Приложение N 4. Примерное положение об отделе комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства государственного архива, центра хранения документации

Приложение N 4

к приказу Росархива

от 11 июля 1994 г. N 57

Примерное положение
об отделе комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства государственного архива, центра хранения документации

1. Общие положения

1.1. Отдел комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства является структурным подразделением государственного архива, центра хранения документации*.

1.2. Отдел руководствуется в своей деятельности законодательными и иными правовыми актами Российской Федерации, республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа, приказами, решениями коллегии и указаниями Государственной архивной службы России (Росархива) и вышестоящего органа управления архивным делом**, Положением об архиве, приказами архива и настоящим положением.

2. Основные задачи

Основными задачами отдела являются:

2.1. Разработка основных направлений и анализ работы по вопросам комплектования архива, организации документов в делопроизводстве и деятельности архивов учреждений, организаций, предприятий*** подготовка предложений по ее совершенствованию.

2.2. Организация и проведению работы по комплектованию архива документами.

2.3. Организационно-методическое руководство и контроль за деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений.

2.4. Изучение передового отечественного и зарубежного опыта по вопросам комплектования архива, организации документов в делопроизводстве и деятельности архивов учреждений, внедрение его в практику работы отдела, архива и его филиалов.

3. Функции

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами:

3.1. Подготавливает предложения к проектам целевых комплексных программ, перспективных, текущих планов работы архива по профильным отделу направлениям, обеспечивает их реализацию, составляет отчеты об их выполнении.

3.2. Разрабатывает, в установленном порядке ведет списки учреждений и иных собственников, документы которых подлежат передаче на хранение в архив.

3.3. Организует отбор и своевременную передачу документов учреждений в архив. Составляет планы утверждения описей дел учреждений-источников комплектования архива на экспертно-проверочной комиссии архивного органа, планы-графики передачи документов на хранение, обеспечивает их выполнение.

3.4. Принимает в установленном порядке меры к пополнению архива документами, находящимися в собственности негосударственных учреждений, общественных объединений и граждан, к выявлению и получению из зарубежных и других российских архивов подлинников и (или) копий архивных документов профиля архива.

3.5. Совместно с отделами обеспечения сохранности и государственного учета документов, информационно-поисковых систем и автоматизированных архивных технологий.

3.5.1. участвует в работе по обеспечению преемственности системы учета, научно-справочного аппарата к документам, хранящимся в государственном архиве и архивах учреждений-источников комплектования государственного архива;

3.5.2. рассматривает вопросы фондирования документов архива.

3.6. Совместно с отделом обеспечения сохранности и государственного учета документов участвует в работе по проведению экспертизы ценности хранящихся в архиве документов.

3.7. Осуществляет в пределах делегированных вышестоящим архивным органом прав и полномочий организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных и межведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве государственных учреждений-источников комплектования архива, а также негосударственных организаций на основе договорных отношений с ними.

3.8. Ведет государственный учет документов Архивного фонда, находящихся на ведомственном хранении, в государственных музеях и библиотеках или у физических лиц. Организует работу по проведению паспортизации ведомственных архивов.

3.9. Участвует в мероприятиях, проводимых совместно с органами государственной власти, учреждениями, по совершенствованию и развитию сети ведомственных архивов, улучшению организации документов в делопроизводстве на основе внедрения государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

3.10. Организует и координирует работу учреждений по подготовке и внедрению в практику типовых и примерных инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, других нормативно-методических пособий по вопросам работы с документами.

3.11. Оказывает методическую помощь учреждениям в разработке положений об архивах и экспертных комиссиях, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, отборе документов на хранение.

3.12. Принимает участие в организация и проведении общественных смотров состояния делопроизводства и работы архивов учреждений.

3.13. Организует повышение квалификации работников архивов и делопроизводственных служб учреждений.

3.14. Подготавливает предложения к планам работы отдела комплектования и экспертизы ценности документов, содержащегося за счет специальных (внебюджетных) средств, с учетом состояния документов в учреждениях и поступающих от них заявок на проведение работы по отбору и обработке документов на договорных началах.

3.15. В установленном порядке выполняет договорные работы, оказывает платные услуги учреждениям, организациям и гражданам до профильным отделу направлениям.

