Раздел 11. Работа ведомственного архива с документами личного происхождения

Раздел 11. Работа ведомственного архива с документами
личного происхождения

Ведомственный архив в целях выявления, отбора и передачи на государственное хранение документов личного происхождения, имеющих политическое, народнохозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение, оказывает содействие государственному архиву в его комплектовании такими документами; по согласованию с государственным архивом может принимать их на временное хранение с последующей передачей на государственное хранение.

Эта работа проводится ведомственным архивом под непосредственным организационно-методическим руководством государственного архива.

11.1. Порядок передачи в ведомственный архив документов
личного происхождения

Ведомственный архив в соответствии с составленным списком лиц, чьи архивы целесообразно принимать на государственное хранение (Приложение 36), принимают на временное хранение документы личного происхождения по заявлению их владельца (Приложение 37) и оформляет прием актом приема-передачи документов на временное хранение (Приложение 38). К акту прилагается сдаточная опись документов личного происхождения (Приложение 39).

Акт и опись составляются в 3 экземплярах. Один экземпляр акта и описи передается владельцу документов, один экземпляр - остается в ведомственном архиве и один экземпляр описи и акта передается в соответствующий государственный архив.

11.2. Систематизация и описание документов личного происхождения

11.2.1. Поступающие по согласованию с государственным архивом в ведомственный архив документы личного происхождения систематизируются по архивным фондам личного происхождения.

Архивным фондом личного происхождения называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица (семьи). Лицо, в деятельности которого образовались документы фонда, называется фондообразователем. Название фонда личного происхождения состоит из фамилии, имени, отчества лица, указания рода деятельности (профессии), служебного положения, ученых званий.

В ведомственном архиве могут создаваться архивные коллекции документов личного происхождения ("Воспоминания участников Великой Октябрьской социалистической революции", "Письма с фронтов Великой Отечественной войны" и т.п.).

11.2.2. Хронологическими границами архивного фонда личного происхождения являются даты рождения и смерти фондообразователя. Хронологическими границами документов архивной коллекции являются даты самого раннего и позднего документов.

Крайние даты документов фонда личного происхождения могут не совпадать с хронологическими границами фонда из-за отсутствия документов о начальном или завершающем этапе жизни фондообразователя или за счет документов, связанных с откликами на смерть фондообразователя, с посмертным изданием его произведений, с проведением юбилейных мероприятий и т.д.

11.2.3. В случае необходимости ведомственный архив запрашивает у владельца документов биографические сведения о фондообразователе, а также об истории фонда и составляет краткую историческую справку о фондообразователе, которая содержит:

- основные биографические сведения о фондообразователе (даты его жизни, сведения о времени и местах его работы, его печатных трудах, изобретениях и др.);

- сведения об истории фонда (полнота переданных в ведомственный архив документов, местонахождение не поступивших на хранение документов и др.).

11.2.4. Передаваемые в ведомственный архив документы каждого фонда личного происхождения подлежат первичной систематизации в соответствии со схемой систематизации, согласованной с государственным архивом.

Основными разделами схемы систематизации документов фонда личного происхождения являются:

- документы творческой деятельности фондообразователя (рукописи, рисунки, чертежи и др.);

- документы служебной и общественной деятельности фондообразователя;

- личная переписка фондообразователя;

- документы к биографии фондообразователя (личные документы, документы юбилеев и др.);

- документы о фондообразователе (статьи, воспоминания, отзывы и др.);

- изобразительные документы (фотографии фондообразователя и др.);

- документы, отложившиеся в фонде или собранные фондообразователем (рукописи и рисунки других лиц, тематические подборки выписок, вырезок из газет и т.п.).

Внутри этих разделов документы группируются во временно сформированные дела (единицы хранения) в соответствии с тематическим, хронологическим, поминальным, корреспондентским или иным признаком.

11.2.5. Временно сформированные дела (единицы хранения) заключаются в папки с клапанами. На обложке единицы хранения карандашом обозначается: наименование фонда личного происхождения, его номер по списку фондов ведомственного архива, порядковый номер единицы хранения по описи, краткое наименование группы документов и их количество.

Временно сформированные единицы хранения не подшиваются, нумерация листов не производится, крайние даты документов не выявляются, заголовки составляются краткие", обобщенные: "Документы к биографии", "Документы о работе в издательстве "Художественная литература" и т.д.

11.2.6. Систематизация документов фонда закрепляется путем составления сдаточной описи.

Описательная статья описи состоит из порядкового номера временной единицы хранения, краткого ее заголовка и обозначения количества документов в единице хранения.

В итоговой записи к описи указывается общее количество документов, учтенных по этой описи, количество временно сформированных единиц хранения, опись подписывается составителем и заверяется председателем ЦЭК (ЭК) организации.

11.2.7. После оформления приема документов личного происхождения на временное хранение ведомственный архив вносит необходимые изменения и дополнения в учетные документы архива: список фондов, книгу учета поступлений документов, составляет лист фонда.

При этом в листе фонда документы, внесенные в опись, учитываются как описанные, поскольку опись является учетным документом.

11.2.8. Ведомственный архив хранит документы личного происхождения, учтенные по сдаточной описи, и в соответствии с ней передает документы на государственное хранение.

11.2.9. По согласованию с государственным архивом и под его непосредственным руководством ведомственный архив может проводить подготовку документов к передаче на государственное хранение, которая включает:

- экспертизу ценности документов;

- уточнение фондовой принадлежности документов;

- уточнение систематизации документов в пределах фонда, классификационных групп и дел (единиц хранения);

- определение авторства и времени создания документов при отсутствии в них этих данных;

- формирование дел (единиц хранения);

- полное оформление дел (единиц хранения) (кроме подшивки);

- составление описи фонда личного происхождения с необходимым научно-справочным аппаратом к ней (предисловие, оглавление, указатели).

Описи составляются по форме описи дел постоянного хранения организаций (Приложение 22), исключая графу 2 "Индекс дела".

11.3. Передача документов личного происхождения
на государственное хранение

11.3.1. Опись фонда личного происхождения рассматривается ЦЭК (ЭК) организации и после ее одобрения направляется па рассмотрение ЭПК соответствующего архивного учреждения.

После утверждения описи ЭПК соответствующего архивного учреждения составляется акт описания документов (Приложение 40).

В соответствии с актом вносятся изменения в лист фонда: документы и временные единицы хранения учитываются как выбывшие, а как поступившие в графе "Учет описанных документов" указываются единицы хранения, вновь сформированные и внесенные в опись.

11.3.2. Передача документов личного происхождения на государственное хранение производится в сроки, согласованные с государственным архивом и оформляется актом приема-передачи документов на государственное хранение (Приложение 41) в установленном порядке.

При этом вместе с документами фонда личного происхождения передается дело фонда, включающее переписку с владельцем, его заявление о приеме документов на хранение, опись, акт описания документов, а также три экземпляра описи фонда, если она составлялась.

11.3.3. Документы личного происхождения, хранящиеся в ведомственном архиве, используются с соблюдением норм авторского права и условий, на которых они переданы владельцами. Исследователям документы личного происхождения выдаются только с разрешения лица, передавшего их в ведомственный архив.