Приложение N 2. Примерное положение об отделе обеспечения сохранности и государственного учета документов государственного архива, центра хранения документации

Приложение N 2

к приказу Росархива

от 11 июля 1994 г. N 57

Примерное положение
об отделе обеспечения сохранности и государственного учета документов государственного архива, центра хранения документации

1. Общие положения

1.1. Отдел обеспечения сохранности и государственного учета документов является структурным подразделением государственного архива, центра хранения документации*.

1.2. Отдел руководствуется в своей деятельности законодательными и иными правовыми актами Российской Федерации, республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа, приказами, решениями коллегии и указаниями Государственной архивной службы России (Росархива) и вышестоящего органа управления архивным делом**, Положением об архиве, приказами архива и настоящим положением.

2. Основные задачи

Основными задачами отдела являются;

2.1. Разработка основных направлений и анализ работы архива по обеспечению сохранности и государственному учету документов, подготовка предложений по ее совершенствованию.

2.2. Организация хранения в обеспечение сохранности документов архива.

2.3. Государственный учет документов архива.

2.4. Изучение передового отечественного в зарубежного опыта в области обеспечения сохранности и государственного учета документов, внедрение его в практику работы отдела, архива и его филиалов.

3. Функции

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами:

3.1. Подготавливает предложения к проектам целевых комплексных программ, перспективных, текущих планов работы архива по профильным отделу направлениям, обеспечивает их реализацию, составляет отчеты об их выполнении.

3.2. Осуществляет хранение и рациональное размещение документов архива.

3.3. Совместно с отделом материально-технического снабжения, эксплуатации и обслуживания зданий.

3.3.1. обеспечивает поддержание оптимальных условий и санитарно-гигиенического режима хранения документов, режим доступа в архивохранилища, соблюдение правил пожарной безопасности в них; контролирует правильную эксплуатацию помещений архивохранилищ;

3.3.2. участвует в определении потребностей архива в оборудовании для хранения и защиты документов, улучшения их физического состояния, создания страховых копий и копий фонда пользования;

3.3.3. организует дезинфекцию, дезинсекцию и дератизацию помещений архивохранилищ.

3.4. Организует и координирует проведение санитарных дней в архивохранилищах.

3.5. Определяет очередность проведения проверки наличия и состояния документов, организует и координирует эту работу в архивохранилищах. Организует и контролирует работу по учету и розыску необнаруженных документов.

3.6. Организует и контролирует работу по оценке и учету физического состояния документов на бумажной основе, контролю за техническим состоянием документов на пленочных носителях, страхового фонда и фонда пользования.

3.7. Организует и координирует работу по подготовке документов к передаче в лабораторию копирования, реставрации и переплета документов для проведения реставрационно-восстановительных работ, создания страхового фонда и фонда пользования. Осуществляет контакты с лабораторией копирования, реставрации и переплета документов.

3.8. Организует и координирует работы по оформлению дел.

3.9. Организует и проводит комплекс работ с уникальными и особо ценными документами.

3.10. Организует работу по созданию страхового фонда и фонда пользования, обеспечивает их сохранность.

3.11. Обеспечивает соблюдение правил выдачи документов, страхового фонда и фонда пользования из архивохранилищ. Контролирует соблюдение правил сохранности выданных документов, их своевременное возвращение в архивохранилища.

3.12. Осуществляет государственный учет документов по архивохранилищам, в том числе специальный учет различных категорий документов, осуществляемый в соответствии с указаниями вышестоящих архивных органов.

3.13. Составляет сведения о составе и объеме фондов архива для Центрального фондового каталога Росархива, фондового каталога вышестоящего архивного органа.

3.14. Совместно с отделами комплектования, ведомственных архивов в делопроизводства, информационно-поисковых систем и автоматизированных архивных технологий рассматривает вопросы фондирования документов архива.

3.15. Совместно с отделом комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства участвует в работе по обеспечению преемственности системы учета документов, хранящихся в государственном архиве и архивах учреждений, организаций и предприятий - источников комплектования государственного архива.

3.16. Осуществляет прием документов на хранение, распределяет их по архивохранилищам, контролирует состояние сохранности принимаемых документов.

3.17. Проводит при участии отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства экспертизу ценности хранящихся в архиве документов, оформляет ее результаты в установленном порядке.

3.13. Координирует и контролирует работу архивохранилищ, входящих в состав отдела.

