Раздел 6. Классификация документов ведомственного архива

Раздел 6. Классификация документов ведомственного архива

6.1. Классификация документов в пределах архива

6.1.1. Под классификацией документов в пределах ведомственного архива понимается их группировка по фондам и коллекциям.

Практическое осуществление классификации документов по фондам и коллекциям называется фондированием. Фондирование состоит из определения (уточнения) фондовой принадлежности документов и хронологических границ документов фондов, формирования фондов. Ведомственный архив проводит фондирование документов по согласованию и под непосредственным методическим руководством государственного архива, в который передаются хранящиеся в нем документы*(18).

6.1.2. Комплекс документов, образующийся в деятельности учреждения, организации или предприятия*(19), независимо от того, являются ли они юридическими лицами или нет, составляет их документальный фонд.

Часть документального фонда организации, имеющая политическое, народнохозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение, составляет архивный фонд и подлежит государственному хранению.

Организация, образующая в процессе своей деятельности документальный (архивный) фонд, называется фондообразователем.

6.1.3. Видами архивного (документального) фонда являются: фонд организации и коллекция.

Архивным (документальным) фондом организации называется фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности одной организации.

Коллекцией называется совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и др.).

В ведомственном архиве могут создаваться объединенные архивные (документальные) фонды*(20), состоящие из документов, образовавшихся в деятельности двух или более фондообразователей, имеющих между собой исторические и (или) логически обусловленные связи.

6.1.4. Работа по фондированию документов в ведомственном архиве осуществляется при отборе документов для передачи на государственное хранение.

Примечание. Работа по фондированию документов осуществляется, и в делопроизводстве организации в процессе формирования и отбора дел для передачи в ведомственный архив, и в государственном архиве при исправлении ошибок фондирования в ведомственном архиве, а также при необходимости создания объединенных фондов (коллекций) и при переработке описей.

Определение фондовой принадлежности документов, образование фонда

6.1.5. Определение фондовой принадлежности документов заключается в отнесении их к фонду соответствующей организации и проводится на основе изучения документов организации и определения их принадлежности к составу документации данной организации-фондообразователя.

6.1.6. При определении фондовой принадлежности документов необходимо учитывать следующее:

- входящие документы относятся к фонду той организации, которой они получены; их фондовая принадлежность определяется по адресату, оттиску регистрационного штампа, содержанию документов, отражающему функции и вопросы деятельности организации, по резолюциям и пометам о направлении документов на исполнение;

- копии (отпуски) исходящих документов относятся к фонду той организации, которая является автором документов; фондовая принадлежность их определяется по подписям, делопроизводственным пометам и по содержанию документов;

- документы внутреннего обращения относятся к фонду той организации, которой они составлены; фондовая принадлежность их, как правило, определяется по названию организации, которое указано в документе, по подписи автора;

6.1.7. Документы организации и ее первичных общественных организаций (профсоюзной, ДОСААФ, Общества Красного Креста и Красного Полумесяца и др.) составляют один фонд.

6.1.8. Дела, производство которых велось последовательно в двух и более организациях, включаются в состав фонда той организации, в которой они были закончены делопроизводством. При ликвидации организации с передачей ее функций другой организации законченные делопроизводством дела включаются в состав фонда ликвидированной организации, а незаконченные делопроизводством - в состав фонда организации-преемника;

- личные дела, если они передавались из одной организации в другую в связи с переводом сотрудников, включаются в фонд получившей их организации.

6.1.9. В случае обнаружения ошибочно включенных в фонд документов они должны быть выделены и присоединены к тому фонду (тем фондам), к которому (которым) они относятся.

6.1.10. Один и тот же фонд организации составляют документы:

- до и после ее реорганизации (преобразования), если она не повлекла за собой коренного изменения ее деятельности, а выразилась в расширении или сужении ее задач и компетенции;

- до и после изменения территориальных границ ее деятельности, подчиненности, структуры, штатов, печати и т.п.;

- до и после полного или частичного изменения в результате реорганизации, присвоения ей почетного имени, награждения орденом, изменения административно-территориального деления, перемещения из одного района в другой и т.д.;

- временно прекратившей свою деятельность организации, а затем восстановленной с теми же функциями.

