Приложение N 3. Положение об архиве Главного управления информационных технологий и связи Омской области

Приложение N 3
к приказу Главного управления
информационных технологий
и связи Омской области
от 9 апреля 2014 г. N 14

Положение
об архиве Главного управления информационных технологий и связи Омской области

С изменениями и дополнениями от:

30 марта, 27 декабря 2016 г.

I. Общие положения

1. Настоящее Положение регламентирует состав документов архива Главного управления информационных технологий и связи Омской области (далее - Главное управление), полномочия архива Главного управления, иные вопросы, связанные с деятельностью архива Главного управления.

2. Архив Главного управления создается в целях временного хранения документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, до их передачи на постоянное хранение в казенное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области", источником комплектования которого является Главное управление (далее - КУ Омской области), а также в целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений Главного управления, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования.

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления информационных технологий и связи Омской области от 27 декабря 2016 г. N 36 пункт 3 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

3. Архив Главного управления осуществляет свою деятельность в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ, Регламентом государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Государственной архивной службы России от 11 марта 1997 года N 11, приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 года N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях", иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Омской области в сфере архивного дела, локальными правовыми актами Главного управления и настоящим Положением.

4. В состав Архивного фонда Российской Федерации входят документы, образующиеся в деятельности Главного управления, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, прошедшие экспертизу ценности документов, поставленные на государственный учет и подлежащие передаче на постоянное хранение в КУ ИсА.

5. Ответственный за архив Главного управления назначается распоряжением Главного управления.

II. Состав документов, поступающих на хранение в архив Главного управления

6. В состав документов, поступающих на хранение в архив Главного управления, входят:

1) законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет, до 10 лет - по решению начальника Главного управления информационных технологий и связи Омской области (далее - начальник Главного управления)) хранения, в том числе по личному составу, образовавшиеся в результате деятельности Главного управления (его структурных подразделений);

2) регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов;

3) кино-, фото-, фоно- и видеодокументы, архивные коллекции, отражающие историю Главного управления;

4) научно-справочный аппарат (историческая справка, предисловия, паспорт архива и др.), раскрывающий состав и содержание дел (документов) архива Главного управления, и учетные документы архива Главного управления.

III. Задачи архива Главного управления

7. Задачами архива Главного управления являются:

1) комплектование архива Главного управления согласно пункту 6 настоящего Положения;

2) учет и создание научно-справочного аппарата к документам архива Главного управления;

3) обеспечение сохранности документов архива Главного управления;

4) использование хранящихся в архиве документов Главного управления;

5) подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и в порядке, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти по нормативно-правовому регулированию архивного дела;

6) проверка сохранности, правильности формирования и оформления дел в делопроизводстве Главного управления с участием службы документационного обеспечения управления Главного управления.

IV. Функции архива Главного управления

8. В соответствии с возложенными на него задачами архив Главного управления осуществляет следующие функции:

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления информационных технологий и связи Омской области от 30 марта 2016 г. N 7 в подпункт 1 пункта 8 настоящего приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

1) принимает на хранение от структурных подразделений Главного управления законченные делопроизводством и упорядоченные в установленном порядке дела постоянного, временного (свыше 10 лет, до 10 лет - по решению начальника Главного управления) хранения и по личному составу Главного управления.

Вместе с делами в архив Главного управления передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных в порядке, установленном приказом Главного управления информационных технологий и связи Омской области от 31 декабря 2013 года N 13 "О Регламенте взаимодействия участников электронного документооборота в автоматизированной информационной системе Омской области "Единая система электронного документооборота органов исполнительной власти Омской области";

2) представляет на рассмотрение экспертной комиссии Главного управления и экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры Омской области описи дел (документов) постоянного хранения и по личному составу Главного управления;

3) осуществляет учет архивных документов Главного управления;

4) обеспечивает сохранность архивных дел (документов) Главного управления;

5) создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к делам (документам), хранящимся в архиве Главного управления;

6) передает документы Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в сроки, установленные законодательством об архивном деле в Российской Федерации;

7) организует использование документов архива Главного управления, в том числе:

- информирует начальника Главного управления и работников Главного управления о составе и содержании документов архива Главного управления;

- выдает в установленном порядке дела (документы) и копии документов в целях служебного пользования, в том числе для работы в помещении архива Главного управления;

- исполняет запросы граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, иные запросы граждан и организаций, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

- ведет учет использования документов архива Главного управления;

8) участвует в составлении номенклатуры дел Главного управления, совместно с членами экспертной комиссии Главного управления контролирует сохранность и правильность формирования дел в структурных подразделениях Главного управления;

9) проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве Главного управления, ежегодно представляет на рассмотрение экспертной комиссии Главного управления акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

10) участвует в работе экспертной комиссии Главного управления;

11) оказывает методическую помощь структурным подразделениям Главного управления по вопросам экспертизы ценности документов на стадиях делопроизводства и передачи в архив Главного управления;

12) организует розыск дел, не обнаруженных по результатам проверки наличия и состояния архивных документов;

13) участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива Главного управления и службы документационного обеспечения управления Главного управления;

14) представляет в КУ ИсА по установленной форме сведения о составе и объеме документов архива Главного управления.

V. Права архива Главного управления

9. Архив Главного управления вправе:

1) требовать от работников структурных подразделений Главного управления соблюдения правил ведения делопроизводства;

2) запрашивать у работников структурных подразделений Главного управления, необходимые для работы архива Главного управления;

3) приглашать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов специалистов Главного управления и КУ ИсА;

4) информировать начальника Главного управления о состоянии архивного дела в Главном управлении, вносить предложения по его совершенствованию;

5) консультировать с соблюдением требований законодательства работников Главного управления и других заинтересованных лиц по документам архива Главного управления;

6) участвовать в разработке локальных правовых актов Главного управления по вопросам делопроизводства и архивного дела.