Подраздел 8. Порядок прохождения документов (п.п. 63 - 70)

Подраздел 8. Порядок прохождения документов

63. Прохождение исходящих документов состоит в составлении проекта документа, его изготовлении, визировании, подписании (утверждении), регистрации в СЭДО и отправки.

64. Сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, не реже двух раз в день забирают корреспонденцию в Группе. Срочная корреспонденция передается исполнителям немедленно посредством СЭДО с последующей передачей документа на бумажном носителе ответственному исполнителю.

65. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства. Документы должны передаваться от одного исполнителя другому с учетом срока исполнения документов.

66. Каждый сотрудник Министерства непосредственно отвечает за сохранность документов, находящихся у него на исполнении.

67. Документы с поручением Министра, первого заместителя Министра, имеющие штамп "Подлежит возврату", вместе с ответами и материалами по исполнению должны быть возвращены в Группу.

68. Документы, предназначаемые для отправки, принимаются Группой полностью оформленными, подписанными и зарегистрированными с отметкой о категории почтового отправления (кроме простых отправлений).

Перед отправкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.

69. Решение различных оперативных вопросов между структурными подразделениями, как правило, осуществляется сотрудниками Министерства путем личного общения, по телефону, посредством СЭДО.

70. После подписания правовые акты Министерства регистрируются Группой. Рассылка копий правого акта обеспечивается ответственным исполнителем в соответствии со служебной необходимостью посредством электронных видов связи.