Приложение. Регламент Администрации города Сарапула

Приложение

к распоряжению

Администрации города Сарапула

от 1 ноября 2011 г. N 251

Регламент
Администрации города Сарапула

I. Общие положения

Настоящий Регламент определяет порядок планирования работы Администрации города Сарапула (далее по тексту - Администрация), подготовки проектов постановлений и распоряжений Администрации города Сарапула (далее по тексту - проекты актов), их согласования и принятия, порядок подготовки и издания приказов заместителей Главы Администрации, руководителя аппарата, взаимодействия Администрации с Сарапульской городской Думой, организации документооборота в Администрации, порядок проведения совещаний и организации исполнения решений.

II. Планирование работы Администрации

Планирование работы Администрации является средством организационного обеспечения деятельности.

Деятельность Администрации организуется в соответствии с планом основных мероприятий Администрации на месяц, разрабатываемым на основе программы социально-экономического развития г. Сарапула на соответствующий год, бюджета г. Сарапула на соответствующий год, ведомственных и долгосрочных целевых программ, плана работы Сарапульской городской Думы на соответствующий год, плана работы Администрации на соответствующий год.

Разработка плана основных мероприятий Администрации на год осуществляется в следующем порядке:

предложения (перечень, календарные даты мероприятий, ответственные исполнители) в план основных мероприятий Администрации на следующий год вносят структурные подразделения Администрации к 15 декабря текущего года в отдел организационной и кадровой работы. Отчет о выполнении запланированных мероприятий предыдущего года представляется в отдел организационной и кадровой работы к 15 января текущего года.

Отдел организационной и кадровой работы составляет проект плана основных мероприятий на следующий год и вносит его на подпись Главе Администрации не позднее 20 декабря текущего года.

Разработка плана основных мероприятий Администрации на месяц осуществляется в следующем порядке:

предложения (перечень, календарные даты мероприятий, ответственные исполнители) в план основных мероприятий Администрации на следующий месяц вносят структурные подразделения Администрации не позднее 15 числа текущего месяца в отдел организационной и кадровой работы. Одновременно представляются отчеты о выполнении запланированных мероприятий в предыдущем месяце.

Отдел организационной и кадровой работы составляет проект плана основных мероприятий на следующий месяц и вносит его на подпись Главе Администрации не позднее 20 числа текущего месяца.

План основных мероприятий Администрации на месяц после его утверждения направляется отделом организационной и кадровой работы в Администрацию Президента и Правительства Удмуртской Республики, городскую Думу, заместителям Главы Администрации города Сарапула.

Структурные подразделения Администрации планируют свою работу ежемесячно с учетом плана основных мероприятий Администрации на год.

III. Порядок подготовки и издания постановлений и
распоряжений Администрации города Сарапула

Проекты постановлений, распоряжений Администрации города Сарапула вносятся заместителями Главы Администрации города Сарапула, руководителем аппарата Администрации города Сарапула, руководителями структурных подразделений Администрации города Сарапула и структурных подразделений, наделенных правами юридического лица (согласно распределению обязанностей).

Акты по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, издаются в форме постановлений. Акты по вопросам организации работы Администрации города издаются в форме распоряжений.

Проект акта оформляется в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 и методическими рекомендациями к нему.

В проекте акта должен указываться заголовок, в краткой форме отражающий его содержание;

в обязательном порядке указываются ссылки на нормативный правовой акт, во исполнение или на основании которого подготовлен проект акта с обязательным указанием его реквизитов (пунктов, статей);

при необходимости указываются сроки исполнения, представления информации и отчетов;

при необходимости указываются структурные подразделения Администрации города Сарапула, должностные лица, на которых возлагается контроль за исполнением акта.

указывается список рассылки акта, исполнитель с номером телефона. При указании в тексте проекта акта на необходимость публикации, в списке рассылки предусматриваются средства массовой информации;

информация, содержащая графические либо табличные данные, оформляется в виде приложения.

Исполнитель, ответственный за разработку проекта акта, направляет в электронном виде проект акта в протокольный сектор отдела организационной и кадровой работы для последующего занесения в информационную систему и распечатки на бумажном носителе.

Распечатка проекта акта производится протокольным сектором отдела организационной и кадровой работы в течение 24 часов с момента поступления. На распечатанном проекте акта ставится штамп "Протокольный сектор".

Заверенный штампом проект акта в обязательном порядке подписывается должностным лицом, руководителем структурного подразделения Администрации, внесшим данный проект.

К проекту акта, носящего нормативный характер, прилагается пояснительная записка, подписанная должностным лицом, ответственным за разработку проекта, в которой:

- раскрываются правовые основы принятия данного акта;

- дается обоснование необходимости принятия данного акта;

- указывается прогноз социально-экономических и иных последствий принятия данного акта;

- указывается финансово-экономическое обоснование проекта акта (в случае, когда его реализация потребует дополнительных материальных и других затрат);

- формулируются предложения по подготовке и принятию иных актов Администрации города Сарапула (органов местного самоуправления), необходимых для реализации данного акта.

К проекту акта прилагаются необходимые сопроводительные документы либо их копии, заверенные лицом, вносящим проект акта.

