служебной записки располагаются наименование должностного лица Главного управления, которому она адресована, наименование должности работника Главного управления, подготовившего служебную записку, его инициалы, фамилия. Данные реквизиты выравниваются относительно левого края самой длинной строки или границы правого поля листа.

Текст служебной записки может начинаться с расположенных по центру слов "Служебная записка" или с обращения к адресату.

После текста служебной записки располагаются подпись работника Главного управления, подготовившего служебную записку, и дата.

Правила оформления служебных записок на бумажном носителе распространяются на оформление служебных записок в электронной форме.

4.2. Подготовка и оформление протоколов заседаний (совещаний)

38. В ходе проведения заседания (совещания) рабочей группы, коллегиального или совещательного органа Главного управления составляется протокол, отражающий все существенные сведения о ходе заседания (совещания).

39. Ведение записей во время заседания (совещания), сбор документов и подготовка текста протокола возлагаются на секретаря коллегиального (совещательного) органа или специалиста Главного управления, ведущего протокол заседания (совещания). Текст протокола составляется не позднее трех дней со дня проведения заседания (совещания).

Датой протокола является дата заседания (совещания).

Протокол заседания (совещания) подписывает председательствующий и секретарь заседания (совещания).

Секретарь заседания (совещания) подготавливает выписки из протокола и направляет их исполнителям, которым даны поручения на данном заседании (совещании).

Информация об изменениях:

Приказом Главного государственно-правового управления Омской области от 11 сентября 2015 г. N 20п/1 в пункт 40 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

40. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседания коллегии Главного управления, протоколы экспертной комиссии Главного управления и т.п.

41. Документы заседания коллегиального (совещательного) органа Главного управления оформляются согласно приложению N 12 к настоящей Инструкции.

4.3. Подготовка и оформление решений, принятых на аппаратных совещаниях начальника Главного управления

Информация об изменениях:

Приказом Главного государственно-правового управления Омской области от 11 сентября 2015 г. N 20п/1 в пункт 42 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

42. Для решения текущих вопросов деятельности Главного управления начальник Главного управления проводит аппаратное совещание.

В состав участников аппаратного совещания входят:

- заместители начальника Главного управления;

- начальники управлений Главного управления;

- руководитель казенного учреждения Омской области "Центр хозяйственного обслуживания Главного государственно-правового управления Омской области";

- советник Главного управления, являющийся секретарем аппаратного совещания.

В случае отсутствия указанных лиц в аппаратном совещании принимают участие лица, временно исполняющие их обязанности.

Информация об изменениях:

Приказом Главного государственно-правового управления Омской области от 11 сентября 2015 г. N 20п/1 в пункт 43 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

43. По итогам аппаратных совещаний оформляется перечень поручений начальника Главного управления (далее - перечень поручений).

Перечень поручений - документ, содержащий систематизированное перечисление поручений начальника Главного управления.

Образец оформления перечня поручений приведен в приложении N 13 к настоящей Инструкции.

Проект перечня поручений подготавливается советником Главного управления и представляется начальнику Главного управления для утверждения в течение одного рабочего дня после аппаратного совещания.

Регистрация поручения, доведение до исполнителя его содержания и сроков исполнения осуществляются советником Главного управления в СЭДО Главного управления.

Отчеты об исполнении поручений исполнитель направляет посредством СЭДО Главного управления советнику Главного управления, который обеспечивает контроль исполнения поручений.

4.4. Подготовка и оформление актов

44. В целях подтверждения факта, события, действия составляется акт.

Текст акта (кроме первичного учетного документа) состоит из трех частей: вводная часть, констатирующая часть и, как правило, часть, содержащая выводы.

Во вводной части указывается основание для составления акта (наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и название), перечисляются лица, составившие акт.

В констатирующей части излагаются цели, задачи и сущность проведенной работы, установленные факты, события, действия.

В заключительной части делаются выводы и даются рекомендации. Эта часть необязательна, акт может заканчиваться констатацией фактов.

После текста указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение (эта часть также необязательна, если иное не установлено законодательством).

45. Акт включает в себя:

- наименование Главного управления;

- слово "Акт";

- дату составления акта;

- место составления акта;

- название акта;

- гриф утверждения акта (при необходимости);

- текст акта;

- подписи лиц, составивших акт;

- печать.

46. При необходимости в целях подтверждения факта, события, действия создается комиссия на основании распоряжения Главного управления.

Подписи должностных лиц или членов комиссии, составивших акт, располагаются в той же последовательности, как и в вводной части, но без указания должностей, например:

"Председатель	(личная подпись)	И.О. Фамилия
Члены комиссии:	(личная подпись)	И.О. Фамилия
	(личная подпись)	И.О. Фамилия".

4.5. Подготовка и оформление положений, правил, инструкций, регламентов

47. Положения, правила, инструкции, регламенты создаются как самостоятельные виды внутренних документов, которые утверждаются должностными лицами Главного управления в соответствии с распределением обязанностей.

Порядок подготовки проекта положения, правил, инструкции, регламента соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов Главного управления.

Текст положения, правил, инструкции, регламента печатается на стандартных листах бумаги формата А4 с отметкой о приложении к правовому акту, которым утверждается.

В разделе "Общие положения" указываются основания разработки, основное назначение, сфера распространения, ответственность за нарушение установленных правил.

Текст положения, правил, инструкции, регламента может делиться на пункты и подпункты, нумерация которых производится арабскими цифрами.

Текст положения, правил, инструкции, регламента излагается от 3-го лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

4.6. Подготовка и оформление телеграмм и телефонограмм

48. Телеграмма составляется в том случае, когда необходима срочная передача информации адресату.

Телеграммы печатаются на стандартных листах бумаги без бланка в двух экземплярах (приложение N 14).

Адрес телеграммы состоит из телеграфного наименования пункта назначения и точного наименования адресата.

К телеграмме одного содержания, направляемой в несколько адресов, составляется указатель рассылки, завизированный составителем телеграммы.

Текст телеграммы излагается на одной стороне листа кратко, без переноса слов, абзацев. Цифры в тексте телеграммы пишутся прописью.

В конце текста телеграммы проставляется ее регистрационный номер, который оформляется аналогично проставлению номеров на отправляемых документах Главного управления.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой, с указанием должности, инициалов и фамилии должностного лица, подписавшего телеграмму.

Проект телеграммы от имени начальника Главного управления (заместителя начальника Главного управления) до представления ее на подпись указанным лицам визируется исполнителем на втором экземпляре в правом нижнем углу.

Телеграммы принимаются на отправку подписанными и датированными. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с правилами оказания услуг телеграфной связи.

Вторые экземпляры телеграмм, отправленных за подписью начальника Главного управления, заместителя начальника Главного управления, формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Главного управления.

49. Телефонограмма применяется для срочных кратких сообщений. Телефонограмму рекомендуется применять для передачи вызова на совещание, заседание, а также для получения сведений оперативного характера, не требующих документального оформления (приложение N 15).

После сверки текста телефонограммы с передающим (принимающим) лицом принимающий (передающий) заполняет справочные реквизиты:

в графе "Принял" указываются должность, фамилия лица, принявшего телефонограмму, и номер его телефона;

в графе "Передал" указываются должность, фамилия, номер телефона, по которому телефонограмма была передана, время передачи телефонограммы (часы и минуты) и дата.

Полученная телефонограмма оформляется в приемной начальника Главного управления и передается в общий отдел Главного управления на регистрацию.

После регистрации телефонограмма передается работником общего отдела Главного управления адресату.

5. Организация работы с поступающими документами

50. Вся поступающая корреспонденция подлежит регистрации (учету с присвоением регистрационного номера) и учету (в отдельном журнале без присвоения регистрационного номера).

Информация об изменениях:

Приказом Главного государственно-правового управления Омской области от 11 сентября 2015 г. N 20п/1 в пункт 51 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

51. Регистрации подлежат документы, оформленные на бланках, имеющие исходящие номер и дату, а также обращения граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц.

Учету подлежат:

- корреспонденция информационного характера;

- книги, журналы, газеты;

- планы, отчеты информационного и справочного характера;

- отдельные виды бухгалтерской корреспонденции (счета-фактуры, акты сверки, ведомости выдачи материальных ценностей и т.д.).

52. Поступающие документы Главного управления регистрируются независимо от способа их доставки и передачи один раз в день поступления, отправляемые документы - в день подписания или утверждения.

При передаче документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

53. Документы, поступающие по электронной почте и факсимильной связи, регистрируются работником общего отдела Главного управления.

54. Телеграммы и телефонограммы регистрируются по тем же правилам, что и поступающие документы.

Информация об изменениях:

Приказом Главного государственно-правового управления Омской области от 11 сентября 2015 г. N 20п/1 в пункт 55 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

55. Документы, поступающие в Главное управление, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение и регистрацию (кроме документов, указанных в абзацах третьем - шестом пункта 51 настоящей Инструкции, а также копий муниципальных нормативных правовых актов Омской области (сведений о них), поступающих для включения в регистр муниципальных нормативных правовых актов Омской области) в общем отделе Главного управления.

56. Конверты с документами вскрываются работником общего отдела Главного управления (за исключением конвертов с пометкой "лично"). Проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов, наличие в конвертах документов, включая приложения. Ошибочно доставленные документы возвращаются отправителю.

При обнаружении некомплектности или повреждении документов составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в общем отделе Главного управления, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа.

Конверты после вскрытия, как правило, уничтожаются, кроме тех случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля является доказательством времени отправки и получения документов. Не уничтожаются конверты, содержащие предложения, заявления, жалобы граждан, материалы по судебным делам (претензии, иски, отзывы, повестки и т.п.) (далее - судебные документы).

При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.

57. Предварительное рассмотрение документов, поступающих в Главное управление, осуществляется в целях выделения из общего объема поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения начальником Главного управления, а также распределения поступивших документов должностным лицам Главного управления.

58. Предварительное рассмотрение поступающих документов Главного управления (за исключением документов, поступающих в управление ЗАГС, отделы управления ЗАГС и структурные подразделения управления ЗАГС) осуществляется начальником общего отдела Главного управления исходя из оценки содержания поступивших документов на основании установленного в Главном управлении распределения обязанностей между заместителями начальника Главного управления.

59. В ходе предварительного рассмотрения документа основанием для принятия решения о направлении его на рассмотрение конкретному работнику Главного управления является содержание документа, а не адресация его соответствующему должностному лицу Главного управления.

