Постановление Правительства УР от 13 мая 2002 г. N 437 "О Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Удмуртской Республики и о страховом копировании уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Удмуртской Республики"

Постановление Правительства УР от 13 мая 2002 г. N 437
"О Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда
Удмуртской Республики и о страховом копировании уникальных и особо
ценных документов Архивного фонда Удмуртской Республики"

В целях повышения уровня безопасности, обеспечения сохранности и улучшения физического состояния уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Удмуртской Республики Правительство Удмуртской Республики постановляет:

1. Утвердить прилагаемое Положение о Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Удмуртской Республики.

2. Комитету по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики организовать страховое копирование уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Удмуртской Республики на основе современных технологий.

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на Комитет по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики.

Председатель Правительства УР

Ю.С.Питкевич

Положение
о Государственном реестре уникальных документов
Архивного фонда Удмуртской Республики
(утв. постановлением Правительства УР от 13 мая 2002 г. N 437)

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет порядок формирования, ведения и использования Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Удмуртской Республики (далее - Государственный реестр) - республиканского свода уникальных документальных памятников.

1.2. Положение разработано в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Федеральным законом "О вывозе и ввозе культурных ценностей", Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. N 552 "Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации", постановлением Правительства Российской Федерации от 27 апреля 2001 г. N 322 "Об утверждении Положения о проведении экспертизы и контроля за вывозом культурных ценностей", Законом Удмуртской Республики "Об Архивном фонде Удмуртской Республики и архивах", Регламентом Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Федеральной архивной службы России (Росархив) от 9 октября 2001 г. N 75.

ГАРАНТ:

Законом УР от 30 июня 2005 г. N 36-РЗ Закон УР "Об Архивном фонде Удмуртской Республики и архивах" признан утратившим силу

См. Закон УР от 30 июня 2005 г. N 36-РЗ "Об архивном деле в Удмуртской Республике"

1.3. Уникальными являются подлинные документы (далее - уникальные документы), представляющие самостоятельное культурно-историческое значение, единственные в своем роде по содержанию и месту в истории Удмуртии, прямо и непосредственно, т.е. адекватно и единовременно, отражающие события и явления, оказавшие определяющее воздействие на развитие общества и государства, отражающие жизнь и деятельность великих исторических личностей и которые в силу этого или в силу своей древности обладают бесспорным общенациональным значением и большой материальной ценностью, невосполнимые при утрате с точки зрения их юридического значения, автографичности и (или) внешних признаков.

1.4. Государственный реестр ведется Комитетом по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики в целях централизованного государственного учета уникальных документов Архивного фонда Удмуртской Республики, обеспечения контроля за их сохранностью, государственной защиты, рационального их использования, улучшения доступа к ним с применением новейших технических средств без дискриминации всех пользователей. Комитет по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики при необходимости может передать эти полномочия одному из республиканских государственных архивов.

1.5. Включению в Государственный реестр подлежат уникальные документы независимо от места их хранения и формы собственности.

1.6. Включение уникальных документов в Государственный реестр осуществляется путем их регистрации в Государственном реестре в порядке, определенном настоящим Положением, после выявления, описания, экспертизы ценности документов.

2. Выявление и описание уникальных документов

2.1. Комитет по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики организует работу по выявлению, описанию и экспертизе ценности уникальных документов, рекомендуемых для включения в Государственный реестр.

2.2. Непосредственно работу по выявлению и описанию уникальных документов ведут государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, иные государственные и негосударственные организации, в оперативном управлении или пользовании которых находятся документы Архивного фонда Российской Федерации, а также учреждения системы Российской Академии Наук и физические лица - собственники документов в рамках договоров, заключаемых ими с архивными учреждениями Удмуртской Республики, либо по собственному желанию.

Физические лица - собственники документов Архивного фонда Удмуртской Республики, подлежащих отнесению к уникальным, могут передавать полномочия для описания и проведения экспертизы ценности уникальных документов архивным учреждениям Удмуртской Республики.

2.3. Выявление уникальных документов осуществляется целенаправленно, а также при проведении экспертизы ценности документов, заявленных к вывозу с территории Удмуртской Республики или Российской Федерации в порядке, установленном постановлением Правительства Российской Федерации от 27 апреля 2001 г. N 322 "Об утверждении Положения о проведении экспертизы и контроля за вывозом культурных ценностей".

2.4. Выявление и описание уникальных документов производится на основе методики и с учетом критериев определения их ценности, установленных архивной службой Удмуртской Республики в соответствии с Регламентом Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

2.5. Комплексы уникальных документов описываются подокументно в Листе учета и описания уникального документа. К уникальным могут быть отнесены архивные фонды или коллекции документов, их части, если они почти полностью состоят из документов уникальной ценности.