Без заверения проекта акта штампом протокольного сектора согласование не производится. Заверенный штампом проект акта в обязательном порядке последовательно согласовывается:

- Правовым управлением;

- руководителями структурных подразделений, к компетенции которых относится рассматриваемый в акте вопрос;

- заместителем Главы Администрации города Сарапула - начальником Управления финансов в г. Сарапуле - по вопросам, предусматривающим бюджетные затраты;

- начальником отдела учета и отчетности - по вопросам, предусматривающим затраты за счет средств Администрации города Сарапула;

- начальником отдела организационной и кадровой работы по вопросам муниципальной службы и кадровым вопросам в отношении работников Администрации;

- заместителем Главы Администрации города Сарапула, руководителем аппарата Администрации города Сарапула по вопросам, отнесенным к их компетенции;

- в случаях, установленных Уставом муниципального образования "Город Сарапул", Главой города Сарапула.

Согласование проекта акта осуществляется исполнителем, ответственным за подготовку проекта, путем сбора подписей под проектом акта.

Правовым управлением производится правовая экспертиза на соответствие общим нормам законодательства. Ответственность за соответствие проекта акта отраслевым нормам несут должностные лица, руководители структурных подразделений Администрации города Сарапула и структурных подразделений, наделенных правами юридического лица, согласующие и внесшие данный проект акта.

Срок согласования проекта акта, не требующего проработки, каждым согласующим должностным лицом не должен превышать одного рабочего дня со дня поступления проекта, соответственно, требующего проработки, - трех рабочих дней.

При получении обоснованных замечаний и предложений от всех согласующих должностных лиц исполнитель, ответственный за подготовку проекта, дорабатывает его, и после устранения замечаний проект повторно представляется на согласование в Правовое управление. При этом исполнитель, ответственный за подготовку проекта акта, представляет подлинник проекта в окончательной редакции с учетом всех замечаний, изложенных в заключениях согласующих должностных лиц, с обязательным приложением подлинников указанных заключений и первоначальной редакции проекта.

Каждый лист проекта акта и приложенных к нему документов (с обратной стороны листа) визируется в Правовом управлении. На первом листе акта (с обратной стороны листа) записывается количество листов приложенных документов.

При наличии разногласий по проекту должностное лицо, ответственное за подготовку проекта, должно провести обсуждение с заинтересованными сторонами с целью поиска взаимоприемлемого решения.

Проект акта, имеющий неурегулированные разногласия, может быть внесен на утверждение. При этом к проекту акта должны быть приложены оригиналы всех неурегулированных замечаний.

Должностное лицо, ответственное за подготовку вопроса, представляет окончательный проект акта со всеми приложениями в протокольный сектор отдела организационной и кадровой работы. Приложения, утверждаемые актом, представляются в стольких экземплярах, сколько служб указано в списке рассылки. К проекту акта прикладывается копия на электронном носителе. Проекты актов регистрируются с указанием названия и количества листов.

Начальник протокольного сектора отдела организационной и кадровой работы до 17 часов ежедневно представляет проекты актов на утверждение Главе Администрации города Сарапула. В случае, когда проект акта согласовывался в электронном виде, на бумажном варианте вместо подписи ставится штамп "Согласовано".

В случаях если предусмотрено согласование с Главой города Сарапула, проекты актов представляются Главе города Сарапула с отметкой о дате передачи на согласование. Согласованные в соответствии со ст. 31 Устава муниципального образования "Город Сарапул" проекты актов представляются на утверждение Главе Администрации города Сарапула, несогласованные проекты актов с заключением Главы города Сарапула возвращаются должностному лицу, ответственному за подготовку проекта.

Глава Администрации города Сарапула возвращает акты утвержденные либо с резолюцией. В журнале регистрации проектов актов делается отметка об утверждении либо о содержании резолюции.

Утвержденным актам присваивается номер. Проекты актов вместе с приложениями, сопроводительными документами хранятся в протокольном секторе отдела организационной и кадровой работы до последующей передачи в архив.

Неутвержденные проекты актов с сопроводительными документами и резолюцией возвращаются лицу, представившему проект, под подпись.

Бумажные копии актов Администрации города Сарапула рассылаются протокольным сектором отдела организационной и кадровой работы исполнителям, указанным в рассылке, в трехдневный срок после их подписания. Возможна рассылка актов в электронном виде с заверением ЭЦП уполномоченного лица.

Контроль за исполнением акта возлагается на руководителя (руководителей) структурных подразделений, к сфере деятельности которых относится принятое решение.

Акты Администрации города Сарапула для рассылки оформляются на специальных бланках Администрации города Сарапула и заверяются печатью протокольного сектора отдела организационной и кадровой работы.

Акты, носящие нормативный характер, направляются для опубликования в средства массовой информации, публикуются на официальном сайте муниципального образования "Город Сарапул" в информационно-телекоммуникационной сети Интернет. Дата публикации заносится в базу.

IV. Порядок подготовки и издания приказов заместителей
Главы Администрации, руководителя аппарата

Заместители Главы Администрации города Сарапула, руководитель аппарата Администрации города Сарапула издают приказы по вопросам организации деятельности Администрации города Сарапула и по вопросам организации работы структурных подразделений Администрации города Сарапула, подотчетных и подконтрольных соответствующему заместителю, руководителю аппарата.

Проект приказа по поручению заместителя Главы Администрации города Сарапула, руководителя аппарата Администрации города Сарапула готовит ответственный исполнитель, подотчетный соответствующему заместителю.

Проект приказа должен соответствовать требованиям п. 6 раздела по подготовке проектов актов Администрации города Сарапула.

Подписанный приказ регистрируется в журнале регистрации лицом, ответственным за делопроизводство в соответствующем структурном подразделении. Подписанный приказ передается в 3-дневный срок в протокольный сектор отдела организационной и кадровой работы для учета.

V. Порядок подготовки проектов решений Сарапульской городской Думы

Проекты решений Сарапульской городской Думы (далее по тексту - проекты решений) оформляются в соответствии с требованиями регламента работы Сарапульской городской Думы.

Проекты решений вносятся Главой Администрации города Сарапула.

Проекты решений должны отвечать следующим требованиям:

- содержать четко сформулированные цели и задачи с учетом имеющихся материальных и финансовых ресурсов;

- излагаться четко, последовательно и кратко;

- содержать сроки исполнения, указывать конкретных исполнителей и лиц, ответственных за контроль исполнения;

- соответствовать действующему законодательству и учитывать ранее принятые решения Сарапульской городской Думы;

- при необходимости указывать на ранее принятые решения, подлежащие признанию утратившими силу;

содержать список рассылки, включая в обязательном порядке Главу Администрации, отдел организационной и кадровой работы, заинтересованные службы. При указании в тексте проекта решения на необходимость публикации предусматривать в списке рассылки средства массовой информации.

Проект решения должен быть выполнен в форме, установленной для проектов решений Сарапульской городской Думы и представлен в отдел организационной и кадровой работы с сопутствующими материалами в количестве девяти экземпляров не позднее двух недель до дня заседания Сарапульской городской Думы, определенного в соответствии с планом работы Сарапульской городской Думы.

К проекту решения прилагается лист согласования (прилагается), который последовательно визируют лица:

принимавшие участие в подготовке проекта решения;

начальник Правового управления;

руководитель структурного подразделения, в подведомстве которого находится рассматриваемый вопрос;

в случаях, установленных Уставом муниципального образования "Город Сарапул", Глава города Сарапула.

К проекту решения прилагаются пояснительная записка, завизированная заместителем Главы Администрации по курируемому направлению, сопроводительное письмо с указанием докладчика.

Если проект решения был рассмотрен на публичных слушаниях, результаты слушаний прилагаются к проекту решения.

При представлении проекта решения, реализация которого потребует дополнительных материальных и иных затрат, прилагаются его финансово-экономическое обоснование, проект решения, носящего нормативный характер, имеющего наиболее принципиальное значение для города, направляется в прокуратуру г. Сарапула для получения заключения.

В обязательном порядке проект проходит юридическую экспертизу в Правовом управлении Администрации города Сарапула. В случае выявления в проекте документа несоответствия действующему законодательству визирование проекта юристом не производится, а проект документа возвращается исполнителю с соответствующим заключением.

Проекты решений направляются в аппарат Сарапульской городской Думы для получения заключения.

Проекты решений с сопутствующим материалами представляются в отдел организационной и кадровой работы.

Инициаторы внесения проекта решения направляют проекты решений Сарапульской городской Думы (далее - проект) для регистрации в отдел организационной и кадровой работы на бумажном носителе в количестве 9 экземпляров и одновременно размещают в электронном виде по адресу: F/APPA/Проекты решений для дальнейшего опубликования информационно-техническим отделом на официальном сайте муниципального образования "Город Сарапул".

На каждый проект в указанном каталоге (F/APPA/Проекты решений) создается отдельная папка, в папке должны находиться файлы, содержащие: сопроводительное письмо в отдел организационной и кадровой работы, в котором указывается наименование проекта, список лиц, принимавших участие в подготовке проекта, проект, приложения к проекту.

Ответственность за подлинность текста проекта на бумажном носителе проекту в электронном виде несет руководитель структурного подразделения, внесшего проект.

После проведения заседания Сарапульской городской Думы проекты, внесенные на указанное заседание, будут удалены из каталога.

На официальном сайте муниципального образования "Город Сарапул" будут опубликованы: проект решения, лица принимавшие участие в подготовке проекта.

Отдел организационной и кадровой работы осуществляет проверку проектов решений на соответствие изложенным выше требованиям, регистрирует и передает в аппарат Сарапульской городской Думы, один экземпляр пакета документов направляется Главе Администрации за 3 дня до заседания Сарапульской городской Думы, один экземпляр пакета документов хранится в отделе организационной и кадровой работы.

Отдел организационной и кадровой работы за 3 дня до заседания Сарапульской городской Думы запрашивает в аппарате Сарапульской городской Думы повестку заседания.

Руководитель аппарата за 1 день до заседания Сарапульской городской Думы докладывает у Главы Администрации по повестке дня, уточняет список докладчиков и присутствующих на очередном заседании Сарапульской городской Думы.

При подаче документов с нарушением сроков документы представляются при наличии соответствующей визы Главы Администрации города Сарапула либо подаются на очередное, в соответствии с планом работы, заседание Сарапульской городской Думы.

При представлении дополнительных материалов к проектам решений в Сарапульскую городскую Думу, запрашиваемых в ходе работы депутатских комиссий, копии вышеуказанных материалов в одном экземпляре представляются в отдел организационной и кадровой работы в целях формирования пакета документов для Главы Администрации города Сарапула.

VI. Организация документооборота в Администрации

Движение документов в Администрации города Сарапула с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом.

Организация доставки документов

Доставка документов в Администрацию города Сарапула осуществляется почтовой, электрической и курьерской связью.

С помощью почтовой связи в Администрацию города Сарапула доставляются письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

По каналам электрической связи поступают телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

Документы, поступающие в электронном виде, имеют одинаковую юридическую силу с документами, поступающими на бумажном носителе.

Прием, обработка и распределение поступающих документов

Письма, поступающие в Администрацию на имя Главы Администрации города Сарапула, его заместителей, руководителя аппарата, принимаются специалистами отдела по работе с обращениями граждан и служебной корреспонденцией. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "Лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Документ регистрируется в день поступления или, в случае его доставки менее чем за полчаса до окончания рабочего дня, не позднее следующего рабочего дня.

Поступившие документы, не требующие обязательного рассмотрения Главой Администрации города Сарапула, направляются непосредственно в структурные подразделения или ответственным исполнителям.

Организация работы со служебной корреспонденцией

Служебная корреспонденция, поступающая на электронный адрес Администрации города Сарапула (gorsar@udmnet.ru) и адресованная Главе Администрации города Сарапула, заместителям Главы Администрации города Сарапула и руководителю аппарата города Сарапула, регистрируется и заносится в систему электронного документооборота (далее по тексту - СЭД) отделом по работе с обращениями граждан и служебной корреспонденцией, если иное не предусмотрено действующими нормативными правовыми актами Удмуртской Республики и Российской Федерации. Служебная корреспонденция, поступающая на бумажном носителе, сканируется специалистами отдела по работе с обращениями граждан и служебной корреспонденцией и запускается в СЭД, если иное не предусмотрено действующими нормативными правовыми актами Удмуртской Республики и Российской Федерации либо если есть необходимость в бумажном носителе.

Служебная корреспонденция, поступающая в электронном виде в СЭД, свойствами системы передается на рассмотрение Главе Администрации города Сарапула, заместителям Главы Администрации города Сарапула и руководителю аппарата города Сарапула. Дальнейший ход исполнения служебной корреспонденции контролируется в СЭД специалистами отдела по работе с обращениями граждан и служебной корреспонденцией согласно резолюции руководителя.

Документы, поступающие на электронный адрес Администрации города Сарапула (gorsar@udmnet.ru), адресованные руководителям структурных подразделений Администрации, пересылаются адресатам специалистами отдела по работе с обращениями граждан и служебной корреспонденцией без регистрации в СЭД.

Документы, поступившие без сопроводительного письма и без наименования адресата, регистрации не подлежат.

Для осуществления контроля за сроками исполнения служебной корреспонденции специалисты отдела по работе с обращениями граждан и служебной корреспонденцией в случае необходимости направляют в СЭД уведомления ответственным исполнителям о сроках рассмотрения документа.

Исходящие документы, создаваемые в СЭД в ответ на входящие документы, автоматически регистрируются и отправляются с наложением в случае необходимости электронной цифровой подписи (ЭЦП) автора резолюции либо должностного лица, уполномоченного налагать ЭЦП, если иное не предусмотрено действующими нормативными правовыми актами Удмуртской Республики и Российской Федерации либо если нет необходимости в бумажном носителе. Исходящий документ на бумажном носителе регистрируется, хранится и оформляется для сдачи в архив в общем порядке, установленном для исходящих документов. В СЭД в регистрационной карточке соответствующего входящего документа делается отметка о номере и дате отправки исходящего документа на бумажном носителе.

Остальные исходящие документы подлежат регистрации и отправке в СЭД с наложением в случае необходимости электронной цифровой подписи (ЭЦП) автора резолюции либо должностного лица, уполномоченного налагать ЭЦП, если иное не предусмотрено действующими нормативными правовыми актами Удмуртской Республики и Российской Федерации либо если нет необходимости в бумажном носителе.

Организация работы с обращениями граждан

Работа с обращениями граждан в Администрации города Сарапула организована в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Обращения граждан, поступающие на электронный адрес Администрации города Сарапула (gorsar@udmnet.ru) и адресованные Главе Администрации города Сарапула, заместителям Главы Администрации города Сарапула и руководителю аппарата Администрации города Сарапула (далее - руководители), регистрируются и заносятся в систему электронного документооборота отделом по работе с обращениями граждан и служебной корреспонденцией, если иное не предусмотрено действующими нормативными правовыми актами Удмуртской Республики и Российской Федерации. Обращения граждан, поступающие на бумажном носителе, сканируются специалистами отдела по работе с обращениями граждан и служебной корреспонденцией, регистрируются и запускаются в СЭД, если иное не предусмотрено действующими нормативными правовыми актами Удмуртской Республики и Российской Федерации либо если есть необходимость в бумажном носителе.

