Приложение N 3. Примерное положение об отделе информационно-поисковых систем и автоматизированных архивных технологий государственного архива, центра хранения документации

Приложение N 3

к приказу Росархива

от 11 июля 1994 г. N 57

Примерное положение
об отделе информационно-поисковых систем и автоматизированных архивных технологий государственного архива, центра хранения документации

1. Общие положения

1.1. Отдел информационно-поисковых систем и автоматизированных архивных технологий является структурным подразделением государственного архива, центра хранения документации*.

1.2. Отдел руководствуется в своей деятельности законодательными и иными правовыми актами Российской Федерации, республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа, приказами, решениями коллегии и указаниями Государственное архивной службы России (Росархива) и вышестоящего органа управления архивным делом**, Положением об архиве, приказами архива и настоящим положением.

2. Основные задачи

Основными задачами отдела являются:

2.1. Разработка основных направлений и анализ работы архива по созданию и развитию, информационно-поисковых систем, подготовка предложений по ее совершенствованию.

2.2. Организация и проведение работы по создание и развитию информационно-поисковых систем.

2.3. Внедрение и использование автоматизированных архивных технологий.

2.4. Изучение передового отечественного и зарубежного опыта в области создания информационно-поисковых систем и использования автоматизированных архивных технологий, внедрение его в практику работы отдела, архива и его филиалов.

3. Функции

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами:

3.1. Подготавливает предложения к проектам целевых комплексных программ, перспективных, текущих планов работы архива по профильным отделу направлениям, в том числе планирует подготовку к изданию архивных справочников, обеспечивает их реализацию, составляет отчеты об их выполнении.

3.2. Проводит работу по созданию и развитию системы научно-справочного аппарата к документам архива, в том числе содержащим сведения по личному составу, обеспечивает его сохранность и использование.

3.3. Совместно с отделами обеспечения сохранности и государственного учета документов, комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства.

3.3.1. участвует в работе по обеспечению преемственности системы научно-справочного аппарата к документам, хранящимся в государственном архиве и архивах учреждений - источников комплектования государственного архива;

3.3.2. рассматривает вопросы фондирования документов архива.

3.4. Проводит работу по описанию документов архива, усовершенствованию и переработке описей.

3.5. Осуществляет каталогизацию документов архива, ведет систематический и другие каталоги архива. Координирует деятельность структурных подразделений архива по каталогизации документов в процессе проведения ими других видов работ.

3.6. Определяет направления автоматизации рабочих процессов и внедрения ПЭВМ в архиве.

3.7. Создает базы и банки данных по документам архива с использованием электронно-вычислительной техники.

3.8. Осуществляет совместно с архивными, научными и другими заинтересованными учреждениями или самостоятельно подготовку к изданию архивных справочников (путеводителей, указателей, обзоров, каталогов и др.), в том числе с использованием электронно-вычислительной техники. Координирует работу соисполнителей по подготовке архивных справочников, организует их обсуждение и рецензирование.

3.9. Проводит работу по подготовке к государственной регистрации архивных справочников.

3.10. В установленном порядке выполняет договорные работы, оказывает платные услуги учреждениям, организациям и гражданам по профильным отделу направлениям.

3.11. Участвует в работе комиссии по рассекречиванию документов архива.

3.12. Обеспечивает сохранность документов в процессе работы.

3.13. Ведет учет и анализирует эффективность использования информационно-поисковых систем, готовит предложения по их совершенствованию.

3.14. Рассматривает проекты перспективных и текущих планов работы филиалов архива и отчеты об их выполнении по профильным отделу направлениям, при необходимости готовит по ним заключения.

3.15. Оказывает научно-методическую и практическую помощь государственным, районным и городским архивам, при необходимости - негосударственным архивам по профильным отделу направлениям.

3.16. Осуществляет тематические и участвует в комплексных проверках деятельности филиалов архива по профильным отделу направлениям.

3.17. Подготавливает предложения к основным направлениям и тематике научно-исследовательской и методической работы архива, области создания информационно-поисковых систем, готовит методические программы, технические задания, координационные планы и др. для их разработки.

3.18. Разрабатывает научно-исследовательские темы и методические пособия по профильным отделу направлениям, внедряет их результаты в практику работы отдела, архива и его филиалов.

3.19. Осуществляет рецензирование научных работ, учебных пособий и программ по профильным отделу направлениям.

3.20. Принимает участив в конкурсах на лучшее выполнение работ в области архивоведения, документоведения и археографии.

3.21. Осуществляет мероприятия по научной организация труда в отделе.

3.22. Проводит экономический анализ работы отдела, анализирует уровень выполнения норм выработки (времени) в отделе, готовит предприятия по результатам анализа.

3.23. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации кадров архива, проводит стажировки работников других архивов, подготавливает предложения к проектам программ, учебных планов, других методических документов по повышению деловой квалификации архивных работников по профильным отделу направлениям.

3.24. Изучает отечественный и зарубежный опыт в области создания информационно-поисковых систем и использования автоматизированных архивных технологий, внедряет его в практику работы отдела, архива и его филиалов.

3.25. Организует подготовку и проведение совещаний, семинаров по профильным отделу направлениям, участвует в работе научных и научно-практических конференций, совещаний, семинаров.

3.26. Осуществляет контроль за выполнением приказов, решений коллегии, указаний Росархива, вышестоящего архивного органа, приказов директора архива по профильным отделу направлениям.

3.27. Участвует в работе дирекции, научного (научно-технического) совета, экспертно-методической (методической) комиссий, вносит на их рассмотрение вопросы развития архивного дела по профильным отделу направлениям, готовит материалы к обсуждению, осуществляет контроль за выполнением принятых решений.

4. Права

Отделу предоставляется право:

4.1. Получать от других структурных подразделений архива и его филиалов материалы, необходимые для выполнения функций отдела.

4.2. Созывать в установленном порядке совещания руководящих работников м специалистов других структурных подразделений архива для обсуждения вопросов, входящих в компетенцию отдела.

4.3. Осуществлять в установленном порядке деловые связи с архивными, научными и другими учреждениями по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

4.4. Оказывать платные услуги, выполнять договорные работы по профильным отделу направлениям.

5. Организация работы отдела

5.1. Отдел возглавляет заведующий, назначаемый и освобождаемый от должности директором архива, если эта должность не входит в номенклатуру должностей вышестоящего архивного органа.

5.2. Заведующий отделом организует деятельность отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций, состояние трудовой и производственной дисциплины, распределяет обязанности между работниками отдела, вносит предложения об их поощрении, наложении взысканий, представляет архив по всем вопросам, входящим в компетенцию отдела.

5.3. Отдел осуществляет свою деятельность на основе текущих планов, утверждаемых директором архива.

5.4. Отдел организует выполнение возложенных на него задач как непосредственно, так и во взаимодействии с структурными подразделениями архива, его филиалами, научными и другими учреждениями, общественными организациями.

5.5. Штатная численность отдела определяется штатный расписанием архива в соответствии с задачами и объемом выполняемых отделом работ.

Работники отдела назначаются на должность приказами директора архива по согласованию с заведующим отделом.

5.6. Обязанности работников отдела определяются должностными инструкциями.

------------------------------

* Далее - архив

** Далее - архивный орган