3. Экспертиза ценности уникальных документов

3.1. Экспертиза ценности уникальных документов проводится в целях обоснования их включения в Государственный реестр в соответствии с критериями определения уникальных документов.

3.2. Экспертизу ценности осуществляют наиболее квалифицированные сотрудники государственных архивов, музеев и библиотек, консультируясь при необходимости со специалистами в области истории, источниковедения, палеографии, этнографии и других научных дисциплин.

Экспертиза ценности уникальных документов проводится на безвозмездной основе.

3.3. По результатам экспертизы составляется экспертное заключение в произвольной форме, содержащее обоснованные выводы относительно возможности или невозможности включения документа в Государственный реестр.

3.4. Экспертные заключения рассматриваются методическими комиссиями государственных архивов, соответствующими комиссиями музеев, библиотек, других организаций и учреждений и представляются на утверждение Научного совета Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики.

4. Представление предложений о включении документов
в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда
Удмуртской Республики

4.1. В Комитет по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики предложения о включении документа(ов) в Государственный реестр представляют:

- государственные и муниципальные архивы - об уникальных документах Архивного фонда Удмуртской Республики, независимо от места их хранения и формы собственности;

- государственные и муниципальные музеи и библиотеки - об уникальных документах Архивного фонда Удмуртской Республики, хранящихся в музеях, библиотеках;

- учреждения системы Российской Академии Наук - об уникальных документах Архивного фонда Удмуртской Республики, хранящихся в их архивах;

- другие организации, учреждения, предприятия, хранящие документы Архивного фонда Удмуртской Республики на условиях, устанавливаемых архивной службой Удмуртской Республики - об уникальных документах Архивного фонда Удмуртской Республики, находящихся на ведомственном хранении.

4.2. Предложения представляются ежегодно к 1 марта в виде заполненных в двух экземплярах в соответствии с методикой, определенной архивной службой Удмуртской Республики, Листов учета и описания уникальных документов с приложением экспертных заключений в двух экземплярах и решения методической комиссии государственного архива, соответствующей комиссии музея, библиотеки, других организаций и учреждений.

4.3. Физические лица - собственники уникальных документов могут представлять свои предложения в Комитет по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики в виде заявления в произвольной форме. В этом случае Комитет по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики поручает проведение экспертизы ценности и подготовку предложений одному из государственных архивов в срок до 1 месяца.

4.4. В случае, если результаты экспертизы документов, заявленных в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации к вывозу с территории Удмуртской Республики или Российской Федерации, дают основания для их отнесения к категории уникальных, документы включаются в Государственный реестр независимо от согласия лиц, ходатайствующих об их вывозе.

5. Включение документов в Государственный реестр
уникальных документов Архивного фонда Удмуртской Республики

5.1. Поступившие предложения рассматривает Научный совет Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики, который принимает решение о включении документов в Государственный реестр и, при необходимости, о представлении предложений в Центральную экспертно-проверочную комиссию Федеральной архивной службы о включении документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

Срок рассмотрения предложений - до 2 месяцев.

В случае отрицательного решения первые экземпляры материалов возвращаются по принадлежности.

5.2. Комитет по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики включает информацию об уникальном документе в электронную базу данных "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Удмуртской Республики" и присваивает уникальному документу регистрационный номер по Государственному реестру. Регистрационный номер проставляется на обоих экземплярах Листа учета и описания уникального документа.

5.3. После включения документа(ов) в Государственный реестр учреждению, организации, в оперативном управлении или пользовании которой находится уникальный документ(ы), или собственнику документа(ов) выдается свидетельство о регистрации документа(ов) в Государственном реестре согласно приложению к настоящему Положению.

Свидетельство оформляется в одном экземпляре на гербовом бланке и заверяется гербовой печатью Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики, который осуществляет их учет.

5.4. Первые экземпляры Листов учета и описания уникального документа, экспертных заключений, решения методических комиссий государственных архивов, соответствующих комиссий музеев, библиотек и других государственных организаций хранятся постоянно в Комитете по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики единым комплексом в валовой последовательности их номеров по Государственному реестру.

5.5. Вторые экземпляры материалов, указанных в п.5.4, передаются учреждению, организации, в оперативном управлении или пользовании которой находится уникальный документ, или собственнику документа.

