Приложение N 6. Правила обработки персональных данных в Министерстве образования Омской области

Приложение N 6
к приказу Министерства
образования Омской области
от 06.10.2014 г. N 65

Правила
обработки персональных данных в Министерстве образования Омской области

1. Настоящими Правилами обработки персональных данных в Министерстве образования Омской области (далее - Министерство) определяются процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в сфере персональных данных, содержание обрабатываемых персональных данных для каждой цели обработки персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются, сроки обработки и хранения, порядок уничтожения при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований.

2. Настоящие Правила разработаны в соответствии со статьей 42 Федерального закона "О государственной гражданской службе Российской Федерации", Федеральным законом "О персональных данных", Трудовым кодексом Российской Федерации, постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 года N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемых без использования средств автоматизации", постановлением Правительства Российской Федерации от 21 марта 2012 года N 211 "Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных" и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами".

3. К субъектам персональных данных в Министерстве (далее - субъекты) относятся лица - носители персональных данных, передавшие свои персональные данные Министерству для приема, получения, поиска, сбора, систематизации, накопления, хранения, уточнения, обновления, изменения, использования, распространения (в том числе передачи), обезличивания, в том числе:

- работники Министерства, включая совместителей, а также лица, выполняющие работы по договорам гражданско-правового характера;

- иные лица, представляющие персональные данные Министерству.

4. Обработка персональных данных в Министерстве осуществляется на основе следующих принципов:

- законности целей и способов обработки персональных данных и добросовестности;

- соответствия целей обработки персональных данных целям, заранее определенным и заявленным при сборе персональных данных, а также полномочиям Министерства;

- соответствия объема и характера обрабатываемых персональных данных, способов обработки персональных данных целям обработки персональных данных;

- достоверности персональных данных, их достаточности для целей обработки, недопустимости обработки персональных данных, избыточных по отношению к целям, заявленным при сборе персональных данных;

- недопустимости объединения созданных для несовместимых между собой целей баз данных информационных систем персональных данных.

5. Персональные данные в Министерстве обрабатываются в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия в трудоустройстве, обучении, продвижении по службе, обеспечения личной безопасности, контроля количества и качества выполняемой работы и качества освоения учебного материала, обеспечения сохранности имущества.

6. Получаемые персональные данные при их обработке:

- фамилия, имя, отчество;

- дата рождения;

- паспортные данные;

- адрес места жительства;

- сведения о заработной плате;

- сведения о предыдущих местах работы;

- сведения о семейном положении;

- место работы;

- должность;

- сведения о стаже работы;

- сведения об образовании;

- сведения о воинском учете;

- сведения о здоровье;

- ИНН;

- СНИЛС.

7. При обработке персональных данных субъектов персональных данных в Министерстве уполномоченные должностные лица обязаны соблюдать следующие требования:

1) обработка персональных данных осуществляется в целях обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации, федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации;

2) все персональные данные субъекта персональных данных Министерство получает непосредственно у указанных субъектов. Работник Министерства, ответственный за документационное обеспечение кадровой деятельности, принимает от субъекта персональных данных документы, проверяет их полноту и правильность указываемых сведений;

3) в случае, если персональные данные субъекта персональных данных возможно получить исключительно у третьей стороны, то субъект персональных данных должен быть уведомлен об этом заблаговременно и от него должно быть получено письменное согласие. Министерство должно сообщить субъекту о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа субъекта представить письменное согласие на их получение;

4) условием обработки персональных данных субъекта персональных данных является его письменное согласие. Письменное согласие субъекта на обработку его персональных данных должно включать в себя:

- фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;

- наименование и адрес оператора персональных данных;

- цель обработки персональных данных;

- перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных;

- перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых в Министерстве способов обработки персональных данных;

- срок, в течение которого действует согласие, а также порядок его отзыва.

Согласие на обработку персональных данных может быть отозвано субъектом персональных данных;

5) согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных не требуется в следующих случаях:

- обработка персональных данных осуществляется на основании федерального закона, устанавливающего ее цель, условия получения персональных данных и круг субъектов, персональные данные которых подлежат обработке, а также определяющего полномочия оператора;

- обработка персональных данных осуществляется в целях исполнения трудового или иного договора или соглашения между работником и Министерством;

- обработка персональных данных осуществляется для статистических или иных научных целей при условии обязательного обезличивания персональных данных;

- обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта персональных данных, если получение его согласия при данных обстоятельствах невозможно;

- обработка персональных данных необходима для доставки почтовых отправлений организациями почтовой связи, для осуществления операторами электросвязи расчетов с пользователями услуг связи за оказанные услуги связи, а также для рассмотрения претензий пользователей услугами связи;

- осуществляется обработка персональных данных, подлежащих опубликованию в соответствии с федеральными законами;

6) для обработки персональных данных, содержащихся в согласии в письменной форме субъекта на обработку его персональных данных, дополнительное согласие не требуется;

7) в случае недееспособности субъекта персональных данных согласие на обработку его персональных данных в письменной форме дает его законный представитель.

