Приложение 1. Примерное положение об органе управления архивным делом республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа

Приложение 1

к приказу Росархива

от 11 июля 1994 г. N 56

Примерное положение
об органе управления архивным делом республики, края, области,
города федерального значения, автономной области, автономного округа

1. Общие положения

1.1. Орган управления архивным делом республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа*(1) в соответствии c законодательством Российской Федерации образуется Правительством (Советом Министров) республики, соответствующим органом исполнительной власти, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа в целях руководства архивным делом и входит вместе с подведомственными архивными учреждениями в систему Государственной архивной службы России.

1.2. Архивный орган в своей деятельности руководствуется законодательством Российской Федерации, иными решениями Федерального Собрания Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, законодательными и иными правовыми актами республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа, приказами, указаниями Государственной архивной службы России, настоящим Положением.

1.3. Архивный орган организует выполнение возложенных на него задач непосредственно или (и) через подведомственные ему государственные архивы, центры хранения документации*(2), органы управления архивным делом городов и районов и несет ответственность за состояние, дальнейшее развитие и совершенствование архивного дела в регионе.

Архивный орган сотрудничает с республиканским, местным отделением Российского общества историков-архивистов, профессиональными союзами и другими общественными объединениями.

2. Основные задачи

Основными задачами Архивного органа являются:

2.1. Формирование, организация обеспечения сохранности и использования документов Архивного фонда республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа.

2.2. Анализ состояния и государственное регулирование развития архивного дела в республике, крае, области, городе федерального значения, автономной области, автономном округе, управление государственными архивами, обеспечение их функционирования.

2.3. Координация деятельности органов государственной власти и прокуратуры, государственных учреждений, организаций и предприятий*(3) республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа в сфере архивного дела и организации документов в делопроизводстве, оказание организационно-методической помощи учреждениям в развитии и совершенствовании государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; взаимодействие по этим вопросам с органами местного самоуправления.

2.4. Ведение государственного учета документов Архивного фонда республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа; осуществление контроля за сохранностью и использованием указанных документов.

2.5. Контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации, законодательных и иных правовых актов республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа об Архивном фонде и архивах.

3. Функции

Архивный орган в соответствии о возложенными на него задачами:

3.1. Организует комплектование и определяет состав документов, подлежащих приему в государственные архивы республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа, обеспечивает соблюдение установленного порядка передачи документов в государственные архивы.

3.2. Организует хранение и ведет государственный учет документов Архивного фонда республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа, хранящихся в государственных и районных, городских архивах, ведомственных архивах, государственных музеях и библиотеках и представляет в установленном порядке сведения по учету в Государственную архивную службу России.

3.3. Осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных и межведомственных архивов, в том числе по личному составу, и организацией документов в делопроизводстве государственных учреждений, а также негосударственных организаций на основе договорных отношений; совместно с другими органами государственной власти и учреждениями участвует в мероприятиях по совершенствованию и развитию сети ведомственных и межведомственных архивов и организации их работы.

3.4. Разрабатывает и обеспечивает реализацию программ, перспективных и текущих планов развития архивного дела и ведет статистический учет состояния и деятельности подведомственных архивных учреждений.

3.5. Обеспечивает подготовку и вносит на рассмотрение законодательных (представительных) и исполнительных органов власти республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа проекты правовых актов и нормативных документов по архивному делу и организации документов в делопроизводстве, предложения по развитию архивной службы.

3.6. Организует и проводит в установленном порядке работу по совершенствованию сети и структуры архивных учреждений.

3.7. В соответствии с законодательством и иными правовыми актами республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа решает вопросы о передаче в пределах республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа документов из одних государственных архивов в другие государственные архивы; вносит предложения о передаче документов из государственных архивов республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа в государственные архивы других республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов.

3.8. В установленном порядке решает совместно с собственниками архивных документов вопросы об отнесении этих документов к составу Архивного фонда республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа.

3.9. Организует создание баз данных, а также традиционных видов архивных справочников для обеспечения поиска информации о составе и содержании документов Архивного фонда республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа.

3.10. Координирует и направляет научно-исследовательскую и методическую работу государственных архивов, участвует (в качестве базового архивного органа руководит) в работе зонального научно-методического совета архивных учреждений, разрабатывает меры по внедрению научных исследований по вопросам архивоведения, документоведения и археографии в практику архивного дела.