3.19. В установленном порядке выполняет договорные работы, оказывает платные услуги учреждениям, организациям и гражданам по профильным отделу направлениям.

3.20. Участвует в работе комиссии по рассекречиванию документов архива.

3.21. Анализирует состояние работы по обеспечению сохранности и учету документов архива, готовит предложения по ее совершенствованию.

3.22. Рассматривает проекты перспективных и текущих планов работы филиалов архива и отчеты об их выполнении по профильным отделу направлениям, при необходимости готовит по ним заключения.

3.23. Оказывает научно-методическую и практическую помощь государственным, районным и городским архивам, при необходимости - негосударственным архивам по профильным отделу направлениям.

3.24. Осуществляет тематические в участвует в комплексных проверках деятельности филиалов архива по профильным отделу направлениям.

3.25. Подготавливает предложения к основным направлениям и тематике научно-исследовательской и методической работы архива в области обеспечения сохранности и государственного учета документов, готовит методические программы, технические задания, координационные планы и др. для их разработки.

3.26. Разрабатывает научно-исследовательские темы и методические пособия по профильным отделу направлениям, внедряет их результаты в практику работы отдела, архива и его филиалов.

3.27. Осуществляет рецензирование научных работ, учебных пособий и программ по профильным отделу направлениям.

3.28. Принимает участие в конкурсах на лучшее выполнение работ в области архивоведения, документоведения и археографии.

3.29. Осуществляет мероприятия по научной организации труда в отделе.

3.30. Проводит экономический анализ работы отдела, анализирует уровень выполнения норм выработки (времени) в отделе, готовит предложения по результатам анализа.

3.31. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации кадров архива, проводит стажировки работников других архивов, подготавливает предложения к проектам программ, учебных планов, других методических документов по повышению деловой квалификации архивных работников по профильным отделу направлениям.

3.32. Изучает отечественный в зарубежный опыт в области обеспечения сохранности в государственного учета, внедряет его в практику работы отдела, архива и его филиалов.

3.33. Организует подготовку и проведение совещаний, семинаров по профильным отделу направлениям, участвует в работе научных и научно-практических конференций, совещаний, семинаров.

3.34. Осуществляет контроль за выполнением приказов, решений коллегии, указаний Росархива, вышестоящего архивного органа, приказов директора архива по профильным отделу направлениям.

3.35. Участвует в работе дирекции, научного (научно-технического) совета, экспертно-методической (методической) комиссии, вносит на их рассмотрение вопросы развития архивного дела по профильным отделу направлениям, готовит материалы к обсуждению, осуществляет контроль за выполнением принятых решений.

4. Права

Отделу предоставляется право:

4.1. Получать от других структурных подразделений архива в его филиалов материалы, необходимые для выполнения функций отдела.

4.2. Созывать в установленном порядке совещания руководящих работников и специалистов других структурных подразделений архива для обсуждения вопросов, входящих в компетенцию отдела.

4.3. Осуществлять в установленном порядке деловые связи с архивными, научными и другими учреждениями по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

4.4. Контролировать состояние сохранности документов архива в процессе работы с ними в других структурных подразделениях архива.

4.5. Оказывать платные услуги, выполнять договорные работы.

5. Организация работы отдела

5.1. Отдел возглавляет заведующий, назначаемый и освобождаемый от должности директором архива, если эта должность не входят в номенклатуру должностей вышестоящего архивного органа.

5.2. Заведующий отделом организует деятельность отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций, состояние трудовой и производственной дисциплины, распределяет обязанности между работниками отдела, вносит предложения об их поощрении, наложении взысканий, представляет архив по всем вопросам, входящим в компетенцию отдела.

5.3. Отдел осуществляет свою деятельность на основе текущих планов, утверждаемых директором архива.

5.4. Отдел организует выполнение возложенных на него задач как непосредственно, так и во взаимодействии с структурными подразделениями архива, его филиалами, научными и другими учреждениями, общественными организациями.

5.5. Штатная численность отдела определяется штатным расписанием архива в соответствии с задачами и объемом выполняемых отделом работ.

Работники отдела назначаются на должность приказами директора архива по согласованию с заведующим отделом.

5.6. Обязанности работников отдела определяются должностными инструкциями.

5.7. Задачи, функции в права входящих в состав отдела архивохранилищ определяются положениями об архивохранилищах.

-----------------------------

* Далее - архив

** Далее - архивный орган