Приложение 3. Примерное положение о районном, городском архиве (органе управления архивным делом в районе, городе)

Приложение 3

к приказу Росархива

от 11 июля 1994 г. N 56

Примерное положение
о районном, городском архиве (органе управления архивным делом в районе, городе)

1. Общие положения

1.1. Районный, городской архив (орган управления архивным делом в районе, городе*(1)) в соответствии с законодательством Российской Федерации образуется органом самоуправления района, города*(2) и является его самостоятельным структурным подразделением. В своей деятельности Архив подчиняется органу самоуправления.

В соответствии с законодательными и иными правовыми актами республики, края, области, автономной области, автономного округа Архив взаимодействует с органом управления архивным делом республики, края, области, автономной области, автономного округа*(3) и может осуществлять отдельные государственные полномочия.

1.2. Архив руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, законодательными и иными правовыми актами республики, края, области, автономной области, автономного округа, решениями органа самоуправления, Положением об Архивном фонде Российской Федерации, другими нормативными документами по архивному делу, приказами и инструкциями Росархива, архивного органа, а также настоящим Положением.

1.3. Положение об Архиве утверждается органом самоуправления.

1.4. Архив осуществляет руководство архивным делом, несет ответственность за состояние, дальнейшее развитие и совершенствование архивного дела на территории района, города и хранит документы Архивного фонда субъекта Российской Федерации.

1.5. Архив хранит документы Архивного фонда субъекта Российской Федерации постоянно или, в соответствии с законодательными и иными правовыми актами республики, края, области, автономной области, автономного округа, временно до передачи их на постоянное хранение в соответствующий государственный архив.

2. Состав документов

2.1. Архив хранит:

2.1.1. документы государственной части Архивного фонда, образовавшиеся в деятельности районных, городских, поселковых и сельских органов государственной власти, государственных учреждений районного и городского подчинения, а также образующиеся в деятельности органов местного самоуправления и учреждений, организаций и предприятий*(4), отнесенных к муниципальной собственности;

2.1.2. документы юридических и физических лиц, в том числе документы личного происхождения, семейные архивы, документальные коллекции, воспоминания, альбомы лиц, деятельность которых связана с историей района, города, поступившие на законном основании в муниципальную собственность, в том числе из-за рубежа;

2.1.3. фотодокументы, отображающие прошлое и настоящее района, города;

Примечание. При наличии надлежащих условий Архив может принимать на хранение кинофоновидеодокументы.

2.1.4. печатные, иллюстративные и другие материалы, дополняющие фонды Архива.

2.2. Архив хранит также учетные документы, архивные справочники и другие материалы, необходимые ему в практической работе.

2.3. Документы негосударственной части Архивного фонда поступают на хранение в Архив на основе договора, заключенного между собственником документов и Архивом.

3. Основные задачи

Основными задачами Архива являются:

3.1. Информационное обеспечение органов местного самоуправления; использование документов;

3.2. обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда, хранящихся в Архиве;

3.3. комплектование Архива документами;

3.4. организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления и муниципальных учреждений района, города, содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивов;

3.5. контроль за соблюдением учреждениями, другими собственниками документов Архивного фонда законодательства Российской Федерации, законодательных и иных правовых актов республики, края, области, автономной области, автономного округа, органов местного самоуправления в области архивного дела.

4. Функции

Архив в соответствии с возложенными на него задачами:

4.1. осуществляет хранение и государственный учет документов и представляет в архивный орган по установленным формам сведения о хранящихся в Архиве фондах; принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;

4.2. разрабатывает и по согласованию с архивным органом представляет на утверждение органа самоуправления списки учреждений, документы которых подлежат передаче в Архив, ведет систематическую работу по уточнению этих списков; организует отбор и осуществляет прием документов на хранение;

4.3. проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в Архиве;

4.4. создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам Архива с целью оперативного использования содержащейся в них информации;

4.5. информирует органы местного самоуправления и учреждения о составе и содержании документов Архива по актуальной тематике, выполняет их запросы;

4.6. использует документы в социально-экономических и культурно-просветительных целях, на выставках, радио и телевидении; в периодической печати; в установленном порядке предоставляет документы Архива учреждениям и гражданам с целью их научного и практического использования; исполняет социально-правовые запросы населения;

