Указ Президента УР от 2 июля 2010 г. N 118 "О Положении об Управлении делопроизводства Администрации Президента и Правительства Удмуртской Республики"

В соответствии со статьей 37 Закона Удмуртской Республики "О Правительстве Удмуртской Республики" постановляю:

1. Утвердить прилагаемое Положение об Управлении делопроизводства Администрации Президента и Правительства Удмуртской Республики.

2. Признать утратившим силу:

Указ Президента Удмуртской Республики от 12 января 2004 года N 2 "О Положении об Управлении делопроизводства Администрации Президента и Правительства Удмуртской Республики";

Указ Президента Удмуртской Республики от 30 декабря 2005 года N 155 "О внесении изменений в Положение об Управлении делопроизводства Администрации Президента и Правительства Удмуртской Республики";

Указ Президента Удмуртской Республики от 25 декабря 2006 года N 197 "О внесении изменения в Положение об Управлении делопроизводства Администрации Президента и Правительства Удмуртской Республики";

п. 13 Указа Президента Удмуртской Республики от 10 октября 2007 года N 126 "О внесении изменений в некоторые положения о структурных подразделениях Администрации Президента и Правительства Удмуртской Республики";

Указ Президента Удмуртской Республики от 30 декабря 2008 года N 208 "О внесении изменения в Положение об Управлении делопроизводства Администрации Президента и Правительства Удмуртской Республики";

Указ Президента Удмуртской Республики от 08 мая 2009 года N 146 "О внесении изменения в Положение об Управлении делопроизводства Администрации Президента и Правительства Удмуртской Республики".

3. Настоящий Указ вступает в силу со дня его подписания.

Президент Удмуртской Республики

А.А. Волков

г. Ижевск

02 июля 2010 года

N 118

Положение
об Управлении делопроизводства Администрации Президента
и Правительства Удмуртской Республики
(утв. Указом Президента УР от 2 июля 2010 г. N 118)

I. Общие положения

1. Управление делопроизводства Администрации Президента и Правительства Удмуртской Республики (далее - Управление) является структурным подразделением Администрации Президента и Правительства Удмуртской Республики (далее - Администрация), обеспечивающим деятельность Президента Удмуртской Республики, Правительства Удмуртской Республики и Администрации.

2. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, Конституцией Удмуртской Республики, законами Удмуртской Республики, указами и распоряжениями Президента Удмуртской Республики, постановлениями и распоряжениями Правительства Удмуртской Республики, распоряжениями Председателя Правительства Удмуртской Республики, распоряжениями Руководителя Администрации Президента и Правительства Удмуртской Республики, Положением об Администрации Президента и Правительства Удмуртской Республики (далее - Положение об Администрации), а также настоящим Положением об Управлении делопроизводства Администрации Президента и Правительства Удмуртской Республики (далее - Положение об Управлении).

3. Положение об Управлении утверждается Президентом Удмуртской Республики по представлению Руководителя Администрации Президента и Правительства Удмуртской Республики (далее - Руководитель Администрации) и начальника Управления делопроизводства Администрации Президента и Правительства Удмуртской Республики (далее - начальник Управления).

4. В структуру Управления входят:

начальник Управления

- 1 штатная единица;

отдел технического обеспечения делопроизводства Управления делопроизводства Администрации Президента и Правительства Удмуртской Республики - 4 штатные единицы:

заместитель начальника Управления - начальник отдела - 1 штатная единица;

ведущий специалист 1 разряда ведущий специалист 3 разряда ведущий специалист 3 разряда

- 1 штатная единица; - 1 штатная единица; - 1 штатная единица;

отдел приема, обработки и выпуска нормативно-распорядительных документов Управления делопроизводства Администрации Президента и Правительства Удмуртской Республики - 5 штатных единиц:

начальник отдела заместитель начальника отдела консультант ведущий специалист 3 разряда старший специалист 1 разряда

- 1 штатная единица; - 1 штатная единица; - 1 штатная единица; - 1 штатная единица; - 1 штатная единица;

отдел по работе со служебной корреспонденцией Управления делопроизводства Администрации Президента и Правительства Удмуртской Республики - 5 штатных единиц:

начальник отдела заместитель начальника отдела консультант

- 1 штатная единица; - 1 штатная единица; - 1 штатная единица;

сектор регистрации и учета служебной корреспонденции - 2 штатные единицы:

начальник сектора консультант

- 1 штатная единица; - 1 штатная единица;

сектор комплектования и хранения архивного фонда Управления делопроизводства Администрации Президента и Правительства Удмуртской Республики - 2 штатные единицы:

начальник сектора старший специалист 1 разряда

- 1 штатная единица; - 1 штатная единица.

