1. Организация работы юридической службы на предприятии
1.1. Планирование работы
Всем юридическим отделам (бюро) и юрисконсультам рекомендуется постоянно планировать свою работу.
Целесообразно составлять план основных мероприятий юридической службы на год и представлять его на утверждение руководителям предприятия. На основе этого плана составляется план работы на квартал. В нем следует указывать конкретных исполнителей и сроки выполнения мероприятий. При определении исполнителей необходимо учитывать установленное в отделе (бюро) распределение обязанностей среди сотрудников.
При подготовке плана основных мероприятий на год следует проанализировать отчетные данные предприятия, свидетельствующие: о результатах его хозяйственной и финансовой деятельности; о состоянии охраны труда и техники безопасности; о непроизводительных потерях рабочего времени; о размерах ущерба, причиненного хищениями, недостачами и порчей материальных ценностей, выплатой штрафных санкций за недопоставку продукции, простоя вагонов и другие условия договорных обязательств. Кроме того, необходимо ознакомиться с имеющимися на предприятии материалами ревизий, ининвентаризаций, с решениями балансовых комиссий, а также частными определениями судов и представлениями следственных органов, поступающими в адрес предприятия в связи с нарушениями государственной и плановой дисциплины, приписками и искажениями в отчетности и др. Следует также анализировать представления органов юстиции, направленные предприятию по поводу нарушений общественного порядка рабочими и служащими предприятия.
С учетом выявленных в результате анализа данных, свидетельствующих о состоянии социалистической законности на предприятии, следует определить основные мероприятия, подлежащие включению в план Помимо этого, в план необходимо включать и другие мероприятия, способствующие укреплению социалистической законности и повышению экономических показателей деятельности предприятия.
В плане могут быть предусмотрены, в частности:
сообщения практики договорной, претензионной и исковой работы;
анализ претензий и исков по спорам о качестве продукции;
изучение положения дел с сохранностью социалистической собственности;
изучение практики возмещения ущерба, причиненного рабочими и служащими предприятию;
изучение состояния дебиторской задолженности на определенную сумму.
Осуществление контроля за соблюдением установленного законодательством порядка приемки продукции и товаров по количеству и качеству;
изучение практики применения трудового законодательства в целях усиления борьбы с нарушениями трудовой дисциплины и порядка проведения сверхурочных работ, усиления охраны труда женщин и несовершеннолетних;
проверки законности актов правового характера, изданных руководителями структурных подразделений предприятия;
чтение лекций и докладов на правовые темы для рабочих и служащих;
проведение занятий с хозяйственными руководителями и инженерно-техническими работниками по изучению основных вопросов хозяйственного и трудового законодательства.
Юридическому отделу (юрисконсульту) следует предварительно согласовать с другими структурными подразделениями и служащими проведение тех мероприятий, которые планируется провести совместно с ними.
При решении вопроса о включении в план основных мероприятий на год или в квартальный план того или иного мероприятия следует учитывать не только недостатки в производственно-хозяйственной деятельности, но и характер правовой работы, а также количество юридических работников на предприятии.
При необходимости могут составляться тематические планы работы юридической службы, дополняющие квартальные планы. Планы целесообразно разрабатывать, как правило, в связи с принятием новых нормативных актов, касающихся предприятий.
В юридическом отделе (бюро) контроль за выполнением запланированных мероприятий и оказание практической помощи исполнителям осуществляет начальник юридического отдела (бюро). Возможны различные формы контроля: периодический (ежемесячно), итоговый (в конце квартала), отчеты исполнителей на совещаниях в юридическом отделе (бюро) и т.п.
1.2. Учет и хранение нормативных актов
1.2.1. Юридический отдел (юрисконсульт) предприятия организует систематизированный учет и хранение поступающих на предприятие и принятых им нормативных актов. Регистрация этих актов осуществляется в общем порядке в соответствии с инструкцией о делопроизводстве.
Юридической службе целесообразно вести систематическую картотеку указанных нормативных актов. Для ведения картотеки составляется классификатор. Его следует разрабатывать с таким расчетом, чтобы в нем (следовательно, и в картотеке) были отражены именно те вопросы, которые являются наиболее актуальными для данного предприятия. Более подробно об этом см.: Ю.М Аристарков, А.Б.Годес, А.В.Маврин, А.Н.Раевский. Правовая работа на промышленном предприятии. Изд-во "Юридическая литература", 1972, стр. 29 - 31.
