Указ Главы Удмуртской Республики от 14 апреля 2014 г. N 138 "О Положении об Управлении делопроизводства Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики"

С изменениями и дополнениями от:

16 июля 2015 г.

В целях документационного обеспечения исполнения полномочий Главы Удмуртской Республики и Правительства Удмуртской Республики постановляю:

1. Утвердить прилагаемое Положение об Управлении делопроизводства Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики.

2. Признать утратившими силу:

Указ Президента Удмуртской Республики от 2 июля 2010 года N 118 "О Положении об Управлении делопроизводства Администрации Президента и Правительства Удмуртской Республики";

Указ Президента Удмуртской Республики от 22 марта 2011 года N 49 "О внесении изменений в Положение об Управлении делопроизводства Администрации Президента и Правительства Удмуртской Республики";

Указ Президента Удмуртской Республики от 12 марта 2012 года N 43 "О внесении изменений в Положение об Управлении делопроизводства Администрации Президента и Правительства Удмуртской Республики";

Указ Президента Удмуртской Республики от 2 августа 2012 года N 143 "О внесении изменения в Положение об Управлении делопроизводства Администрации Президента и Правительства Удмуртской Республики";

Указ Президента Удмуртской Республики от 5 октября 2012 года N 183 "О внесении изменений в Положение об Управлении делопроизводства Администрации Президента и Правительства Удмуртской Республики";

Указ Президента Удмуртской Республики от 2 апреля 2013 года N 53 "О внесении изменения в Положение об Управлении делопроизводства Администрации Президента и Правительства Удмуртской Республики".

3. Настоящий Указ вступает в силу со дня его подписания.

Временно исполняющий обязанности Главы Удмуртской Республики -

А.В. Соловьев

г. Ижевск 14 апреля 2014 г. N 138

Положение
об Управлении делопроизводства Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики
(утв. указом Главы Удмуртской Республики от 14 апреля 2014 г. N 138)

С изменениями и дополнениями от:

16 июля 2015 г.

I. Общие положения

1. Управление делопроизводства Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики (далее - Управление) является структурным подразделением Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики (далее - Администрация), обеспечивающим деятельность Главы Удмуртской Республики, Правительства Удмуртской Республики и Администрации.

2. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, Конституцией Удмуртской Республики, законами Удмуртской Республики, указами и распоряжениями Главы Удмуртской Республики, постановлениями и распоряжениями Правительства Удмуртской Республики, распоряжениями Председателя Правительства Удмуртской Республики, распоряжениями Руководителя Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики, Положением об Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики (далее - Положение об Администрации), а также настоящим Положением об Управлении делопроизводства Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики (далее - Положение об Управлении).

3. Положение об Управлении утверждается Главой Удмуртской Республики по представлению Руководителя Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики (далее - Руководитель Администрации) и начальника Управления делопроизводства Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики (далее - начальник Управления).

Информация об изменениях:

Указом Главы Удмуртской Республики от 16 июля 2015 г. N 144 пункт 4 настоящего Положения изложен в новой редакции, вступающей в силу со дня подписания названного Указа

См. текст пункта в предыдущей редакции

4. В структуру Управления входят:

начальник Управления - 1 штатная единица;

заместитель начальника Управления - 1 штатная единица;

отдел по работе с нормативными документами Управления делопроизводства Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики - 6 штатных единиц:

начальник отдела - 1 штатная единица;

заместитель начальника отдела - 1 штатная единица;

консультант - 4 штатные единицы;

отдел по работе со служебной корреспонденцией Управления делопроизводства Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики - 8 штатных единиц:

начальник отдела - 1 штатная единица;

заместитель начальника отдела - 1 штатная единица;

консультант - 2 штатные единицы;

сектор электронного документооборота - 4 штатные единицы:

начальник сектора - 1 штатная единица;

консультант - 3 штатные единицы;

сектор комплектования и хранения архивного фонда Управления делопроизводства Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики - 3 штатные единицы:

начальник сектора - 1 штатная единица;

старший специалист 1 разряда - 2 штатные единицы.

II. Основные задачи Управления

5. Основными задачами Управления являются:

5.1. Документационное обеспечение деятельности Главы Удмуртской Республики и Правительства Удмуртской Республики по реализации их полномочий.

5.2. Организация и обеспечение функционирования в Администрации единой системы делопроизводства.