60. После предварительного рассмотрения документы регистрируются работником общего отдела Главного управления, а затем с использованием СЭДО Главного управления направляются на рассмотрение начальнику Главного управления (заместителю начальника Главного управления) и далее - исполнителям.

Информация об изменениях:

Приказом Главного государственно-правового управления Омской области от 11 сентября 2015 г. N 20п/1 в пункт 61 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

61. Прием и первичная обработка поступающих документов Главного управления осуществляются работниками общего отдела Главного управления, за исключением копий муниципальных нормативных правовых актов Омской области (сведений о них), поступающих для включения в регистр муниципальных нормативных правовых актов Омской области. В указанном случае работник общего отдела Главного управления передает полученный документ после проставления на нем регистрационного штампа и заполнения раздела "Дата" для регистрации работнику отдела по взаимодействию с органами местного самоуправления Омской области управления судебной и административно-правовой работы Главного управления.

Информация об изменениях:

Приказом Главного государственно-правового управления Омской области от 11 сентября 2015 г. N 20п/1 в пункт 62 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

62. Поступающие документы Главного управления, полученные работниками Главного управления и не прошедшие регистрацию, подлежат передаче для регистрации в общий отдел Главного управления в день их получения, за исключением копий муниципальных нормативных правовых актов Омской области (сведений о них).

Информация об изменениях:

Приказом Главного государственно-правового управления Омской области от 11 сентября 2015 г. N 20п/1 в пункт 63 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

63. При регистрации поступающего документа Главного управления на бумажном носителе в правой нижней части лицевой стороны первой страницы проставляется регистрационный штамп, который содержит наименование Главного управления, дату и регистрационный номер.

Электронные документы, поступающие от участников ЕСЭДО, регистрируются работником общего отдела Главного управления в СЭДО Главного управления.

64. Прием и первичная обработка документов, поступающих в управление ЗАГС, осуществляются работником управления ЗАГС, ответственным за ведение делопроизводства. Рассмотрение поступающих документов управления ЗАГС осуществляется начальником управления ЗАГС.

Поступающий документ управления ЗАГС по решению начальника управления ЗАГС может быть направлен на рассмотрение в Главное управление со служебной запиской с обоснованием необходимости его рассмотрения начальником Главного управления или его заместителями.

65. Прием и первичная обработка документов, поступающих в отделы управления ЗАГС, структурные подразделения управления ЗАГС, осуществляются работниками отдела управления ЗАГС, структурного подразделения управления ЗАГС, ответственными за ведение делопроизводства.

66. На полученном документе проставляется регистрационный штамп, содержащий наименование управления ЗАГС, отдела управления ЗАГС, структурного подразделения управления ЗАГС, дату и регистрационный номер.

Информация об изменениях:

Приказом Главного государственно-правового управления Омской области от 11 сентября 2015 г. N 20п/1 в пункт 67 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

67. При вводе основных реквизитов поступающего в Главное управление документа в СЭДО Главного управления осуществляется присвоение регистрационного номера документу, например:

ВХ-13/ГГПУ-360-П, где:

ВХ - код вида документа ("входящий");

13 - год;

ГГПУ - Главное государственно-правовое управление Омской области;

360 - порядковый номер;

П - код темы документа ("прокуратура").

Порядковый номер документа переносится в регистрационный штамп.

Регистрационный номер поступающего документа Главного управления может не содержать кода темы документа.

В делопроизводстве Главного управления предусмотрены следующие коды тем документов:

АК - административные комиссии;

ГД - Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации;

ЗС - Законодательное Собрание Омской области;

МС - мировые суды;

ОГ - обращения, поступившие в Главное управление;

ОГз - обращения, поступившие непосредственно в управление ЗАГС;

П - прокуратура;

С - судебные документы;

МА - муниципальные нормативные правовые акты Омской области;

з - законы Омской области;

пЗС - постановления Законодательного Собрания Омской области;

п - постановления Правительства Омской области;

рг - распоряжения Губернатора Омской области;

рп - распоряжения Правительства Омской области;

у - указы Губернатора Омской области;

д - договоры;

с - соглашения.

Информация об изменениях:

Приказом Главного государственно-правового управления Омской области от 11 сентября 2015 г. N 20п/1 в пункт 68 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

68. Начальник Главного управления (советник Главного управления), заместители начальника Главного управления или руководители структурных подразделений Главного управления вносят в СЭДО Главного управления указания по исполнению конкретного документа.

69. Подлинник документа на бумажном носителе направляется работником общего отдела Главного управления непосредственному исполнителю.

Другие исполнители, указанные в поручении, являются соисполнителями документа (поручения) и осуществляют подготовку соответствующих материалов по электронному образу в СЭДО Главного управления по поручению руководителя.

6. Организация работы с отправляемыми документами

6.1. Общие положения

70. Отправляемые документы передаются:

- посредством ЕСЭДО;

- почтовой, фельдъегерской, электронной связью;

- работником общего отдела Главного управления адресату (представителю адресата) при предъявлении удостоверения (иного документа, удостоверяющего личность);

- работником общего отдела Главного управления, ответственным за доставку отправляемых документов, адресату в случаях, указанных в абзацах втором - седьмом пункта 105, а также в иных случаях по поручению начальника общего отдела Главного управления.

Регистрация и дальнейшая отправка документа осуществляются работником общего отдела Главного управления только при наличии его электронной формы, которая направляется исполнителем документа посредством подсистемы "Библиотека документов" СЭДО Главного управления. При отсутствии рабочего места в СЭДО Главного управления электронный образ документа передается с использованием электронных носителей информации.

71. Отправляемые документы (кроме документов, указанных в абзацах втором - седьмом пункта 105 настоящей Инструкции) направляются адресату работником общего отдела Главного управления почтовым отправлением (с уведомлением о вручении, заказное и т.п.) или передаются исполнителю документа, о чем делается отметка на втором экземпляре отправляемого документа.

Решение о способе доставки принимает руководитель, подписавший документ.

Информация об изменениях:

Приказом Главного государственно-правового управления Омской области от 11 сентября 2015 г. N 20п/1 в пункт 72 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

72. Обработка отправляемых документов осуществляется работниками общего отдела Главного управления и лицами, ответственными за ведение делопроизводства в управлении ЗАГС, отделах управления ЗАГС, структурных подразделениях управления ЗАГС, в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 года N 234.

Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, могут быть вложены в один конверт.

73. Регистрация факсограмм, телефонограмм, электронных документов осуществляется работником общего отдела Главного управления и лицами, ответственными за ведение делопроизводства в управлении ЗАГС, отделах управления ЗАГС, структурных подразделениях управления ЗАГС.

74. В целях сокращения бумажного документооборота часть направляемой информации (приложение) по решению ответственного исполнителя документа может не прилагаться к сопроводительным письмам, а направляться в электронном виде либо размещаться на официальном сайте Главного управления, о чем должно быть указано в сопроводительном письме.

75. Изготовление заверенных копий документов Главного управления осуществляется работниками общего отдела Главного управления по обращению ответственного исполнителя документа.

В соответствии с Указом Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 года N 9779-Х верность копии документа свидетельствуется работником общего отдела Главного управления на последнем листе копии документа проставлением штампа "Копия верна", печати общего отдела Главного управления, внесением информации о месте нахождения оригинала документа, подписью работника общего отдела Главного управления и датой выдачи копии.

Листы многостраничных копий нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии.

6.2. Подготовка отправляемого документа

76. Отправляемые документы оформляются на бланках Главного управления в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, федерального и областного законодательства.

77. При подготовке документов применяются текстовые редакторы Microsoft Word for Windows, OpenOffice.org с использованием шрифтов "Times New Roman" размером 14.

78. При оформлении документов не допускается использование оборотной стороны листа, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.

79. При подготовке документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.

80. Не допускается сшивание, скрепление степлером листов документа.

81. При подготовке документов с большим объемом текста, а также в таблицах, оформляемых приложением к документу (кроме документов, направляемых Губернатору Омской области, в Правительство Омской области), допускается применение шрифта меньшего размера, а также шрифта "Arial".

82. Реквизиты адресата документа указываются в правом верхнем углу отправляемого документа на уровне реквизитов Главного управления и выравниваются относительно левого края самой длинной строки или относительно границы правого поля листа, например:

"Первому заместителю

Председателя Правительства

Омской области

И.О. Фамилия"

или

"Первому заместителю

Председателя Правительства

Омской области

И.О. Фамилия".

83. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 при адресации отправляемого документа в города федерального значения (г. Москва, г. Санкт-Петербург) сокращение слова "город" перед названием города не указывается.

При адресации отправляемого документа юридическому лицу указываются его наименование, затем почтовый адрес, например:

"Общество

с ограниченной ответственностью

"Научно-производственное

объединение "МИР"

Иванова ул., д. 13,

Москва, 177300".

При адресации отправляемого документа физическому лицу указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

"Калинину И.П.

Садовая ул., д. 5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264".

При адресации отправляемого документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

При адресации отправляемого документа в органы государственной власти Российской Федерации, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти по Омской области, органы государственной власти Омской области, государственные учреждения Омской области, государственные унитарные предприятия Омской области, органы местного самоуправления Омской области почтовый адрес не указывается.

84. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляется указатель рассылки документа, который подписывается ответственным исполнителем документа (приложение N 16).

Указатель рассылки хранится вместе со вторым экземпляром отправляемого документа, в нем делается отметка о дате отправки документа.

85. При адресации документа нескольким должностным лицам их можно указывать обобщенно, например:

"Главам

муниципальных образований

Омской области

(по списку)".

При адресации документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, физическому лицу - после нее.

86. Текст отправляемого документа начинается, как правило, с обращения к адресату, которое выравнивается по центру, например:

"Уважаемый Иван Иванович!".

87. В правовых актах Главного управления, а также во внутренних документах Главного управления, адресованных вышестоящему должностному лицу, текст излагается от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу" и т.д.).

В документах коллегиального (совещательного) органа Главного управления, комиссий Главного управления текст излагается от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил(а)").

Текст протокола заседания коллегиального (совещательного) органа Главного управления излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили" и т.д.).

В письмах используются следующие формы изложения текста: "просим предоставить", "направляем в Ваш адрес", "в Главном государственно-правовом управлении Омской области рассмотрено".

88. Дату создания документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например: 05.09.2012 или 27.09.2012.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты документа, например: 5 сентября 2011 года или 27 сентября 2012 года.

89. В тексте документа, а также в правовых актах Главного управления дата оформляется словесно-цифровым способом, во внутренних документах Главного управления допускается оформление даты арабскими цифрами.

Датой документа, подписываемого совместно двумя или более должностными лицами, является дата более поздней подписи.

90. В конце отправляемого документа на расстоянии двух - трех межстрочных интервалов от последней строки текста указывается наименование должности, а также инициалы и фамилия лица, уполномоченного подписывать отправляемый документ.

Элементы реквизита "Подпись должностного лица" выравниваются по границам левого и правого полей документа. Расшифровка подписи оформляется на уровне последней строки наименования должности, инициалы отделяются от фамилии пробелом, например:

"Начальник Главного

государственно-правового

управления Омской области

(личная подпись)

И.О. Фамилия".

91. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы, фамилию исполнителя документа и номер его телефона.

Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу и производится шрифтом "Times New Roman" размером 12 следующим образом:

"В.А. Иванов

24-20-43".

На отправляемом документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке об исполнителе указываются инициалы и фамилия ответственного исполнителя документа.

92. Часть отправляемого документа может быть оформлена приложением. Приложение к документу оформляется на отдельных листах бумаги. На первом листе приложения в правом верхнем углу указываются слово "Приложение" и обозначаемый арабскими цифрами номер приложения, если отправляемый документ имеет несколько приложений.

Приложение, за исключением завершающегося таблицей с выделенными границами, заканчивается чертой, расположенной по центру текста на расстоянии одного - трех межстрочных интервалов от последней строки текста. Длина черты 2 - 5 см.

Название приложения выравнивается по центру. В названии приложения вид документа указывается прописными буквами, например:

"ИНФОРМАЦИЯ".

Приложение визируется руководителем структурного подразделения Главного управления, подготовившего проект отправляемого документа, или исполнителем.

Если приложение направляется не во все указанные в отправляемом документе адреса, то в тексте документа об этом делается отметка, например:

"Приложение: на 5 листах в первый адрес.".

В тексте отправляемого документа должны быть ссылки на приложение, как правило, при помощи слов "прилагаемый", "согласно приложению", "(приложение N _____)", например:

"Направляется для сведения информация согласно приложению.".

Если в тексте отправляемого документа отсутствует ссылка на приложение, то в конце текста документа перечисляются наименования приложений с указанием количества листов и числа их экземпляров в каждом приложении, например:

"Приложение:

1. Справка о принятых нормативных правовых актах Омской области в сфере использования, охраны, защиты воспроизводства лесов на 3 л. в 2 экз.

2. Проект постановления Правительства Омской области "О порядке ведения лесного хозяйства в городских лесах" на 8 л. в 3 экз.".

Если приложение сброшюровано, количество листов в нем не указывается.

На приложениях к правовым актам Главного управления, правилам, инструкциям, планам, программам и другим подобным документам отметка о приложении проставляется на первом листе в правом верхнем углу. При этом указывается наименование распорядительного документа, его дата и регистрационный номер, например:

"Приложение

к распоряжению Главного

государственно-правового

управления Омской области

от 26 августа 2013 года N 123".

93. Подготовка проекта отправляемого документа Главного управления, созданного на бумажном носителе, осуществляется в двух экземплярах:

- первый экземпляр (оригинал) после его подписания направляется адресату;

- второй экземпляр хранится в общем отделе Главного управления.

94. Второй экземпляр проекта отправляемого документа Главного управления последовательно визируется исполнителем, начальником отдела (сектора) Главного управления, подготовившего проект, работником Главного управления, ответственным за проведение лингвистической экспертизы, начальником управления Главного управления, заместителем начальника Главного управления, координирующим деятельность соответствующего структурного подразделения Главного управления (если не он подписывает отправляемый документ).

Визы проставляются в нижней части лицевой стороны второго экземпляра отправляемого документа.

Информация об изменениях:

Приказом Главного государственно-правового управления Омской области от 11 сентября 2015 г. N 20п/1 в пункт 95 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

95. Проекты отправляемых документов Главного управления, подготовленные на бумажном носителе, передаются на подпись начальнику Главного управления через советника Главного управления.

Советник начальника Главного управления при рассмотрении проекта отправляемого документа имеет право возвращать документ исполнителю на доработку.

96. Подписанные начальником Главного управления отправляемые документы Главного управления регистрируются в общем отделе Главного управления.

При этом нумерация с началом каждого календарного года начинается с единицы.

Информация об изменениях:

Приказом Главного государственно-правового управления Омской области от 11 сентября 2015 г. N 20п/1 в пункт 97 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

97. Регистрационный номер отправляемого документа Главного управления и дата регистрации проставляются в реквизитах бланка. Если отправляемый документ подготовлен как ответ на поступивший документ, то в реквизитах бланка Главного управления проставляются регистрационный номер и дата документа, на который должен быть дан ответ.

На отправляемом документе Главного управления указывается дата, оформленная цифровым способом, и регистрационный номер. Например:

ИСХ-13/ГГПУ-2487-П/1, где:

ИСХ - код вида документа (исходящий);

13 - год;

ГГПУ - Главное государственно-правовое управление Омской области;

2487 - порядковый номер документа;

П - код темы документа ("прокуратура");

1 - код должностного лица Главного управления, подписавшего документ.

Порядковый номер документа переносится в реквизиты бланка.

98. В делопроизводстве Главного управления предусмотрены следующие коды должностных лиц Главного управления:

1 - начальник Главного управления;

2 - заместитель начальника Главного управления;

3 - заместитель начальника Главного управления - начальник управления судебной и административно-правовой работы;

4 - начальник управления организации деятельности Главного управления;

5 - начальник управления законопроектных работ и правовой экспертизы;

6 - начальник управления организационно-правовой деятельности аппарата мировых судей Омской области;

7 - начальник управления финансов и экономики - главный бухгалтер Главного управления;

8 - начальник управления ЗАГС;

9 - начальник управления информационных технологий Главного управления.

Указанные коды применяются работниками общего отдела Главного управления в следующих случаях:

- при предварительном рассмотрении поступающего в Главное управление документа в целях направления его на рассмотрение должностному лицу Главного управления в соответствии с пунктами 57 - 59 настоящей Инструкции;

- при регистрации отправляемых документов (кроме отправляемых документов управления ЗАГС, отделов управления ЗАГС, структурных подразделений управления ЗАГС);

- при регистрации правовых актов Главного управления;

- при регистрации служебных записок работников Главного управления.

99. Документ, отправляемый по факсу, электронной почте, подлежит регистрации в соответствии с пунктами 96, 97 настоящей Инструкции.

Решение о необходимости направления адресату подлинника документа на бумажном носителе принимает ответственный исполнитель.

100. Подготовка отправляемых документов управления ЗАГС, отделов управления ЗАГС, структурных подразделений управления ЗАГС осуществляется в двух экземплярах:

- первый экземпляр после его подписания направляется адресату;

- второй экземпляр визируется исполнителем и передается на хранение работнику управления ЗАГС, отдела управления ЗАГС, структурного подразделения управления ЗАГС, ответственному за ведение делопроизводства.

101. Отправляемые документы управления ЗАГС, отдела управления ЗАГС, структурного подразделения управления ЗАГС регистрируются работниками управления ЗАГС, отдела управления ЗАГС, структурного подразделения управления ЗАГС, ответственными за ведение делопроизводства, и оформляются аналогично отправляемым документам Главного управления.

102. Лицам, не являющимся работниками Главного управления, отправляемые документы передаются работниками общего отдела Главного управления и лицами, ответственными за ведение делопроизводства в управлении ЗАГС, под роспись.

6.3. Отправка документа

103. Документы для отправки передаются полностью оформленными в соответствии с требованиями законодательства и настоящей Инструкции.

104. Документы обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего за ним рабочего дня.

105. Отправляемые документы Главного управления передаются работником общего отдела Главного управления, ответственным за доставку отправляемых документов:

- Губернатору Омской области, в Правительство Омской области;

- Главному федеральному инспектору в Омской области;

- в Управление Министерства внутренних дел Российской Федерации по Омской области;

- в прокуратуру Омской области;

- в Управление Федеральной службы безопасности Российской Федерации по Омской области;

- в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Омской области.

Отправляемые документы управления ЗАГС направляются в соответствии с указаниями руководителя управления ЗАГС.

Отправляемые документы отделов управления ЗАГС, структурных подразделений управления ЗАГС направляются в соответствии с указаниями начальников отделов управления ЗАГС, советников управления ЗАГС по соответствующему муниципальному району Омской области.

106. Документы, оформленные с нарушением настоящей Инструкции, возвращаются исполнителю.

107. При подготовке ответа на поступивший документ, адресованный непосредственно Главному управлению, начальнику Главного управления или структурным подразделениям Главного управления, поступивший документ остается со вторым экземпляром ответа.

7. Внешнее согласование и утверждение документа

108. Согласование документа с государственными органами, органами местного самоуправления, организациями и должностными лицами, интересы которых затрагиваются документом, является внешним согласованием.

Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО" (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату согласования или реквизиты документа, подтверждающего согласование, например:

"СОГЛАСОВАНО

Руководитель казенного

учреждения Омской области

"Исторический архив Омской области"

(личная подпись) ______ И.О. Фамилия

дата ________________

или:

СОГЛАСОВАНО

распоряжение

Министерства имущественных

отношений Омской области

от _____________ N ___".

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельных листах согласования.

109. Реквизит "Гриф утверждения" проставляется в верхнем правом углу первого листа документа.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

"УТВЕРЖДАЮ

Начальник Главного

государственно-правового

управления Омской области

(личная подпись) _______ И.О. Фамилия

дата _________________".

8. Организация работы с правовыми актами Главного управления

110. Главное управление издает нормативные правовые акты в форме приказов и индивидуальные правовые акты в форме распоряжений по вопросам, отнесенным к его компетенции федеральным и областным законодательством.

Приказы и распоряжения по основной деятельности и по кадровым вопросам регистрируются отдельно.

Проекты приказов подписываются начальником Главного управления, а проекты распоряжений - начальником Главного управления или заместителем начальника Главного управления в соответствии с распределением обязанностей между заместителями начальника Главного управления.

