Приложение 2. Примерное положение о государственном архиве, центре хранения документации республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа

Приложение 2

к приказу Росархива

от 11 июля 1994 г. N 56

Примерное положение
о государственном архиве, центре хранения документации республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа

1. Общие положения

1.1. Государственный архив, центр хранения документации республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа*(1) создается Правительством (Советом Министров) республики, соответствующим органом исполнительной власти края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа и подчиняется непосредственно органу управления архивным делом республики, края, области, города федерального значения, автономной области автономного округа*(2).

Архив является учреждением системы архивного органа и осуществляет комплектование, постоянное хранение, научную разработку и использование документов Архивного фонда соответствующего субъекта Российской Федерации.

1.2. Деятельность Архива финансируется за счет средств бюджета республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа, а также внебюджетных средств.

1.3. Архив руководствуется в своей деятельности законодательством Российской Федерации, указами Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, законодательными и иными правовыми актами республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа, приказами, указаниями Государственной архивной службы России, вышестоящего архивного органа, настоящим Положением.

1.4. Положение об Архиве утверждается архивным органом.

1.5. Архив осуществляет свою деятельность на основе перспективных и текущих планов.

2. Состав документов*(3)

2.1. В состав документов Архива входят архивные фонды и архивные документы Архивного фонда республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа на любых видах носителей, подлежащие постоянному хранению:

2.1.1. государственных учреждений, организаций, предприятий, других государственных структур, действовавших на данной территории республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа;

2.1.2. учреждений религиозных конфессий до момента отделения церкви от государства;

2.1.3. органов государственной власти, прокуратуры, суда, арбитража; государственных учреждений, организаций и предприятий, действующих на данной территории республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа;

2.1.4. предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности с преобладающей долей государственной собственности;

2.1.5. органов, учреждений, организаций и предприятий бывших КПСС и ВЛКСМ;

2.1.6. поступившие в Архив на законном основании архивные фонды и архивные документы:

- органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к муниципальной собственности;

- общественных организаций, объединений, политических партий, движений, союзов, благотворительных фондов;

- негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ и др.), учреждений, организаций и предприятий, средств массовой информации;

- документы юридических лиц, а также документы физических лиц (личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов и др.);

2.1.7. научная, проектная, технологическая, картографическая и другая специальная документация, кинодокументы, фотодокументы, фонодокументы, видеозаписи;

2.1.8. копии архивных документов на правах подлинников, страховой фонд копий особо ценных документов Архива, микрофильмы и другие копии документов по истории региона, хранящихся в других российских и зарубежных архивах.

2.2. Архив хранит также учетные документы, архивные справочники, информационные базы данных, печатные, иллюстративные и другие материалы, дополняющие и раскрывающие состав и содержание фондов Архива.

2.3. Документы негосударственной части Архивного фонда республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа поступают в государственную собственность субъектов Российской Федерации - на хранение в Архив с согласия собственников указанных документов. При этом передача права собственности на документы оформляется соглашением (договором), заключаемым между собственником документов и Архивом.

Архив может хранить временно, в том числе на депозитарной основе, документы негосударственной части Архивного фонда республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа в порядке и на условиях, определяемых в соглашении (договоре) между собственником документов и Архивом.

3. Основные задачи

Основными задачами Архива являются:

3.1. Информационное обеспечение органов государственной власти; использование и публикация документов; создание информационно-поисковых систем, банков и баз данных о документах Архива.

3.2. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа, хранящихся в Архиве.

3.3. Комплектование Архива документами Архивного фонда республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа.

3.4. Ведение научно-исследовательской и методической работы в области архивоведения, документоведения и археографии.

4. Функции

Архив в соответствии с возложенными на него задачами:

4.1. Осуществляет хранение и государственный учет документов и представляет в вышестоящий архивный орган сведения для государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

4.2. Осуществляет меры по улучшению физического состояния документов, проводит их реставрацию, консервацию, страховое копирование. Ведет выявление и учет особо ценных документов.

4.3. Разрабатывает, в установленном порядке ведет списки министерств, ведомств, объединений, предприятий, учреждений и организаций*(4) и иных собственников, документы которых подлежат передаче на хранение в Архив, организует отбор и осуществляет прием документов на постоянное хранение.

4.4. Принимает в установленном порядке меры к пополнению Архива документами, находящимися в собственности негосударственных учреждений, общественных объединений и граждан, к выявлению и получению из зарубежных и других российских архивов подлинников и (или) копий архивных документов своего профиля.

4.5. Проводят экспертизу ценности документов, хранящихся в Архиве.

4.6. Осуществляет в пределах делегированных вышестоящим архивным органом полномочий организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных и межведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве государственных учреждений - источников комплектования, а также негосударственных организаций на основе договорных отношений с ними; ведет государственный учет документов Архивного фонда республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа, хранящихся в ведомственных архивах, государственных музеях и библиотеках.

