Подраздел 11. Регистрация отправляемых документов (п.п. 91 - 94)

Подраздел 11. Регистрация отправляемых документов

91. Регистрация отправляемых документов осуществляется в отделе учета и обработки документов путем создания PICK исходящего документа с включением в них электронных документов или электронных образов документов и заполнением следующих полей:

- исходящий номер;

- индекс дела;

- дата;

- корреспондент;

- адрес корреспондента;

- адресат;

- должность;

- заголовок;

- вид документа;

- отметка срочности;

- ФИО;

- вид отправки;

- адресаты;

- у кого находится подлинник

- сопроводительная информация (примечание);

- исполнитель документа из ОИВ;

- вложения;

- текст документа.

- количество листов основного документа;

- количество приложений;

- общее количество листов приложений.

92. При создании PICK исходящего документа Правительства Омской области в СЭДО Правительства Омской области осуществляется присвоение регистрационного номера документу с указанием даты регистрации. Регистрационный номер состоит из вида документа, года, кода подразделения, порядкового номера документа, кода должностного лица, подписавшего документ, например:

N ИСХ-13/ГБ(ПР)-689/01 от 22.05.2013,

где:

ИСХ - вид документа (исходящий);

13 - год;

ГБ - Губернатор Омской области (ПР - Правительство Омской области);

689 - порядковый номер документа;

01 - код должностного лица, подписавшего документ;

22.05.2013 - дата регистрации.

93. Для документов, оформленных на бумажном носителе, регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле.

94. Документ, отправленный по факсу, электронной почте, подлежит регистрации в соответствии с пунктом 92 Инструкции.

Ответственный исполнитель принимает решение о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе.