Подраздел 7. Регистрация документов (п.п. 54 - 62)

Подраздел 7. Регистрация документов

54. Полученные документы на имя Министра и первого заместителя Министра регистрируются в СЭДО. На полученном на бумажном носителе документе проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп проставляется в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа. Регистрационный штамп содержит наименование Министерства, дату и регистрационный номер.

Корреспонденция, поступившая в Министерство на имя заместителей Министра или для структурных подразделений, передается непосредственно Группой адресатам без регистрации в СЭДО.

55. После рассмотрения документов Министром, первым заместителем Министра документы возвращаются в Группу для перенесения текста резолюции в СЭДО, а также постановки на контроль (по мере необходимости). Средствами СЭДО осуществляется автоматическое оповещение исполнителей (ответственных исполнителей и соисполнителей) о наличии резолюции. При этом если срок исполнения документа (поручения) не зафиксирован в резолюции или самом документе, то действует срок, установленный законодательством.

56. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие - в день подписания или утверждения.

Основным принципом регистрации документов является однократность. При передаче зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

57. Порядковые номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Документы регистрируются в пределах календарного года.

58. Входящие и исходящие документы регистрируются централизованно Группой в СЭДО.

При регистрации документов в СЭДО заполняются следующие основные реквизиты:

- наименование организации (автора или корреспондента);

- наименование вида документа;

- наименование вида доставки;

- дата и индекс поступления (отправления);

- заголовок к тексту (краткое содержание документа);

- электронный вариант документа (для входящих - сканированный документ, для исходящих - документы в формате Microsoft Word);

- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

- срок исполнения документа;

- заверение электронно-цифровой подписью;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

59. Регистрационный номер исходящего документа состоит из индекса (по номенклатуре) структурного подразделения, подготовившего документ, и порядкового номера в регистрационном массиве данных календарного года, например: N 07/1632.

60. Группой регистрируются в СЭДО приказы и распоряжения Министерства по основной деятельности, а также распоряжения Министерства по административно-хозяйственным вопросам.

В случае поступления для регистрации правового акта, не прошедшего правовую экспертизу в соответствии с приказом Министерства от 2 июня 2010 года N 50 "О Порядке подготовки, согласования и проведения экспертизы проектов правовых актов в Министерстве здравоохранения Омской области", Группа информирует об этом советника Министра.

При регистрации распоряжений по основной деятельности Министерства к порядковому номеру добавляется буквенное обозначение "р".

При регистрации распоряжений Министерства по административно-хозяйственным вопросам к порядковому номеру добавляется буквенное обозначение "ра".

Управлением кадровой работы и государственной службы Министерства регистрируются в журналах регистрации приказов (распоряжений) (приложение N 10):

- приказы (распоряжения) Министерства по личному составу руководителей государственных учреждений Омской области, находящихся в ведении Министерства (прием, увольнение, награждение, различные выплаты, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения заработной платы, зарубежные командировки), с добавлением к порядковому номеру буквенного обозначения "к";

- приказы (распоряжения) Министерства по личному составу руководителей государственных учреждений Омской области, находящихся в ведении Министерства (ежегодный оплачиваемый отпуск, краткосрочные командировки, учеба), с добавлением к порядковому номеру буквенного обозначения "ка";

- приказы (распоряжения) Министерства о присвоении квалификационных категорий специалистам со средним профессиональным и высшим образованием с добавлением к порядковому номеру буквенного обозначения "а";

- приказы (распоряжения) Министерства по личному составу государственных гражданских служащих Министерства (прием, перевод, увольнение, награждение, аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов), поощрения, зарубежные командировки, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения заработной платы, различные выплаты) с добавлением к порядковому номеру буквенного обозначения "лп";

- приказы (распоряжения) Министерства по личному составу о краткосрочных командировках, ежегодных оплачиваемых отпусках, взысканиях государственным гражданским служащим Министерства с добавлением к порядковому номеру буквенного обозначения "г";

- приказы (распоряжения) Министерства по личному составу сотрудников Министерства, замещающих должности, не относящиеся к должностям государственной гражданской службы Омской области (прием, увольнение, перемещение, награждение, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения заработной платы, различные выплаты), с добавлением к порядковому номеру буквенного обозначения "лн";

- приказы (распоряжения) Министерства по личному составу сотрудников Министерства, замещающих должности, не относящиеся к должностям государственной гражданской службы Омской области (краткосрочные командировки, ежегодные оплачиваемые отпуска, взыскания), с добавлением к порядковому номеру буквенного обозначения "нг".

Управлением лицензирования и контроля за медицинской и фармацевтической деятельностью Министерства регистрируются в журнале и СЭДО распоряжения по вопросам, относящимся к компетенции управления лицензирования и контроля за медицинской и фармацевтической деятельностью Министерства, с добавлением к порядковому номеру буквенного обозначения "пр".

Отделом государственного заказа департамента экономики и финансов Министерства регистрируются в журнале распоряжения Министерства по вопросам закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд Омской области с добавлением к порядковому номеру буквенного обозначения "з" (приложение N 11).

61. Регистрация служебных контрактов, трудовых договоров осуществляется в журналах:

- регистрации служебных контрактов и дополнительных соглашений к служебным контрактам государственных гражданских служащих Омской области, замещающих должности государственной гражданской службы Омской области в Министерстве, трудовых договоров и дополнительных соглашений к трудовым договорам сотрудников Министерства, замещающих должности, не относящиеся к должностям государственной гражданской службы Омской области (приложение N 12);

- регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к трудовым договорам с руководителями государственных учреждений, предприятий Омской области, находящихся в ведении Министерства (приложение N 13).

62. Соглашения Министерства с органами государственной власти и организациями регистрируются отделом правового обеспечения правового управления Министерства (приложение N 14).

Регистрационный номер соглашения состоит из регистрационных номеров каждой из сторон, подписавших документ, и проставляется через косую черту в порядке указания авторов.

Доверенности на представление интересов Министерства в судебных, правоохранительных органах и иных организациях регистрируются отделом правового обеспечения правового управления Министерства.

Доверенности на получение материальных ценностей регистрируются отделом бухгалтерского учета и отчетности департамента экономики и финансов Министерства.

Доверенности по вопросам, связанным с исполнением государственных контрактов, регистрируются отделом государственного заказа департамента экономики и финансов Министерства.