Обращения граждан, поступающие в электронном виде в СЭД, передаются на рассмотрение руководителям. Дальнейший ход исполнения обращений граждан осуществляется в СЭД специалистами отдела по работе с обращениями граждан и служебной корреспонденцией согласно резолюции руководителя.

Обращения граждан, поступающие на электронный адрес Администрации города Сарапула (gorsar@udmnet.ru), но адресованные руководителям структурных подразделений Администрации города Сарапула, пересылаются адресатам специалистами отдела по работе с обращениями граждан и служебной корреспонденции без регистрации в СЭД.

Для осуществления контроля за сроками исполнения обращений граждан специалисты отдела по работе с обращениями граждан и служебной корреспонденции в случае необходимости направляют в СЭД уведомления ответственным исполнителям о сроках рассмотрения документа.

Ответы, создаваемые в СЭД на зарегистрированные в системе обращения граждан, автоматически регистрируются в СЭД и отправляются с наложением электронной цифровой подписи (ЭЦП) ответственных исполнителей и автора резолюции, если иное не предусмотрено действующими нормативными правовыми актами Удмуртской Республики и Российской Федерации либо если нет необходимости в бумажном носителе. Ответы на обращения граждан на бумажном носителе регистрируются, хранятся и оформляются для сдачи в архив в общем порядке, установленном для обращений граждан. В СЭД в регистрационной карточке соответствующих обращений граждан делается отметка о номере и дате отправки ответа на бумажном носителе.

Ежемесячно специалисты отдела по работе с обращениями граждан и служебной корреспонденцией представляют служебную записку о несвоевременно исполненных обращениях граждан Главе Администрации города Сарапула и руководителю аппарата Администрации города Сарапула.

Организация работы с внутренней корреспонденцией

Обмен внутренней корреспонденцией между руководителями и должностными лицами структурных подразделений осуществляется в СЭД соответственно через секретарей и лиц, ответственных в структурном подразделении за электронное делопроизводство, если иное не предусмотрено действующими нормативными правовыми актами Удмуртской Республики и Российской Федерации либо если нет необходимости в бумажном носителе. Контроль за исполнением внутренних документов осуществляет секретарь или специалист, ответственный за электронное делопроизводство в структурном подразделении.

Представление копий документов отделом по работе с обращениями граждан
и служебной корреспонденцией по запросам структурных подразделений
Администрации города Сарапула

Структурное подразделение Администрации города Сарапула, запрашивающее копии документов в отделе по работе с обращениями граждан и служебной корреспонденцией, готовит запрос на имя руководителя аппарата Администрации города Сарапула. В запросе необходимо указать следующую информацию:

служебная корреспонденция:

- корреспондент;

- дата и N поступившего документа;

- краткое содержание.

Обращения граждан:

- дата и номер поступившего обращения;

- ФИО заявителя;

- почтовый адрес заявителя;

- краткое содержание.

В случае невозможности указания точных параметров поиска документов специалист структурного подразделения, запрашивающего копии документов, ответственный за делопроизводство, самостоятельно ведет поиск документов в регистрационной базе служебной корреспонденции или обращений граждан, открытой в режиме чтения.

По поручению руководителя аппарата Администрации города Сарапула специалисты отдела по работе с обращениями граждан и служебной корреспонденцией обязаны предоставить необходимую информацию или копии документов либо подготовить соответствующий отказ в предоставлении информации в течение 3 рабочих дней.

VII. Осуществление межведомственного информационного взаимодействия
в Администрации города Сарапула при предоставлении муниципальных
и государственных услуг

Предоставление документов и информации Администрацией города Сарапула
посредством межведомственного информационного взаимодействия для
предоставления муниципальных и государственных услуг

Предоставление документов и информации Администрацией города Сарапула осуществляется в том числе в электронной форме с использованием единой системы межведомственного электронного взаимодействия и подключаемых к ней региональных систем межведомственного электронного взаимодействия по межведомственному запросу органа, предоставляющего государственную услугу, органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо подведомственной государственному органу или органу местного самоуправления организации, участвующей в предоставлении государственных и муниципальных услуг.

При осуществлении СМЭД используются общепринятые и распространенные форматы файлов.

Для подписания электронных документов участников СМЭД используются электронные цифровые подписи.

Порядок применения ЭЦП в системе межведомственного электронного документооборота осуществляется в соответствии с Соглашением об информационном взаимодействии в системе межведомственного электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики.

При передаче и хранении электронных документов вместе с ними передаются (хранятся) их регистрационные данные.

Обмен электронными сообщениями осуществляется по открытым каналам связи сообщениями электронной почты между участниками СМЭД.

В случае невозможности передачи электронных документов по телекоммуникационным каналам связи допускается передача электронных документов на магнитном (электронном) носителе, при этом порядок использования ЭЦП не изменяется. Электронные документы на магнитном (электронном) носителе могут доставляться специальной почтовой связью или уполномоченным представителем (курьером) отправителя электронных документов.

Электронные документы, поступающие в отдел по работе с обращениями граждан Администрации города Сарапула, проходят первичную обработку и регистрацию.