3.11. Разрабатывает и утверждает в пределах своей компетенции обязательные к исполнению учреждениями инструкции и методические пособия по вопросам архивного дела в организации документов в делопроизводстве.

3.12. Организует экспертизу научной и практической ценности документов в государственных архивах.

3.13. Проверяет выполнение государственными учреждениями независимо от их ведомственной подчиненности, а также негосударственными организациями требований законодательства Российской Федерации, законодательных и иных правовых актов республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа в области архивного дела, обеспечения сохранности и использования архивных фондов, организации документов в делопроизводстве.

3.14. Содействует совершенствованию организации документов в делопроизводстве учреждений на основе внедрения государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

3.15. Оказывает содействие собственникам негосударственных архивов в сохранении, комплектовании и использовании их архивов.

3.16. Реализует преимущественное право государства на приобретение документов негосударственной части Архивного фонда республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа.

3.17. Ведет регистрацию специальных разрешений юридическим и физическим лицам на собирание старинных документальных памятников на территории республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа, выдаваемых Государственной архивной службой России по заключению Архивного органа, и осуществляет контроль за их собиранием.

3.18. Выдает в установленном порядке юридическим и физическим лицам разрешения на временный вывоз документов государственной части Архивного фонда субъекта Российской Федерации за пределы республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа.

3.19. Организует публикационную и научно-информационную деятельность государственных архивов; координирует работу по изучению общественных потребностей в ретроспективной документной информации и эффективности использования документов.

3.20. Контролирует соблюдение порядка пользования архивными документами, в том числе порядка заключения лицензионных договоров на их коммерческое использование.

3.21. Контролирует деятельность архивных учреждений по привлечению внебюджетных средств, в том числе по реализации платных работ и услуг.

3.22. Разрабатывает и представляет в установленном порядке предложения к проекту бюджета республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа о расходах на содержание Архивного органа и непосредственно подчиненных ему архивных учреждений, обеспечивает их финансирование в пределах выделенных ассигнований на соответствующий период;

3.23. Ведет бухгалтерский и статистический учет и отчетность в подведомственных архивных учреждениях; организует контрольно-ревизионную работу во взаимодействии с местными финансовыми органами в соответствии с действующим законодательством.

3.24. Осуществляет в установленном порядке деловые связи с архивными учреждениями государств - участников Содружества Независимых Государств, а также зарубежных стран.

3.25. Организует выявление и приобретение (получение) по согласованию с Росархивом профильных архивных документов, находящихся за рубежом.

3.26. Организует внедрение в практику работы архивных учреждений наиболее рациональных систем и методов хранения, реставрации, консервации, копирования, использования и охраны документов; принимает меры по материально-техническому обеспечению непосредственно подчиненных архивных учреждений, организации строительства архивных зданий.

3.27. Изучает, обобщает и распространяет передовой опыт работы государственных и ведомственных архивов, созывает научно-практические конференции, совещания, семинары по архивному делу и организации документов в делопроизводстве; разрабатывает вопросы научной организации труда и экономики архивного дела.

3.28. Организует повышение квалификации работников подведомственных архивных учреждений, работников ведомственных архивов и делопроизводственных подразделений учреждений.

3.29. Содействует решению вопросов улучшения условий труда работников подведомственных архивных учреждений, их социальной защиты.

3.30. Организует своевременное рассмотрение предложений, заявлений и жалоб юридических и физических лиц и принимает по ним необходимые меры, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к его компетенции, осуществляет контроль за рассмотрением предложений, заявлений, жалоб и организацией приема граждан в подведомственных архивных учреждениях;

3.31. Осуществляет по поручению Правительства (Совета Министров) республики, исполнительных органов края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа другие функции в пределах предоставленных ему полномочий.

4. Права

Архивному органу предоставляется право:

4.1. Получать от государственных учреждений независимо от их ведомственной подчиненности, а также (на договорной основе) от негосударственных организаций необходимые материалы о работе и состоянии ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

4.2. Проверять работу ведомственных и межведомственных архивов, в том числе по личному составу, и организацию документов в делопроизводстве государственных учреждений независимо от их ведомственной подчиненности, а также негосударственных организаций, с которыми имеются соответствующие договорные отношения; заслушивать представителей органов государственной власти, учреждений по указанным вопросам.

4.3. Давать в пределах своей компетенции учреждениям обязательные для исполнения указания по вопросам работы архивов и организации документов в делопроизводстве.

