Приказ Министерства социальной защиты населения Удмуртской Республики от 5 августа 2014 г. N 178 "Об утверждении Положения об архиве Министерства социальной защиты населения Удмуртской Республики" (утратил силу)

Приказ Министерства социальной защиты населения Удмуртской Республики от 5 августа 2014 г. N 178
"Об утверждении Положения об архиве Министерства социальной защиты населения Удмуртской Республики"

ГАРАНТ:

Приказом Министерства социальной, семейной и демографической политики Удмуртской Республики от 3 февраля 2015 г. N 50 настоящий приказ признан утратившим силу

В целях совершенствования организации работы архива по сохранности и использованию документов Архивного фонда Удмуртской Республики, образовавшихся в деятельности Министерства социальной защиты населения Удмуртской Республики, и приведения работы архива Министерства в соответствие с законодательством приказываю:

1. Утвердить прилагаемое Положение об архиве Министерства социальной защиты населения Удмуртской Республики, согласованное с экспертно-проверочной методической комиссией Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики.

2. Признать утратившим силу приказ Министерства социальной защиты населения Удмуртской Республики от 25.03.2008 N 31 "Об утверждении Положения об архиве Министерства социальной защиты населения Удмуртской Республики".

Исполняющий обязанности министра

О.А. Корепанова

Положение
об архиве Министерства социальной защиты населения Удмуртской Республики
(утв. приказом Министерства социальной защиты населения Удмуртской Республики от 5 августа 2014 г. N 178)

I. Общие положения

1. Документы, образующиеся в деятельности Министерства социальной защиты населения Удмуртской Республики (далее - Министерство), имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации и, как его составляющей - Архивного фонда Удмуртской Республики, являются государственной собственностью и подлежат постоянному хранению в государственном казенном учреждении "Центральный государственный архив Удмуртской Республики" (далее - ГКУ "ЦГА УР"), источником комплектования которого является Министерство.

2. Министерство осуществляет временное хранение документов Архивного фонда Удмуртской Республики до их передачи на постоянное хранение в ГКУ "ЦГА УР" в течение определенных законодательством Российской Федерации сроков:

1) управленческие документы постоянного срока хранения - 10 лет;

2) документы по личному составу - 75 лет;

3. По истечении указанных сроков Министерство обеспечивает своевременную передачу документов Архивного фонда Удмуртской Республики на постоянное хранение. В необходимых случаях сроки временного хранения документов в архиве Министерства могут быть продлены по согласованию с Межведомственной экспертно-проверочной методической комиссией Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики (далее - ЭПМК Комитета по делам архивов) в установленном порядке. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств Министерства.

4. С целью своевременного приема архивных документов от структурных подразделений (сотрудников) Министерства, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения, использования архивных документов, а также подготовки к передаче документов Архивного фонда Удмуртской Республики на постоянное хранение в Министерстве создан архив (далее - архив Министерства), который входит в состав отдела организационно-контрольной работы Министерства.

5. Министерство обеспечивает финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предоставляет помещение, отвечающее нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда сотрудников, ответственных за архив Министерства, а также необходимое оборудование, первичные средства хранения.

6. Ответственными за архив Министерства назначаются заместитель начальника отдела организационно-контрольной работы и специалист-эксперт отдела организационно-контрольной работы (далее - специалисты Отдела), в должностные обязанности которых включены вопросы, относящиеся к деятельности ведения архива.

7. В своей работе архив Министерства руководствуется законодательством Российской Федерации и Удмуртской Республики, нормативными и методическими документами Федерального архивного агентства, Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики, действующими правилами работы архивов организаций, методическими разработками государственных архивов Удмуртской Республики, Положением о Министерстве и настоящим Положением.

8. Настоящее Положение разработано на основе Примерного положения об архиве государственной (муниципальной) организации, являющейся источником формирования Архивного фонда Удмуртской Республики, и утверждается приказом Министерства после согласования с Центральной экспертной комиссией Министерства (далее - ЦЭК Министерства) и ЭПМК Комитета по делам архивов.

9. Архив Министерства работает по планам-графикам приема дел от структурных подразделений в архив Министерства, передачи дел на постоянное хранение в ГКУ "ЦГА УР", упорядочения документов, проведения проверки наличия дел и др., которые согласовываются с ГКУ "ЦГА УР" и утверждаются министром социальной защиты населения Удмуртской Республики (далее - министр).

