Приложение N 1. Положение об архиве Министерства сельского хозяйства и продовольствия Омской области

Информация об изменениях:

Приказом Министерства сельского хозяйства и продовольствия Омской области от 29 октября 2014 г. N П-14-85 настоящее приложение изложено в новой редакции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 1
к приказу Министерства сельского
хозяйства и продовольствия Омской области
от 25 сентября 2009 года N 43-п

Положение
об архиве Министерства сельского хозяйства и продовольствия Омской области

С изменениями и дополнениями от:

29 октября 2014 г.

I. Общие положения

1. Настоящее Положение регламентирует состав документов архива Министерства сельского хозяйства и продовольствия Омской области (далее - Министерство), полномочия архива Министерства, иные вопросы, связанные с деятельностью архива Министерства.

2. Архив Министерства создается в целях временного хранения документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, до их передачи на постоянное хранение в казенное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области" (далее - Исторический архив), а также в целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений Министерства, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования.

3. В состав Архивного фонда Российской Федерации входят документы, образующиеся в деятельности Министерства, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, прошедшие экспертизу ценности документов, поставленные на государственный учёт и подлежащие передаче на постоянное хранение в Исторический архив.

4. Полномочия архива в Министерстве осуществляет организационный отдел управления правовой и организационно-кадровой работы.

5. Ответственным лицом за ведение архива является заведующий архивом Министерства.

II. Состав документов, поступающих на хранение в архив Министерства

6. В состав документов, поступающих на хранение в архив Министерства, входят:

1) законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет, до 10 лет - по решению Министра сельского хозяйства и продовольствия Омской области (далее - Министр)) хранения, в том числе по личному составу, образовавшиеся в результате деятельности Министерства (его структурных подразделений);

2) кино-, фото-, фоно- и видеодокументы, архивные коллекции, отражающие историю Министерства;

3) научно-справочный аппарат (исторические справки, предисловия, описи дел, паспорт архива), раскрывающий состав и содержание дел (документов) архива Министерства, и учетные документы архива Министерства.

III. Задачи архива Министерства

7. Задачами архива Министерства являются:

1) комплектование архива Министерства документами, состав которых предусмотрен пунктом 6 настоящего Положения;

2) учет и создание научно-справочного аппарата к документам архива Министерства;

3) обеспечение сохранности документов архива Министерства;

4) использование хранящихся в архиве документов Министерства;

5) подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и в порядке, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти по нормативно-правовому регулированию архивного дела;

6) проверка сохранности, правильности формирования и оформления дел в делопроизводстве Министерства.

IV. Функции архива Министерства

8. В соответствии с возложенными на него задачами архив Министерства осуществляет следующие функции:

1) принимает на хранение от структурных подразделений Министерства законченные делопроизводством и упорядоченные в установленном порядке дела постоянного, временного (свыше 10 лет, до 10 лет - по решению Министра) хранения и по личному составу Министерства;

2) представляет на рассмотрение экспертной комиссии Министерства и экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры Омской области описи дел (документов) постоянного хранения и по личному составу Министерства;

3) осуществляет учет архивных документов Министерства;

4) обеспечивает сохранность архивных дел (документов) Министерства;

5) создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к делам (документам), хранящимся в архиве Министерства;

6) передает документы Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в Исторический архив по истечении 10 лет временного хранения;

7) организует использование документов архива Министерства, в том числе:

- информирует Министра и работников Министерства о составе и содержании документов архива Министерства;

- выдает в установленном порядке дела (документы) и копии документов в целях служебного пользования, в том числе для работы в помещении архива Министерства;

- исполняет запросы граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, иные запросы граждан и организаций, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

- ведет учет использования документов архива Министерства;

8) участвует в составлении номенклатуры дел Министерства, совместно с членами экспертной комиссии Министерства контролирует сохранность и правильность формирования дел в структурных подразделениях Министерства;

9) проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве Министерства, ежегодно представляет на рассмотрение экспертной комиссии Министерства акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

10) участвует в работе экспертной комиссии Министерства;

11) оказывает методическую помощь структурным подразделениям Министерства по вопросам экспертизы ценности документов на стадиях делопроизводства и передачи в архив Министерства;

12) организует розыск дел, не обнаруженных по результатам проверки наличия и состояния архивных документов;

13) участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива Министерства;

14) представляет в Исторический архив по установленной форме сведения о составе и объеме документов архива Министерства.

V. Права архива Министерства

9. Архив Министерства вправе:

1) требовать от работников структурных подразделений Министерства соблюдения правил ведения делопроизводства;

2) запрашивать у работников структурных подразделений Министерства сведения, необходимые для работы архива Министерства;

3) приглашать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов специалистов Министерства и Исторического архива;

4) информировать Министра о состоянии архивного дела в Министерстве, вносить предложения по его совершенствованию;

5) консультировать с соблюдением требований законодательства работников Министерства и других заинтересованных лиц по документам архива Министерства;

6) участвовать в разработке локальных правовых актов Министерства по вопросам делопроизводства и архивного дела.