Приложение N 5. Примерное положение об отделе использования и публикации документов государственного архива, центра хранения документации

Приложение N 5

к приказу Росархива

от 11 июля 1994 г. N 57

Примерное положение
об отделе использования и публикации документов государственного архива, центра хранения документации

1. Общие положения

1.1. Отдел использования и публикации документов является структурным подразделением государственного архива, центра хранения документации*.

1.2. Отдел руководствуется в своей деятельности законодательными и иными правовыми актами Российской Федерации, республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа, приказами, решениям коллегии и указаниями Государственной архивной службы России (Росархива) и вышестоящего органа управления архивным делом**, Положением об архиве, приказами архива и настоящим положением.

2. Основные задачи

Основными задачами отдела являются:

2.1. Разработка основных направлений и анализ работы архива по использованию и публикации документов, подготовка предложений по ее совершенствованию.

2.2. Организация и проведение работе по использованию и публикации документов в интересах общества, обеспечению прав и законных интересов граждан.

2.3. Изучение передового отечественного и зарубежного опыта в области использования и публикации документов, внедрение его в практику работы отдела, архива и его филиалов.

3. Функции

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами:

3.1. Подготавливает предложения к проектам целевых комплексных программ, перспективных, текущих планов работы архива по профильным отделу направлениям, в том числе планирует научно-издательскую работу, обеспечивает их реализацию, составляет отчеты об их выполнении.

3.2. Изучает общественные потребности в ретроспективной документной информации. Организует и проводит маркетинговые исследования в области использования и публикации архивных документов в целях расширения договорных работ и платных услуг.

3.3. Проводит выявление документов по поручениям и запросам органов государственной власти, Росархива, вышестоящего архивного органа.

3.4. Осуществляет инициативное информирование органов государственной власти, других заинтересованных учреждений и организаций о документах архива.

3.5. Исполняет запросы государственных, иных учреждений и организаций, граждан Российской Федерации, зарубежных организаций и граждан по документам архива, в том числе социально-правового характера; выдает в установленном порядке заверенные копии и выписки из документов, справки социально-правового характера. Осуществляет прием, рассмотрение заявлений граждан, обращающихся в архив.

3.6. Осуществляет научные и творческие связи с научными организациями, учреждениями образования, культуры, творческими объединениями, фондами, коммерческими структурами по вопросам организации использования и публикации документов.

3.7. Организует документальные выставки, готовит тематические подборки документов, проводит экскурсии по архиву, лекции, встречи с общественностью, информирует о документах архива через средства массовой информации.

3.8. Осуществляет совместно с архивными, научными и другими заинтересованными учреждениями или самостоятельно подготовку к изданию документальных публикаций, справочно-информационной и научно-популярной литературы. Координирует работу соисполнителей по подготовке документальных публикаций, организует их обсуждение и рецензирование.

3.9. Проводит работу по подготовке к государственной регистрации сборников документов.

3.10. В установленном порядке выполняет договорные работа, оказывает платные услуга учреждениям, организациям и гражданам по использованию документов, предоставлению документной информации. Готовит проекты договоров на использование в публикацию архивных документов, в том числе лицензионных - на использование архивной информации в коммерческих целях; ведет их учет.

3.11. Участвует в работе комиссии по рассекречиванию документов архива.

3.12. Организует работу читального зала архива, в установленном порядке обеспечивает обслуживание исследователей в читальном зале.

3.13. Обеспечивает сохранность документов в процессе их использования.

3.14. Ведет учет и анализирует эффективность использования документов архива, готовит предложения по его совершенствованию,

3.15. Рассматривает проекты перспективных и текущих планов работы филиалов архива и отчеты об их выполнении по профильным отдаст направлениям, при необходимости готовит по ним заключения.

3.16. Оказывает научно-методическую и практическую помощь государственным, районным и городским архивам, при необходимости - негосударственным архивам по профильным отделу направления.

3.17. Осуществляет тематические и участвует в комплексных проверках деятельности филиалов архива по профильным отделу направлениям.

3.18. Подготавливает предложения к основным направлениям тематике научно-исследовательской и методической работы архива в области использования и публикации документов, готовит методические программы, технические задания, координационные планы и др. для их разработки.

3.19. Разрабатывает научно-исследовательские темы и методические пособия по профильным отделу направлениям, внедряет их результаты в практику работы отдела, архива и его филиалов.

3.20. Осуществляет рецензирование научных работ, учебных пособий и программ по профильным отделу направлениям.

3.21. Принимает участие в конкурсах на лучшее выполнение работ в области архивоведения, документоведения и археографии.

3.22. Осуществляет мероприятия по научной организации труда в отделе.

3.23. Проводит экономический анализ работы отдела, анализирует уровень выполнения норм выработки (времени) в отделе, готовит предложения по результатам анализа.

3.24. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации кадров архива, проводит стажировки работников других архивов, подготавливает предложения к проектам программ, учебных планов, других методических документов по повышению деловой квалификации архивных работников па профильным отделу направлениям.

3.25. Изучает отечественный и зарубежный опыт в области использования и публикации документов, внедряет его в практику работы отдела, архива и его филиалов.

3.26. Организует подготовку и проведение совещаний, семинаров по профильным отделу направлениям, участвует в работе научных и научно-практических конференций, совещаний, семинаров.

3.27. Осуществляет контроль за выполнением приказов, решений коллегии, указаний Росархива, вышестоящего архивного органа, приказов директора архива по профильным отделу направлениям.

3.28. Участвует в работе дирекции, научного (научно-технического) совета, экспертно-методической (методической) комиссии; вносит на их рассмотрение вопросы развития архивного дела по профильным отделу направлениям, готовит материалы к обсуждению, осуществляет контроль за выполнением принятых решений.

4. Права

Отделу предоставляется право:

4.1. Получать от других структурных подразделений архива и его филиалов материалы, необходимые для выполнения функций отдела.

4.2. Созывать в установленном порядке совещания руководящих работников и специалистов других структурных подразделений архива для обсуждения вопросов, входящих в компетенцию отдела.

4.3. Осуществлять в установленном порядке деловые связи с архивными, научными к другими учреждениями по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

4.4. Оказывать платные услуги, выполнять договорные работы по профильным отделу направлениям.

5. Организация работы отдела

5.1. Отдел возглавляет заведующий, назначаемый и освобождаемый от должности директором архива, если эта должность не входит в номенклатуру должностей вышестоящего архивного органа.

5.2. Заведующий отделом организует деятельность отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций, состояние трудовой и производственной дисциплины, распределяет обязанности, между работниками отдела, вносит предложения об их поощрении, наложении взысканий, представляет архив по всем вопросам, входящим в компетенцию отдела.

5.3. Отдел осуществляет свою деятельность на основе текущих планов, утверждаемых директором архива.

5.4. Отдел организует выполнение возложенных на него задач как непосредственно, так и во взаимодействии с структурными подразделениями архива, его филиалами, научными и другими учреждениями, общественными организациями.

5.5. Штатная численность отдела определяется штатным расписанием архива в соответствия с задачами и объемом выполняемых отделом работ.

Работники отдела назначаются на должность приказами директора архива по согласованию с заведующий отделом.

5.6. Обязанности работников отдела определяются должностными инструкциями.

------------------------------

* Далее - архив.

** Далее - архивный орган.