Подраздел 6. Регистрация поступающих документов (п.п. 59 - 68)

Подраздел 6. Регистрация поступающих документов

59. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования. Документы регистрируются независимо от способа их доставки.

Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения либо при поступлении в нерабочее время на следующий рабочий день. Не подлежат регистрации в Правительстве Омской области материалы справочно-информационного характера, перечисленные в приложении N 14 к Инструкции.

60. Регистрация документов производится в зависимости от вида документа, автора и содержания. В отделе учета и обработки документов регистрируются и учитываются:

1) документы, поступившие на имя Губернатора Омской области, первого заместителя Председателя Правительства Омской области, заместителя Председателя Правительства Омской области, руководителя Аппарата Губернатора Омской области;

2) переписка за подписью Губернатора Омской области, первого заместителя Председателя Правительства Омской области, заместителя Председателя Правительства Омской области, руководителя Аппарата Губернатора Омской области;

3) докладные записки на имя Губернатора Омской области, первого заместителя Председателя Правительства Омской области, заместителя Председателя Правительства Омской области, руководителя Аппарата Губернатора Омской области.

61. Документы регистрируются и учитываются отделом учета и обработки документов в СЭДО Правительства Омской области путем создания регистрационно-контрольных карточек документов (далее - РКК) с включением в них электронных документов или электронных образов документов и заполнением следующих полей:

- входящий номер;

- индекс дела;

- дата регистрации;

- корреспондент;

- адрес корреспондента;

- номер документа;

- дата документа;

- автор документа;

- заголовок (краткое содержание);

- вид документа;

- вид доставки;

- отметка срочности;

- пришло из;

- тематика;

- кому (на рассмотрение);

- у кого находится подлинник;

- сопроводительная информация (примечание);

- вложения;

- текст документа;

- количество листов основного документа;

- количество приложений;

- общее количество листов приложений.

Документы, поступившие на бумажном носителе, включаются в СЭДО Правительства Омской области после сканирования и создания электронного образа документа. Включение электронного образа документа в СЭДО Правительства Омской области возможно только после его сравнения с подлинником документа. После включения электронного образа документа в СЭДО Правительства Омской области он заверяется ЭП сотрудника отдела учета и обработки документов, подтверждающей соответствие электронного образа документа его подлиннику на бумажном носителе. Не подлежат сканированию:

- сброшюрованные документы и другие текстовые материалы;

- книги, буклеты, карты, диаграммы, материалы форматом более А4, а также состоящие из листов разного формата;

- материалы с малоразборчивым текстом;

- письма граждан, приложенные к документам.

Электронные документы и электронные образы документов регистрируются в СЭДО Правительства Омской области после проверки действительности ЭП, не прошедшие проверку действительности - после получения подлинника документа на бумажном носителе.

62. При создании РКК поступившего в Правительство Омской области документа в СЭДО Правительства Омской области осуществляется присвоение регистрационного номера документу с указанием даты регистрации, например:

ВХ-13/ПР-10540 от 20.05.2013,

где:

ВХ - вид документа (входящий);

13 - год;

ПР - Правительство Омской области;

10540 - порядковый номер;

20.05.2013 - дата регистрации.

На документах, оформленных на бумажном носителе и подлежащих регистрации, на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп, в котором заполняется дата поступления и регистрационный номер.

63. Документы, поступающие по электронной почте и факсимильной связи, регистрируются отделом учета и обработки документов как входящие документы. При поступлении документа по каналу факсимильной связи вместе с его подлинником обоим документам присваивается один и тот же регистрационный номер.

64. Телеграммы регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на исполнение.

65. После регистрации документы передаются на рассмотрение Губернатору Омской области, первому заместителю Председателя Правительства Омской области, заместителю Председателя Правительства Омской области, министру Омской области, руководителю Аппарата Губернатора Омской области. Срочные документы передаются незамедлительно через помощников (советников) соответствующих руководителей.

66. В случае если поступивший документ является ответом на запрос, работники отдела учета и обработки документов подбирают документы, на которые имеется ссылка, и связывают их в СЭДО Правительства Омской области.

67. Все зарегистрированные документы после исполнения списываются "в дело" руководителем, давшим поручение и установившим срок его исполнения, или уполномоченным лицом. Информация об исполнении документа заносится в СЭДО Правительства Омской области с внесением номера дела по номенклатуре дел, в котором будет находиться документ.

68. В случае изменения резолюции или в случае переадресации документов между органами исполнительной власти указанная передача осуществляется через отдел учета и обработки документов, при этом документы вторично не регистрируются.