5.3. Обеспечение сохранности и практического использования документальных материалов архивного фонда Администрации до передачи их на государственное хранение в государственное казенное учреждение "Центральный государственный архив Удмуртской Республики" (далее - ГКУ "ЦГА УР"),

III. Основные функции Управления

6. Основными функциями Управления, связанными с документационным обеспечением деятельности Главы Удмуртской Республики и Правительства Удмуртской Республики по реализации их полномочий, являются:

6.1. Документационное, информационное и организационно-техническое обеспечение заседаний Правительства Удмуртской Республики и Президиума Правительства Удмуртской Республики.

6.2. Экспертиза представляемых на рассмотрение Главе Удмуртской Республики, Правительству Удмуртской Республики, Президиуму Правительства Удмуртской Республики, Председателю Правительства Удмуртской Республики проектов указов и распоряжений Главы Удмуртской Республики, постановлений и распоряжений Правительства Удмуртской Республики, распоряжений Председателя Правительства Удмуртской Республики на их соответствие требованиям Регламента Правительства Удмуртской Республики, ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Инструкции по делопроизводству в Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики, нормам русского языка.

6.3. Формирование, рассылка и размещение на "Официальном сайте Главы Удмуртской Республики и Правительства Удмуртской Республики" в сети "Интернет" (www.udmurt.ru) повесток заседаний Правительства Удмуртской Республики и Президиума Правительства Удмуртской Республики и материалов к ним.

6.4. Регистрация, обработка, считывание электронных версий документов на соответствие подлинникам, выпуск принятых и подписанных законов Удмуртской Республики, правовых актов Главы Удмуртской Республики, Правительства Удмуртской Республики, Председателя Правительства Удмуртской Республики.

6.5. Рассылка заверенных печатью копий законов Удмуртской Республики, правовых актов Главы Удмуртской Республики, Правительства Удмуртской Республики, Председателя Правительства Удмуртской Республики с вводом информации о них в электронную базу данных, сканирование текстов документов.

6.6. Текущее хранение подлинников законов Удмуртской Республики, правовых актов Главы Удмуртской Республики, Правительства Удмуртской Республики, Председателя Правительства Удмуртской Республики, экспертиза ценности документов, формирование и техническое оформление дел для передачи в архив Администрации на временное хранение.

6.7. Выдача по запросам министерств, ведомств и других организаций, с разрешения Руководителя Администрации, заверенных надлежащим образом копий документов и выписок из них.

6.8. Ведение документирования устных выступлений на заседаниях Правительства Удмуртской Республики и Президиума Правительства Удмуртской Республики.

6.9. Регистрация и оформление протоколов заседаний Правительства Удмуртской Республики и Президиума Правительства Удмуртской Республики.

6.9.1. Оформление поручений Председателя Правительства в форме выписок из протоколов, учет и контроль за их своевременным исполнением.

6.10. Участие в обеспечении взаимодействия Главы Удмуртской Республики, Правительства Удмуртской Республики с Государственным Советом Удмуртской Республики в законотворческом процессе: проверка оформления текста и направление в соответствии с требованиями Регламента Правительства Удмуртской Республики, Регламента Государственного Совета Удмуртской Республики в Государственный Совет Удмуртской Республики рассмотренных Главой Удмуртской Республики, Правительством Удмуртской Республики проектов законов Удмуртской Республики, проектов постановлений Государственного Совета Удмуртской Республики, приложений к ним, заключений Главы Удмуртской Республики, Правительства Удмуртской Республики по проектам законов Удмуртской Республики, писем, других материалов, касающихся законопроектной деятельности.

6.11. Направление в средства массовой информации для официального опубликования, в справочно-правовые системы "Консультант Плюс", "Гарант", "Кодекс" - для актуализации информационных ресурсов, размещение на "Официальном сайте Главы Удмуртской Республики и Правительства Удмуртской Республики" в сети "Интернет" (www.udmurt.ru) принятых и подписанных законов Удмуртской Республики, нормативных правовых актов Главы Удмуртской Республики, Правительства Удмуртской Республики с отметкой об их опубликовании в соответствующей электронной базе данных, заполняемой Управлением.

6.12. Оформление и выпуск почетных грамот Правительства Удмуртской Республики, приветственных адресов Главы Удмуртской Республики, Председателя Правительства Удмуртской Республики, Руководителя Администрации, поздравительных открыток от имени Главы Удмуртской Республики и Председателя Правительства Удмуртской Республики.

