Подраздел 17. Составление описей дел (п.п. 113 - 114)

Подраздел 17. Составление описей дел

113. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с Инструкцией, составляются описи дел.

В Министерстве описи дел составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу:

- опись N 1 дел постоянного хранения;

- опись N 2 дел по личному составу;

- опись N 3 дел постоянного хранения (акты расследования несчастных случаев на производстве со смертельным исходом, журналы регистрации несчастных случаев на производстве, произошедших с работниками Министерства);

- опись N 4 фотодокументов;

- опись N 5 дел временного (свыше 10 лет) хранения (со сроком хранения 15 лет);

- опись дел N 5а временного (свыше 10 лет) хранения (со сроком хранения 45 лет);

- опись дел N 5б временного (свыше 10 лет) хранения (со сроком хранения 75 лет).

На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

114. Годовой раздел сводной описи дел Министерства постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) и по личному составу составляется архивариусом Группы на основе описей дел структурных подразделений (приложение N 22).

По описи дел Министерства дела передаются на архивное хранение.

Годовой раздел сводной описи дел составляется по установленным формам для дел постоянного хранения (приложение N 23), дел временного (свыше 10 лет) хранения (приложение N 24), дел по личному составу (приложение N 25).

Описательная статья описи дел Министерства включает в себя следующие элементы:

- порядковый номер дела (тома, части) по описи;

- индекс дела (тома, части);

- заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

- дата дела (тома, части);

- количество листов в деле (томе, части);

- срок хранения дела (за исключением описи дел Министерства постоянного хранения).

При составлении описи дел Министерства необходимо соблюдать следующие требования:

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);

- графы описи дел заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые выносятся на обложку дела;

- при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи дел "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, наличии копий и т.п.

В конце описи дел вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера дел и пропущенные номера).

Одобренные ЭК годовые разделы сводных описей дел Министерства представляются на рассмотрение и утверждение ЭПК, после чего утверждаются Министром.