II. Основные задачи Управления

5. Основными задачами Управления являются:

5.1. Документационное обеспечение деятельности Президента Удмуртской Республики и Правительства Удмуртской Республики по реализации их полномочий.

5.2. Организация и обеспечение функционирования в Администрации единой системы делопроизводства.

5.3. Обеспечение сохранности и практического использования документальных материалов архивного фонда Администрации до передачи их на государственное хранение в Государственное учреждение "Центральный государственный архив Удмуртской Республики" (далее - ГУ "ЦГА Удмуртской Республики").

III. Основные функции Управления

6. Основными функциями Управления, связанными с документационным обеспечением деятельности Президента Удмуртской Республики и Правительства Удмуртской Республики по реализации их полномочий, являются:

6.1. Документационное, информационное и организационно-техническое обеспечение заседаний Правительства Удмуртской Республики, его Президиума.

6.2. Экспертиза представляемых на рассмотрение Президенту Удмуртской Республики, Правительству Удмуртской Республики, его Президиуму, Председателю Правительства Удмуртской Республики проектов указов и распоряжений Президента Удмуртской Республики, постановлений и распоряжений Правительства Удмуртской Республики, распоряжений Председателя Правительства Удмуртской Республики на их соответствие требованиям Регламента Правительства Удмуртской Республики, ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Инструкции по делопроизводству в Администрации Президента и Правительства Удмуртской Республики, нормам русского языка.

6.3. Оформление, выпуск, рассылка принятых и подписанных законов Удмуртской Республики, правовых актов Президента Удмуртской Республики, правовых актов Правительства Удмуртской Республики, правовых актов Председателя Правительства Удмуртской Республики с вводом информации о них в электронную базу данных, сканирование текстов документов.

6.4. Ведение документирования устных выступлений на заседаниях Правительства Удмуртской Республики, его Президиума.

6.5. Оформление протоколов заседаний Правительства Удмуртской Республики и его Президиума.

6.6. Участие в обеспечении взаимодействия Президента Удмуртской Республики, Правительства Удмуртской Республики с Государственным Советом Удмуртской Республики в законотворческом процессе: оформление и направление в соответствии с требованиями Регламента Правительства Удмуртской Республики, Регламента Государственного Совета Удмуртской Республики в Государственный Совет Удмуртской Республики рассмотренных Президентом Удмуртской Республики, Правительством Удмуртской Республики проектов законов Удмуртской Республики, проектов постановлений Государственного Совета Удмуртской Республики, приложений к ним, заключений Президента Удмуртской Республики, Правительства Удмуртской Республики по проектам законов Удмуртской Республики, писем, других материалов, касающихся законопроектной деятельности.

6.7. Направление в средства массовой информации для официального опубликования, в справочно-правовые системы "Консультант Плюс", "Гарант", "Кодекс" - для актуализации информационных ресурсов, на WEB-сервер "Официальное представительство Удмуртской Республики в сети Интернет" - для размещения в сети Интернет принятых и подписанных, зарегистрированных и оформленных в установленном порядке законов Удмуртской Республики, нормативных правовых актов Президента Удмуртской Республики, Правительства Удмуртской Республики с отметкой об их опубликовании в соответствующей электронной базе данных, заполняемой Управлением делопроизводства.

6.8. Обеспечение четкого прохождения в Администрации служебной корреспонденции, поступившей в адрес Президента Удмуртской Республики, Председателя Правительства Удмуртской Республики, Руководителя Администрации, заместителей Председателя Правительства Удмуртской Республики:

6.8.1. Организация регистрации и обработки входящей служебной корреспонденции с вводом информации о ней в электронную базу данных, сканирование текстов документов.