4.7. Совместно с органами государственной власти, учреждениями участвует в мероприятиях по совершенствованию и развитию сети ведомственных архивов, в совершенствовании их работы по улучшению организации документов в делопроизводстве на основе внедрения государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

4.8. Изучает общественные потребности в ретроспективной документной информации, проводит в установленном порядке работу по рассекречиванию документов, информирует органы государственной власти, другие заинтересованные учреждения о документах Архива для использования в экономических, научных и социально-культурных целях.

4.9. Исполняет запросы государственных, иных учреждений, граждан Российской Федерации, зарубежных организаций и граждан по документам Архива, в том числе на договорных началах, выдает им справки социально-правового характера; предоставляет документы или их копии, информационные базы данных, архивные справочники для изучения в читальном зале Архива.

В установленном порядке заключает лицензионные договоры на использование архивных документов.

Организует документальные выставки, информирует о документах Архива через средства массовой информации и иным способом.

4.10. В установленном порядке оказывает платные услуги юридическим и физическим лицам в выполнении работ по обеспечению сохранности, упорядочению и использованию документов.

4.11. С учетом потребностей использования документов создает банки и базы данных, традиционные виды архивных справочников для обеспечения поиска информации.

4.12. Осуществляет самостоятельно или с участием научных и иных учреждений подготовку к изданию и организацию издания документальных публикаций, справочно-информационной и научно-популярной литературы.

4.13. Проводит совместно с научными учреждениями или самостоятельно научные исследования по архивоведческой и документоведческой проблематике, внедряет их результаты в практику работы Архива; принимает участие в работе зонального научно-методического совета архивных учреждений.

4.14. Разрабатывает и внедряет методические пособия по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве; проводит стажировки работников архивов и делопроизводственных подразделений. Осуществляет научно-техническую информацию.

4.15. Осуществляет организационно-методическое руководство работой филиалов Архива.

4.16. Оказывает по поручению вышестоящего архивного органа научно-методическую помощь районным и городским архивам.

4.17. На основе государственных программ развития архивного дела, отраслевых программ, с учетом состояния Архива разрабатывает и по согласованию с вышестоящим архивным органом утверждает планы работы, представляет отчеты о своей деятельности.

4.18. Разрабатывает и внедряет прогрессивные методы работы на базе отраслевых нормативов, результатов научных исследований, изучения и обобщения передового отечественного и зарубежного опыта.

4.19. Принимает меры по комплексному решению вопросов улучшения условий труда, быта работников Архива, их социальной защите.

4.20. Своевременно и внимательно рассматривает поступившие от учреждений и граждан предложения и заявления; принимает меры к устранению недостатков в работе Архива и его подразделений.

5. Права

Архиву предоставляется право:

5.1. Получать от государственных учреждений - источников комплектования независимо от их ведомственной подчиненности, а также (на договорной основе) от негосударственных организаций необходимые материалы о работе и состоянии ведомственных и межведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

5.2. Иметь своих представителей в экспертных и ликвидационных комиссиях учреждений для решения вопросов сохранности документов Архивного фонда республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа.

5.3. В установленном порядке давать учреждениям обязательные для исполнения указания по вопросам работы архивов и организации документов в делопроизводстве.

Работники Архива для выполнения своих обязанностей имеют право посещать в установленном порядке архивы и делопроизводственные подразделения учреждений.

5.4. По поручению архивного органа информировать руководителей учреждений, а при необходимости органы государственной власти о выявленных недостатках в сохранности документов и организации работы с документами в делопроизводстве; участвовать в работе коллегий и других совещательных органов учреждений при рассмотрении ими вопросов, относящихся к компетенции Архива.

5.5. Привлекать в установленном порядке из других учреждений квалифицированных специалистов в качестве консультантов, экспертов.

5.6. Иметь авторские права на подготовленные изданные и не изданные Архивом сборники документов, справочники и другие издания в пределах, установленных законодательством Российской Федерации, законодательными и иными правовыми актами республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа.

5.7. Разрабатывать на основе типовых норм, а также самостоятельно и утверждать нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в Архиве.

5.8. Осуществлять в установленном порядке отдельные виды деятельности по привлечению внебюджетных средств в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, разрабатывать расценки на услуги, применять договорные цены.

5.9. Приобретать в государственную собственность республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа документы негосударственной части Архивного фонда по профилю Архива.

5.10. Использовать различные формы организации труда, включая коллективный подряд и др.

5.11. В соответствии с действующим законодательством и по согласованию с вышестоящим архивным органом распоряжаться оборудованием, инвентарем и другими материальными ценностями и ресурсами.