1.2.2. Нормативные акты, необходимые юридической службе в повседневной работе (общесоюзные законодательные акты, кодексы положения о поставках, особые условия поставки, постановления Пленума Верховного Суда СССР, инструктивные указания и постановления Госарбитража при Совете Министров СССР, инструкции (положения) министерства, ведомства о порядке ведения договорной (претензионной) работы и др.), целесообразно хранить в юридической службе (у юрисконсульта). Другие нормативные акты должны храниться в соответствующих структурных подразделениях.
1.3. Работа по обеспечению законности документов правового характера
Проверяя соответствие закону представляемые на подпись руководителю предприятия проекты приказов, инструкций, положений и других документов правового характера, юридической службе необходимо прежде всего выяснить:
правомочен ли руководитель предприятия издать приказ (другой акт правового характера) по данному вопросу или решение вопросов, предусмотренных в проекте, относится к компетенции вышестоящих органов;
не требуется ли согласование данного проекта с фабричным, заводским, местным комитетом профсоюза (ФЗМК);
правильно ли сделаны ссылки на законы и другие нормативные акты.
Кроме того, следует определить, какими действующими нормативными актами регулируется данный вопрос, и изучить эти акты. Также следует уточнить, не вносились ли изменения, дополнения в акты, сличить содержание той части проекта, в котором имеются ссылки на нормативные акты, с содержанием этих актов. Если в проекте приказа (другого документов) воспроизводится текст того или иного нормативного акта, то этот текст должен приводиться дословно.
Необходимо проверить, соответствует ли подготовленный проект требованиям нормативных актов вышестоящих органов управления (объединения, министерства), а также ранее принятым актам данного предприятия, если проект не предусматривает их отмену или изменение.
Если проект не согласован с заинтересованными подразделениями предприятия, а в необходимых случаях с ФЗМК, то он должен быть возвращен лицу, ответственному за его подготовку.
Убедившись в том, что проект составлен правильно как по существу, так и по форме, начальник юридического отдела (юрисконсульт) визирует его.
В случае несоответствия данного проекта действующим нормативным актам начальник юридического отдела (юрисконсульт), не визируя проект, дает заключение с предложениями о законном потоке разрешения рассматриваемых вопросов. В зависимости от конкретных обстоятельств начальник юридического отдела (юрисконсульт) либо лично докладывает руководителю предприятия свои замечания по проекту, либо представляет письменное заключение, которое должно быть мотивированным, убедительным, обоснованным в необходимых случаях со ссылкой на закон).
На начальника юридического отдела (юрисконсульта) предприятия возложен контроль за соответствием требованиям законодательства приказов и других актов, изданных руководителями структурных подразделений предприятия. В связи с этим целесообразно, чтобы работники юридической службы периодически (в соответствии с планом работы) проверяли приказы и другие акты, изданные в структурных подразделениях. Если будет установлено, что акты приняты с нарушением действующего законодательства, то следует сразу предложение руководителю структурного подразделения об опровержении или отмене таких актов. При его отказе привести акт в соответствии с требованием законодательства, а также в других случаях грубого нарушения законности юридическому отделу (юрисконсульту) следует внести руководителю предприятия предложения об отмене или изменении этих актов.
1.4. Договорная или претензионно-исковая работа
1.4.1. Общие положения
1.4.1.1. Степень участия юридической службы в договорной, претензионной и исковой работе на предприятии определяется приказом (инструкцией) о порядке ведения этой работы, который должен соответствовать требованиям, изложенным в Общем положении о юридическом отделе, юрисконсульте и отраслевом положении о юридической службе, утвержденном министерством, ведомством. В случае отсутствия такого приказа (инструкции) следует внести предложение руководству предприятия о его разработке.
В приказе (инструкции) рекомендуется, в частности:
предусмотреть общие принципы организации договорной, позиционной и исковой работы;
назвать структурные подразделения, ответственные за ведение договорной, претензионной и исковой работы, их функции;
определить порядок приема и отправки корреспонденции, относящейся к договорной, претензионной и исковой работе;
установить порядок и способы учета, хранения и регистрации договоров, претензий, исковых заявлений и всех документов, имеющих к ним отношение;
дать поручение руководителям структурных подразделений по разработке и утверждении должностных инструкций, регламентирующих обязанности работников, занимающихся договорной, претензионной и исковой работой.
