Приложение 2

Приложение 2
к постановлению Правительства
Удмуртской Республики
от 28 мая 2012 года N 226

Порядок
работы с документами в электронной форме в системе
межведомственного электронного документооборота государственных
органов Удмуртской Республики

I. Общие положения

1. В системе межведомственного электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики (далее - СМЭД) межведомственный электронный документооборот осуществляется посредством обмена электронными сообщениями.

2. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Удмуртской Республики, герба муниципального образования в Удмуртской Республике, эмблемы государственных учреждений Удмуртской Республики, муниципальных учреждений в Удмуртской Республике.

3. Электронные образы документов создаются в случаях, когда создание электронных документов невозможно, а работа с электронными образами документов не противоречит законодательству и обеспечивает удобную обработку и использование информации, содержащейся в бумажном документе.

4. При осуществлении межведомственного электронного документооборота используются следующие форматы файлов:

1) для электронных документов - doc, xls, а в случаях, когда создание указанных форматов файлов невозможно, - rtf, txt;

2) для электронных образов документов - pdf, а в случаях, когда создание указанного формата файла невозможно, - jpg, tiff, png.

По предварительному согласованию между участниками СМЭД могут использоваться и иные форматы файлов.

5. Для подписания электронных документов (заверения электронных образов документов) участников СМЭД используются электронные подписи сотрудников участника СМЭД, уполномоченных использовать электронную подпись в СМЭД.

При осуществлении межведомственного электронного документооборота не допускается обмен неутвержденными (неподписанными) документами, которые согласно правилам делопроизводства подлежат утверждению (подписанию).

6. Каждый файл, входящий в сообщение, подписывается электронной подписью с помощью средства электронной подписи путем формирования отдельного криптографического сообщения в виде отдельного файла.

7. Формирование и проверка электронной подписи осуществляется в соответствии с Порядком применения электронной подписи при межведомственном электронном взаимодействии, утверждаемым оператором региональной системы межведомственного электронного взаимодействия в Удмуртской Республике, определенным Правительством Удмуртской Республики.

8. При передаче и хранении документов в электронной форме вместе с ними передаются (хранятся) их регистрационные данные.

9. При передаче электронного сообщения от одного участника СМЭД другому сообщение преобразуется в XML-документ с описанием реквизитов сообщения и вложенных файлов.

10. В случае невозможности передачи документов в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи допускается передача указанных документов на оптическом (электронном) носителе или по другим согласованным каналам связи, при этом порядок использования электронной подписи и шифрования не изменяется, а порядок и сроки передачи документов в электронной форме определяются оператором СМЭД. Документы в электронной форме на магнитном (электронном) носителе могут доставляться специальной (фельдъегерской) почтовой связью или уполномоченным представителем (курьером) отправителя электронных документов.

II. Работа с входящими документами в электронной форме

11. Документы в электронной форме, поступающие участнику СМЭД, проходят первичную обработку и регистрацию.

12. Первичная обработка поступивших документов в электронной форме включает расшифровку и проверку подлинности электронной подписи, проверку правильности доставки электронных сообщений (правильность адресата) и наличия документов и приложений к ним (проверку полноты вложений).

13. Регистрация (учет) документов в электронной форме осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству участника СМЭД.

14. Участник СМЭД обязан регистрировать входящие документы в электронной форме, поступившие посредством СМЭД, в день их поступления.

15. Документы в электронной форме, поступившие после окончания рабочего дня или в нерабочие дни, регистрируются в течение следующего рабочего дня.

16. Проверка наличия вновь поступивших электронных сообщений осуществляется по следующему правилу: первый раз - в начале рабочего дня (не позднее 30 минут после начала), в течение рабочего дня с интервалом не более 30 минут, последний раз - в конце рабочего дня (менее чем за 30 минут перед концом рабочего дня).

III. Работа с исходящими документами в электронной форме

17. Подготовленные электронные документы подписываются электронной подписью сотрудников участника СМЭД, уполномоченных использовать электронную подпись для подписания электронных документов в СМЭД и наделенных правом собственноручной подписи аналогичных документов на бумажных носителях.

18. Отправитель электронного образа документа заверяет электронный образ документа электронной подписью и обеспечивает соответствие содержания электронного образа содержанию подлинника документа на бумажном носителе.

19. Документы в электронной форме, подлежащие отправке, должны отправляться в день их подписания или в течение первого часа следующего рабочего дня.

IV. Уведомления СМЭД

20. С целью предупреждения конфликтных ситуаций, возникающих вследствие отрицания участниками СМЭД факта отправки и получения электронных сообщений, используется функционал СМЭД, обеспечивающий получение отправителем электронного сообщения следующих типов уведомлений:

1) в информационных системах электронного документооборота - о получении документа, о регистрации документа, об исполнении документа, о пересылке документа в другую организацию;

2) в информационных системах электронной почты - о доставке документа, о прочтении документа.

Отправ