4.7. осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных и межведомственных архивов, в том числе по личному составу, и организацией документов в делопроизводстве учреждении - источников комплектования, а также по поручению архивного органа - учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к федеральной собственности и государственной собственности субъекта Российской Федерации; ведет пофондовый и статистический учет документов учреждений;

4.8. проводит, в том числе на договорной основе, мероприятия по улучшению работы архивов учреждений, их экспертных комиссий, а также по организации документов в делопроизводстве на базе внедрения государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников;

4.9. вносит на рассмотрение органа самоуправления предложения по обеспечению сохранности документов, хранящихся в Архиве, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений, созданию объединенных ведомственных и межведомственных архивов, в том числе по личному составу, участвует в подготовке и рассмотрении проектов распорядительных документов, планов по архивному делу и делопроизводству;

4.10. проверяет выполнение учреждениями, независимо от их ведомственной подчиненности, а также другими собственниками документов, требований законодательства Российской Федерации, законодательных и иных правовых актов республики, края, области, автономной области, автономного округа, органов местного самоуправления в области архивного дела и организации документов в делопроизводстве;

4.11. информирует орган самоуправления, архивный орган о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, других нарушениях законодательства об Архивном фонде и архивах;

4.12. рассматривает и согласовывает положения о ведомственных и межведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел учреждений;

4.13. рассматривает и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии архивного органа поступившие от учреждений описи дел постоянного хранения, а также описи фотодокументов; рассматривает и согласовывает описи дел по личному составу учреждений, документы которых подлежат приему в Архив;

4.14. изучает и обобщает практику деятельности ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений, распространяет их положительный опыт; проводит совещания, семинары, консультации и инструктажи по вопросам организации и методики работы ведомственных архивов, экспертных комиссий и организации документов в делопроизводстве;

4.15. подготавливает и передает хранящиеся в Архиве документы и описи к ним в соответствующий государственный архив*(5);

4.16. рассматривает заявления, предложения и жалобы, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции Архива; выдает в установленном порядке учреждениям и гражданам справки социально-правового характера, копии, выписки из документов;

4.17. внедряет в практику работы Архива прогрессивные методы труда, в том числе автоматизированные технологии обработки и поиска документной информации.

5. Права

Архиву предоставляется право:

5.1. получать от учреждений необходимые материалы о работе и состоянии ведомственных и межведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве;

5.2. проверять ведомственные и межведомственные архивы и организацию документов в делопроизводстве учреждений независимо от их ведомственной подчиненности;

5.3. давать в пределах своей компетенции учреждениям обязательные для исполнения указания по устранению выявленных недостатков в работе ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве;

5.4. принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и других мероприятиях, проводимых органом самоуправления, его структурными подразделениями, по вопросам организации документов в делопроизводстве и работы ведомственных архивов; участвовать в работе экспертных комиссий учреждений;

5.5. ставить вопрос перед органами государственной власти, местного самоуправления и правоохранительными органами о привлечении руководителей, других должностных лиц учреждений независимо от их ведомственной подчиненности к уголовной, административной и иной установленной законодательством Российской Федерации, законодательными и иными правовыми актами республики, края, области, автономной области, автономного округа ответственности за нарушение законодательства об Архивном фонде и архивах.

6. Организация работы

6.1. Архив возглавляет заведующий, назначаемый и освобождаемый от должности руководителем органа самоуправления.

6.2. Заведующий Архивом:

6.2.1. организует деятельность Архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Архив задач;

6.2.2. отчитывается о работе Архива и состоянии архивного дела в районе, городе перед органом самоуправления, архивным органом;

6.2.3. обеспечивает соблюдение охранного и противопожарного режимов, внедряет в практику рациональные способы хранения документов, определяет потребность Архива в оборудовании и материалах;

6.2.4. решает вопросы выдачи документов учреждениям во временное пользование, для работы исследователей в помещении Архива.

6.3. Деятельность Архива организуется на основе годового плана работ, согласованного с архивным органом и утвержденного органом самоуправления.

------------------------------

*(1) Далее - Архив.

*(2) Далее - орган самоуправления.

*(3) Далее - архивный орган.

*(4) Далее - учреждения.

*(5) Для Архива, осуществляющего временное хранение документов в соответствии с законодательными и иными правовыми актами республики, края, области, автономной области, автономного округа.