Приложение N 9. Примерное положение об архивохранилище государственного архива, центра хранения документации

Приложение N 9

к приказу Росархива

от 11 июля 1994 г. N 57

Примерное положение
об архивохранилище государственного архива, центра хранения документации

ГАРАНТ:

См. Примерное положение об архивохранилище государственного архива, утвержденное приказом Росархива от 13 февраля 2001 г. N 12

1. Общие положения

1.1. Архивохранилище*(1) создается в составе отдела обеспечения сохранности и государственного учета документов государственного архива, центра хранения документации*(2) для обособленного хранения документов и проведения работ по обеспечению их сохранности.

1.2. Архивохранилище имеет изолированные помещения, отвечающие требованиям сохранности документов.

1.3. В своей деятельности архивохранилище руководствуется законодательными и иными правовыми актами Российской Федерации, республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа, приказами, решениями коллегии и указаниями Государственной архивной службы России (Росархива) в вышестоящего органа управления архивным делом*(3), Положением об архиве, приказами архива и настоящим Положением.

2. Состав документов

В архивохранилище хранятся фонды*(4). (Документы разных социально-экономических эпох размещаются в разных архивохранилищах).

3. Основные задачи

Основными задачами архивохранилища являются:

3.1. Хранение и обеспечение сохранности документов, принятых в архивохранилище.

3.2. Прием на хранение документов профиля архивохранилища.

3.3. Выдача в установленном порядке из архивохранилищ документов, контроль за движением фондов и дел.

4. Функции

Архивохранилище в соответствии о возложенными на него задачами:

4.1. Осуществляет обособленное хранение документов на различных носителях, страхового фонда и фонде пользования; проводит рациональное размещение, топографирование и картонирование документов, опечатывание коробок.

4.2. Контролирует и поддергивает противопожарный режим в помещениях архивохранилища.

4.3. Обеспечивает соблюдение правил охранного режима, опечатывания помещений и документов; а также доступа в архивохранилище.

4.4. Контролирует и поддерживает оптимальный температурно-влажностный и световой режимы хранения документов. Обеспечивает нормативное санитарно-гигиеническое состояние в порядок в архивохранилище, проводит санитарные дни.

4.5. Осуществляет правильную эксплуатации помещений и оборудования архивохранилища.

4.6. Проводит проверку наличия и состояния документов, розыск необнаруженных дел.

4.7. Выявляет и оценивает дефекты носителя и текста, ведет учет физического состояния документов, принимает меры по его улучшению и сохранении документной информации;*(5)

- готовит документы к передаче и в установленном порядке передает их в лабораторию копирования, реставрации и переплета документов для дезинсекции, дезинфекции, профилактической обработки, реставрации, создания страхового фонда и фонда пользования, перевода на другую основу, переплета, восстановления затухающих текстов и т.п.;

- осуществляет имеющимися в хранилище средствами и силами дезинфекцию, дезинсекцию, обеспыливание, ремонт и подшивку документов;

- проводит шифровку единиц хранения, нумерацию и проверку нумерации листов, оформление обложек, ярлыков.

4.8. Проводит работу по выявлении уникальных и особо ценных документов.

4.9. Принимает на хранение документы профиля архивохранилища, контролирует состояние принимаемых документов.

4.10. Принимает участие в работе по экспертизе ценности хранящихся в архиве документов; готовит к утилизация документы, выделенные к уничтожению.

4.11. Документирует результаты всех видов работ, проводимых в архивохранилище, составляет соответствующие акты, на основании которых осуществляется централизованный государственный учет документов архива.

4.12. Составляет паспорт архивохранилища и ведет необходимые для его составления вспомогательные учетные справочники.

4.13. В установленном порядке выдает документы, страховое фонд и фонд пользования, контролирует их своевременное возвращении в архивохранилища, проверяет состояние возвращаемых документов.

4.14. Участвует в подготовке научно-методических разработок по вопросам обеспечения сохранности документов, осуществляет внедрение в практику нормативных и методических разработок по данному направлению.

4.15. Изучает отечественный в зарубежный опыт работы по допросам обеспечения сохранности документов, внедряет его в практику работы архивохранилища.

4.16. Участвует в мероприятиях по повышению квалификация кадров архива.

5. Права

Архивохранилищу предоставляется право:

5.1. Участвовать в проверке соблюдения правил обеспечения сохранности документов в структурных подразделениях архива, возвращения в установленные сроки документов, выданных из архивохранилища.

5.2. Ставить перед отделом обеспечения сохранности и государственного учета документов вопрос о целесообразности приема на хранение документов, состояние и обработка которых не отвечает установленным требованиям, выдачи из архивохранилища документов, находящихся в плохом физическом состоянии.

5.3. Вносить предложения руководству отдела и архива по совершенствованию организации и режимов хранения документов, состояния и работы архивохранилища.

6. Организация работы и руководство

6.1. Организационно-методическое руководство работой архивохранилища и контроль за его деятельностью осуществляет заведующая отделом обеспечения сохранности и государственного учета документов.

6.2. Архивохранилище возглавляет заведующий, назначаемый и освобождаемый от должности директором архива по представлению заведующего отделом обеспечения сохранности и государственного учета документов и по согласованию с главным хранителем фондов.

Заведующий архивохранилищем несет персональную ответственность за сохранность документов и материальных ценностей, закрепленных за архивохранилищем, а также за выполнение возложенных на архивохранилище задач.

Прием и передача дел при смене заведующего архивохранилищем оформляется актом.

6.3. Архивохранилище осуществляет свою деятельность на основе текущих планов, утверждаемых заведующим отделом.

6.4. Штатная численность архивохранилища определяется штатным расписанием архива в соответствии с задачами в объемом выполняемых архивохранилищем работ.

6.5. Обязанности работников архивохранилища определяются должностными инструкциями.

-----------------------------

*(1) Указывается официальное название конкретного архивохранилища

*(2) Далее - архив

*(3) Далее - архивный орган

*(4) Перечисляются конкретные комплексы документов профиля архивохранилища (наименование соответствующих фондообразователей (групп фондообразователей), групп документов, объединенных по признаку способа и техники закрепления информации и т.п.)

*(5) Для хранилищ, осуществляющих хранение документов па пленочных носителях, страхового фонда и фонда использования: "Осуществляет контроль технического состояния документов, принимает меры по их реставрационно-профилактической обработке".