Информация об изменениях:

Приказом Главного государственно-правового управления Омской области от 11 сентября 2015 г. N 20п/1 название подраздела 8.1 настоящего приложения изложено в новой редакции

См. текст названия в предыдущей редакции

8.1. Подготовка правовых актов Главного управления по основной деятельности

Информация об изменениях:

Приказом Главного государственно-правового управления Омской области от 11 сентября 2015 г. N 20п/1 в пункт 111 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

111. Подготовку проектов правовых актов Главного управления по основной деятельности (далее в настоящем разделе - правовые акты Главного управления) осуществляют работники структурных подразделений Главного управления на основании поручений начальника Главного управления или заместителя начальника Главного управления, координирующего деятельность соответствующего структурного подразделения Главного управления, либо в инициативном порядке.

112. Подготовка проектов правовых актов Главного управления осуществляется в соответствии с Правилами подготовки проектов правовых актов, утвержденными Указом Губернатора Омской области от 8 мая 2003 года N 82.

113. Проект правового акта Главного управления подготавливается ответственным исполнителем в одном экземпляре.

114. Ответственный исполнитель обеспечивает представление в общий отдел Главного управления текста правового акта Главного управления в электронной форме и несет персональную ответственность за соответствие текста на бумажном носителе тексту в электронной форме.

В случае подготовки проекта правового акта Главного управления несколькими исполнителями ответственным исполнителем считается тот, кто указан в списке исполнителей первым.

115. В конце проекта правового акта Главного управления на расстоянии двух - трех межстрочных интервалов от последней строки текста указывается наименование должности, а также инициалы и фамилия лица, уполномоченного подписывать правовой акт. Элементы реквизита "Подпись должностного лица" выравниваются по границам левого и правого полей документа. Расшифровка подписи оформляется на уровне последней строки наименования должности, инициалы отделяются от фамилии пробелом, например:

"Начальник Главного

государственно-правового

управления Омской области

(личная подпись)

И.О. Фамилия".

116. Проекты правовых актов Главного управления оформляются на специальных бланках Главного управления согласно приложениям N 1, 2 к настоящей Инструкции шрифтом "Times New Roman" размером 14.

117. В делопроизводстве Главного управления предусмотрены следующие коды видов правовых актов Главного управления по основной деятельности:

п - приказы Главного управления

р - распоряжения Главного управления.

Информация об изменениях:

Приказом Главного государственно-правового управления Омской области от 11 сентября 2015 г. N 20п/1 в пункт 118 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

118. Правовой акт Главного управления имеет следующие реквизиты:

- герб Омской области;

- наименование Главного управления;

- наименование вида правового акта - приказ или распоряжение Главного управления;

- дата правового акта Главного управления (выравнивается по левому краю бланка);

- регистрационный номер правового акта Главного управления (выравнивается по правому краю бланка);

- место составления (издания) правового акта Главного управления располагается по центру листа на один интервал ниже даты и номера правового акта Главного управления;

- подпись должностного лица.

Дата правового акта Главного управления оформляется словесно-цифровым способом.

Регистрационный номер правового акта Главного управления состоит из знака "N", порядкового номера, кода вида правового акта Главного управления и кода должностного лица Главного управления, подписавшего правовой акт, например:

"22 февраля 2013 года

N 157п/1",

где:

22 февраля 2013 года - дата (число, месяц, год подписания правового акта Главного управления);

157 - регистрационный номер правового акта Главного управления;

п - код вида правового акта Главного управления ("приказ");

1 - код должностного лица Главного управления, подписавшего правовой акт.

При присвоении порядковых номеров правовым актам Главного управления с началом каждого календарного года нумерация начинается с единицы.

119. На оборотной стороне бланка правового акта Главного управления в левом нижнем углу печатным способом проставляются инициалы и фамилия исполнителя шрифтом "Times New Roman" размером 12.

Проект правового акта Главного управления представляется для согласования должностным лицам, в компетенцию которых входит рассмотрение соответствующих вопросов или интересы которых затрагивает проект правового акта.

Согласование проекта распоряжения Главного управления осуществляется в форме визирования или в СЭДО Главного управления в течение трех рабочих дней после поступления, согласование проекта приказа Главного управления - в течение пяти рабочих дней после поступления.

На оборотной стороне бланка проекта правового акта Главного управления шрифтом "Times New Roman" размером 12 указываются наименование должности, фамилия и инициалы:

- заместителя начальника Главного управления, координирующего деятельность соответствующего структурного подразделения Главного управления;

- начальника соответствующего управления Главного управления;

- начальника отдела (сектора) управления, подготовившего проект правового акта;

- работника Главного управления, ответственного за проведение лингвистической экспертизы;

- должностных лиц, которым в проекте предусматриваются поручения;

- исполнителя.

В ходе согласования проекта правового акта Главного управления на оборотной стороне бланка проставляются визы перечисленных выше должностных лиц.

При согласовании проекта правового акта Главного управления должностные лица Главного управления, в компетенцию которых входит рассмотрение соответствующих вопросов или интересы которых затрагивает проект правового акта Главного управления, вправе выражать мотивированные замечания и предложения по вопросам, входящим в их компетенцию, а также затрагивающим их интересы.

Ответственный исполнитель обеспечивает рассмотрение, устранение и учет замечаний и предложений в течение трех дней после их получения.

Проекты приказов Главного управления также согласовываются начальником управления законопроектных работ и правовой экспертизы Главного управления.

120. Во исполнение постановления Правительства Омской области от 20 мая 2009 года N 88-п "Об утверждении Порядка проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов Омской области (проектов нормативных правовых актов Омской области) в органах исполнительной власти Омской области" проект приказа Главного управления, затрагивающего права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающего правовой статус организаций или имеющего межведомственный характер, размещается в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" в целях обеспечения возможности проведения независимой антикоррупционной экспертизы. Срок приема заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы - не менее пяти дней.

Размещение вышеназванного проекта приказа Главного управления в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" согласовывается с начальником управления, в котором был подготовлен проект приказа.

121. После согласования ответственный исполнитель проекта приказа Главного управления направляет посредством СЭДО Главного управления электронный образ проекта приказа Главного управления и информацию о датах начала и окончания приема заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы работнику Главного управления, ответственному за общую организацию и техническое наполнение официального сайта Главного управления, для размещения данного проекта приказа на официальном сайте Главного управления в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

Одновременно с проектом приказа Главного управления в управление законопроектных работ и правовой экспертизы Главного управления представляется информация о размещении данного проекта приказа на сайте Главного управления для проведения независимой антикоррупционной экспертизы с указанием дат начала и окончания приема заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы. При отсутствии данной информации проект приказа с прилагаемыми к нему документами не принимается на согласование управлением законопроектных работ и правовой экспертизы Главного управления.

122. Правовые акты Главного управления, подготовленные в соответствии с Федеральным законом N 44-ФЗ, визируются:

- исполнителем;

- работником Главного управления, ответственным за проведение лингвистической экспертизы;

- начальником отдела (сектора) управления, подготовившего проект правового акта;

- начальником отдела финансового контроля и организации закупок управления финансов и экономики Главного управления;

- начальником управления финансов и экономики - главным бухгалтером Главного управления;

- начальником соответствующего управления Главного управления;

- заместителем начальника Главного управления, координирующим деятельность соответствующего структурного подразделения Главного управления.

123. Совместный проект правового акта Главного управления с органами исполнительной власти Омской области (далее - совместный правовой акт) оформляется в вышеуказанном порядке со следующими особенностями:

- печатается на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) без бланка в двух экземплярах по одному для каждой из сторон. Первый экземпляр подписанного совместного правового акта направляется другой стороне, второй экземпляр хранится в общем отделе Главного управления. Заверенная копия совместного правового акта передается работником общего отдела Главного управления исполнителю под роспись;

- наименования Главного управления и органов исполнительной власти Омской области должны располагаться на одном уровне (при большом количестве участников совместного правового акта Главного управления - одно под другим);

- дата совместного правового акта - единая, соответствует дате более позднего подписания;

- регистрационный номер совместного правового акта состоит из регистрационных номеров правового акта Главного управления и регистрационных номеров органов исполнительной власти Омской области, проставляемых через косую черту в порядке их указания в совместном правовом акте;

- преамбула в совместных правовых актах завершается словом "приказываем:";

- подписи начальника Главного управления или заместителя начальника Главного управления и представителя органа исполнительной власти Омской области располагаются под текстом на одном уровне (при большом количестве участников совместного правового акта Главного управления - одно под другим).

124. Проекты правовых актов Главного управления по вопросам, связанным с расходованием денежных средств или иными финансовыми обязательствами Главного управления, также согласовываются руководителем управления финансов и экономики - главным бухгалтером Главного управления.

Приложение к проекту правового акта Главного управления визируется исполнителем в правом нижнем углу последнего листа приложения.

Информация об изменениях:

Приказом Главного государственно-правового управления Омской области от 11 сентября 2015 г. N 20п/1 в пункт 125 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

125. Обеспечение качественной и своевременной подготовки проекта правового акта Главного управления, соответствия правового акта Главного управления требованиям федерального и областного законодательства и согласования его с заинтересованными структурными подразделениями Главного управления возлагаются на исполнителя и руководителя соответствующего структурного подразделения Главного управления, подготовившего проект правового акта.

Проекты правовых актов Главного управления передаются на подпись начальнику Главного управления через советника Главного управления.

Советник Главного управления при рассмотрении проекта правового акта Главного управления имеет право возвращать документ исполнителю на доработку.

126. Правовые акты Главного управления подписываются начальником Главного управления или заместителем начальника Главного управления в соответствии с распределением обязанностей между заместителями начальника Главного управления.

127. Правовые акты Главного управления регистрируются в общем отделе Главного управления. Приказы и распоряжения Главного управления регистрируются отдельно.

128. После подписания правовому акту Главного управления присваивается регистрационный номер в общем отделе Главного управления и его электронный образ путем сканирования заносится в СЭДО Главного управления. Оригинал правового акта Главного управления хранится в общем отделе Главного управления.

Заверенная в соответствии с пунктом 75 настоящей Инструкции копия (копии) правового акта Главного управления, подготовленного в соответствии с Федеральным законом N 44-ФЗ, о наделении отдельных работников Главного управления правом электронной подписи в системе межведомственного электронного взаимодействия, об утверждении структуры и штатного расписания Главного управления передается работником общего отдела Главного управления исполнителю под роспись.

129. Работники общего отдела Главного управления обеспечивают направление копий приказов Главного управления в течение трех дней после их подписания:

- в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Омской области (а также копий официальных изданий, в которых опубликованы приказы Главного управления, в течение трех дней после их опубликования);

- в прокуратуру Омской области;

- в официальные издания Омской области.

