Приложение N 3. Положение о постоянно действующей центральной экспертной комиссии Администрации г.Ижевска

Приложение N 3

Положение
о постоянно действующей центральной экспертной
комиссии Администрации г.Ижевска
(утв. постановлением Администрации г.Ижевска от 18 января 1999 г.
N 19)

1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая Центральная экспертная комиссия (ЦЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе и ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Удмуртской Республики, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности Администрации г.Ижевска.

Для экспертизы ценности и отбора научно-технической и другой специальной документации может быть создана отдельная ЭК, состоящая из специалистов по этой документации.

1.2. Постоянно действующая ЦЭК является совещательным органом при Руководителе Аппарата Администрации г.Ижевска.

Решения комиссии вступают в силу после их утверждения Руководителем Аппарата Администрации г.Ижевска. В необходимых случаях (см. п.3.4. настоящего Положения) решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с Комитетом по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики.

1.3. В своей работе ЦЭК руководствуется Положением об Архивном фонде РФ, Основами законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, Законом об Архивном фонде Удмуртской Республики и архивах, распорядительными документами федеральных и республиканских органов государственной власти и управления, постановлениями, распоряжениями Главы городского самоуправления - мэра г.Ижевска, Первого зам.главы Администрации - вице-мэра, приказами Руководителя Аппарата, нормативно-методическими документами Росархива и Комитета по делам архивов при Правительстве УР, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, ГОСТами, положением о ЦЭК Администрации г.Ижевска, ведомственном архиве, о службе ДОУ.

1.4. Центральная экспертная комиссия возглавляется Начальником Управления документационного и хозяйственного обеспечения Администрации г.Ижевска; его секретарем является главный специалист архивного отдела Администрации г.Ижевска.

Персональный состав ЦЭК назначается распоряжением Первого зам. главы Администрации - вице-мэра г.Ижевска.

В состав ЦЭК включаются: начальник Управления документационного и хозяйственного обеспечения, начальник общего отдела, гл.специалист архивного отдела - секретарь комиссии, зав.протокольной частью, зав.канцелярией. В состав комиссии, по согласованию, входит представитель Государственной архивной службы Удмуртской Республики.

В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций.

1.5. Администрация г.Ижевска разрабатывает положение о ЦЭК на основании примерного положения, которое после согласования с экспертно-проверочной комиссией Комитета по делам архивов при Правительстве УР утверждается и вводится в действие распоряжением Первого зам. главы Администрации - вице-мэра г.Ижевска.

2. Основные задачи ЦЭК

Основными задачами ЦЭК являются:

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формирования дел.

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

2.3. Организация внедрения ГОСТов и нормативно-методических разработок по вопросам организации делопроизводства и работы архива Администрации, обеспечения сохранности документов.

2.4. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно - технической, аудиовизуальной документации.

3. Основные функции ЦЭК

В соответствии с возложенными на нее задачами ЦЭК выполняет следующие функции:

3.1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной и архивной службами работу по ежегодному отбору документов Администрации (в том числе научно-технической и специальной документации) для дальнейшего хранения и к уничтожению.

3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов Администрации и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проекта нормативно-методических документов по названным вопросам.

3.3. Оказывает содействие и методическую помощь специалистам Администрации:

- по выявлению владельцев личных фондов в учреждении, по возможной передаче ими дневников, записей воспоминаний, других документов в состав Архивного фонда Удмуртской Республики;

- по выявлению и возврату в Удмуртскую Республику документов по истории республики и г.Ижевска, которые по различным причинам оказались за пределами Удмуртской Республики;

- по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников, кинофотосъемки) с целью создания истории своего учреждения и г.Ижевска.

3.4. Оказывает методическую помощь и контролирует работу ЭК администраций районов города и структурных подразделений Администрации города.

3.5. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет (см. приложение):

3.5.1. На утверждение ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве УР, а затем на утверждение руководителя структурного подразделения:

- описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации;

- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения: документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой "ЭПК" в перечне документов до 1945 года включительно.

3.5.2. На согласование ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве УР, а затем на утверждение Главы городского самоуправления - мэра г.Ижевска:

- сводную номенклатуру дел учреждения;

- описи дел по личному составу;

- акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения;

- акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу;

- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

- график упорядочения документов в организациях, учреждениях и предприятиях города и сдаче их на государственное хранение.

4. Права ЦЭК

Центральная экспертная комиссия имеет право:

4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам Администрации по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочение и оформление документов.

4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений:

- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

- предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

4.3. Осуществлять проверки в отделах Администрации по вопросам организации делопроизводства и сохранности документов.

4.4. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Удмуртской Республики, о причинах утраты документов.

4.5. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей архивных органов и учреждений УР, сторонних заинтересованных организаций.

4.6. ЦЭК в лице ее председателя, заместителя председателя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.7. Информировать руководство Администрации по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.

4.8. В установленном порядке представить Администрацию в органах государственной архивной службы УР.

5. Организация работы ЦЭК

5.1. Центральная экспертная комиссия Администрации работает в тесном контакте с экспертно-проверочной методической комиссией Комитета по делам архивов при Правительстве УР, государственными и муниципальными архивами, получает от них соответствующие организационно-методические указания.

5.2. ЦЭК работает по годовому плану, утвержденному Руководителем Аппарата Администрации г.Ижевска.

5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЦЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через десять дней после поступления.

5.4. Заседания ЦЭК и принятые на нем решения считаются правомерными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЦЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЦЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

5.5. Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЦЭК (в необходимых случаях по согласованию с Комитетом по делам архивов при Правительстве УР).

5.6. Ведение делопроизводства ЦЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых решений возлагаются на секретаря комиссии.