6.13. Обеспечение единой системы документооборота служебной корреспонденции в Администрации:

6.13.1. Прием, первичная обработка, регистрация, предварительное рассмотрение, передача Главе Удмуртской Республики, Председателю Правительства Удмуртской Республики, Руководителю Администрации на рассмотрение поступающих нормативных правовых актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, законодательных органов Российской Федерации и Удмуртской Республики и входящей служебной корреспонденции с вводом информации о ней в электронные полнотекстовые базы данных Управления.

6.13.2. Подготовка проектов поручений Главы Удмуртской Республики и Председателя Правительства Удмуртской Республики к поступившей служебной корреспонденции с внесением резолюций в электронную базу данных.

6.13.3. Распределение и направление входящей служебной корреспонденции для исполнения в соответствующие структурные подразделения Администрации.

6.13.4. Прием исполненных документов от структурных подразделений Администрации.

6.13.5. Экспертиза ценности документов, формирование в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, техническая обработка и передача в сектор комплектования и хранения архивного фонда Управления делопроизводства Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики (далее - архив Администрации) на временное хранение.

6.13.6. Регистрация инициативной исходящей служебной корреспонденции с вводом в полнотекстовую электронную базу данных.

6.13.7. Учет и отправка служебных документов и другой исходящей корреспонденции:

оформление конвертов, формирование реестров рассылки, паковка и передача на отправку пакетов с правовыми актами Удмуртской Республики, Главы Удмуртской Республики, Правительства Удмуртской Республики, Председателя Правительства Удмуртской Республики, Руководителя Администрации, служебной корреспонденцией, поздравительными открытками, сборниками "Собрание законодательства Удмуртской Республики".

6.13.8. Регистрация:

распоряжений Руководителя Администрации с вводом в полнотекстовые электронные базы данных Управления с последующей их рассылкой;

межрегиональных и региональных договоров (соглашений), заключаемых Правительством Удмуртской Республики, с вводом в полнотекстовые электронные базы данных Управления с последующей их рассылкой.

6.14. Осуществление приема, регистрации и отправки документов посредством факсимильной и телеграфной связи, в том числе телеграмм категории "Правительственная".

7. Основными функциями Управления, связанными с организацией и обеспечением функционирования в Администрации единой системы делопроизводства, являются:

7.1. Документационное обеспечение деятельности структурных подразделений Администрации:

7.1.1. Разработка номенклатуры дел Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики.

7.1.2. Организация работы Экспертной комиссии Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики.

7.1.3. Создание, формирование и развитие электронных служебных полнотекстовых и иных баз данных Управления совместно с Управлением информационных и материально-технических ресурсов Администрации:

правовых актов Удмуртской Республики, Главы Удмуртской Республики, Правительства Удмуртской Республики, Председателя Правительства Удмуртской Республики, Руководителя Администрации по основной и хозяйственной деятельности;

проектов правовых актов Правительства Удмуртской Республики;

межрегиональных и региональных договоров (соглашений), заключаемых Правительством Удмуртской Республики;

входящей и исходящей служебной корреспонденции;

поступающих в Администрацию нормативных правовых актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и законодательных органов Российской Федерации и Удмуртской Республики;

документов архивного фонда Администрации.

7.1.4. Контроль за правильным использованием работниками Администрации служебных электронных баз данных Управления, совместно с Управлением информационных и материально-технических ресурсов Администрации.

7.1.5. Подготовка предложений по составу и форме:

бланочной продукции (бланков документов, бланков резолюций Главы Удмуртской Республики, Председателя Правительства Удмуртской Республики и Руководителя Администрации, приветственных адресов Главы Удмуртской Республики, Председателя Правительства Удмуртской Республики, Правительства Удмуртской Республики, Администрации, Почетных грамот Правительства Удмуртской Республики;

печатей, штампов и факсимиле.

7.1.6. Обеспечение учета, хранения и выдачи изготовленной бланочной и иной продукции, осуществление контроля за ее использованием.

7.2. Техническое обеспечение работы структурных подразделений Администрации:

7.2.1. Выполнение копировально-множительных работ.

7.2.2. Прием, учет и отправка по назначению служебных документов и другой исходящей корреспонденции.