3.16. Участвует в работе комиссий по рассекречиванию документов архива.

3.17. Анализирует состояние архивного дела по профильным отделу направлениям, готовит предложения по совершенствованию его развития.

3.18. Рассматривает проекты перспективных и текущих планов работы филиалов архива и отчеты об их выполнении по профильным отделу направлениям, при необходимости готовит по ним заключения.

3.19. Оказывает научно-методическую и практическую помощь государственным, районным и городским архивам по профильным отделу Направлениям.

3.20. Осуществляет тематические в участвует в комплексных проверках деятельности филиалов архива по профильным отделу направлениям.

3.21. Подготавливает предложения к основным направлениям и тематике научно-исследовательской и методической работы архива по вопросам отбора документов на государственное хранение, организация деятельности ведомственных архивов, готовит методические программы, технические задания, координационные планы и др. для их разработки.

3.22. Разрабатывает научно-исследовательские темы и методические пособия по профильным отделу направлениям, внедряет их результаты в практику работы отдела, архива и его филиалов.

3.23. Осуществляет рецензирование научных работ, учебных пособий и программ по профильным отделу направлениям.

3.24. Принимает участие в конкурсах на лучшее выполнение работ в области архивоведения, документе ведения и археографии.

3.25. Осуществляет мероприятия по научной организации труда и отделе.

3.26. Проводит экономический анализ работы отдела, анализирует уровень выполнения норм выработки (времени) в отделе, готовит предложения по результатам анализа.

3.27. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации кадров архива, проводит стажировки работников других архивов, подготавливает предложения к проектам программ, учебных планов, других методических документов по повышению деловой квалификации архивных работников по профильным отделу направлениям.

3.28. Изучает отечественный и зарубежный опыт по вопросам комплектования архива, организации документов в делопроизводстве и деятельности архивов учреждений, внедряет его в практику работы отдела, архива и его филиалов.

3.29. Организует подготовку и проведение совещание, семинаров по профильным отделу направлениям, участвует в работе научных и научно-практических конференций, совещаний, семинаров.

3.30. Осуществляет контроль за выполнением приказов, решений коллегии, указаний Росархива, вышестоящего архивного органа, приказов директора архива по профильным отделу направлениям.

3.31. Участвует в работе дирекции, научного (научно-технического) совета, экспертно-методической (методической) комиссии, вносит на их рассмотрение вопросы развития архивного дела по профильным отделу направлениям, готовит материалы к обсуждению, осуществляет контроль за выполнением принятых решений.

4. Права

Отделу предоставляется право:

4.1. Получать от учреждений и организаций независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, других структурных подразделений архива и его филиалов материалы, необходимые для выполнения функций отдела.

4.2. Посещать в установленном порядке архивы и делопроизводственные службы учреждений.

4.3. Созывать в установленном порядке совещания руководящих работников и специалистов других структурных подразделений архива для обсуждения вопросов, входящих в компетенцию отдела.

4.4. Осуществлять в установленном порядке деловые связи с архивными, научными и другими учреждениями по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

4.6. Оказывать платные услуги, выполнять договорные работу по профильным отделу направлениям.

5. Организация работы отдела

5.1. Отдел возглавляет заведующий, назначаемый и освобождаемый от должности директором архива, если эта должность не входит в номенклатуру должностей вышестоящего архивного органа.

5.2. Заведующий отделом организует деятельность отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций, состояние трудовой и производственной дисциплины, распределяет обязанности между работниками отдела, вносит предложения об их поощрений, наложении взысканий, представляет архив по всем вопросам, входящим в компетенцию отдела.

5.3. Отдел осуществляет свою деятельность на основе текущих Планов, утверждаемых директором архива.

5.4. Отдел организует выполнение возложенных на него задач как непосредственно, так и во взаимодействии с структурными подразделениями архива, его филиалами, научными и другими учреждениям, общественными организациями.

5.5. Штатная численность отдела определяется штатным расписанием архива в соответствии с задачами и объемом выполняемых отделом работ.

Работники отдела назначаются на должность приказами директора архива по согласованию с заведующим отделом.

5.6. Обязанности работников отдела определяются должностными инструкциями.

------------------------------

* Далее - архив

** Далее - архивный орган

*** Далее - учреждения