130. По решению исполнителя копии правового акта Главного управления могут рассылаться нескольким адресатам согласно указателю рассылки, который составляется на документ, рассылаемый более чем в три адреса.

Информация об изменениях:

Приказом Главного государственно-правового управления Омской области от 11 сентября 2015 г. N 20п/1 в пункт 131 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

131. Листы многостраничных копий нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии "Всего в копии 15 л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

Указатель рассылки правового акта Главного управления готовится исполнителем на отдельном листе (приложение N 16) и визируется им в правом нижнем углу лицевой стороны документа.

Указатель рассылки правового акта Главного управления хранится вместе с его оригиналом в общем отделе Главного управления, в нем делается отметка о дате отправки правового акта Главного управления.

Рассылку копий правового акта Главного управления осуществляет работник общего отдела Главного управления.

8.2. Особенности подготовки правовых актов Главного управления по кадровым вопросам

Информация об изменениях:

Приказом Главного государственно-правового управления Омской области от 11 сентября 2015 г. N 20п/1 в пункт 132 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

132. Подготовку проектов правовых актов Главного управления по кадровым вопросам осуществляют работники отдела государственной службы и кадров Главного управления или иных структурных подразделений Главного управления на основании поручений начальника Главного управления.

При подготовке проекта распоряжения Главного управления по кадровым вопросам на оборотной стороне бланка распоряжения Главного управления указываются инициалы и фамилия исполнителя, проставляются визы лиц, с которыми данный проект распоряжения Главного управления подлежит согласованию.

Проект распоряжения Главного управления по кадровым вопросам подлежит согласованию с начальником отдела государственной службы и кадров Главного управления, начальником управления организации деятельности Главного управления, заместителем начальника Главного управления, координирующим деятельность управления организации деятельности Главного управления, а также заместителем начальника Главного управления, который в соответствии с распределением обязанностей между заместителями начальника Главного управления координирует деятельность управления ЗАГС (в отношении проектов распоряжений Главного управления по кадровым вопросам, касающимся управления ЗАГС).

Информация об изменениях:

Приказом Главного государственно-правового управления Омской области от 11 сентября 2015 г. N 20п/1 в пункт 133 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

133. Проекты распоряжений Главного управления по кадровым вопросам, подписание которых осуществляется начальником Главного управления, передаются на подпись через советника Главного управления.

Советник Главного управления при рассмотрении проекта распоряжения Главного управления по кадровым вопросам имеет право возвращать документ исполнителю на доработку.

На подпись заместителю начальника Главного управления, координирующему деятельность управления организации деятельности Главного управления, передаются проекты распоряжений Главного управления о единовременной выплате при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска, о выплате материальной помощи работникам Главного управления независимо от их должности (за исключением случаев выплаты материальной помощи, предусмотренных абзацем четвертым настоящего пункта).

На подпись начальнику Главного управления передаются проекты распоряжений Главного управления о выплате материальной помощи в связи с постигшим работника Главного управления стихийным бедствием, пожаром, похищением имущества, тяжелым заболеванием, необходимостью оплаты дорогостоящих лекарств, в связи со смертью супруга (супруги) или близких родственников работника или иными подобными случаями независимо от должности работника Главного управления.

134. Распоряжения Главного управления по кадровым вопросам регистрируются в отделе государственной службы и кадров Главного управления.

Оригинал распоряжения Главного управления по кадровым вопросам хранится в отделе государственной службы и кадров Главного управления. Копия заверяется оттиском печати данного отдела, передается в управление финансов и экономики Главного управления и (или) приобщается к личному делу работника Главного управления в зависимости от содержания распоряжения Главного управления.

135. Распоряжения Главного управления по кадровым вопросам формируются в дела в зависимости от сроков хранения и обозначаются следующими кодами:

лс - распоряжения Главного управления по кадровым вопросам, имеющие сроки хранения 75 лет (о приеме, увольнении, поощрении, установлении надбавок, об отпусках без сохранения денежного содержания, заработной платы и др.);

к - распоряжения Главного управления по кадровым вопросам, имеющие сроки хранения 5 лет (о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков, наложении взысканий, краткосрочных командировках и др.).

136. Распоряжения Главного управления по кадровым вопросам в отношении государственных гражданских служащих Омской области, замещающих должности государственной гражданской службы Омской области в Главном управлении (далее - гражданские служащие), и работников, занимающих должности, не относящиеся к должностям государственной гражданской службы Омской области, в Главном управлении (далее - работники), формируются в отдельные дела с учетом реквизитов номеров распоряжений Главного управления.

В реквизитах номеров распоряжений Главного управления по кадровым вопросам за порядковым номером через косую черту ставится цифра "2" в отношении:

- гражданских служащих в управлении организационно-правовой деятельности аппарата мировых судей Омской области Главного управления (кроме аппарата указанного управления);

- работников в управлении организационно-правовой деятельности аппарата мировых судей Омской области Главного управления.

Например:

"8/2 лс" или "19/2 к".

В реквизитах номеров распоряжений Главного управления по кадровым вопросам в отношении иных гражданских служащих и работников за порядковым номером через косую черту ставится цифра "1", например:

"10/1 лс" или "24/1 к".

9. Организация работы с проектами правовых актов Губернатора Омской области, Правительства Омской области, проектами областных законов и иных правовых актов, вносимых Губернатором Омской области, Правительством Омской области на рассмотрение Законодательного Собрания Омской области

137. На согласование в Главное управление проекты правовых актов Губернатора Омской области, Правительства Омской области, проекты областных законов и иных правовых актов, вносимых Губернатором Омской области, Правительством Омской области на рассмотрение Законодательного Собрания Омской области (далее - проекты правовых актов), представляются на бумажном носителе и в электронной форме.

138. Проекты правовых актов регистрируются работником общего отдела Главного управления в СЭДО Главного управления отдельно от остальной поступающей корреспонденции.

Регистрационный номер, присваиваемый в Главном управлении проекту правового акта, состоит из порядкового номера, кода вида правового акта и проставляется на оборотной стороне представления на проект правового акта. В делопроизводстве Главного управления предусмотрены следующие коды:

з - закон Омской области;

у - указ Губернатора Омской области;

рг - распоряжение Губернатора Омской области;

п - постановление Правительства Омской области;

рп - распоряжение Правительства Омской области;

пЗС - постановление Законодательного Собрания Омской области;

д - договоры Омской области, поступившие в Главное управление на согласование;

с - соглашения Омской области, поступившие в Главное управление на согласование.

Регистрационный номер проекта правового акта может быть оформлен, например, следующим образом: "36п", где:

36 - порядковый номер;

п - код вида правового акта.

139. После рассмотрения начальником Главного управления проекты правовых актов передаются работникам Главного управления в соответствии с поручением начальника Главного управления.

140. При отсутствии замечаний и предложений Главного управления ответственным исполнителем подготавливается два экземпляра проекта правового акта:

- первый экземпляр (на бланке правового акта Губернатора Омской области, Правительства Омской области) подписывается начальником Главного управления и передается работником общего отдела Главного управления ответственному исполнителю либо иному лицу, являющемуся разработчиком проекта правового акта;

- второй экземпляр, завизированный исполнителем, начальником отдела (сектора) Главного управления, в котором рассматривался проект правового акта, работником Главного управления, ответственным за проведение лингвистической экспертизы, начальником соответствующего управления Главного управления, заместителем начальника Главного управления в соответствии с распределением обязанностей между заместителями начальника Главного управления, передается на хранение в общий отдел Главного управления.

141. При наличии замечаний и предложений Главного управления осуществляется подготовка отрицательного заключения Главного управления на проект правового акта (далее - заключение Главного управления).

142. Заключение Главного управления, а также правовое заключение Главного управления по спорным вопросам, подготовка которого осуществляется в соответствии с пунктом 32 Регламента Правительства Омской области, оформляются на бланках письма Главного управления согласно приложению N 3 к настоящей Инструкции и передаются на подпись начальнику Главного управления.

Одновременно начальнику Главного управления представляется второй экземпляр заключения Главного управления (правового заключения Главного управления по спорным вопросам), завизированный исполнителем, начальником отдела (сектора) Главного управления, в котором рассматривался проект правового акта, работником Главного управления, ответственным за проведение лингвистической экспертизы, начальником соответствующего управления Главного управления, заместителем начальника Главного управления в соответствии с распределением обязанностей между заместителями начальника Главного управления.

143. Подписанное начальником Главного управления заключение Главного управления (правовое заключение Главного управления по спорным вопросам) передается работником общего отдела Главного управления ответственному исполнителю либо иному лицу, являющемуся разработчиком проекта правового акта.

Второй экземпляр заключения Главного управления (правового заключения Главного управления по спорным вопросам) хранится в общем отделе Главного управления.

144. Адресат в заключении Главного управления (правовом заключении Главного управления по спорным вопросам) не указывается.

Название заключения Главного управления начинается со слова "Заключение". Название правового заключения Главного управления по спорным вопросам начинается со слов "Правовое заключение". Название заключения Главного управления (правового заключения Главного управления по спорным вопросам) включает в себя указание на соответствующий проект правового акта и выравнивается по центру, например:

"Заключение

на проект распоряжения Губернатора Омской области

"О выделении денежных средств".

145. По просьбе ответственного исполнителя проекта правового акта или его представителя либо по договоренности с ним работник Главного управления, которому в соответствии с поручением начальника Главного управления передан проект правового акта, может возвратить его ответственному исполнителю или его представителю на доработку без письменного заключения под роспись.

Информация об изменениях:

Приказом Главного государственно-правового управления Омской области от 11 сентября 2015 г. N 20п/1 название раздела 10 настоящего приложения изложено в новой редакции

См. текст названия в предыдущей редакции

10. Организация работы с обращениями граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц

Информация об изменениях:

Приказом Главного государственно-правового управления Омской области от 11 сентября 2015 г. N 20п/1 в пункт 146 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

146. Обращения граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее - обращения), поступившие в Главное управление, рассматриваются в соответствии с федеральным и областным законодательством.

Информация об изменениях:

Приказом Главного государственно-правового управления Омской области от 11 сентября 2015 г. N 20п/1 в пункт 147 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

147. Обращения регистрируются и формируются в дела отдельно от других поступающих документов Главного управления.

Обращение регистрируется в общем отделе Главного управления в день поступления как поступающий документ.

Регистрация обращений, поступивших в Главное управление письменно, по электронным каналам связи или во время личного приема начальника Главного управления, заместителей начальника Главного управления, ведется в СЭДО Главного управления с использованием базы данных Главного управления "Обращения граждан".