6.8.2. Участие в подготовке проектов поручений Президента Удмуртской Республики и Председателя Правительства Удмуртской Республики к поступившей служебной корреспонденции, регистрация резолюций, накладываемых ими на данный вид документов.

6.8.3. Распределение и направление всей входящей служебной корреспонденции для исполнения в соответствующие структурные подразделения Администрации.

6.8.4. Прием исполненных документов от структурных подразделений Администрации, экспертиза, формирование их в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел и передача в архив Администрации на временное хранение.

6.8.5. Регистрация исходящей служебной корреспонденции с вводом в электронную базу данных и направление по назначению.

6.9. Консультационная и справочная работа по проектам правовых актов, правовым актам Удмуртской Республики, Президента Удмуртской Республики, Правительства Удмуртской Республики, Председателя Правительства Удмуртской Республики, по входящей и исходящей служебной корреспонденции.

6.10. Своевременное и качественное выполнение машинописных работ в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003, копировально-множительных работ на основе применения современной машинописной, копировально-множительной, в т.ч. и цветной, типографской и иной организационной техники.

6.11. Осуществление факсимильных, почтово-телеграфных работ: регистрация, прием и отправка факсов, документов посредством электронной почты, телеграмм простых и категории "Правительственная", оформление, формирование реестров рассылки, паковка и передача на отправку пакетов с правовыми актами Удмуртской Республики, Президента Удмуртской Республики, Правительства Удмуртской Республики, Председателя Правительства Удмуртской Республики, Руководителя Администрации, служебной корреспонденцией, поздравительными открытками, сборниками "Собрание законодательства Удмуртской Республики".

6.12. Подготовка материалов, осуществление заказов на изготовление типографским способом протоколов заседаний Правительства Удмуртской Республики, его Президиума.

7. Основными функциями Управления, связанными с организацией и обеспечением функционирования в Администрации единой системы делопроизводства, являются:

7.1. Документационное обеспечение деятельности структурных подразделений Администрации:

7.1.1. Разработка номенклатуры дел Администрации Президента и Правительства Удмуртской Республики; организация работы экспертной комиссии (ЭК).

7.1.2. Создание совместно с Управлением аналитического обеспечения и информационных ресурсов Администрации, сопровождение и развитие электронных служебных полнотекстовых и иных баз данных:

правовых актов Удмуртской Республики, Президента Удмуртской Республики, Правительства Удмуртской Республики, Председателя Правительства Удмуртской Республики, Руководителя Администрации по основной и хозяйственной деятельности;

проектов правовых актов Правительства Удмуртской Республики;

межрегиональных и региональных договоров (соглашений), заключаемых Правительством Удмуртской Республики;

входящей и исходящей служебной корреспонденции;

документов архивного фонда Администрации.

7.1.3. Контроль совместно с Управлением аналитического обеспечения и информационных ресурсов Администрации за правильным использованием служебных электронных баз данных, заполняемых Управлением делопроизводства, сотрудниками Администрации, имеющими доступ к ним.

7.1.4. Подготовка предложений по составу и форме бланочной продукции: бланков документов, резолюций Президента Удмуртской Республики, Председателя Правительства Удмуртской Республики и Руководителя Администрации, приветственных адресов Президента Удмуртской Республики, Председателя Правительства Удмуртской Республики, Правительства Удмуртской Республики, Администрации, Почетных грамот Правительства Удмуртской Республики; по изготовлению печатей и штампов, факсимиле, используемых в Администрации. Осуществление хранения и учета выдачи изготовленной бланочной и иной продукции, осуществление контроля за ее использованием.

7.2. Техническое обеспечение работы структурных подразделений Администрации:

7.2.1. Выполнение копировально-множительных, отдельных машинописных работ, прием, учет и отправка по назначению служебных документов и другой исходящей корреспонденции.

7.3. Консультационная и методическая работа по вопросам организации и совершенствования делопроизводства, контроля исполнения документов в Администрации:

7.3.1. Организация совместно с Управлением государственной службы и кадровой работы Администрации, Управлением организационно-контрольной работы Администрации учебных семинаров для работников делопроизводственных служб структурных подразделений Администрации.

7.3.2. Участие в семинарах и выступления с лекциями на курсах повышения квалификации, проводимых Федеральным государственным образовательным учреждением высшего профессионального образования "Уральская академия государственной службы" в городе Ижевске, Комитетом по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики, ГУ "ЦГА Удмуртской Республики".

7.3.3. Проведение консультаций, оказание методической помощи вновь принятым в Администрацию работникам.

8. Основными функциями Управления, связанными с обеспечением сохранности, практического использования документальных материалов архивного фонда Администрации до передачи их на государственное хранение в ГУ "ЦГА Удмуртской Республики", являются:

8.1. Комплектование документами архива Администрации:

8.1.1. Осуществление экспертизы ценности документов, консультирование и оказание практической помощи на стадии формирования дел в структурных подразделениях Администрации.

8.1.2. Прием на временное хранение упорядоченных документов от структурных подразделений Администрации - источников комплектования архивного фонда.

8.1.3. Проверка правильности сформированности и оформления дел.

8.2. Организация работы по сохранности документов архивного фонда Администрации:

8.2.1. Учет принятых в архив Администрации документов.

8.2.2. Создание совместно с Хозяйственным управлением Администрации и соблюдение нормативных условий хранения документов: противопожарной безопасности, температурно-влажностного, светового, санитарно- гигиенического, охранного режима.

8.2.3. Внедрение новых технологий в процесс сохранения документов.

8.2.4. Контроль за использованием временно выданных дел и документов архивного фонда.

8.2.5. Соблюдение условий сохранности дел при их транспортировке и передаче на государственное хранение в ГУ "ЦГА Удмуртской Республики".

8.3. Практическое использование документов архивного фонда Администрации:

8.3.1. Организация информационного обслуживания пользователей по их письменным и устным запросам.

8.3.2. Обеспечение возможности работы пользователей с документами архивного фонда непосредственно в читальном зале архива либо в структурном подразделении Администрации.

8.3.3. Создание и поддержание в актуальном состоянии научно- справочного аппарата к документам архива, реализация единой информационной системы регистрации, учета, обработки, анализа и хранения документов.

9. Управление осуществляет иные функции по обеспечению полномочий Президента Удмуртской Республики, Правительства Удмуртской Республики и Администрации, предусмотренных федеральными законами, Конституцией Удмуртской Республики и законами Удмуртской Республики, в соответствии с законодательством.

IV. Полномочия Управления

10. Управление при осуществлении возложенных на него функций:

запрашивает необходимую информацию от органов государственной власти Удмуртской Республики, органов местного самоуправления в Удмуртской Республике, а также от предприятий, учреждений и организаций, расположенных на территории Удмуртской Республики;

пользуется государственными банками данных, использует государственные, в том числе правительственные системы связи;

привлекает в установленном порядке сотрудников органов исполнительной власти Удмуртской Республики, а также, на договорной основе, ученых, экспертов и иных специалистов для подготовки вопросов, относящихся к компетенции Управления;

взаимодействует в порядке, установленном законодательством, с федеральными органами исполнительной власти, их территориальными органами, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, Государственным Советом Удмуртской Республики, органами исполнительной власти Удмуртской Республики, структурными подразделениями Администрации, органами местного самоуправления в Удмуртской Республике, предприятиями, учреждениями, организациями и общественными объединениями;

вправе вносить в установленном порядке: Президенту Удмуртской Республики - проекты указов и распоряжений Президента Удмуртской Республики, а также проекты законов Удмуртской Республики для внесения их Президентом Удмуртской Республики в Государственный Совет Удмуртской Республики в порядке законодательной инициативы; в Правительство Удмуртской Республики - проекты постановлений и распоряжений Правительства Удмуртской Республики, а также проекты законов Удмуртской Республики для внесения их Правительством Удмуртской Республики в Государственный Совет Удмуртской Республики в порядке законодательной инициативы; Председателю Правительства Удмуртской Республики - проекты распоряжений Председателя Правительства Удмуртской Республики; Руководителю Администрации - проекты распоряжений Руководителя Администрации;

осуществляет иные полномочия в соответствии с законодательством.

V. Организация деятельности Управления

11. Работа Управления организуется и осуществляется в соответствии с Положением об Администрации, Регламентом Правительства Удмуртской Республики, Положением об Управлении, Инструкцией по делопроизводству в Администрации Президента и Правительства Удмуртской Республики, положениями об иных структурных подразделениях Администрации, должностными регламентами и иными документами, регулирующими порядок работы структурных подразделений Администрации.

12. Начальник Управления непосредственно подчиняется Президенту Удмуртской Республики.

Руководитель Администрации осуществляет оперативное руководство начальником Управления.

13. Начальник Управления по представлению Руководителя Администрации назначается на должность и освобождается от должности Президентом Удмуртской Республики.

14. Начальник Управления представляет Руководителю Администрации кандидатуры для назначения на должность и вносит Руководителю Администрации предложения об освобождении от должности сотрудников Управления.

15. Права и обязанности сотрудников Управления определяются Положением об Администрации, Положением об Управлении, положениями о структурных подразделениях Управления и должностными регламентами, утверждаемыми Руководителем Администрации.

16. Начальник Управления:

осуществляет оперативное руководство Управлением, планирует его работу;

организует деятельность Управления и несет ответственность за выполнение возложенных на Управление задач и функций;

координирует взаимодействие структурных подразделений и сотрудников Управления;

дает поручения и указания структурным подразделениям и сотрудникам Управления по вопросам деятельности Управления;

имеет доступ к секретной документации в установленном порядке; представляет должностные регламенты сотрудников Управления на утверждение Руководителю Администрации;

вносит Руководителю Администрации представления о поощрении (наказании) и улучшении условий труда сотрудников Управления;

вправе согласовывать в необходимых случаях представленные Президенту Удмуртской Республики и Правительству Удмуртской Республики проекты указов и распоряжений Президента Удмуртской Республики, постановлений и распоряжений Правительства Удмуртской Республики, а также проекты законов Удмуртской Республики, поступившие на рассмотрение Президента Удмуртской Республики, Правительства Удмуртской Республики;

вправе согласовывать в необходимых случаях проекты распоряжений Руководителя Администрации, а также проекты договоров, заключаемых Администрацией;

подписывает документы Управления;

представляет Управление в Администрации и во взаимоотношениях с органами государственной власти, государственными органами, предприятиями, учреждениями, организациями;

создает рабочие группы для подготовки вопросов, входящих в его компетенцию;

привлекает в установленном порядке должностных лиц органов исполнительной власти Удмуртской Республики и структурных подразделений Администрации для участия в подготовке материалов и предложений по вопросам, входящим в его компетенцию;

запрашивает необходимые справочные и информационные материалы, а также информацию для обеспечения деятельности Президента Удмуртской Республики, Правительства Удмуртской Республики, Председателя Правительства Удмуртской Республики, Администрации от территориальных органов федеральных органов государственной власти, органов государственной власти Удмуртской Республики, органов местного самоуправления в Удмуртской Республике, предприятий, учреждений, организаций;

вправе участвовать в работе коллегий министерств и ведомств Удмуртской Республики, а также присутствовать на заседаниях Правительства Удмуртской Республики и его Президиума;

осуществляет по поручению Президента Удмуртской Республики, Председателя Правительства Удмуртской Республики, Руководителя Администрации, а также в соответствии с Положением об Администрации, Положением об Управлении иные полномочия.

17. В случае временного отсутствия начальника Управления исполнение его обязанностей возлагается на заместителя начальника Управления - начальника отдела технического обеспечения делопроизводства.

18. В случае временного отсутствия начальника Управления, замести теля начальника Управления - начальника отдела технического обеспечения делопроизводства исполнение отдельных обязанностей начальника Управления по распоряжению Руководителя Администрации возлагается на одного из начальников структурных подразделений Управления.