5.12. Кооперировать на договорных началах материальные и финансовые средства с архивными учреждениями, общественными организациями и благотворительными фондами, с другими юридическими и физическими лицами для улучшения деятельности и социальных условий коллектива.

5.13. Объединяться в установленном порядке на договорной основе в профессиональные ассоциации с другими юридическими лицами, входить в межотраслевые, региональные и другие объединения, создавать временные творческие коллективы для реализации задач в области издательской, публикаторской или иной деятельности, не противоречащей действующему законодательству и задачам, предусмотренным Положением об Архиве.

5.14. В установленном порядке пользоваться банковским или иным кредитом, иметь собственный фонд валютных средств. Безвозмездно получать денежные средства и материальные ценности из благотворительных и других общественных фондов, от иных юридических и физических лиц, использовать их на развитие материально-технической базы Архива, материальное стимулирование, удовлетворение социально-бытовых и культурных нужд работников.

6. Управление Архивом

6.1. Управление Архивом осуществляется в условиях гласности при участии трудового коллектива, его профсоюзной организации в выработке решений по принципиальным вопросам научной, производственной деятельности, социально-экономического развития коллектива, контроле за их исполнением.

6.2. Архив возглавляет директор. Директор, его заместители, главный хранитель фондов назначаются и освобождаются от должности руководителем вышестоящего архивного органа.

6.3. Директор Архива:

6.3.1. Организует деятельность Архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Архив задач; распределяет обязанности между заместителями.

6.3.2. Утверждает структуру, штатное расписание Архива; устанавливает должностные оклады, надбавки и доплаты работникам, определяет порядок и размеры премирования.

ГАРАНТ:

См. примерные положения об отделах государственного архива, центра хранения документации, утвержденные приказом Росархива от 11 июля 1994 г. N 57

6.3.3. Издает в пределах своей компетенции приказы, дает указания, проверяет их исполнение.

6.3.4. Утверждает положения о структурных подразделениях Архива, методических совещательных органах; вносит предложения по составу Научного совета Архива на утверждение вышестоящего архивного органа.

6.3.5. Осуществляет прием и увольнение работников Архива, не входящих в номенклатуру вышестоящего архивного органа.

6.3.6. Решает вопросы выдачи документов учреждениям и организациям во временное пользование, для публикации, работы исследователей в читальном зале Архива.

6.3.7. Организует повышение квалификации работников Архива, разработку и реализацию мероприятий по научной организации труда, внедрению прогрессивных форм и методов работы, социально-экономическим вопросам.

6.3.8. Обеспечивает надлежащую техническую эксплуатацию помещений Архива, соблюдение правил пожарной безопасности, внедрение в практику рациональных систем хранения документов, определяет потребности Архива в оборудовании и материалах.

6.4. В Архиве на правах совещательного органа образуется дирекция.

Дирекция рассматривает важнейшие вопросы организации и деятельности Архива, контроля и проверки исполнения, выполнения планов и программ, подбора и расстановки кадров, заслушивает отчеты структурных подразделений Архива и др.

ГАРАНТ:

См. примерное положение о дирекции государственного архива, центра хранения документации республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа, утвержденное приказом Росархива от 10 мая 1995 г. N 32

Решения дирекции проводятся в жизнь, как правило, приказами директора.

6.5. При Архиве действуют:

- Научный совет - для коллегиального рассмотрения научных проблем, основных вопросов научно-организационной и публикаторской деятельности Архива и его филиалов, укрепления и развития творческих контактов с научной общественностью.

- Экспертно-методическая комиссия*(5) - для рассмотрения вопросов экспертизы ценности документов Архива, отбора документов, подлежащих и не подлежащих хранению в Архиве; рассмотрения и решения методических и практических вопросов архивного дела, внедрения в практику результатов научно-исследовательской и методической работы.

- Комиссия по рассекречиванию документов - для снятия ограничений на использование документов в соответствии с действующим законодательством.

ГАРАНТ:

Об ограничениях на доступ к архивным документам или части содержащейся в них информации см. постановление ВС РФ от 19 июня 1992 г. N 3088-I

6.6. Архив является юридическим лицом, имеет расчетные и иные счета в государственных и других банках, печать с изображением Государственного герба России и своим наименованием, свою символику.

6.7. Ликвидация или реорганизация Архива осуществляется по представлению вышестоящего архивного органа Правительством (Советом Министров) республики, соответствующим органом исполнительной власти края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа.

------------------------------

*(1) Далее - Архив.

*(2) Далее - архивный орган.

*(3) В конкретном положении о государственном архиве и центре хранения документации состав документов отражает реальное распределение архивных фондов и источников комплектования.

*(4) Далее - учреждения.

*(5) Могут быть созданы раздельно экспертная комиссия и методическая комиссия.