Должностные лица Архивного органа для выполнения своих обязанностей имеют право посещать в установленном порядке архивы и делопроизводственные подразделения учреждений.

4.4. Делегировать свои полномочия:

4.4.1 в части осуществления организационно-методического руководства деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений - непосредственно подчиненным государственным архивам;

4.4.2 в части осуществления контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, законодательных и иных правовых актов республики, края, области, автономной области, автономного округа в области архивного дела - районным, городским архивам (органам управления архивным делом в районе, городе).

4.5. Ставить вопрос перед правоохранительными органами о привлечении руководителей учреждений независимо от их ведомственной подчиненности к уголовной, административной и иной установленной законодательными и другими правовыми актами Российской Федерации, республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа ответственности за нарушение законодательства об Архивном фонде и архивах.

4.6. Создавать межведомственные комиссии и советы для рассмотрения вопросов архивного дела и организации документов в делопроизводстве, в том числе для определения степени секретности и рассекречивания документов в соответствии с действующим законодательством.

4.7. Согласовывать инструкции, учебные программы и другие документы по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве, разрабатываемые учреждениями.

4.8. Объявлять конкурсы на выполнение работ в области архивоведения, документоведения и археографии, утверждать в соответствии с действующим законодательством условия конкурсов.

4.9. В установленном порядке владеть, пользоваться и распоряжаться закрепленным за ним имуществом, в том числе недвижимым.

5. Организация работы

5.1. Архивный орган осуществляет возложенные на него функции на основе сочетания единоначалия и коллегиальности, в условиях гласности, в контакте с общественностью, трудовыми коллективами государственных архивов.

5.2. Архивный орган возглавляет руководитель, который, как и его заместители, назначается и освобождается от должности в соответствии с законодательными и иными нормативными актами Российской Федерации, республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа.

Руководитель несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Архивный орган задач, распределяет обязанности между своими заместителями и другими работниками.

5.3. Руководитель Архивного органа:

5.3.1 издает в пределах своей компетенции приказы, инструкции, дает указания, обязательные для исполнения подведомственными архивными учреждениями, организует и проверяет их исполнение;

5.3.2 в необходимых случаях издает совместно с руководителями других органов государственной власти приказы и инструкции;

5.3.3 распоряжается кредитами и средствами в пределах утвержденных смет и ассигнований;

5.3.4 определяет структуру и утверждает в пределах установленных численности работников и фонда оплаты труда штатное расписание аппарата Архивного органа, а также смету расходов на его содержание в пределах утвержденных на соответствующий период ассигнований;

5.3.5 назначает и освобождает от должности работников аппарата Архивного органа и руководящих работников непосредственно подчиненных архивных учреждений в соответствии с установленной номенклатурой должностей;

5.3.6 утверждает положения о структурных подразделениях аппарата Архивного органа, о непосредственно подчиненных ему архивных учреждениях и их филиалах, а также положения и составы их научных советов.

5.4. В Архивном органе образуется коллегия в составе руководителя (председатель коллегии), его заместителей - по должности и членов коллегии.

Состав коллегии утверждается соответствующим органом исполнительной власти республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа.

Коллегия Архивного органа, являющаяся совещательным органом, рассматривает важнейшие вопросы государственного регулирования развития архивного дела, организации и деятельности архивных учреждений, состояния ведомственных архивов, проверки исполнения, подбора и расстановки кадров, проекты важнейших приказов и инструкций; заслушивает доклады руководителей подведомственных архивных учреждений, представителей учреждений.

Решения коллегии оформляются приказами руководителя Архивного органа.

5.5. При Архивном органе действует экспертно-проверочная комиссия для рассмотрения вопросов, связанных с определением состава документов Архивного фонда республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа, отбором их на хранение в государственные архивы и экспертизой ценности документов.

Положение об указанной комиссии и ее состав утверждаются руководителем Архивного органа.

5.6. Архивный орган финансируется за счет бюджета республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа.

5.7. Архивный орган является юридическим лицом, имеет печать с изображением Государственного герба России и со своим наименованием.

5.8. Реорганизация Архивного органа осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации Правительством (Советом Министров) республики, соответствующим органом исполнительной власти края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа.

------------------------------

*(1) Далее - Архивный орган.

*(2) Далее - государственный архив.

*(3) Далее - учреждения.