6. Внесение изменений в Государственный реестр уникальных
документов Архивного фонда Удмуртской Республики

6.1. Сведения, полученные в результате научного изучения документа, а также информация о других изменениях, происшедших с уникальным документом с момента постановки его на учет (проведение реставрации, смена собственника, публикация, создание фонда пользования и т.д.), регистрируются в Государственном реестре.

6.2. Изменения вносятся в Листы учета и описания уникального документа на основании актов произвольной формы, которые составляются, подписываются и представляются в Комитет по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики в одном экземпляре собственниками документов или организациями, в оперативном управлении или пользовании которых находятся уникальные документы.

6.3. После внесения изменений в Лист учета и описания уникального документа и электронную базу данных "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Удмуртской Республики" акты формируются в дело и хранятся постоянно.

6.4. Исключение уникальных документов из Государственного реестра осуществляется по решению Научного совета Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики на основании мотивированного представления собственника уникального документа или учреждения, организации, в оперативном управлении или пользовании которой находятся уникальные документы.

6.5. В случае ликвидации учреждения, организации - владельца, смерти собственника, продажи уникального документа(ов) государство имеет преимущественное право на его приобретение.

7. Обеспечение сохранности и страхование
уникальных документов

7.1. Владельцы уникальных документов обязаны обеспечить условия для сохранности этих документов.

7.2. Уникальные документы при необходимости подлежат безотлагательной реставрации, ремонту или консервации в порядке, установленном архивной службой Удмуртской Республики.

7.3. На уникальные документы, внесенные в Государственный реестр, независимо от формы их собственности и места хранения в соответствии со ст.21 Закона Удмуртской Республики "Об Архивном фонде Удмуртской Республики и архивах" создаются страховые копии (страховой фонд) в виде микрофильмов (негатив), а также фонд пользования в виде микрофильмов (позитив), ксерокопий или электронных копий.

7.4. При отсутствии технических средств для изготовления страховых копий и фонда пользования юридические и физические лица, у которых хранятся уникальные документы, предоставляют государственным архивным учреждениям возможность бесплатно изготовлять и хранить страховые копии этих документов и фонд пользования.

Страховой фонд и фонд пользования создается не позднее, чем через два месяца с момента включения уникального документа(ов) в Государственный реестр.

Использование указанных копий осуществляется только с разрешения владельца документа или его законного представителя.

7.5. Описание и хранение страхового фонда и фонда пользования на уникальные документы осуществляется в соответствии с правилами, установленными Федеральной архивной службой России.

7.6. В государственных и муниципальных архивах оригиналы уникальных документов, на которые уже создан фонд пользования, запрещается выдавать в читальные залы, экспонировать на выставках, а также копировать.

7.7. Как исключение владелец уникального документа может дать разрешение ознакомиться с оригиналом уникального документа для проведения специального источниковедческого исследования, требующего изучения материала - носителя информации, его внешних признаков и т.п.

7.8. Уникальные документы подлежат обязательному государственному страхованию в порядке и на условиях, установленных Федеральной архивной службой России.

Страхование проводят владельцы уникальных документов.

8. Пользование информацией Государственного реестра
уникальных документов Архивного фонда
Удмуртской Республики

8.1. Информация об уникальных документах Архивного фонда Удмуртской Республики, включенных в Государственный реестр, является общедоступной, за исключением сведений о собственниках уникальных документов негосударственной части Архивного фонда Удмуртской Республики, доступ к которым осуществляется с согласия самих собственников.

8.2. Комитет по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики обеспечивает исполнение запросов физических и юридических лиц об уникальных документах на основе электронной базы данных "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Удмуртской Республики".

8.3. Порядок оплаты услуг по исполнению запросов установлен Федеральной архивной службой.

Приложение
к Положению о Государственном реестре
уникальных документов Архивного фонда
Удмуртской Республики

Свидетельство
о регистрации документа в Государственном реестре
уникальных документов Архивного фонда
Удмуртской Республики

     Выдано _____________________________________________________________

                       (наименование юридического лица;

_________________________________________________________________________

                  фамилия, имя, отчество собственника)

     Документ ___________________________________________________________

                       (название документа, фонда, коллекции;

_________________________________________________________________________

        крайние даты; количество листов, единиц хранения и т.д.)

     включен в  Государственный  реестр  уникальных  документов Архивного

фонда Удмуртской Республики.

     Регистрационный номер ______________________________________________

     На основании решения Научного совета Комитета по делам  архивов  при

Правительстве Удмуртской Республики от _______________________

                                                (дата)

     N протокола ____________________

     Председатель Комитета ___________________    _______________________

                              М.П. (подпись)         (фамилия, инициалы

                                                        руководителя)

     "___"____________________ г.Ижевск

                 (дата)