Распоряжение Мэра г.Ижевска от 11 ноября 1997 г. N 147 "Об утверждении порядка работы с электронными копиями правовых актов (документов) в Администрации города Ижевска"

С целью повышения эффективности и качества информационного обслуживания населения города Ижевска, депутатов Городской думы, сотрудников Администрации города Ижевска, сокращения сроков подготовки и повышения качества правовых актов (документов):

1. Утвердить прилагаемый Порядок работы с электронными копиями правовых актов в Администрации города Ижевска.

2. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя Руководителя аппарата - заведующего общим отделом Шкарпеткина В.В.

Глава местного самоуправления -

мэр города Ижевска

А.И.Салтыков

Порядок
работы с электронными копиями правовых актов
(утв. распоряжением Мэра г.Ижевска от 11.11.97 г. N 147)

ГАРАНТ:

О создании информационных систем федерального и регионального уровней на основе внедрения новейших технологий см. Постановление Госсовета УР от 20 октября 1998 г. N 691-I

1. Общие положения.

Настоящий порядок определяет процедуру работы с электронными копиями правовых актов и проектов правовых актов (далее документов) Администрации г.Ижевска.

1.1. Основные понятия:

Документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Проект документа - не подписанный документ.

Файл - информация, упорядоченная и записанная на машинный носитель.

Электронная копия (документа) - файл, содержащий документ (включая приложения) в электронном виде.

Локальный компьютер - компьютер, установленный на рабочем месте пользователя.

Сервер документов - компьютер, на котором хранятся электронные копии документов.

Электронная почта - средство адресной пересылки электронных документов и сообщений.

Почтовый ящик (электронной почты) - хранилище электронных документов и сообщений, посланных по электронной почте.

Вирус - вредоносная программа для компьютера.

Ответственный исполнитель - специалист, который согласно должностной инструкции производит необходимые манипуляции с файлами, содержащими документы.

1.2. Порядок работы с электронными копиями правовых актов (в дальнейшем - Порядок) разработан с целью создания условий для организации электронного хранилища документов Администрации г.Ижевска. Порядок соответствует требованиям ГОСТ 6.38-90, а также Инструкции по делопроизводству в Администрации города Ижевска, утвержденной Распоряжением Вице-мэра г.Ижевска от 24.05.95 N 193 и Временному порядку подготовки проектов правовых актов, принимаемых Городской Думой, Главой местного самоуправления - мэром г.Ижевска, первым заместителем Главы Администрации - вице-мэром, утвержденному распоряжением Главы местного самоуправления - мэра города Ижевска от 7 апреля 1997 года N 28.

1.3. Соблюдение правил, предусмотренных настоящим Порядком, обязательно для всех структурных подразделений Администрации г.Ижевска.

1.4. Сотрудники Администрации г.Ижевска вправе использовать документы, содержащиеся в электронном хранилище, в рамках служебных обязанностей.

2. Категории документов.

2.1. В зависимости от назначения документа, его конфиденциальности, степени заинтересованности должностных лиц Администрации города, населения города, документу могут быть присвоены следующие категории:

- направляемые только по рассылке;

- общего доступа.

2.2. Присвоение документу категории производится автором документа и, в случае необходимости, корректируется специалистами Правового управления.

3. Общая схема формирования электронного документа.

3.1. На этапе разработки документа его электронная копия хранится на локальном компьютере ответственного исполнителя. После прохождения всех этапов согласования и утверждения, файл с документом переносится на сервер (см. п.6). Перенос файла осуществляется Заведующим копировально-множительного бюро.

3.2. На сервере создаются папки в соответствии с категориями хранимых документов и, возможно, с делением по структурным подразделениям. Перенос документов на сервер, замена и удаление файлов, а также мероприятия по защите информации выполняются ответственным исполнителем.

3.3. Формат файла с текстом документа должен соответствовать одному из принятых в Администрации города стандартов (см. п.4). Автор документа обязан принять меры по защите файлов от вирусов, используя антивирусные программы.

3.4. Специалисты Общего отдела рассылают электронные копии документов (электронной почтой или на дискете) в соответствии с категорией документа и списком рассылки.

4. Стандарты форматов представления данных на машиночитаемых носителях.

4.1. Стандартными форматами файлов документов, представляемых в Общий отдел Администрации города Ижевска, являются "простой текстовый формат" (*.rtf) или "формат редактора WRITE" (*.wri). В исключительных случаях (при отсутствии у источника файла операционной системы Windows) допускается формат текстовых файлов, используемых операционной системой MS-DOS (*.txt).

4.2. При использовании средств вычислительной техники для создания проектов документов в структурных подразделениях Администрации г.Ижевска рекомендуются текстовые редакторы WORD, WORKS, WORDPAD, WRITE (OC MS WINDOWS) или другие поддерживающие вышеуказанные форматы файлов.

4.3.Включение текстов приложений в файл документа обязательно.

5. Стандарты оформления документов.

5.1. Для обеспечения согласованной работы специалисты структурных подразделений, осуществляющие разработку проектов документов, обязаны использовать специально разработанные шаблоны документов.

6. Порядок регистрации электронных документов.

6.1. При регистрации проекта документа автор представляет Заведующему копировально-множительного бюро бумажную и электронную копии документа (на дискете или электронной почтой). Файлы с текстами проектов документов предоставляются на специально промаркированных дискетах, предназначенных исключительно для документооборота, которые выдаются подразделениям в Общем отделе Администрации г.Ижевска. Заведующий копировально-множительного бюро до считывания информации обязан проверить дискету на отсутствие вирусов. "Инфицированные" дискеты возвращаются без обработки, регистрация проекта документа не производится. Автор обязан принять меры по ликвидации вирусов на дискете и своем компьютере, после чего вновь передать документ для регистрации. При использовании электронной почты файл с текстом проекта "вкладывается" в письмо и пересылается в адрес "Машбюро". Заведующий копировально-множительного бюро проверяет правильность оформления документа и, при отсутствии замечаний, копирует с дискеты или из почтового ящика файл проекта в раздел "Проекты документов", находящийся на сервере или его локальном компьютере. Доступ по сети к папке "Проекты документов" может быть разрешен только Заведующему копировально-множительного бюро. При копировании файлу присваивается имя, содержащее идентификационный номер. Идентификационный номер проставляется на листе плана подготовки проекта правового акта в отведенном для этого поле. Дискета возвращается автору.

6.2. Бумажная копия проекта документа с надписанным идентификационным номером электронной копии сдается в Правовое управление.

6.3. При необходимости доработки проекта документа, бумажная копия возвращается автору. Повторный прием проекта документа производится в соответствии с пп. 6.1, 6.2.

6.4. После подписания проекта документа мэром или вице-мэрами он передается в Протокольную часть, где ему присваивается номер, о чем делается надпись в соответствующем поле и заполняется карточка документа. При необходимости Заведующий протокольной частью вносит стилистические и орфографические корректуры в документ, при этом на полях возле соответствующей строки делается пометка.

6.5. Оформление документа для рассылки производится оператором машинописного бюро путем корректировки электронной копии документа в соответствии с подписанным документом.

6.6. Файл проекта документа, имя которого определяется в соответствии с надписанным идентификационным номером, пересылается из раздела "Проекты документов" в раздел "Документы" и сохраняется с именем, включающем номер документа. В карточке документа проставляется путь к файлу.

6.7. Рассылка электронных копий документов (электронной почтой или на дискете) выполняется сотрудниками Общего отдела в соответствии с категорией документа и списком рассылки.