10. Контроль за деятельностью архива осуществляет министр.

11. Организационно-методическое руководство деятельностью архива Министерства осуществляет ГКУ "ЦГА УР" и ЦЭК Министерства.

12. При смене сотрудника, ответственного за архив, прием-передача документов и учетно-справочного аппарата к ним, помещений архива, инвентаря и оборудования производится по акту. Акт приема-передачи подписывается сдающим и принимающим архив специалистами Отдела, членами комиссии и утверждается министром. Комиссия назначается приказом министра в составе не менее трех человек. Копия акта представляется в ГКУ "ЦГА УР".

13. При ликвидации Министерства передача документов входит в обязанность ликвидационной комиссии. Документы постоянного хранения, включенные в состав Архивного фонда Удмуртской Республики, в упорядоченном виде передаются в ГКУ "ЦГА УР"; документы по личному составу в упорядоченном виде передаются в Государственное казенное учреждение "Государственный архив социально-правовых документов Удмуртской Республики" по отдельному договору.

14. При реорганизации Министерства с передачей его функций другой организации последняя принимает незавершенные делопроизводством дела Министерства и его архив по акту приема-передачи дел.

15. В случае преобразования Министерства с изменением формы собственности архивные документы могут быть переданы на временное хранение вновь образованной организации-правопреемнику на основании договора между данными организациями и ГКУ "ЦГА УР".

16. При реорганизации Министерства путем разделения или выделения из его состава одной или нескольких организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются Правительством Удмуртской Республики по согласованию с Комитетом по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики.

17. При ликвидации или реорганизации Министерства передача документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, осуществляется только в упорядоченном виде, по описям, утвержденным и согласованным ЭПМК Комитета по делам архивов, и оформляется актом.

II. Состав документов архива

18. В архив Министерства поступают:

1) законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности Министерства, документы временного (свыше 10 лет) хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;

2) документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных подведомственных организаций.

III. Задачи архива

19. Основными задачами архива Министерства являются:

1) комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом II настоящего Положения.

2) учет документов архива;

3) обеспечение сохранности документов архива;

4) создание и ведение научно-справочного аппарата (далее - НСА) к документам архива;

5) использование хранящихся в архиве документов;

6) подготовка и передача документов Архивного фонда Удмуртской Республики на постоянное хранение в ГКУ "ЦГА УР" в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральным архивным агентством и Комитетом по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики.

IV. Функции архива

20. В соответствии с возложенными задачами на архив Министерства, специалисты Отдела осуществляют следующие функции:

1) принимают дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения структурных подразделений Министерства, оформленные в соответствии с действующими требованиями, не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения их в делопроизводстве. Передача дел структурными подразделениями в архив Министерства производится по номенклатуре дел;

2) принимают документы по личному составу ликвидированных подведомственных организаций по описям дел, согласованным ЦЭК Министерства или ЭПМК Комитета по делам архивов, и оформляют акт приема-передачи дел;

3) принимают документы временного (до 10 лет) хранения ликвидированных подведомственных организаций, срок хранения которых еще не истек, по сдаточным описям, оформляют акт приема-передачи дел;

4) осуществляют учет документов, принятых в архив. Ведут следующие учетные документы: книга учета поступления и выбытия документов, список фондов, листы фондов, реестр описей, описи дел постоянного хранения, по личному составу, а также временного (свыше 10 лет) хранения, дела фондов, паспорт архива. Ежегодно предоставляют паспорт архива Министерства в ГКУ "ЦГА УР" по форме, установленной Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;

5) осуществляют работу по фондированию (определению, уточнению фондовой принадлежности) принятых документов;

6) составляют сводные описи дел Министерства, справочный аппарат к ним (титульные листы, оглавления, предисловие, списки сокращенных слов и т.д.) и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. После согласования ЦЭК Министерства представляют описи дел на утверждение или согласование ЭПМК Комитета по делам архивов не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве, в установленном порядке;

7) проводят мероприятия по розыску дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, но не поступивших в архив Министерства, привлекая сотрудников структурных подразделений Министерства;