Нумерация с началом каждого календарного года начинается с единицы.

При вводе основных реквизитов поступившего в Главное управление обращения гражданина в СЭДО Главного управления осуществляется присвоение ему регистрационного номера, например:

И-360-ОГ, где:

И - первая буква фамилии обратившегося гражданина или представителя объединения граждан ("Иванов");

360 - порядковый номер обращения;

ОГ - код темы документа ("обращения").

В случае повторного поступления обращения одного и того же адресата в регистрационный номер добавляется буква (п) - ("повторно").

В регистрационном штампе первая буква фамилии обратившегося гражданина или представителя объединения граждан не указывается.

Текст обращения, поступившего в Главное управление на бумажном носителе, преобразуется в электронную форму.

Информация об изменениях:

Приказом Главного государственно-правового управления Омской области от 11 сентября 2015 г. N 20п/1 в пункт 148 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

148. Рассмотрение обращений, поступающих в Главное управление, осуществляется начальником Главного управления, заместителями начальника Главного управления.

Информация об изменениях:

Приказом Главного государственно-правового управления Омской области от 11 сентября 2015 г. N 20п/1 в пункт 149 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

149. Сроки рассмотрения обращений, поступивших в Главное управление, определяются в соответствии с законодательством.

Если в тексте поручения начальника Главного управления, заместителя начальника Главного управления имеется указание "срочно", "незамедлительно", то исполнение осуществляется в срок до трех календарных дней. Указание "оперативно" предусматривает исполнение в срок до семи календарных дней. Если последний день исполнения поручения приходится на нерабочий день, то оно исполняется в предшествующий рабочий день.

Информация об изменениях:

Приказом Главного государственно-правового управления Омской области от 11 сентября 2015 г. N 20п/1 в пункт 150 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

150. Рассмотрение обращений осуществляется в соответствии с порядком работы с обращениями граждан Российской Федерации в Главном управлении.

Информация об изменениях:

Приказом Главного государственно-правового управления Омской области от 11 сентября 2015 г. N 20п/1 раздел 10 настоящего приложения дополнен пунктом 150.1

150.1. Обращения, поступившие непосредственно в управление ЗАГС, регистрируются работником управления ЗАГС, ответственным за ведение делопроизводства, в день поступления как входящий документ и направляются на рассмотрение заместителю начальника Главного управления, координирующему деятельность управления ЗАГС, в СЭДО Главного управления.

11. Организация контроля исполнения документов

151. Контроль исполнения документов в Главном управлении включает в себя постановку документа на контроль, предварительную проверку хода его исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело.

152. В Главном управлении осуществляется контроль исполнения всех зарегистрированных документов, требующих исполнения.

153. Контроль исполнения поручений в Главном управлении ведется в СЭДО Главного управления.

Информация об изменениях:

Приказом Главного государственно-правового управления Омской области от 11 сентября 2015 г. N 20п/1 в пункт 154 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

154. Срок исполнения документа, поступающего от Губернатора Омской области, Председателя Правительства Омской области, первого заместителя Председателя Правительства Омской области, заместителей Председателя Правительства Омской области, определяется начальником Главного управления, руководителем, уполномоченным давать указание по исполнению документа, исходя из срока, установленного федеральным и (или) областным законодательством. Срок исполнения такого документа в Главном управлении определяется на два дня ранее срока, определенного Губернатором Омской области, Председателем Правительства Омской области, первым заместителем Председателя Правительства Омской области, заместителями Председателя Правительства Омской области, в случае, когда срок исполнения документа для Главного управления составляет более трех дней.

Срок исполнения документа, поступившего непосредственно в Главное управление, определяется начальником Главного управления или руководителем, уполномоченным давать указание по исполнению документа, исходя из срока, установленного федеральным и (или) областным законодательством.

155. В данный срок включаются подготовка и визирование проекта ответа, а также подписание документа начальником Главного управления или заместителем начальника Главного управления. Поручение считается исполненным после присвоения документу исходящего номера в общем отделе Главного управления.

156. Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, то поручение должно быть исполнено в первый следующий за ним рабочий день. Поручения по рассмотрению протестов и представлений прокурора исполняются с соблюдением сроков, установленных законодательством.

Если срок исполнения поручения указан со словом "до", то поручение должно быть исполнено в предшествующий этой дате день.

157. Изменение срока исполнения поручения согласовывается с лицом, давшим поручение. Если поручение по объективным причинам не может быть исполнено в установленный срок, то ответственный исполнитель обязан письменно согласовать продление срока исполнения с лицом, давшим поручение (за исключением сроков, установленных федеральным и (или) областным законодательством).

158. Если поручение дано нескольким лицам, то ответственным за исполнение поручения является лицо, указанное в поручении первым, либо исполнитель, напротив фамилии которого стоит отметка "созыв", "обобщение", "свод" и т. п.

Документ вместе с указанием по его исполнению направляется ответственному исполнителю в электронной форме посредством СЭДО Главного управления, а также на бумажном носителе при его наличии. Иные исполнители документа (далее - соисполнители) осуществляют работу с документом по его электронному образу в СЭДО Главного управления. При отсутствии рабочего места в СЭДО Главного управления исполнителям направляется копия документа с указанием по его исполнению на бумажном носителе. Ответственный исполнитель координирует работу соисполнителей, в том числе определяет сроки представления соисполнителями необходимых документов, информации и предложений.

В случае если ответственным исполнителем специально не определены сроки представления соисполнителями необходимых документов, информации и предложений, то данные документы и материалы представляются в сроки, предусмотренные Регламентом Правительства Омской области.

Все последующие указания по исполнению документа не должны искажать содержание поручения вышестоящего руководителя.

159. Перед уходом в отпуск (выездом в командировку) работник, имеющий неисполненные документы, срок исполнения по которым истекает во время нахождения работника в отпуске (командировке), обязан передать неисполненные документы своему непосредственному руководителю для их распределения между оставшимися работниками структурного подразделения (если не предусмотрено возложение исполнения обязанностей уходящего в отпуск (выезжающего в командировку) на другого работника).

При увольнении или переходе на другую работу работник должен сдать непосредственному руководителю все числящиеся за ним документы. Дела, взятые из архива Главного управления, сдаются в общий отдел Главного управления.

В случае болезни работника вопрос о передаче документов, находящихся у него на исполнении, решается руководителем, давшим поручение.

160. Контроль исполнения документов в Главном управлении обеспечивают:

- работники общего отдела Главного управления;

- работники, ответственные за ведение делопроизводства в управлении ЗАГС.

161. Работники общего отдела Главного управления и работники, ответственные за ведение делопроизводства в управлении ЗАГС, еженедельно информируют начальника Главного управления, начальника управления ЗАГС о соблюдении сроков исполнения документов, стоящих на контроле.

Количество просроченных дней по исполнению документа исчисляется в рабочих днях.

162. Документ считается исполненным и снимается с контроля, когда решены по существу все поставленные в нем вопросы и задачи, извещены все заинтересованные лица и организации.

Документ считается исполненным после подписания его лицом, уполномоченным подписывать настоящий документ, и присвоения ему регистрационного номера.

163. Основанием для снятия с контроля документа, по результатам исполнения которого не предполагается подготовка письменного ответа Главного управления, является направление служебной записки на имя лица, давшего поручение, или письменное пояснение ответственного исполнителя на документе о результатах его исполнения.

Снятие с контроля поручений начальника Главного управления осуществляется начальником Главного управления по представлению заместителя начальника Главного управления или ответственного исполнителя документа.

12. Особенности работы в СЭДО Главного управления

164. В Главном управлении создаются и используются электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов, которые хранятся:

- в формате RTF, DOC, DOCX, ODT для текстовых документов, в формате XML, XLS, XSLX для электронных таблиц;

- в формате TIF, PDF для многостраничных графических образов документов.

Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью соответствующего должностного лица, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Электронные документы оформляются по общим правилам делопроизводства, утвержденным настоящей Инструкцией, и должны иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

Состав электронных документов, обращающихся в СЭДО Главного управления, определяется перечнем документов, создание, хранение и использование которых при организации деятельности Главного управления осуществляется в форме электронных документов (приложение N 17).

Информация об изменениях:

Приказом Главного государственно-правового управления Омской области от 11 сентября 2015 г. N 20п/1 в пункт 165 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

165. Регистрация поступающих документов осуществляется работником общего отдела Главного управления в СЭДО Главного управления путем внесения в регистрационно-контрольную карточку документа следующих реквизитов:

- входящий номер документа;

- дата поступления документа;

- корреспондент;

- адрес корреспондента;

- Ф.И.О. автора;

- номер исходящего документа;

- дата регистрации исходящего документа;

- Ф.И.О. адресата;

- заголовок;

- вид документа;

- вид доставки;

- рассмотрение документа.

Регистрации в СЭДО Главного управления подлежат:

- проекты правовых актов, поступившие в Главное управление на согласование;

- внутренние документы, подготовленные в СЭДО Главного управления или поставленные на контроль;

- проекты правовых актов Главного управления по основной деятельности;

- документы, требующие ответа;

- документы, направленные в Главное управление участниками ЕСЭДО;

- ответы соисполнителей по поручениям, в которых Главное управление является ответственным исполнителем.

Текст документа на бумажном носителе сканируется, и создается электронный образ документа.

В случае если поступивший документ является ответом на запрос Главного управления или содержит вопросы, которые уже затрагивались в ответах Главного управления, работник общего отдела Главного управления при заполнении регистрационно-контрольной карточки документа в СЭДО Главного управления делает ссылку на связанный документ.

166. Зарегистрированным поступающим электронным документам, требующим исполнения, присваивается статус "Контроль" или "Особый контроль" с обязательным указанием срока исполнения.

Информация об изменениях:

Приказом Главного государственно-правового управления Омской области от 11 сентября 2015 г. N 20п/1 в пункт 167 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

167. Начальник Главного управления, заместители начальника Главного управления, советник Главного управления, руководители структурных подразделений Главного управления и работники общего отдела Главного управления в СЭДО Главного управления создают поручения и (или) резолюции на электронных документах.

Каждая новая резолюция создается на основании вышестоящей резолюции.

168. Реквизиты, обязательные для заполнения при создании поручения (резолюции):

- автор поручения (резолюции);

- исполнитель (исполнители) поручения (резолюции);

- дата выдачи поручения (резолюции);

- текст поручения (резолюции);

- срок исполнения поручения (резолюции).

