Приложение N 1. Перечень документов, создание, хранение и использование которых при организации деятельности Министерства осуществляется в форме электронных документов

Информация об изменениях:

Приказом Министерства труда и социального развития Омской области от 1 февраля 2017 г. N 15-п в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 1
к Инструкции по делопроизводству
Министерства труда и социального
развития Омской области

Перечень
документов, создание, хранение и использование которых при организации деятельности Министерства осуществляется в форме электронных документов

С изменениями и дополнениями от:

17 апреля 2015 г., 1 февраля 2017 г.

N п/п	Вид документа	Срок хранения документов	Примечание
1	2	3	4
1. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ
1.1. Руководство
1	Нормативные правовые акты органов государственной власти Российской Федерации и Омской области. Копии	До минования надобности, ст. 1 б	ЭД (СПС "КонсультантПлюс", СИПО "Гарант")
2	Приказы и распоряжения Министерства. Копии	До минования надобности, ст. 19 а	Электронный документ (СЭДО "Lotus Notes")
3	Протоколы коллегии Министерства. Копии	До минования надобности, ст. 18 б	Электронный документ (СЭДО "Lotus Notes")
4	Инструкция по делопроизводству Министерства и изменения к ней. Копия	До замены новыми, ст. 27 а	Электронный документ. Постоянно в деле - 01-02
5	Переписка с государственными органами Российской Федерации, государственными органами субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, с территориальными органами и учреждениями и другими организациями. Копии	До минования надобности, ст. 32, ст. 33, ст. 34, ст. 35	Электронный документ. Оригиналы в деле - 01-18
1.2. Контроль
6	Обращения граждан (письма, жалобы и заявления и др.) и документы по их рассмотрению. Копии	До минования надобности, ст. 183 б	Электронный документ (СЭДО "Lotus Notes")
1.3. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов
7	Архивные копии базы данных	В соответствии со сроком хранения документов, помещенных в базу, ст. 220	Электронная база данных
8	Реестр установленного и неустановленного компьютерного оборудования в Министерстве	5 лет, ст. 222	Электронная база данных, при условии проведения проверки (ревизии)
9	Журнал учета поступающих документов, служебных записок Министерства по основной деятельности департамента	5 лет, ст. 258 г	Электронный документ
10	Журнал учета внутренней переписки Министерства по основной деятельности департамента	5 лет, ст. 258 г	Электронная база данных
2. ПЛАНИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ Текущее планирование
11	Журнал учета заявок участников закупок на участие в аукционе	5 лет, ст. 278	Электронный документ
3. ФИНАНСИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ Финансирование, кредитование
12	Реестр действующих электронных подписей в Министерстве	Постоянно, ст. 329	Электронная база данных
4. УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ Статистический учет и отчетность
13	Ежемесячные отчеты по вопросам предоставления мер социальной поддержки по оплате жилищно-коммунальных услуг	1 год, ст. 467 д	Электронный документ
14	Ежемесячные отчеты по вопросам предоставления субсидий на оплату жилого помещения и коммунальных услуг	1 год, ст. 467 д	Электронный документ