Приложение 4

Приложение 4
к постановлению Правительства
Удмуртской Республики
от 28 мая 2012 года N 226

"Порядок
работы с электронной почтой в системе межведомственного
электронного документооборота государственных органов
Удмуртской Республики
(утв. постановлением Правительства УР от 20 июня 2011 г. N 206)

1. Настоящий Порядок определяет основные принципы организации обмена документами в электронной форме в системе межведомственного электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики (далее - СМЭД) с использованием сообщений электронной почты.

2. Все документы в электронной форме, передаваемые с использованием сообщений электронной почты между участниками СМЭД, имеют форматы, определенные Порядком работы с документами в электронной форме в системе межведомственного электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики, утвержденным постановлением Правительства Удмуртской Республики от 20 июня 2011 года N 206 "О системе межведомственного электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики" (далее - Порядок работы с документами в электронной форме в СМЭД).

3. Для обмена документами в СМЭД с использованием сообщений электронной почты участники СМЭД используют информационные системы, обеспечивающие обмен документами через электронный почтовый сервис, операторами которых они являются, либо почтовые сервисы, предоставляемые оператором СМЭД (далее - ведомственные почтовые сервисы).

В целях настоящего Порядка под почтовым сервисом понимается информационная система или совокупность информационных систем, обеспечивающих передачу сообщений электронной почты, ведение единого адресного справочника, поддержку доменных имен информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (далее - сеть "Интернет").

4. Для каждого участника СМЭД создается уникальный официальный адрес электронной почты в сети "Интернет" (далее - адрес электронной почты).

Официальный адрес электронной почты участника СМЭД должен иметь следующий формат:

mail(X)@доменное имя сети "Интернет" участника СМЭД,

где X - порядковый номер места регистрации документов (указывается в случае наличия у участника СМЭД нескольких мест регистрации в этом домене).

5. Служебная переписка между участниками СМЭД по электронной почте осуществляется с использованием официальных почтовых адресов электронной почты участников СМЭД.

6. Для организации переписки рабочего характера между сотрудниками участников СМЭД допускается создавать необходимое количество служебных электронных почтовых ящиков пользователей ведомственных почтовых сервисов участников СМЭД.

7. Адреса электронной почты сотрудников участника СМЭД должны соответствовать следующему единому формату:

Фамилия сотрудника участника СМЭД латинскими буквами@доменное имя сети "Интернет" участника СМЭД.

При этом:

в случае совпадения фамилий сотрудников участников СМЭД в адрес электронной почты каждого из них перед фамилией добавляется первая буква имени сотрудника с символом ".";

в случае совпадения фамилий и первых букв имен сотрудников участников СМЭД в адрес электронной почты каждого из них перед фамилией добавляется первая буква имени сотрудника с символом ".", затем первая буква отчества сотрудника с символом ".";

в случае совпадения фамилий, первых букв имени и отчества сотрудников участников СМЭД адрес электронной почты каждого из них формируется из первой буквы имени с символом ".", первой буквы отчества с символом ".", фамилии сотрудника и отличительного символа, определяемого соответствующим участником СМЭД в индивидуальном порядке.

8. Оператор ведомственного почтового сервиса при необходимости обеспечивает возможность удаленного доступа к электронным почтовым ящикам на ведомственном почтовом сервисе с использованием технологий защиты информации в соответствии с законодательством.

9. В сообщении электронной почты обязательно указывается следующая информация:

1) тема сообщения электронной почты - краткое содержание отправляемого документа, а при отправке официальных документов, имеющих исходящий номер, - номер и дата исходящего письма;

2) приветствие;

3) цель обращения;

4) ФИО и должность отправителя сообщения электронной почты;

5) номер служебного телефона отправителя сообщения электронной почты;

6) адрес электронной почты отправителя сообщения электронной почты;

7) ссылка на официальный сайт участника СМЭД в сети "Интернет".

10. Общий объем вложений одного сообщения электронной почты не должен превышать 25 Мб.

11. Прием сообщений электронной почты, поступающих на официальный адрес электронной почты участника СМЭД, и отправку сообщений электронной почты с него осуществляют сотрудники участника СМЭД, ответственные за делопроизводство.

12. Проверка наличия вновь поступивших документов на официальный адрес электронной почты участника СМЭД осуществляется сотрудниками участника СМЭД, ответственными за делопроизводство, по правилу, определенному в пункте 16 Порядка работы с документами в электронной форме в СМЭД.

13. При работе с электронной почтой пользователи обеспечивают контроль доставки и прочтения сообщений электронной почты в соответствии с пунктом 20 Порядка работы с документами в электронной форме в СМЭД.

14. Почтовые клиентские программы участников СМЭД настраиваются на автоматическую доставку поступивших сообщений электронной почты с периодом проверки не более 30 минут.".