6.1.11. Разные фонды составляют материалы:

- союзного министерства (комитета, главного управления) и созданного на его базе в результате реорганизации (преобразования) республиканского министерства;

- республиканского министерства (комитета) и созданного на его базе союзного министерства;

- центрального органа государственной власти и государственного управления автономной республики и союзной республики, если последняя создана в результате преобразования автономной республики в союзную;

- центрального органа государственной власти и государственного управления союзной и автономной республики, если последняя создана в результате преобразования союзной республики в автономную.

6.1.12. Фонд является основной классификационной и учетной единицей документов ведомственного архива и дроблению не подлежит.

6.1.13. Каждому фонду (коллекции), поступившему в ведомственный архив, присваивается название и номер.

Название фонда соответствует официальному названию фондообразователя.

Определение хронологических границ фонда и крайних дат документов фонда

6.1.14. Хронологическими границами фонда являются:

- фонда организации - официальные даты образования и ликвидации организации;

- объединенного фонда - даты образования и ликвидации наиболее ранней и наиболее поздней по времени деятельности организаций, документы которых вошли в состав фонда;

- коллекции - даты самого раннего и позднего документа в составе коллекции.

6.1.15. Крайними датами документов фонда являются даты наиболее раннего и наиболее позднего документов, входящих в его состав. Они могут не совпадать с крайними датами деятельности фондообразователя, если по каким-либо причинам отсутствуют документы начального и завершающего этапов деятельности организации или если в фонд организации были в свое время переданы не завершенные делопроизводством дела организации-предшественника и т.д.

Определение хронологических границ фонда организации в связи с введением или изменением административно-территориального деления

6.1.16. При введении нового административно-территориального деления документы вновь образованных местных советских органов власти и органов управления составляют новые фонды.

6.1.17. Если при изменении границ республик или административно-территориальных единиц (краев, областей и т.п.) сохраняются входившие в их состав более мелкие единицы (округа, районы, аймаки, территории сельсоветов и т.п.), то документы их органов власти и органов управления до и после изменения границ республик и административно-территориальных единиц составляют единые фонды.

6.1.18. Документы органов государственной власти и органов государственного управления города, поселка, села и других населенных пунктов за все время их существования независимо от изменений административно-территориального деления составляют единые фонды.

6.1.19. Документы территориальных объединений, общественных организаций (профессиональных, научных, культурно-просветительных, спортивных и др.) и органов их управления до и после введения или изменения административно-территориального деления фондируются так же, как документы органов государственной власти и государственного управления.

6.1.20. Документы промышленных, банковских, хозяйственных, культурных, медицинских учреждений, учебных заведений, колхозов, совхозов и т.п. до и после изменения административно-территориального деления составляют единые фонды.

6.1.21. Документы органов административно-хозяйственного управления специальных ведомственных округов, отделений, районов, участков (военных, путей сообщения, почтовых, учебных и др.), образование и ликвидация которых не зависят от изменения административно-территориального деления, составляют единые фонды.

Определение хронологических границ фонда в связи с реорганизацией организации-фондообразователя

6.1.22. Документы организации, временно прекратившей свою деятельность вследствие ликвидации, объединения, разделения или в результате войн и стихийных бедствий, а затем восстановленной с теми же функциями, являются единым фондом.

6.1.23. Документы организации, образованной с тем же названием, под которым существовала ликвидированная ранее организация, или с несколько измененным названием, составляют новый фонд, если организация получила функции, отличные от функций ликвидированной организации.

Пример: Документы Министерства радиотехнической промышленности СССР, существовавшего до 1957 г., и документы Министерства радиопромышленности СССР, созданного в 1965 г., составляют разные фонды.

6.1.24. При ликвидации организации с передачей всех или части ее функций одной или нескольким вновь созданным организациям документы каждой организации составляют отдельные фонды.

Пример: В связи с разделением в 1946 г. Народного Комиссариата нефтяной промышленности СССР на Наркомат нефтяной промышленности восточных районов СССР и Наркомат нефтяной промышленности южных и западных районов СССР документы двух созданных наркоматов составляют новые фонды.

6.1.25. Переименование организации или частичное изменение ее названия, передача ее из одного ведомства в другое, изменение подчиненности организации внутри ведомства, ее местонахождения, структуры, не сопровождавшиеся изменениями первоначальных функций, не являются основанием для разделения ее документов на разные фонды.

6.1.26. Расширение или сужение круга ведения, объема прав или территориальных границ деятельности организации без изменения ее первоначального назначения и положения в данной ведомственной или административно-территориальной системе (центральное, краевое, областное и т.п.) не является основанием для разделения ее документов на разные фонды.