В случае смерти субъекта согласие на обработку его персональных данных при необходимости дает в письменной форме один из его наследников, если такое согласие не было дано субъектом персональных данных при его жизни;

8) в случае, если Министерство на основании договора поручает обработку персональных данных другому лицу, существенным условием договора является обязанность обеспечения указанным лицом конфиденциальности персональных данных и безопасности персональных данных при их обработке;

9) Министерство не имеет права получать и обрабатывать персональные данные субъекта о его расовой, национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных или философских убеждениях, интимной, частной жизни, а также о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением следующих случаев:

- субъект дал согласие в письменной форме на обработку своих соответствующих персональных данных;

- персональные данные являются общедоступными;

- персональные данные относятся к сведениям о состоянии здоровья субъекта, и их обработка необходима для защиты его жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов либо жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов других лиц, и получение согласия субъекта в данный момент невозможно;

- обработка персональных данных осуществляется в медико-профилактических целях, в целях установления медицинского диагноза, оказания медицинских и медико-социальных услуг при условии, что обработка персональных данных осуществляется лицом, профессионально занимающимся медицинской деятельностью и обязанным в соответствии с законодательством Российской Федерации сохранять врачебную тайну;

- обработка персональных данных необходима в связи с осуществлением правосудия;

- обработка персональных данных осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о безопасности, об оперативно-розыскной деятельности, а также в соответствии с уголовно-исполнительным законодательством Российской Федерации.

В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со статьей 24 Конституции Российской Федерации работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни субъекта только с его письменного согласия;

10) сведения, которые характеризуют физиологические особенности человека и на основе которых можно установить его личность (биометрические персональные данные), могут обрабатываться только при наличии согласия субъекта персональных данных в письменной форме;

11) обработка биометрических персональных данных может осуществляться без согласия субъекта в связи с осуществлением правосудия, а также в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации о безопасности, об оперативно-розыскной деятельности, о государственной службе, о порядке выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию, уголовно-исполнительным законодательством Российской Федерации;

12) защита персональных данных субъекта от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена оператором за счет его средств в порядке, установленном федеральным законодательством Российской Федерации;

13) субъекты персональных данных и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами Министерства, устанавливающими порядок обработки персональных данных, а также об их правах и обязанностях в указанной сфере;

14) документы, содержащие персональные данные работника, составляют его личное дело. Документы, содержащие персональные данные соискателя, составляют его анкету.

Письменные доказательства получения оператором согласия субъекта персональных данных на их обработку хранятся в личном деле;

15) при обработке персональных данных Министерство вправе определять способы обработки, документирования, хранения и защиты персональных данных на базе современных информационных технологий;

16) круг лиц, допущенных к работе с документами, содержащими персональные данные субъектов, определяется Министерством;

17) помещения, в которых хранятся персональные данные субъектов, оборудуются замками и сигнализацией на вскрытие помещений.

Для хранения персональных данных используются специально оборудованные шкафы или сейфы, которые запираются на ключ.

Помещения, в которых хранятся персональные данные субъектов персональных данных, в рабочее время при отсутствии в них работников Министерства должны быть закрыты.

Проведение уборки помещений, в которых хранятся персональные данные, должно производиться в присутствии соответствующих работников Министерства.

8. Сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего, его супруги (супруга) и несовершеннолетних детей в соответствии с законодательством о государственной гражданской службе в Российской Федерации размещаются на официальном сайте Министерства в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

9. Сроки обработки и хранения персональных данных работников Министерства, порядок уничтожения при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований определяются законодательством Российской Федерации в сфере государственного гражданской службы, трудового законодательства, законодательства о размещении государственных заказов, законодательства об архивном деле.

10. Меры, принимаемые в Министерстве для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных:

1) определение угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных;

2) применение организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, необходимых для выполнения требований к защите персональных данных, исполнение которых обеспечивает установленные Правительством Российской Федерации уровни защищенности персональных данных;

3) применение прошедших процедуры оценки соответствия средств защиты информации;

4) оценка эффективности принимаемых мер по обеспечению безопасности персональных данных до ввода в эксплуатацию информационной системы персональных данных;

5) учет машинных носителей персональных данных;

6) обнаружение фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятием мер;

7) восстановление персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним;

8) установление правил доступа к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе персональных данных, а также обеспечение регистрации и учета всех действий, совершаемых с персональными данными в информационной системе персональных данных;

9) контроль за принимаемыми мерами по обеспечению безопасности персональных данных и уровня защищенности информационных систем персональных данных.