Необходимо провести со всеми работниками предприятия, имеющими непосредственное отношение к договорной, претензионной и исковой работе, занятия по изучению приказа (инструкции).
1.4.1.2. Юридическому отделу (юрисконсульту) следует учитывать в разработке текстов бланков договоров, исковых заявлений, актов приемки продукции (товаров) по количеству и качеству и других документов, относящихся к договорной, претензионной и исковой работе. При проведении этой работы следует проанализировать содержание всех документов по данному вопросу, направленных к агентам в прошедшем году, и внести соответствующие предложения руководителю предприятия. При разработке текстов указанных документов следует руководствоваться требованиями, предъявляемыми действующим законодательством к содержанию и форме договорных претензий, исковых заявлений и других унифицируемых на предприятии документов.
1.4.2. Договорная работа
В соответствии с Общим положением о юридическом отделе, юрисконсульте юридическая служба предприятия должна организовывать совместно с другими подразделениями работу по заключению хозяйственных договоров, участвовать в подготовке проектов указанных договоров и визировать их.
Юридическому отделу (юрисконсульту) предприятия необходимо ежегодно перед началом договорной кампании анализировать практику заключения и исполнения хозяйственных договоров за прошедший год. При этом следует выяснять, отвечают ли условия договоров законным интересам как предприятия, так и его контрагентов, какие в связи с этим условия следует изменить или уточнить, а также имеется ли необходимость в установлении других условий, в целостности дополнительных имущественных санкций.
Необходимо также проанализировать данные о суммах штрафов, уплаченных предприятием за нарушение сроков поставки продукции за поставку продукции ненадлежащего качества, за сверхнормативный простой вагонов и другие нарушения договорных обязательств. Материалы анализа следует учитывать при подготовке договоров, их заключении и исполнении.
При выявлении недостатков в договорной работе (несвоевременность заключения договоров, "амнистирование" нарушителей договорной дисциплины, нарушение порядка расчетов с контрагентами, нарушение инструкций о порядке приемки продукции по количеству и качеству и т.д.) следует внести соответствующие предложения руководителю предприятия.
При наличии серьезных недостатков в договорной работе или при изменении структуры хозяйственных связей и в других необходимых случаях целесообразно внести предложение о подготовке приказа по предприятию. Юридическому отделу (юрисконсульту) следует принять участие в разработке такого приказа.
Принимая совместно с другими подразделениями участие в определении формы договорных отношений, юридический отдел (юрисконсульт) должен прежде всего выяснить, не выдан ли наряд (замещающий его документ) сверх плана производства, не нарушен ли порядок и сроки его выдачи. Кроме того, следует также учитывать сложившуюся практику взаимоотношений с контрагентом. При отсутствии замечаний по наряду (заменяющему его документу) юридический отдел (юрисконсульт) и руководитель соответствующего структурного подразделения представляют руководству предприятия предложения о возможном способе установления договорных отношений (путем заключения договора, подписываемого сторонами, путем принятия наряда к исполнению, путем подтверждения поставщиком принятия заказа покупателя). При этом договорные отношения по доставке продукции и товаров, оформляемые путем принятия поставщиками и покупателями наряда к исполнению, должны устанавливаться в порядке, определенном в Инструкции, утвержденной постановлением Государственного арбитража при Совете Министров СССР от 19 сентября 1975 г. N 188 (см. "Бюллетень нормативных актов министерств и ведомств СССР" 1976 г. N 1).
Юридический отдел (юрисконсульт) при визировании проекта хозяйственного договора, заключаемого предприятием с контрагентом должен удостовериться в наличии виз тех руководителей структурных подразделений, с которыми данный проект договора должен быть согласован, а также убедиться в соблюдении сроков оформления проекта договора. Если нарушены сроки оформления договоров, целесообразно поставить об этом в известность как заинтересованное структурное подразделение, так и руководство предприятия. При проверке соответствия проекта договора требованиям законодательства следует прежде всего выяснить, все ли существенные условия содержатся в договоре.