7.3. Консультационная и методическая работа по вопросам организации и совершенствования делопроизводства в Администрации:

7.3.1. Организация совместно с Управлением государственной службы и кадровой работы Администрации, Управлением аналитического обеспечения, организационно-контрольной работы и протокола Администрации учебных семинаров для работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Администрации.

7.3.2. Участие в семинарах и выступления с лекциями об организации документооборота в государственных органах на курсах повышения квалификации, проводимых Ижевским филиалом федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования "Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации", Комитетом по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики, ГКУ "ЦГА УР".

7.3.3. Консультационная и справочная работа по проектам правовых актов, правовым актам Удмуртской Республики, Главы Удмуртской Республики, Правительства Удмуртской Республики, Председателя Правительства Удмуртской Республики, по входящей и исходящей служебной корреспонденции.

8. Основными функциями Управления, связанными с обеспечением сохранности, практического использования документальных материалов архивного фонда Администрации до передачи их на государственное хранение в ГКУ "ЦГА УР", являются:

8.1. Комплектование документами архива Администрации:

8.1.1. Осуществление экспертизы ценности документов, консультирование и оказание практической помощи на стадии формирования дел в структурных подразделениях Администрации.

8.1.2. Прием на временное хранение упорядоченных документов от структурных подразделений Администрации - источников комплектования архивного фонда.

8.1.3. Проверка правильности формирования и оформления дел.

8.2. Организация работы по сохранности документов архивного фонда Администрации:

8.2.1. Учет принятых в архив Администрации документов.

8.2.2. Создание совместно с Управлением информационных и материально-технических ресурсов Администрации и соблюдение нормативных условий хранения документов: противопожарной безопасности, температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического, охранного режима.

8.2.3. Внедрение новых технологий в процесс сохранения документов.

8.2.4. Контроль за использованием временно выданных дел и документов архивного фонда.

8.2.5. Соблюдение условий сохранности дел при их передаче на государственное хранение в ГКУ "ЦГА УР".

8.3. Практическое использование документов архивного фонда Администрации:

8.3.1. Обеспечение возможности работы с документами архивного фонда Администрации:

работникам структурных подразделений Администрации по их устным запросам;

работникам министерств, ведомств и других организаций по их письменным запросам, с разрешения Руководителя Администрации.

8.3.2. Создание и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к документам архива, реализация единой информационной системы регистрации, учета, обработки, анализа и хранения документов.

9. Основными функциями Управления, связанными с обеспечением издания Правительством Удмуртской Республики средства массовой информации "Собрание законодательства Удмуртской Республики", являются:

9.1. Подготовка содержания номера средства массовой информации "Собрание законодательства Удмуртской Республики".

9.2. Сверка бумажных и электронных версий средства массовой информации "Собрание законодательства Удмуртской Республики".

9.3. Подготовка к рассылке и рассылка средства массовой информации "Собрание законодательства Удмуртской Республики".

10. Управление осуществляет иные функции по обеспечению полномочий Главы Удмуртской Республики, Правительства Удмуртской Республики и Администрации, предусмотренных федеральными законами, Конституцией Удмуртской Республики и законами Удмуртской Республики, в соответствии с законодательством.

IV. Полномочия Управления

11. Управление при осуществлении возложенных на него функций: запрашивает необходимую информацию по обеспечению деятельности Главы Удмуртской Республики, Правительства Удмуртской Республики и Администрации от органов государственной власти Удмуртской Республики, органов местного самоуправления в Удмуртской Республике, а также от предприятий, учреждений и организаций, расположенных на территории Удмуртской Республики, структурных подразделений Администрации;

пользуется государственными банками данных, использует государственные, в том числе правительственные, системы связи;

привлекает в установленном порядке работников исполнительных органов государственной власти Удмуртской Республики, а также, на договорной основе, ученых, экспертов и иных специалистов для подготовки вопросов, относящихся к компетенции Управления;

взаимодействует в порядке, установленном законодательством, с федеральными органами исполнительной власти, их территориальными органами, исполнительными органами государственной власти субъектов Российской Федерации, Государственным Советом Удмуртской Республики, исполнительными органами государственной власти Удмуртской Республики, структурными подразделениями Администрации, органами местного самоуправления в Удмуртской Республике, предприятиями, учреждениями, организациями и общественными объединениями;