169. Поручениям (резолюциям), требующим отчета об исполнении, присваивается статус "Контроль" или "Особый контроль" с обязательным указанием срока исполнения.

170. В случае когда поручение (резолюция) создается для двух и более лиц, ответственным исполнителем считается лицо, указанное первым в списке исполнителей поручения (резолюции).

171. При создании проектов электронных документов исполнителем такого документа в регистрационно-контрольной карточке заполняются следующие обязательные реквизиты:

- наименование типа электронного документа (приказ, распоряжение, письмо, служебная записка и т.д.);

- наименование типа папки (приказ, распоряжение, письмо, служебная записка);

- заголовок (содержит краткое название, передающее смысл текста и отвечающее на вопрос "О чем?");

- вид отправки (СЭДО, ЕСЭДО, ЕСЭДО с досылкой на бумажном носителе, почтовым отправлением, факсом, курьером Главного управления и т.д.);

- ссылка на связанный документ, если таковой имеется (содержит регистрационный номер, дату регистрации документа, Ф.И.О. автора и заголовок документа, на который должен быть дан ответ);

- ссылка на наличие бумажного носителя (при необходимости).

Необходимость наличия проекта бумажного носителя документа (одновременно с проектом электронного документа) определяется исполнителем исходя из вида и типа документа.

172. Согласование проектов электронных документов осуществляется путем создания листа согласования, в котором последовательно указываются участники согласования и подписант.

При создании проекта электронного документа в ответ на поступивший документ на бумажном носителе от адресата, не являющегося участником ЕСЭДО, непосредственный исполнитель такого документа готовит проект отправляемого документа на бумажном носителе.

На оборотной стороне первого листа такого документа исполнитель распечатывает лист согласования в электронном виде. После этого документ передается в общий отдел Главного управления.

173. Участники согласования и подписант выражают свое согласие или несогласие с содержанием проекта электронного документа, результат которого включает в себя следующие реквизиты: фамилию, инициалы, наименование должности согласующего проект документа, дату и время принятия решения ("Возражаю", "Не возражаю", "Предлагаю изменения").

При принятии решения "Предлагаю изменения" участник согласования проекта электронного документа вносит изменения в поле, отражающее содержание документа, или во вложенный документ.

При необходимости проект электронного документа может быть делегирован участником согласования и подписантом на рассмотрение другому работнику Главного управления без прерывания процесса согласования.

При отсутствии возможности выразить свое мнение по проекту документа участник согласования, подписант могут быть заменены инициатором согласования на другого участника согласования, подписанта или исключены без прерывания процесса согласования.

В заключении процесса согласования проект электронного документа подписывается электронной подписью подписанта, после чего документ посредством СЭДО Главного управления автоматически направляется на регистрацию соответствующего типа документа в общий отдел Главного управления.

174. Регистрация отправляемых электронных документов осуществляется работниками общего отдела Главного управления путем заполнения в СЭДО Главного управления соответствующих полей регистрационно-контрольной карточки документа.

Работник общего отдела Главного управления заверяет электронной подписью регистрационно-контрольную карточку поступающего документа, содержащую электронный образ документа, представленного на бумажном носителе.

175. Если электронный документ не может быть доставлен корреспонденту в течение двух рабочих дней, исполнитель подготавливает на бумажном носителе отправляемый документ, согласованный в электронном виде, и передает на подпись подписанту через общий отдел Главного управления.

176. Не подлежат преобразованию в электронную форму сброшюрованные документы, книги, буклеты, карты, диаграммы, материалы форматом более А4, а также материалы, состоящие из листов разного формата с трудночитаемым текстом.

Документы преобразуются в электронную форму черно-белым сканированием с разрешением 300 точек на дюйм.

177. В случае исполнения поручения (резолюции) без подготовки проекта документа ответственный исполнитель в день исполнения заполняет отчет об исполнении поручения (резолюции) в разделе контрольной карточки поручения (резолюции) "Ход исполнения поручения (резолюции)" и информирует об этом работника общего отдела Главного управления.

Информация об изменениях:

Приказом Главного государственно-правового управления Омской области от 11 сентября 2015 г. N 20п/1 в пункт 178 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

178. На основании отчета об исполнении поручения (резолюции) работник общего отдела Главного управления (советник Главного управления - в части исполнения поручения) снимает поручение (резолюцию) с контроля, присваивая документу статус "Исполнено", в разделе "Контроль" и в основном разделе контрольной карточки поручения (резолюции) с указанием даты фактического исполнения.

179. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭДО Главного управления.

180. Исполненные электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Главного управления и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел Главного управления указывается, что дело ведется в электронном виде.

181. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению на машинных носителях (жесткие диски, компакт-диски) в установленном порядке в Главном управлении в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

Хранение электронных документов должно сопровождаться хранением соответствующих сертификатов ключей электронной подписи и программного обеспечения, дающего возможность проверки электронных подписей хранимых электронных документов на внешнем носителе в соответствии с законодательством.

182. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного начальником Главного управления.

13. Документальный фонд Главного управления

183. Организация работы с документами в делопроизводстве Главного управления представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на стадии делопроизводства и их передачу на архивное хранение в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации.

184. Работники Главного управления обязаны обеспечивать сохранность документов Главного управления.

В конце рабочего дня документы, находящиеся в рабочем кабинете, должны помещаться работниками Главного управления в шкафы, обеспечивающие их сохранность, предохраняющие документы Главного управления от пыли и воздействия иных внешних факторов.

13.1. Разработка номенклатуры дел Главного управления

185. Номенклатура дел Главного управления (далее - Номенклатура) - систематизированный перечень заголовков дел, предполагаемых к заведению в делопроизводстве Главного управления, с указанием сроков хранения и оформленный в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными Приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 года N 263.

186. Номенклатура (приложение N 18) составляется работником общего отдела Главного управления на основе номенклатур дел структурных подразделений Главного управления (приложение N 19).

187. Номенклатура согласовывается с экспертной комиссией Главного управления, после чего направляется на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти Омской области в области архивного дела (далее - ЭПК).

Информация об изменениях:

Приказом Главного государственно-правового управления Омской области от 11 сентября 2015 г. N 20п/1 в пункт 188 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

188. Рассмотренная ЭПК Номенклатура утверждается начальником Главного управления.

189. Номенклатура дел структурного подразделения Главного управления составляется работником, ответственным за делопроизводство этого подразделения, согласовывается с общим отделом Главного управления и подписывается руководителем структурного подразделения Главного управления.

Методическое руководство проводимой структурными подразделениями Главного управления работой по разработке, изменению Номенклатуры осуществляет работник общего отдела Главного управления.

В случае возникновения в течение года новых документированных участков работы, появления дел, не предусмотренных Номенклатурой, вновь заводимые дела помещаются в Номенклатуру под резервными номерами.

190. Исполненные дела формируются в структурных подразделениях Главного управления.

13.2. Формирование дел и их текущее хранение

191. Исполненные документы группируются в дела в соответствии с Номенклатурой в зависимости от сроков хранения документов (постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно)) и правилами систематизации документов внутри дела.

192. Законченный делопроизводством документ передается исполнителем в дело не позднее десятидневного срока.

193. Дела формируются в структурных подразделениях Главного управления. Перечень лиц, ответственных за сохранность документов, формирование их в дела, разработку номенклатуры дел структурного подразделения, составление описей дел структурного подразделения, уничтожение документов с истекшими сроками хранения, устанавливается распоряжением Главного управления. Указанные лица и руководители структурных подразделений Главного управления обеспечивают сохранность документов и дел.

194. Индекс дела, в которое в соответствии с Номенклатурой должен быть помещен исполненный документ (комплект документов), определяет лицо, ответственное в структурном подразделении Главного управления за сохранность документов и формирование их в дела.

195. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

1) помещать в дело только исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела в Номенклатуре;

2) помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

3) помещать приложения вместе с основными документами;

4) группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

5) раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

6) помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;

7) в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики (за исключением особо ценных);

8) документ, помещаемый в дело, должен иметь дату, подпись, другие реквизиты, то есть быть правильно и полностью оформленным;

9) по объему дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см. При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением слов: "Том 1", "Том 2" и т.д.;

10) документы внутри дела располагаются по мере поступления в хронологической, вопросно-логической последовательности;

11) распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;

12) в отдельные дела по хронологии в зависимости от вида документов формируются копии принятых областных законов, правовых актов Губернатора Омской области, Правительства Омской области;

13) все документы отчетного и информационного характера по исполнению поручений Губернатора Омской области по исполнению поручений и указаний Президента Российской Федерации, правовых актов и иных поручений Губернатора Омской области, Правительства Омской области, находящихся на контроле, помещаются в заведенные на эти правовые акты и поручения дела. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких документов, помещенных в разные дела, то следует поместить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором помещен подлинник этого документа;

Информация об изменениях:

Приказом Главного государственно-правового управления Омской области от 11 сентября 2015 г. N 20п/1 в подпункт 14 пункта 195 настоящего приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

14) документы коллегиальных (совещательных) органов группируются в одно дело, в которое включаются протоколы и решения коллегиальных (совещательных) органов и документы к заседаниям коллегиальных (совещательных) органов;

15) протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов;

16) правовые акты Главного управления по основной деятельности группируются отдельно от правовых актов Главного управления по личному составу;

17) правовые акты Главного управления по личному составу формируются в отдельные дела в соответствии со сроками хранения;

18) утвержденные планы, отчеты и другие документы группируются отдельно от их проектов;

19) документы в личных делах располагаются по мере их поступления;

20) обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы Главного управления или подведомственных ему учреждений и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от обращений граждан по личным вопросам;

21) переписка группируется, как правило, за период календарного года, систематизируется в хронологической последовательности "документ-ответ" и помещается перед документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года;

22) законченные делопроизводством электронные копии документов формируются в дела (папки, директории) в соответствии с Номенклатурой отдельно от документов на бумажных носителях на жестком диске специально выделенного компьютера.

196. Местом текущего хранения дел со дня их заведения до передачи в архив Главного управления или на уничтожение являются структурные подразделения Главного управления, в которых были сформированы соответствующие дела.

После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с Номенклатурой. На корешках и обложках дел указываются индексы по Номенклатуре.

Руководители структурных подразделений Главного управления и работники этих подразделений, ответственные за делопроизводство (архив), обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. Завершенные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, в течение 3 лет после завершения делопроизводственного года остаются в структурных подразделениях Главного управления для оперативного использования, затем передаются в архив Главного управления.