Пример: Единый фонд составляют документы Ленинградского областного исполнительного комитета до и после выделения из территории Ленинградской области новых областей (Новгородской и Псковской).

6.1.27. Выделение из организации одной или нескольких новых организаций с передачей им ряда функций первой не является основанием для разделения ее документов на два (или несколько) фонда.

Пример: Документы Министерства легкой промышленности СССР после выделения из него Министерства текстильной промышленности СССР (с 1946 г. по 1948 г. и с 1955 г. по 1956 г.) составляют один фонд.

Образование объединенных фондов

6.1.28. Объединенные фонды могут быть сформированы из документов:

- однородных по целевому назначению и функциям одноименных организаций;

Пример: Всесоюзные строительно-монтажные тресты, машинно-тракторные станции;

- руководящего органа и подчиненных ему организаций;

Пример: Министерство и его всесоюзные промышленные объединения (главные управления) или Управление строительства Нурекской ГЭС и подчиненные ему организации;

- организаций, связанных между собой объектом деятельности;

Пример: Московская железная дорога (управление, дистанции и др. организации);

- органов государственной власти и государственного управления и состоящих при них организаций;

Пример: Облисполком и его отделы;

- последовательно сменявших друг друга организаций, если функции предшественников полностью или частично передавались их преемникам;

Пример: Министерства и комитеты по заготовкам сельскохозяйственных продуктов.

6.1.29. Образование объединенных фондов включает в себя перешифровку дел (изменение номеров фондов, описей), пересоставление учетных документов, размещение документов объединенного фонда в одном месте хранилища, а при необходимости и пересистематизацию дел и пересоставление описей.

6.1.30. Название объединенного фонда может состоять из:

- обобщенного названия включенных в него фондов;

Пример: Научно-исследовательские учреждения ветеринарной санитарии.

- названия руководящей организации и обобщенного названия подчиненных ей организаций;

Пример: Министерство медицинской промышленности СССР и его главные управления.

Конкретные названия всех организаций, документы которых вошли в объединенный фонд, приводятся в учетных документах.

Образование коллекции

6.1.31. Коллекция может поступить в ведомственный архив в виде уже сложившихся комплексов документов или образовываться в архиве из отдельных, разрозненных документов или сложившихся групп документов с целью создания благоприятных условий для их всестороннего использования.

6.1.32. Если документы когда-то поступившей или образованной коллекции без ущерба для использования можно распределить по соответствующим фондам, то коллекция может быть расформирована.

6.1.33. В названии коллекции отражается признак (признаки) объединения документов, а в случае необходимости - ее составитель (организация, в том числе - ведомственный архив).

6.1.34. Создание коллекций, а также их расформирование проводится ведомственным архивом только по согласованию с государственным архивом.

6.2. Классификация документов в пределах фонда
(систематизация дел фонда)

6.2.1. Под классификацией документов в пределах фонда понимается их группировка и расположение в фонде.

За единицу классификации и учетную единицу управленческой документации в пределах фонда принимается единица хранения (дело), представляющая собой физически обособленный отдельный документ или совокупность документов, заключенных в отдельную обложку.

6.2.2. Практическое осуществление классификации документов (дел) в пределах фонда называется их систематизацией.

6.2.3. Систематизация дел фонда проводится и ведомственном архиве при подготовке дел к передаче на государственное хранение.

Примечание. Систематизация дел фонда проводится и в делопроизводстве организации при составлении номенклатуры дел, и при подготовке дел к передаче в ведомственный архив.

6.2.4. Систематизация дел в пределах архивного фонда осуществляется на основе разработанной и согласованной с соответствующим государственным архивом схемы систематизации дел фонда*(21);

Схема систематизации архивного фонда

6.2.5. Схема систематизации архивного фонда является основанием для внутренней организации архивного фонда и закрепляется описью дел фонда.

В зависимости от признака группировки дел схема систематизации архивного фонда может отражать структуру фондообразователя, функции его деятельности, виды и разновидности документов или важнейшие темы (вопросы), освещаемые в документах фонда.

Признаки группировки дел

6.2.6. Распределение дел внутри фонда по всем делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих классификационных признаков:

- структурного (в соответствии со структурными подразделениями);

- хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы);

- функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного;

- номинального (по родам дел, видам и разновидностям документов);

- корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);

- географического;

- авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

Дела группируются, как правило, не по одному, а последовательно по тем признакам, применение которых окажется наиболее целесообразным.