При отсутствии замечаний проект договора визируется и передается в установленном порядке на подпись руководству предприятия. Если какой-либо пункт проекта договора не соответствует действующему законодательству, юридический отдел (юрисконсульт) вносит предложение о его изменении.
Если у предприятия имеются какие-либо возражения по условиям договора, то они фиксируются в протоколе разногласий. Этот протокол проверяется юридическим отделом (юрисконсультом) с точки зрения его законности одновременно с проектом договора, по условиям которого он составлен.
При рассмотрении протокола разногласий, полученного от агента, следует обратить внимание на своевременность его составления, а также на законность и мотивированность возражений структурных подразделений против тех или иных предложений контрагента. В случае полного или частичного несогласия с предложениями контрагента предприятием в установленный законом срок принимаются меры к доарбитражному (несудебному) урегулированию разногласий.
1.4.3. Претензионная работа
1.4.3.1. В соответствии с Общим положением о юридическом отделе, юрисконсульте претензионная работа на предприятии ведется либо юридической службой, либо другими подразделениями в зависимости от конкретных условий, сложившихся на предприятии.
1.4.3.2. Если ведение претензионной работы возложено на юридическую службу, необходимо вести учет претензий и связанных с ним документов по единой, утвержденной у руководства предприятия форме (представляется наиболее приемлемой журнальная форма). Следует также разработать и представить на утверждение специальную форму учета исполнения контрагентами своих обязательств, в соответствии с которой структурные подразделения в установленный срок должны передавать юридическому отделу (юрисконсульту) сведения, необходимые для предъявления претензий.
Претензию, подготавливаемую на предприятии, как и материалы к ней, следует составлять в количестве экземпляров, необходимых для передачи ее неисправному контрагенту, оставления в деле передачи в арбитраж. Претензия должна быть составлена в соответствии с требованиями, предъявляемыми к ее форме и содержанию Положением о порядке предъявления и рассмотрения претензий предприятиями, организациями и учреждениями и урегулирование разногласий по хозяйственным договорам, утвержденным постановлением Совета Министров СССР от 17 октября 1973 г. N 758. В претензии должен быть завизирован заинтересованными структурными подразделениями.
За исполнением претензий, предъявленных контрагенту, следует установить контроль. При положительном ответе на претензию рекомендуется проверить в соответствующем подразделении предприятия фактическое исполнение требования, указанного в претензии реального исполнения своевременно не последовало, необходимо подготовить и представить руководству предприятия соответствующие предложения (о предъявлении в банк распоряжения на списание в бесспорном порядке признанной должником суммы, о предъявлении иска в установленном порядке и т.п.). В случае полного или частичного отказа в удовлетворении претензии или неполучения в срок необходимо внести руководству предприятия предложение о предъявлении иска в арбитраж или иной орган, которому подведомствен спор.
Рассмотрение претензии, поступившей на предприятие, следует начать с проверки ее юридической обоснованности: убедиться, не истек ли установленный срок исковой давности для данной категории дел проверить правильность ссылок заявителя претензии на нормативные акты, договор и другие документы правового характера и т.п. Проверку фактических обстоятельств, изложенных в претензии, рекомендуется проводить совместно с тем подразделением предприятия, деятельность которого вызвала претензию.
После проверки составляется проект ответа на претензию. Если при этом имеются разногласия между заинтересованными структурными подразделениями, соответствующие материалы должны быть предъявлены руководству предприятия. При полном или частичном удовлетворении претензии следует подготовить и внести руководству структурных подразделений, допустивших нарушения хозяйственных обязательств перед контрагентами предприятия.
1.4.3.3. Если ведение претензионной работы возложено на другие структурные подразделения, то юридическому отделу (юрисконсульту) необходимо изучать (в соответствии с планами своей работы состояние этой работы и давать методические рекомендации по улучшению. В случае выявления серьезных упущений в этой работе следует вносить соответствующие предложения руководству предприятия.
При визировании поступивших на согласование в юридический отдел (к юрисконсульту) претензий и ответов на них необходимо принимать меры, направленные на обеспечение юридической обоснованности этих документов.