Первичная обработка межведомственных запросов, поступивших в Администрацию города Сарапула посредством СМЭВ, связанных с обработкой персональных данных, в обязательном порядке включает расшифровку и проверку подлинности ЭЦП, проверку правильности доставки электронных документов (правильность адресата) и наличия документов и приложений к ним (проверку полноты вложений). При подтверждении подлинности ЭЦП должна осуществляться проверка, что ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной, и только после признания ЭЦП равнозначной собственноручной может быть осуществлено исполнение данного электронного документа.

Запросы, поступающие посредством электронной почты, не требующие предоставления персональных данных, обрабатываются в соответствии с общими правилами работы с документами, заверение их ЭЦП не обязательно.

Регистрация (учет) электронных документов осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству Администрации города Сарапула.

Входящие электронные документы, поступившие посредством СМЭД, регистрируются в день их поступления.

Принятый Администрацией города Сарапула посредством СЭД запрос направляется Главе Администрации города Сарапула, который в свою очередь производит параллельную рассылку документа в подразделение Администрации города Сарапула по направлению деятельности (одному или нескольким исполнителям одновременно). Маршрут движения (или технологический процесс) документа представляет собой набор попарно связанных адресатов с указанием относительного времени обработки документа у каждого из них.

Межведомственный запрос, поступивший посредством электронной почты на электронный адрес подразделения Администрации города Сарапула, предоставляющего муниципальную услугу, указанный на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций), обрабатывается непосредственно ответственным подразделением-исполнителем без пересылки Главе Администрации города Сарапула.

Межведомственный запрос на бумажном носителе о представлении документов и (или) информации для предоставления государственной или муниципальной услуги с использованием межведомственного информационного взаимодействия должен содержать указание на базовый государственный информационный ресурс, в целях ведения которого запрашиваются документы и информация, или в случае, если такие документы и информация не были представлены заявителем, следующие сведения, если дополнительные сведения не установлены законодательным актом Российской Федерации и принимаемыми в соответствии с ними законами Удмуртской Республики, правовыми актами Президента Удмуртской Республики, Правительства Удмуртской Республики:

1) наименование органа или организации, направляющих межведомственный запрос;

2) наименование органа или организации, в адрес которых направляется межведомственный запрос;

3) наименование государственной или муниципальной услуги, для предоставления которой необходимо представление документа и (или) информации, а также, если имеется, номер (идентификатор) такой услуги в реестре государственных услуг или реестре муниципальных услуг;

4) указание на положения нормативного правового акта, которыми установлено представление документа и (или) информации, необходимых для предоставления государственной или муниципальной услуги, и указание на реквизиты данного нормативного правового акта;

5) сведения, необходимые для представления документа и (или) информации, установленные Административным регламентом предоставления государственной услуги или Административным регламентом предоставления муниципальной услуги, а также сведения, предусмотренные нормативными правовыми актами как необходимые для представления таких документа и (или) информации;

6) контактная информация для направления ответа на межведомственный запрос;

7) дата направления межведомственного запроса и срок ожидаемого ответа на межведомственный запрос. Срок подготовки и направления ответа на межведомственный запрос не может превышать пять рабочих дней со дня поступления межведомственного запроса.

Иные сроки подготовки и направления ответа на межведомственный запрос могут быть установлены федеральными законами, правовыми актами Правительства Российской Федерации и принимаемыми в соответствии с ними законами Удмуртской Республики, правовыми актами Президента Удмуртской Республики, Правительства Удмуртской Республики;

8) фамилия, имя, отчество и должность лица, подготовившего и направившего межведомственный запрос, а также номер служебного телефона и (или) адрес электронной почты данного лица для связи.

Данные требования не распространяются на межведомственные запросы о представлении документов и информации в рамках межведомственного информационного взаимодействия и использованием СМЭД.

Ознакомившись с документом, содержащим межведомственный запрос (после прохождения последовательного движения по неопределенному кругу сотрудников Администрации города Сарапула: каждый адресат определяет следующего), ответственный (конечный) исполнитель готовит ответ.

В процессе подготовки ответа на межведомственный запрос исполнитель осуществляет подготовку затребуемого участником СМЭД документа (сведений) из информационной базы (журнала), которая ведется в подразделении Администрации города Сарапула, определенном конечным исполнителем. Электронную копию документа исполнитель, ответственный сотрудник участника СМЭД, назначенный распоряжением Администрации города Сарапула, заверяет своей ЭЦП с указанием, что электронная копия соответствует данным электронный базы. Если для подготовки ответа требуется копия постановления или распоряжения Администрации города Сарапула, то ответственный исполнитель осуществляет запрос затребуемого документа, с обязательным указанием его конкретных реквизитов, в протокольный сектор отдела организационной и кадровой работы Администрации города Сарапула. Протокольный сектор осуществляет подготовку затребуемого документа (сведений) из электронной базы постановлений и распоряжений Администрации города Сарапула и заверяет электронную копию документа ЭЦП протокольного сектора с указанием, что электронная копия соответствует данным электронной базы постановлений и распоряжений Администрации города Сарапула.

Электронный документ может быть распечатан при необходимости получения его бумажной копии.