8) обеспечивают сохранность документов, принятых в архив, путем соблюдения установленных нормативных режимов хранения (противопожарный, охранный, температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический) и требований к размещению архивных документов;

9) проводят проверки наличия и состояния архивных документов, хранящихся в архиве, не реже 1 раза в 5 лет, по результатам проверки оформляют акт. Внеочередные проверки наличия и состояния дел проводятся при перемещении документов и при смене ответственного за архив. При необнаружении дел организуется их розыск, оформляется акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны. Акт представляется на согласование ЦЭК Министерства и ЭПМК Комитета по делам архивов и утверждение министру;

10) создают и ведут НСА к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с НСА ГКУ "ЦГА УР";

11) участвуют в работе ЦЭК Министерства;

12) организуют использование архивных документов:

информируют руководство и специалистов Министерства о составе и содержании документов архива;

исполняют запросы организаций и граждан по документам архива, в установленном порядке выдает копии документов, архивные справки и архивные выписки, консультируют граждан о местонахождении документов по личному составу;

выдают документы во временное пользование в целях служебного и научного использования специалистами Министерства;

13) осуществляют учет использования архивных документов, ведут журнал учета выдачи дел из архива во временное пользование;

14) подготавливают и в установленном порядке передает архивные документы и НСА к ним на хранение в ГКУ "ЦГА УР" в сроки, указанные в п. 2 настоящего Положения;

15) контролируют соблюдение требований к формированию и оформлению дел на стадии делопроизводства в структурных подразделениях Министерства, проведению экспертизы ценности документов при подготовке дел к передаче в архив Министерства;

16) оказывают методическую помощь сотрудникам Министерства по вопросам работы с документами. Составляют номенклатуру дел, инструкцию по делопроизводству, другие нормативные документы по организации работы с документами в Министерстве;

17) оказывают методическую помощь специалистам территориальных органов Министерства и государственных учреждений Удмуртской Республики, подведомственных Министерству, при составлении номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству, упорядочении документов, подготовке к передаче документов на хранение в архивы организаций и государственный (муниципальный) архив;

18) участвуют в проведении мероприятий по повышению квалификации в области архивного дела и документационного обеспечения управления, организуемых руководством Министерства или ГКУ "ЦГА УР";

19) участвуют в разработке методических рекомендаций, примерных инструкций по делопроизводству, положений об архивах и экспертных комиссиях, номенклатур дел для территориальных органов Министерства, государственных учреждений Удмуртской Республики, подведомственных Министерству.

V. Права архива

21. В соответствии с задачами и функциями архива Министерства специалисты Отдела имеют право:

1) требовать от руководства Министерства создания оптимальных условий обеспечения сохранности архивных документов и их использования;

2) контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Министерства, территориальных органах Министерства и государственных учреждениях Удмуртской Республики, подведомственных Министерству;

3) запрашивать от структурных подразделений Министерства сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций;

4) вносить предложения руководству Министерства о совершенствовании архивного дела и документационного обеспечения управления в Министерстве, территориальных органах Министерства и государственных учреждениях Удмуртской Республики, подведомственных Министерству;

5) получать необходимую методическую помощь от ГКУ "ЦГА УР" в виде проведения семинаров, лекций, консультаций;

6) участвовать в мероприятиях, проводимых архивными учреждениями Удмуртской Республики по вопросам архивного дела и делопроизводства.

VI. Взаимоотношения со структурными подразделениям Министерства

22. Для выполнения задач, функций и реализации прав, предусмотренных настоящим Положением, специалисты Отдела взаимодействуют со структурными подразделениями Министерства по вопросам:

соблюдения требований к формированию и оформлению дел;

составления номенклатуры дел;

подготовки и представления дел постоянного и временного (свыше 10 лет) в архив Министерства;

выдачи архивных дел во временное пользование в целях служебного и научного использования;

розыска дел постоянного срока хранения и временного (свыше 10 лет), заведенных в соответствии с номенклатурой дел, но не поступивших в архив Министерства.

VII. Ответственность архива

23. Специалисты Отдела несут ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций в соответствии с законодательством.

Согласовано		Согласовано
Протокол ЦЭК Министерства социальной защиты населения Удмуртской Республики от "14" июля 2014 года N 2		Протокол ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики от "25" июля 2014 года N 7