Подраздел 4. Прием и первичная обработка поступающих документов (п.п. 51 - 53)

Подраздел 4. Прием и первичная обработка поступающих документов

51. Прием и первичная обработка поступающих в Правительство Омской области документов осуществляются в отделе учета и обработки документов. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки, наличие в них документов, включая приложения. Ошибочно доставленные документы возвращаются отправителю.

При обнаружении некомплектности или повреждении документов на бумажном носителе составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в отделе учета и обработки документов, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа. Конверты после вскрытия, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или дату отправки. Не уничтожаются конверты, содержащие предложения, заявления, жалобы граждан, материалы по судебным делам (претензии, иски, отзывы, повестки и т.д.).

В СЭДО Правительства Омской области обработке подлежат электронные документы, которые подписаны ЭП, признанной действительной. При получении электронных документов, подписанных ЭП, отдел учета и обработки документов производит проверку действительности ЭП должностного лица - автора документа.

При получении электронного образа документа, подписанного ЭП, отдел учета и обработки документов производит проверку действительности ЭП сотрудника подразделения делопроизводства, подтверждающей соответствие электронного образа документа его подлиннику на бумажном носителе, подписанному должностным лицом - автором документа.

При обнаружении некомплектности или повреждении электронных документов, электронных образов документов, отсутствии или признании ЭП недействительной отдел учета и обработки документов направляет отправителю уведомление об отказе в приеме к обработке такого документа. Уведомление подписывается ЭП сотрудника, признавшего ЭП недействительной.

52. Доставка документов в Правительство Омской области осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, электронной связи. С помощью почтовой и фельдъегерской связи доставляется письменная корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей, посылок, мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электронной связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные документы и электронные образы документов из СЭДО органов государственной власти и иных организаций.

53. Служебные документы, которые поступили, минуя отдел учета и обработки документов, должны быть сданы для регистрации в тот же день.