Заверение бумажных копий электронного документа и обеспечение взаимного соответствия исходного электронного документа и его бумажной копии осуществляется сотрудниками Администрации города Сарапула, уполномоченными распоряжением Администрации города Сарапула заверять бумажные копии электронных документов, с указанием:

1) на то, что исходным документом является электронный документ;

2) сведений о результате проверки ЭЦП.

Бумажная копия электронного документа должна содержать следующую информацию:

1) всю информацию из соответствующего электронного документа;

2) оттиск штампа с текстом (или собственноручную запись с текстом) "копия электронного документа верна, определен положительный результат проверки ЭЦП";

3) ФИО подписавшего электронный документ ЭЦП;

4) дату подписания электронного документа ЭЦП;

5) собственноручную подпись и ФИО сотрудника - участника СМЭД, уполномоченного заверять бумажные копии электронных документов;

6) дату создания бумажного документа - копии электронного документа;

7) оттиск печати участника СМЭД, которая должна содержать:

наименование участника СМЭД: "Администрация города Сарапула";

текст: "Для заверения копий электронных документов".

Вышеуказанная информация размещается на свободном месте последней страницы бумажной копии электронного документа под текстом документа. Дополнительная заверяющая подпись без расшифровки фамилии и должности ставится на каждой странице листа, на которой размещена информация электронного документа.

Допускается скрепление листов многостраничных документов с одновременным заверением:

1) первой страницы документа подписью сотрудника Администрации города Сарапула, уполномоченного заверять бумажные копии электронных документов, без расшифровки фамилии и должности;

2) последней страницы документа информацией, указанной выше, для заверения бумажной копии электронного документа.

Место скрепления заверяется гербовой печатью Администрации города Сарапула и подписью сотрудника Администрации города Сарапула, уполномоченного заверять бумажные копии электронных документов.

В случае отсутствия в официальной электронной базе постановлений и распоряжений Администрации города Сарапула либо другой информационной базе (журнале), которая ведется в подразделении Администрации города Сарапула, структурном подразделении Администрации города Сарапула, наделенном правами юридического лица, определенном конечным исполнителем, электронного варианта запрашиваемой информации, делается электронный образ бумажного документа. Допускается применение следующих форматов графических файлов: Joint Photographic Experts Group (расширение файла JPG), Portable Document Format (расширение файла PDF), Tagged Image File Format (расширение файла TIFF), portable network graphics (расширение файла PNG).

При необходимости заверения бумажной копии бумажного документа, хранящегося в подразделении Администрации города Сарапула, заверение производится должностным лицом подразделения, в котором хранится данный документ.

После создания ответа на межведомственный запрос исполнитель может отправить документ на утверждение Главе Администрации города Сарапула (если у исполнителя нет права отправлять документы этого типа в документооборот без утверждения). После утверждения документа Главой Администрации города Сарапула он возвращается исполнителю для отправки ответа на межведомственный запрос.

Электронный вариант ответа, при котором каждый файл, входящий в сообщение, подписывается ЭЦП сотрудников Администрации города Сарапула, структурного подразделения Администрации города Сарапула, наделенного правами юридического лица, - участников СМЭД, уполномоченных использовать ЭЦП для подписания электронных документов в СМЭД и наделенных правом собственноручной подписи аналогичных документов на бумажных носителях с помощью средства ЭЦП путем формирования отдельного криптографического сообщения в виде отдельного файла.

Сотрудник Администрации города Сарапула, структурного подразделения Администрации города Сарапула, наделенного правами юридического лица, муниципального учреждения МО "Город Сарапул", отправляющий электронный документ, содержащий электронную копию бумажного документа, несет ответственность за соответствие содержания электронной копии содержанию подлинника документа на бумажном носителе.

После того, как ответ на межведомственный запрос подготовлен, согласован и заверен ЭЦП, он должен быть зарегистрирован в журнале исходящих документов, который ведется в отделе по работе с обращениями граждан и служебной корреспонденцией Администрации города Сарапула с отметкой о выполнении межведомственного запроса.

Документы, подлежащие отправке, должны отправляться в день их подписания или в течение первого часа следующего рабочего дня.

Осуществление межведомственных запросов для предоставления
муниципальных услуг Администрацией города Сарапула

При поступлении в Администрацию города Сарапула структурное подразделение Администрации города Сарапула, наделенное правами юридического лица, запроса от заявителя о предоставлении муниципальной услуги, ответственное за предоставление запрашиваемой заявителем муниципальной услуги, в соответствии с действующим утвержденным Регламентом предоставления муниципальной услуги, руководствуясь Перечнем документов (сведений), обмен которыми для предоставления муниципальных услуг Администрацией города Сарапула осуществляется в рамках межведомственного информационного взаимодействия, самостоятельно, без участия заявителя направляет межведомственные запросы необходимых документов и сведений в органы, предоставляющие государственные услуги, органы, предоставляющие муниципальные услуги, иные государственные органы, органы местного самоуправления либо подведомственные государственным органам или органам местного самоуправления организации, участвующие в предоставлении государственных и муниципальных услуг, о представлении документов и (или) информации для предоставления государственной или муниципальной услуги с использованием межведомственного информационного взаимодействия.