197. Дела документального фонда Главного управления, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей дел в архив Главного управления, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по Номенклатуре.

198. Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения Главного управления, в котором были сформированы соответствующие дела, реорганизации и ликвидации указанного структурного подразделения Главного управления.

Проверка наличия проводится путем сверки статей Номенклатуры с описанием дел на обложке, физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебная проверка, по результатам которой лицо, виновное в утрате, несет ответственность в соответствии с законодательством.

199. Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении, временно требуются для работы, они могут быть выданы из дела лицом, ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием - когда, кому и на какой срок выдан документ.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения начальника Главного управления или его заместителей с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

200. Контроль формирования дел, проверку наличия и состояния дел, выдачу дел во временное пользование, изъятие документов из дел осуществляет работник общего отдела Главного управления (управления ЗАГС).

13.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

201. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

1) экспертизу ценности документов;

2) оформление дел;

3) составление описей дел по результатам экспертизы ценности документов (дел);

4) составление актов на уничтожение документов и дел, не подлежащих хранению.

202. Экспертиза ценности документов проводится в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Экспертиза ценности документов проводится на стадии делопроизводства:

1) при составлении Номенклатуры дел;

2) в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам;

3) при подготовке к передаче в архив Главного управления;

4) при подготовке дел к передаче в казенное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области" (далее - Исторический архив).

203. Экспертизу ценности документов организуют и проводят экспертная комиссия Главного управления и экспертная комиссия управления ЗАГС.

В состав экспертной комиссии Главного управления, утверждаемый правовым актом Главного управления, включается представитель Исторического архива (по согласованию).

204. Экспертиза ценности документов производится ежегодно в структурных подразделениях Главного управления, осуществляющих формирование и хранение соответствующих дел.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Главного управления, отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях Главного управления, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Экспертиза ценности документов проводится в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, перечнями документов с указанием сроков их хранения, Номенклатурой.

205. По результатам экспертизы ценности документов работниками структурных подразделений Главного управления, ответственными за ведение делопроизводства (архива), составляются описи дел временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения (приложение N 20), а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 21).

Опись дел структурного подразделения Главного управления утверждается руководителем структурного подразделения Главного управления по согласованию с начальником общего отдела Главного управления.

206. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение.

Оформление дел проводится работниками структурных подразделений Главного управления, ответственными за ведение делопроизводства (архива), при методической и практической помощи и под контролем работника общего отдела Главного управления.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению.

Полное оформление дел предусматривает оформление реквизитов обложки дела постоянного хранения (приложение N 22), нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела (приложение N 23), составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 24), подшивку или переплет дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

207. Завершенные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения хранятся по месту их формирования в течение 3 лет.

208. Описи дел постоянного хранения структурного подразделения Главного управления (приложение N 25) в целях передачи соответствующих дел в архив Главного управления составляются не позднее чем через 3 года после завершения дел в производстве.

209. Дела государственных гражданских служащих экспертизе ценности не подлежат. Дела данной категории подлежат оформлению: производится нумерация листов в деле, составляется заверительная надпись дела и внутренняя опись документов дела. Указанные дела подлежат подшивке или переплету.

По истечении 3 лет со дня увольнения государственного гражданского служащего работником отдела государственной службы и кадров Главного управления составляется опись дел по личному составу государственных гражданских служащих (приложение N 26). Указанная опись вместе с личными делами государственных гражданских служащих представляется лицу, ответственному за архив Главного управления, для согласования и проверки правильности формирования и оформления дел.

В случае передачи личного дела государственного гражданского служащего, уволенного с государственной гражданской службы Омской области, в другой государственный орган в указанной описи в графе "Примечание" делается отметка о выбытии дела с указанием основания передачи. Документы (акты, запросы) о передаче дел государственных гражданских служащих составляют самостоятельное дело, которое включается в указанную опись.

В течение 10 лет личные дела государственных гражданских служащих, уволенных с государственной гражданской службы Омской области, хранятся в отделе государственной службы и кадров Главного управления.

По истечении 10 лет указанные дела передаются в установленном порядке в архив Главного управления для дальнейшего хранения, о чем в описи делается отметка о приеме-передаче дел.

13.4. Передача дел на архивное хранение

210. Архив Главного управления ведет работник общего отдела Главного управления, в должностные обязанности которого входят организация хранения и обеспечение сохранности документов Главного управления, поступивших в архив на хранение.

Информация об изменениях:

Приказом Главного государственно-правового управления Омской области от 11 сентября 2015 г. N 20п/1 в пункт 211 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

211. В архив Главного управления передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения (за исключением документов управления ЗАГС) и по личному составу. Передача дел на архивное хранение производится по описям дел в соответствии с графиком передачи дел, составленным работником общего отдела Главного управления, согласованным с руководителями структурных подразделений и утвержденным заместителем начальника Главного управления, координирующим деятельность управления организации деятельности Главного управления.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Главного управления, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях Главного управления и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

212. Прием дел производится работником общего отдела Главного управления в присутствии работника структурного подразделения Главного управления с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела. В конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника общего отдела Главного управления и лица, передавшего дела.

213. Дела передаются в архив Главного управления работниками структурных подразделений Главного управления, ответственными за делопроизводство (архив), по описи дел. Ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив Главного управления несет работник структурного подразделения Главного управления, передающего документы.

214. Работником общего отдела Главного управления предварительно проверяется правильность формирования, оформления дел и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с Номенклатурой. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел подлежат устранению работниками структурного подразделения Главного управления.

В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по Номенклатуре, структурным подразделением принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем структурного подразделения Главного управления и передается вместе с описью дел структурного подразделения Главного управления в ведомственный архив. Работником общего отдела Главного управления составляется акт недостачи дел (приложение N 27), который утверждается заместителем начальника Главного управления, координирующим деятельность управления организации деятельности Главного управления.

215. Вместе с делами в архив Главного управления передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов.

В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Главного управления лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных (реорганизационных) мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Главного управления независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и Номенклатуре.

216. По результатам экспертизы ценности документов работником общего отдела Главного управления составляются годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения (приложение N 28) и дел по личному составу Главного управления (приложение N 29), а также акты о выделении дел к уничтожению.

217. Выдача дел работникам Главного управления осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указываются индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения начальника Главного управления или его заместителей по актам.

218. Документы Архивного фонда Российской Федерации, временно хранящиеся в архиве Главного управления, по истечении 10 лет после передачи в архив Главного управления, если иное не установлено федеральным законодательством, передаются на постоянное хранение в Исторический архив, в том числе в электронном виде, а также передается научно-справочный аппарат к ним, в том числе в электронном виде.

219. Документы управления ЗАГС по истечении срока ведомственного хранения передаются на постоянное хранение в Исторический архив работником управления ЗАГС, ответственным за ведение делопроизводства.

13.5. Уничтожение документов и дел с истекшим сроком хранения

220. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление актов о выделении их к уничтожению (далее - акт) производятся в структурных подразделениях Главного управления после составления сводных описей дел постоянного хранения и по личному составу за этот же период. Указанные описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии Главного управления одновременно.

221. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные делопроизводством в 2008 году дела с трехлетним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2012 года).

Информация об изменениях:

Приказом Главного государственно-правового управления Омской области от 11 сентября 2015 г. N 20п/1 в пункт 222 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

222. После утверждения ЭПК описи дел постоянного хранения за соответствующий период акты, согласованные экспертной комиссией Главного управления, утверждаются начальником Главного управления, акты, согласованные экспертной комиссией управления ЗАГС, - начальником управления ЗАГС.

После этого работник общего отдела Главного управления (управления ЗАГС), ответственный за уничтожение документов, имеет право уничтожить дела, включенные в акты, путем измельчения на шредере либо путем передачи для уничтожения в уполномоченные организации.

<< Назад		Приложение >> N 1. Форма бланка приказа Главного государственно-правового управления Омской области
	Содержание Приказ Главного государственно-правового управления Омской области от 17 февраля 2014 г. N 4п/1 "Об утверждении Инструкции...

Приложение. Инструкция по делопроизводству в Главном государственно-правовом управлении Омской области

С изменениями и дополнениями от:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Приложение N 1. Форма бланка приказа Главного государственно-правового управления Омской области

Приложение N 2. Форма бланка распоряжения Главного государственно-правового управления Омской области

Приложение N 3. Форма бланка письма Главного государственно-правового управления Омской области

Приложение N 4. Форма бланка письма управления записи актов гражданского состояния Главного государственно-правового управления Омской области

Приложение N 5. Форма бланка письма отдела управления записи актов гражданского состояния Главного государственно-правового управления Омской области

Приложение N 7. Форма бланков поручений должностных лиц Главного государственно-правового управления Омской области

Приложение N 8. Перечень печатей и штампов, используемых в делопроизводстве Главного государственно-правового управления Омской области

Приложение N 9. Образец оформления журнала учета печатей и штампов структурного подразделения Главного государственно-правового управления Омской области

Приложение N 10. Образец оформления акта об уничтожении печати (штампа) Главного государственно-правового управления Омской области

Приложение N 11. Образец оформления служебной записки работника Главного государственно-правового управления Омской области

Приложение N 13. Образец оформления перечня поручений начальника Главного государственно-правового управления Омской области

Приложение N 14. Образец оформления телеграммы Главного государственно-правового управления Омской области

Приложение N 15. Образец оформления телефонограммы Главного государственно-правового управления Омской области

Приложение N 16. Образец оформления указателя рассылки

Приложение N 18. Образец оформления номенклатуры дел Главного государственно-правового управления Омской области

Приложение N 19. Образец оформления номенклатуры дел структурного подразделения Главного государственно-правового управления Омской области

Приложение N 20. Образец оформления описи дел временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения

Приложение N 21. Образец оформления акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Приложение N 22. Образец оформления обложки дела постоянного хранения

Приложение N 23. Образец оформления листа-заверителя дела

Приложение N 24. Образец оформления внутренней описи документов дела

Приложение N 25. Образец оформления описи дел постоянного хранения структурного подразделения Главного государственно-правового управления Омской области

Приложение N 26. Образец оформления описи дел по личному составу государственных гражданских служащих

Приложение N 27. Образец оформления акта недостачи дел

Приложение N 28. Образец оформления годового раздела сводной описи дел постоянного хранения Главного государственно-правового управления Омской области

Приложение N 29. Образец оформления годового раздела сводной описи дел по личному составу

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас