Приказ Министерства социальной защиты населения Удмуртской Республики от 21 мая 2013 г. N 64 "Об утверждении Порядка ведения личных дел граждан в бюджетных стационарных учреждениях социального обслуживания Удмуртской Республики" (утратил силу)

Приказ Министерства социальной защиты населения Удмуртской Республики от 21 мая 2013 г. N 64
"Об утверждении Порядка ведения личных дел граждан в бюджетных стационарных учреждениях социального обслуживания Удмуртской Республики"

ГАРАНТ:

Приказами Министерства социальной, семейной и демографической политики Удмуртской Республики от 12 февраля 2015 г. N 72 и 30 декабря 2016 г. N 237 настоящий Приказ признан утратившим силу

В соответствии с абзацем третьим пункта 18 Положения о порядке и условиях предоставления и оплаты стационарного социального обслуживания, утвержденного постановлением Правительства Удмуртской Республики от 11 апреля 2005 г. N 52 "Об утверждении Положения о порядке и условиях предоставления и оплаты стационарного социального обслуживания", приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Порядок ведения личных дел граждан в бюджетных стационарных учреждениях социального обслуживания Удмуртской Республики (далее - Порядок).

2. Директорам бюджетных стационарных учреждений социального обслуживания Удмуртской Республики организовать ведение личных дел граждан в соответствии с требованиями Порядка.

3. Признать утратившим силу приказ Министерства социальной защиты населения Удмуртской Республики от 24 августа 2005 года N 75 "Об утверждении Порядка ведения личных дел граждан, проживающих в государственных стационарных учреждениях социального обслуживания".

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя министра Конькова К.В.

Министр

О.А. Корепанова

Порядок
ведения личных дел граждан в бюджетных стационарных учреждениях социального обслуживания Удмуртской Республики
(утв. приказом Министерства социальной защиты населения Удмуртской Республики от 21 мая 2013 г. N 64)

I. Общие положения

1. Настоящий Порядок устанавливает правила ведения, учета и хранения личных дел граждан, проживающих в бюджетных стационарных учреждениях социального обслуживания Удмуртской Республики (далее соответственно - граждане, стационарные учреждения) и не являющихся подопечными этих стационарных учреждений.

2. Ведение личных дел граждан, в отношении которых стационарные учреждения исполняют полномочия опекуна (попечителя), осуществляется в порядке, установленном постановлением Правительства Российской Федерации от 18 мая 2009 года N 423 "Об отдельных вопросах осуществления опеки и попечительства в отношении несовершеннолетних граждан" и постановлением Правительства Российской Федерации от 17 ноября 2010 года N 927 "Об отдельных вопросах осуществления опеки и попечительства в отношении совершеннолетних недееспособных или не полностью дееспособных граждан".

Учет и хранение личных дел совершеннолетних недееспособных или не полностью дееспособных граждан, в отношении которых стационарное учреждение исполняет полномочия опекуна (попечителя), осуществляются в порядке, установленном разделами III, IV настоящего Порядка, в части, не противоречащей федеральному законодательству.

3. Директор стационарного учреждения назначает работника, ответственного за ведение, учет и хранение личных дел граждан, с внесением обязанности в должностную инструкцию.

II. Ведение личных дел

4. На каждого поступающего в стационарное учреждение гражданина оформляется личное дело.

5. В состав личного дела включаются путевка в стационарное учреждение, заявление, документы, представленные гражданином или его представителем в соответствии с постановлением Правительства Удмуртской Республики от 11 апреля 2005 года N 52 "Об утверждении Положения о порядке и условиях предоставления и оплаты стационарного социального обслуживания", и документы, относящиеся к личности гражданина, образующиеся во время нахождения гражданина в стационарном учреждении.

6. Оформление личного дела производится в течение 5 дней после издания приказа о зачислении гражданина в стационарное учреждение.

7. Документы подшиваются в личное дело в хронологической последовательности по мере их поступления.

Все листы личного дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу.

8. Для учета документов, помещенных в личное дело, составляется опись документов личного дела (приложение 1 к настоящему Порядку), которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их наименовании, дате включения в дело и номерах страниц, на которых расположен каждый документ.

Листы описи документов личного дела нумеруются отдельно от листов документов, подшитых в личное дело.

9. Изъятие документов из личного дела, замена подлинников копиями отражается в описи документов личного дела в графе "Примечание".

10. В случае поступления информации, относящейся к гражданину и влекущей необходимость внесения изменений в сведения, содержащиеся в личном деле гражданина, соответствующие документы приобщаются к личному делу, внесение изменений производится в течение дня, следующего за днем поступления указанной информации.

11. Обложка личного дела оформляется по форме согласно приложению 2 к настоящему Порядку.

12. На обложке личного дела в строке "сведения о дееспособности" указывается "дееспособный", "недееспособный", "ограниченно дееспособный".

III. Учет личных дел

13. Личные дела подлежат регистрации в журнале регистрации личных дел (приложение 3 к настоящему Порядку).

Страницы журнала регистрации личных дел нумеруются, прошиваются и скрепляются подписью директора и печатью стационарного учреждения.

14. Нумерация личных дел производится с начала календарного года. Номер личного дела состоит из регистрационного номера личного дела, присвоенного при регистрации в журнале регистрации личных дел, и указанного через дефис года, в котором сформировано личное дело, по форме:

00-0000, где 00 - регистрационный номер личного дела, 0000 - год, в котором сформировано личное дело.

15. В целях организации учета личных дел, заведенных стационарным учреждением, и проверки соблюдения порядка их оформления и ведения в стационарном учреждении проводится инвентаризация личных дел.

Инвентаризация личных дел проводится один раз в два года на основании приказа директора стационарного учреждения.

16. Для проведения инвентаризации личных дел приказом директора стационарного учреждения создается комиссия. Состав и порядок деятельности комиссии устанавливается приказом директора стационарного учреждения.

17. В ходе инвентаризации осуществляется:

сверка личных дел со списком граждан, проживающих в стационарном учреждении;

проверка соблюдения установленного порядка ведения личных дел.

18. По итогам инвентаризации составляется акт об инвентаризации личных дел (далее - акт), в котором указывается состав комиссии (инициалы, фамилии председателя и членов комиссии), срок проведения инвентаризации, краткая характеристика обеспечения условий хранения личных дел и порядка работы с ними, общее количество проверенных и взятых на учет личных дел, выявленные нарушения, выводы и предложения по результатам проверки и мероприятия по устранению выявленных нарушений.

Акт составляется в двух экземплярах и подписывается председателем и всеми членами комиссии, утверждается директором стационарного учреждения. Один экземпляр акта приобщается к приказу о проведении инвентаризации, который подшивается в отдельное номенклатурное дело, второй экземпляр акта направляется в отдел стационарных учреждений Министерства социальной защиты населения Удмуртской Республики.

19. По результатам проведенной инвентаризации личных дел на оборотной стороне обложки личного дела делается отметка с указанием количества листов личного дела, даты проведения инвентаризации, подписи, фамилии и инициалов работника, ответственного за ведение, учет и хранение личных дел граждан.

20. При выявлении в ходе проведения инвентаризации личных дел нарушений постановления Правительства Российской Федерации от 18 мая 2009 года N 423 "Об отдельных вопросах осуществления опеки и попечительства в отношении несовершеннолетних граждан", постановления Правительства Российской Федерации от 17 ноября 2010 года N 927 "Об отдельных вопросах осуществления опеки и попечительства в отношении совершеннолетних недееспособных или не полностью дееспособных граждан" и настоящего Порядка директор стационарного учреждения издает приказ с указанием мер и сроков, необходимых для устранения нарушений, указанных в акте.

21. При переводе гражданина в другое стационарное учреждение его личное дело передается стационарному учреждению по акту приема-передачи личного дела (приложение 4 к настоящему Порядку) в день перевода гражданина в другое стационарное учреждение.

Акт приема-передачи личного дела составляется в двух экземплярах, подписывается уполномоченными лицами обоих стационарных учреждений и подшивается в отдельное номенклатурное дело каждой из сторон.

В журнале регистрации личных дел делается отметка о снятии с учета личного дела.

IV. Хранение личных дел

22. Личные дела включаются в номенклатуру дел стационарного учреждения под общим заголовком "Личные дела проживающих граждан" с указанием срока хранения в соответствии с требованиями законодательства.

23. Личные дела хранятся в плотно закрывающихся металлических шкафах в вертикальном положении и размещаются по возрастанию номера личного дела либо в алфавитном порядке.

24. Личные документы гражданина (документ, удостоверяющий личность, правоустанавливающие документы и иные) принимаются на хранение в стационарное учреждение и выдаются гражданину по его письменному заявлению.

Факт выдачи гражданину документов (при временном истребовании документа) и возврата документов в стационарное учреждение фиксируется в журнале выдачи документов (приложение 5 к настоящему Порядку). Заявления, по которым был принят или выдан документ, хранятся в отдельном номенклатурном деле.

25. Хранение документов, указанных в пункте 24 настоящего Порядка, осуществляется в специальном кармашке - конверте, приклеенном к внутренней стороне обложки личного дела, в файле, который подшивается в личное дело или в сейфе, в специальном коробе.

26. Работник, ответственный за ведение, учет и хранение личных дел, обязан обеспечить надежную сохранность личных дел и конфиденциальность сведений при их хранении.

Приложение 1
к Порядку ведения личных дел
граждан в бюджетных
стационарных учреждениях
социального обслуживания
Удмуртской Республики

Опись
документов личного дела
_________________________________
(Ф.И.О. гражданина)

N п/п	Наименование документа	Дата включения в личное дело	Номера страниц	Примечание
1	2	3	4	5

*Итого __________(__________________________________________________________) документов.

(цифрами) (прописью)

Количество листов описи__________ (_______________________________________________)

(цифрами) (прописью)

Опись составил (а)

_______________________ _____________ (________________________

(наименование должности) (подпись) (расшифровка подписи)

_____________)

(дата)

* заполняется при передаче личного дела в другое стационарное учреждение или сдаче в архив.

Приложение 2
к Порядку ведения личных дел граждан в
бюджетных стационарных учреждениях
социального обслуживания Удмуртской
Республики

Оборотная сторона			Лицевая сторона
Отметки об инвентаризации			______________________________________________________ (наименование бюджетного стационарного учреждения социального обслуживания Удмуртской Республики)
______________________ количество листов дела) ______________________ дата ______________________ подпись, расшифровка подписи	______________________ количество листов дела) _______________________ дата ______________________ подпись, расшифровка подписи	______________________ количество листов дела) _______________________ дата ______________________ подпись, расшифровка подписи	00-0000 номер личного дела	__________ номер номенклатурного дела
			Личное дело
			__________________________________ (фамилия)
______________________ количество листов дела) ______________________ дата ______________________ подпись, расшифровка подписи	______________________ количество листов дела) ______________________ дата ______________________ подпись, расшифровка подписи	______________________ количество листов дела) ______________________ дата ______________________ подпись, расшифровка подписи	_____________________________________________ (имя, отчество гражданина)
			______________ (дата рождения)
			______________________________________________________ (сведения о дееспособности)
			Поступил ____________________________________ (дата поступления)
______________________ количество листов дела) ______________________ дата ______________________ подпись, расшифровка подписи	______________________ количество листов дела) ______________________ дата ______________________ подпись, расшифровка подписи	______________________ количество листов дела ______________________ дата ______________________ подпись, расшифровка подписи	Выбыл _______________________________________ (дата выбытия)
			______________________________________________________ (фамилия, имя отчество, дата рождения, адрес места жительства, места пребывания, фактического проживания опекуна, попечителя (физическое лицо), номера контактных телефонов опекуна (попечителя)

Приложение 3
к Порядку ведения личных дел граждан в
бюджетных стационарных учреждениях
социального обслуживания Удмуртской
Республики

Журнал регистрации личных дел

Регистрационный номер	Дата регистрации	Фамилия, имя, отчество гражданина	Сведения о передаче личного дела				Примечание
			Дата передачи	N и дата акта передачи личного дела	Ф.И.О. должность лица, получившего личное дело	Подпись лица, получившего личное дело

Приложение 4
к Порядку ведения личных дел
граждан в бюджетных
стационарных учреждениях
социального обслуживания
Удмуртской Республики

Акт приема-передачи личного дела N___
"___" _________ ____ г.

В соответствии с пунктом 18 Порядка ведения личных дел граждан в бюджетных стационарных учреждениях социального обслуживания Удмуртской Республики, утвержденного приказом Министерства социальной защиты населения Удмуртской Республики от 21 мая 2013 г. N64 "Об утверждении Порядка ведения личных дел граждан в бюджетных стационарных учреждениях социального обслуживания Удмуртской Республики",

____________________________________________________________________ ______________

(наименование стационарного учреждения, передающего личное дело)

в лице _________________________________________________________________________ ___,

(должность, фамилия, имя, отчество должностного лица)

действующего на основании ________________________________________________________,

передает, а ________________________________________________________________________

(наименование стационарного учреждения, принимающего личное дело)

в лице _________________________________________________________________________ __,

(должность, фамилия, имя, отчество должностного лица)

действующего ____________________________________________________________________,

принимает личное дело _____________________________________________________________,

(фамилия, имя, отчество гражданина)

состоящее из _______(_______________________________________________________) документов,

(цифрами и прописью количество документов в личном деле)

всего на _________(_________________________________________________________) листах.

(цифрами и прописью количество листов в личном деле)

Передал			Принял
______________	(_____________________)		______________	(____________________)
(подпись)		(расшифровка подписи)	(подпись)	(расшифровка подписи)
М.П.			М.П.

Приложение 5
к Порядку ведения личных дел граждан в
бюджетных стационарных учреждениях
социального обслуживания Удмуртской
Республики

Журнал выдачи документов

Дата выдачи документа

Фамилия и инициалы гражданина

Наименование выдаваемого документа

Подпись гражданина, получившего документ

Дата возврата документа

Подпись должностного лица, принявшего документ