6.2.7. Сочетание структурного и хронологического признаков дает следующие варианты схемы систематизации архивного фонда: хронологически-структурный и структурно-хронологический.

6.2.7.1. Хронологически-структурная схема систематизации применяется для систематизации дел в фонде действующей организации с учетом дальнейшего пополнения документов этого фонда и ликвидированных организаций с часто менявшейся структурой.

При систематизации дел по хронологически-структурной схеме они группируются в фонде прежде всего по времени их создания (по годам, периодам), а в пределах каждой хронологической группы - по структурным подразделениям организации.

6.2.7.2. Структурно-хронологическая схема систематизации архивного фонда применяется для систематизации дел в фонде организации, имевшей стабильную структуру. При систематизации дел по структурно-хронологической схеме они группируются прежде всего по структурным подразделениям фондообразователя, а в пределах каждой структурной группы - по времени их создания.

6.2.8. При систематизации дел фонда организации с часто менявшейся структурой применяются хронологически-функциональная или функционально-хронологическая схемы систематизации архивною фонда.

При систематизации дел по хронологически-функциональной схеме группировка происходит вначале по хронологическому признаку, а затем по функциям (видам, направлениям) деятельности фондообразователя. При этом подгруппы дел располагаются с учетом значимости функций организации (руководство, планирование, финансирование, учет и отчетность, снабжение и сбыт, кадры и т.д.) или по классификатору организации.

При систематизации дел по функционально-хронологической схеме дела группируются вначале по функциям деятельности фондообразователя, а затем - по хронологическому признаку.

6.2.9. Хронологически-тематическая или тематически-хронологическая схемы архивного фонда применяются при систематизации дел небольших по объему фондов, а также отдельных коллекций. Тематические группы дел располагаются по значимости намеченных тем.

6.2.10. Хронологически-номинальная и номинально-хронологическая схемы систематизации архивного фонда применяются для систематизации дел фондов бесструктурных организаций.

6.2.11. При выборе классификационных признаков для проведения группировки дел в пределах подгрупп учитывается значение того или иного признака для отражения делопроизводственной и смысловой связи между делами конкретного архивного фонда, а также для создания наиболее удобной в целях использования документов системы их организации.

6.2.12. Документы по личному составу, как правило, выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись.

6.2.13. Архивные фонды, вошедшие в объединенный архивный фонд, в его пределах располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий и т.д.

В пределах каждого архивного фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, могут применяться разные схемы систематизации, их выбор определяется характером деятельности конкретной организации, составом и объемом ее документов, при этом для фондов однородных организаций используются одинаковые схемы систематизации.

Дела каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, включаются в отдельную опись или составляют самостоятельный раздел описи дел объединенного архивного фонда.

6.2.14. Систематизация документов коллекции определяется ее тематикой и составом документов. В пределах коллекции документов одного вида (или разновидности) возможна группировка по авторскому признаку с последующим расположением групп в алфавитном порядке названий организаций (фамилий авторов).

В пределах коллекции документов, созданной по тематическому признаку, могут быть образованы группы по более узким темам или вопросам, расположенные в порядке их значимости или хронологии. Внутри тематических подгрупп документы могут объединяться по разным признакам, исходя из объема и состава документов.

6.2.15. При распределении дел по схемам систематизации необходимо иметь в виду следующее:

- дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) для продолжения делопроизводством;

- планы, отчеты, сметы и документы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от времени их составления; перспективные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного периода;

- дела, начатые делопроизводством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены делопроизводством;

- в пределах года или хронологического периода дела структурных подразделений располагаются по значимости этих подразделений.

Принадлежность дела к какому-либо структурному подразделению устанавливается по названию структурного подразделения, индексам, присвоенным структурным подразделениям, резолюциям, подписям должностных лиц, регистрационному штампу, содержанию документов.

При расположении дел по хронологии необходимо помещать вначале дела, датированные числом, месяцем и годом, затем - дела, датированные месяцем и годом, и, наконец, дела, датированные только годом.

Если окажется несколько дел, имеющих одну и ту же начальную дату, первыми следует помещать те дела, которые имеют более ранние конечные даты документов.

6.2.16. Принципы группировки и расположения документов в деле изложены в подразделе 2.2. настоящих Правил.