С работниками подразделений, ведущих претензионную работу следует проводить занятия по изучению нормативных актов, касающихся вопросов предъявления и рассмотрения претензий. С лицами, вновь принятыми на работу, связанную с подготовкой и оформлением претензий, необходимо проводить соответствующий инструктаж.
1.4.4. Исковая работа
При решении вопроса о предъявлении иска следует обращать внимание на соблюдение предприятием доарбитражного порядка урегулирования хозяйственного спора непосредственно с ответчиком порядка предварительного внесудебного разрешения спора), на наличие доказательств, подтверждающих отказ ответчика от удовлетворения претензий или неполучение в установленный срок ответа на подготовленную претензию, на сроки исковой давности по данной категории дел.
При решении вопроса о представительстве в заседаниях арбитража или суда следует исходить из характера разрешаемого спора. При этом следует иметь в виду, что в ряде случаев целесообразно участие в заседаниях арбитража и суда помимо юрисконсульта также и других специалистов. Так, если рассматривается спор о качестве изготовленной на предприятии продукции, следует обсудить вопрос о выдвижении в качестве представителя предприятия наряду с юрисконсультом работника отдела технического контроля (ОТК).
Юридический отдел (юрисконсульт) должен обеспечивать своевременное получение копий решений, определений и других документов, принимаемых судом или арбитражем по делу, имеющему отношение к предприятию. Если, по мнению юридического отдела (юрисконсульта), решение или определение является необоснованным следует внести руководству предприятия предложение о его обжаловании.
Работу по подготовке отзывов на исковые заявления целесообразно проводить применительно к порядку организации работы по рассмотрению претензий, изложенному в настоящих рекомендациях. Если при изучении исковых материалов, а также решений и определений суда и арбитража будут выявлены недостатки в деятельности предприятия, юридический отдел (юрисконсульт) сообщает об этом руководству предприятия для принятия необходимых мер.
По каждому исковому производству рекомендуется иметь отдельное дело, в котором находились бы: копии исковых заявлений и приложений к ним, отзывы на исковые заявления, повестки о вызове на заседание арбитража (суда) и другие документы.
1.4.5. Обобщение и анализ результатов предъявленных и рассмотренных претензий и исков
Юридическому отделу (юрисконсульту) необходимо обобщать практику рассмотрения претензий и исков по отдельным категориям дел за определенный период (квартал, полугодие, год) с тем, чтобы уяснить их динамику и изучить влияющие на нее факторы.
Целесообразно анализировать и обобщать следующие данные количество поступающих претензий (исков), на какую сумму (из них удовлетворено); причины непроизводительных расходов (в том числе по чьей вине) и другие данные, позволяющие выявить недостатки в работе отдельных служб предприятия. Результаты анализа претензионной и исковой работы следует оформлять в виде справки и представлять ее руководству предприятия. В необходимых случаях следует вносить руководству предприятия предложения о проведении специальных совещаний руководителей заинтересованных структурных подразделений, на которых обсуждать подготовленные юридическим отделом (юрисконсультом) материалы и вырабатывать мероприятия по устранению выявленных недостатков.
Материалы анализа юридическому отделу (юрисконсульту) следует также докладывать на заседаниях соответствующих комиссиях предприятия (непроизводительных расходов, по качеству и т.п.)
1.4.6. Работа по обеспечению правовыми средствами качества продукции
Юридическому отделу (юрисконсульту) при разработке и осуществлении мероприятий по обеспечению качества продукции рекомендуется использовать формы и методы работы, изложенные в методических рекомендациях Министерства юстиции СССР от 9 июля 1974 г. "Организация работы юридических служб производственных объединений, предприятий, организаций по обеспечению правовыми средствами поставки продукции надлежащего качества".
1.5. Работа по обеспечению сохранности социалистической собственности
1.5.1. Юридическому отделу (юрисконсульту) необходимо участвовать в разработке документов, касающихся вопросов обеспечения сохранности социалистической собственности, в том числе инструкций, устанавливающих порядок поступления и приемки на предприятие материальных ценностей, учета их движения с материальных складов в производство, учета выпуска и отпуска готовой продукции. Если предприятие заключает договор об охране объектов подразделениями вневедомственной охраны, юридическому отделу (юрисконсульту) рекомендуется проверить, соответствует ли проект договора Типовому договору, утвержденному постановлением Государственного арбитража при Совете Министров СССР от 31 мая 1967, отражены ли в проекте договора особенности охраны объекта данного предприятия, конкретизированы ли обязанности сторон.