Межведомственный запрос, направленный на бумажном носителе, должен содержать информацию, описанную в разделе "Предоставление документов и информации Администрацией города Сарапула посредством межведомственного взаимодействия". Межведомственный запрос может быть направлен ответственным должностным лицом, назначенным распоряжением Администрации города Сарапула, участникам СМЭД посредством межведомственного электронного взаимодействия с заверением ЭЦП ответственного лица.

При осуществлении обмена электронными документами, содержащими информацию ограниченного доступа, сотрудник Администрации города Сарапула - участник СМЭД обязан руководствоваться нормативными правовыми актами, регулирующими отношения в сфере информационных технологий и защиты информации, и соблюдать установленные требования по защите информации ограниченного доступа на всех этапах ее обработки, хранения и передачи. Передача указанных документов по открытым каналам связи допускается при обязательном применении шифрования сообщения или канала связи.

Должностным лицам Администрации города Сарапула, ответственным за направление межведомственных запросов, запрещается направлять запросы о представлении документов и информации для осуществления деятельности, не связанной с предоставлением государственных или муниципальных услуг или ведением базовых государственных информационных ресурсов в целях предоставления государственных или муниципальных услуг.

Должностные лица Администрации города Сарапула, ответственные за направление межведомственных запросов, имеют право запрашивать с указанием оснований и получать у других участников СМЭД заверенные копии электронных документов на бумажном носителе; получать необходимые данные из реестра СМЭД; обязаны хранить электронные документы в том формате, в котором они были отправлены или получены, позволяющем установить, что отправленные или полученные данные, содержащиеся в электронном сообщении, не искажены; хранить входящие и исходящие электронные документы в соответствии со следующими требованиями:

1. Входящие электронные документы, прошедшие проверку подлинности ЭЦП, должны храниться совместно с Сертификатом Участника Системы и служебными уведомлениями о получении электронного документа.

2. Все исходящие электронные документы должны храниться со служебными уведомлениями о получении электронного документа, формируемыми принимающей стороной.

3. Сроки хранения электронного документа должны соответствовать срокам хранения, установленным для документов на бумажных носителях.

При получении электронной копии ответа на межведомственный запрос должностные лица Администрации города Сарапула, ответственные за направление межведомственных запросов, осуществляют обработку поступивших электронных документов, проверку подлинности ЭЦП. Если для оказания муниципальной услуги необходима бумажная копия запрашиваемой информации, то к электронному документу прикладывается его бумажная копия с пометкой о том, что бумажный вариант соответствует электронному.

Осуществление дальнейших административных процедур предоставления муниципальной услуги происходит в соответствии с утвержденным Административным регламентом предоставления муниципальной услуги Администрации города Сарапула.

VIII. Порядок проведения совещаний в Администрации

На основе графиков совещаний Главы Администрации, заместителей Главы Администрации, плана мероприятий городской Думы руководитель аппарата составляет единый график проведения совещаний в Администрации.

Руководители структурных подразделений при планировании мероприятий должны руководствоваться графиком совещаний.

Принятые на совещаниях решения по указанию председательствующего оформляются протоколом. Протокол совещания, проводимого Главой Администрации, заместителями Главы Администрации, руководителем аппарата по указанию председательствующего подлежит хранению у секретаря совещания либо передается в протокольный сектор. Если в решении указывается (предусмотрен) контроль за исполнением решений, один экземпляр протокола направляется в протокольный сектор для постановки на контроль.

Хранение протоколов совещаний, проводимых другими должностными лицами Администрации, контроль за их исполнением обеспечивают соответствующие должностные лица.

IX. Организация исполнения решений

Постановления, распоряжения Администрации, решения совещаний, содержащие вопросы, исполнение по которым должно быть поставлено на контроль, должны содержать информацию об исполнителе, сроках исполнения, контролирующем лице. Если срок исполнения не указан, вопрос должен быть решен в течение месяца.

Документы с отметкой Главы Администрации города Сарапула, заместителей Главы Администрации города Сарапула, руководителя аппарата Администрации города Сарапула о контроле направляются в протокольный сектор для постановки на контроль. В протокольном секторе вопросы заносятся в журнал (компьютерную базу) контроля. Исполнителю и контролирующему лицу направляется сообщение о постановке вопроса на контроль. Ежемесячно до 10 числа протокольный сектор рассылает ответственным исполнителям и контролирующим лицам перечень вопросов, находящихся на контроле. Вопросы без срока исполнения стоят на контроле до 3 лет.

По исполнению вопроса ответственный исполнитель представляет в протокольный сектор документ с визой контролирующего лица об исполнении, на основании которого делается отметка об исполнении документа и снятии с контроля. Документ с визой остается на хранении в протокольном секторе. Ежемесячно протокольный сектор представляет руководителю аппарата справку о несвоевременно выполненных вопросах для доклада Главе Администрации.

Контроль за исполнением жалоб, обращений граждан осуществляется в соответствии с положением по работе с обращениями граждан.

X. Заключительное положение

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

34. Действующие в Администрации города нормы, определяющие регламент работы, применяются в части, не противоречащей настоящему Регламенту.