вправе вносить в установленном порядке: Главе Удмуртской Республики - проекты указов и распоряжений Главы Удмуртской Республики, а также проекты законов Удмуртской Республики для внесения их Главой Удмуртской Республики в Государственный Совет Удмуртской Республики в порядке законодательной инициативы; в Правительство Удмуртской Республики - проекты постановлений и распоряжений Правительства Удмуртской Республики, а также проекты законов Удмуртской Республики для внесения их Правительством Удмуртской Республики в Государственный Совет Удмуртской Республики в порядке законодательной инициативы; Председателю Правительства Удмуртской Республики - проекты распоряжений Председателя Правительства Удмуртской Республики; Руководителю Администрации - проекты распоряжений Руководителя Администрации;

осуществляет иные полномочия в соответствии с законодательством.

V. Организация деятельности Управления

12. Работа Управления организуется и осуществляется в соответствии с Положением об Администрации, Регламентом Правительства Удмуртской Республики, Положением об Управлении, Инструкцией по делопроизводству в Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики, положениями об иных структурных подразделениях Администрации, должностными регламентами и иными документами, регулирующими порядок работы структурных подразделений Администрации.

13. Начальник Управления непосредственно подчиняется Главе Удмуртской Республики.

Руководитель Администрации осуществляет оперативное руководство начальником Управления.

14. Начальник Управления по представлению Руководителя Администрации назначается на должность и освобождается от должности Главой Удмуртской Республики.

15. Начальник Управления представляет Руководителю Администрации кандидатуры для назначения на должность и вносит Руководителю Администрации предложения об освобождении от должности работников Управления.

16. Права и обязанности работников Управления определяются Положением об Администрации, Положением об Управлении, должностными регламентами, утверждаемыми Руководителем Администрации.

17. Начальник Управления:

осуществляет оперативное руководство Управлением, планирует его работу;

организует деятельность Управления и несет ответственность за выполнение возложенных на Управление задач и функций;

координирует взаимодействие структурных подразделений и работников Управления;

дает поручения и указания структурным подразделениям и работникам Управления по вопросам деятельности Управления;

имеет доступ к секретной документации в установленном порядке; представляет должностные регламенты работников Управления на утверждение Руководителю Администрации;

вносит Руководителю Администрации представления о поощрении (наказании) и улучшении условий труда работников Управления;

вправе согласовывать в необходимых случаях представленные Главе Удмуртской Республики и Правительству Удмуртской Республики проекты указов и распоряжений Главы Удмуртской Республики, постановлений и распоряжений Правительства Удмуртской Республики, а также проекты законов Удмуртской Республики, поступившие на рассмотрение Главы Удмуртской Республики, Правительства Удмуртской Республики;

вправе согласовывать в необходимых случаях проекты распоряжений Руководителя Администрации, а также проекты договоров, заключаемых Администрацией;

подписывает документы Управления;

представляет Управление в Администрации и во взаимоотношениях с органами государственной власти, государственными органами, предприятиями, учреждениями, организациями;

создает рабочие группы для подготовки вопросов, входящих в его компетенцию;

привлекает в установленном порядке должностных лиц исполнительных органов государственной власти Удмуртской Республики и структурных подразделений Администрации для участия в подготовке материалов и предложений по вопросам, входящим в его компетенцию;

запрашивает необходимые справочные и информационные материалы, а также информацию для обеспечения деятельности Главы Удмуртской Республики, Правительства Удмуртской Республики, Председателя Правительства Удмуртской Республики, Администрации от территориальных органов федеральных органов государственной власти, органов государственной власти Удмуртской Республики, органов местного самоуправления в Удмуртской Республике, предприятий, учреждений, организаций, структурных подразделений Администрации;

вправе участвовать в работе коллегий министерств и ведомств Удмуртской Республики, а также присутствовать на заседаниях Правительства Удмуртской Республики и Президиума Правительства Удмуртской Республики;

осуществляет по поручению Главы Удмуртской Республики, Председателя Правительства Удмуртской Республики, Руководителя Администрации, а также в соответствии с Положением об Администрации, Положением об Управлении иные полномочия.

18. В случае временного отсутствия начальника Управления исполнение его обязанностей возлагается на заместителя начальника Управления.

19. В случае временного отсутствия начальника Управления, заместителя начальника Управления исполнение отдельных обязанностей начальника Управления по распоряжению Руководителя Администрации возлагается на одного из начальников структурных подразделений Управления.