1.5.2. Юридическому отделу (юрисконсульту) необходимо информировать работников отдела кадров о предъявляемых законом указаниях к работникам, зачисляемым на должности, связанные с материальной ответственностью, с тем чтобы исключить возможность приема на работу лиц, не имеющих права занимать такие должности.
1.5.3. Юридический отдел (юрисконсульт) должен проверять и регулировать все заключаемые предприятием договоры о полной материальной ответственности. При этом следует выяснить, относится ли персона по договору к категории работников, с которыми согласно действующему законодательству может быть заключен такой договор, своевременно ли заключается договор.
При проверке соответствия закону проекта приказа об увольнении и переводе лица, несущего полную материальную ответственность, необходимо убедиться в том, что проект предусматривает передачу в установленном порядке материальных ценностей другому лицу.
Юридическому отделу (юрисконсульту) рекомендуется организовывать совместно с заинтересованными подразделениями (отдел сбыта, и др.) изучение материально-ответственными лицами действующих правил отгрузки, особых условий поставки, инструкции о порядке приемки продукции и товаров по количеству и качеству.
1.5.4. Юридический отдел (юрисконсульт) должен периодически контролировать соблюдение на предприятии установленного действующим законодательством порядка приемки продукции и товаров по количеству и качеству. При этом необходимо выяснять, правильно ли фиксируется количество и качество продукции (товаров) в момент ее получения от поставщиков (изготовителей) и в момент оприходования.
При выявлении недостатков следует вносить руководству предприятия предложения, направленные на их устранение.
1.5.5. Необходимо совместно с заинтересованными подразделениями (бухгалтерия, отделы снабжения и сбыта и др.) анализировать причины, повлекшие за собой порчу материальных ценностей, а также причины и условия, способствующие хищениям, возникновению потерь по бесхозяйственности. При этом, в частности, следует использовать материалы инвентаризаций, ревизий и отдельных проверок. По результатам анализа необходимо подготавливать соответствующие предложения.
1.5.6. Совместно с работниками бухгалтерии и другими подразделениями следует активно содействовать ликвидации дебиторской задолженности. В этих целях необходимо: участвовать в организации работы по взысканию задолженности с лиц, причинивших материальный ущерб хищениями, недостачами, порчей материальных ценностей; разрабатывать необходимые мероприятия, исключающие возможность пропуска сроков исковой давности на взыскание дебиторской задолженности; осуществлять контроль за обоснованностью списания на убытки и отнесения на забалансовые счета сумм, числящихся за неплатежеспособными должниками.
1.5.7. При решении вопроса о списании материальных ценностей, юридический отдел, юрисконсульт должен дать заключение о правильности такого списания. Если материальные ценности пришли в негодность в результате бесхозяйственного к ним отношения либо в связи с иным правонарушением, следует проверить, привлечены ли виновные к ответственности, ознакомиться с разработанными мероприятиями по устранению выявленных нарушений.
1.5.8. Юридическому отделу (юрисконсульту) необходимо участвовать в подготовке материалов о хищениях, растратах, недостаче и порче имущественных ценностей для передачи их следственным органам, суду.
Следует поддерживать постоянный деловой контакт с органами прокуратуры, милиции и судами по вопросам, касающимся проверки актов отсутствия у должника имущества, подлежащего описи, принятия мер по розыску скрывшихся должников, участия в сверке материалов, переданных следственным органам по фактам недостач, хищений. Юридическому отделу (юрисконсульту) следует иметь в виду, что согласно ст. 352 ГПК РСФСР и соответствующим статьям ГПК других союзных республик при исполнении судебных решений о взысканиях с граждан в пользу предприятий (когда место пребывания должника неизвестно) суд может вынести определение о розыске должника через органы милиции.
1.5.9. Юридическому отделу (юрисконсульту) следует активно помогать общественным организациям в борьбе за сохранность социалистической собственности, в частности: в необходимых случаях принимать участие в подготовке материалов о мелких хищениях, порче материальных ценностей для рассмотрения в товарищеском суде; организовывать занятия с должностными лицами, членами това
