Приложение 2. Примерное положение об экспертно-методической комиссии государственного архива, центра хранения документации республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа

Приложение 2

к приказу Росархива

от 10 мая 1995 г. N 32

Примерное положение
об экспертно-методической комиссии государственного архива, центра хранения документации республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа*(1)

1. Общие положения

1.1. Экспертно-методическая комиссия создается государственным архивом, центром хранения документации*(2) для рассмотрения вопросов экспертизы ценности и отбора документов, подлежащих и не подлежащих дальнейшему хранению в Архиве, научно-методического обеспечения практической деятельности Архива.

1.2. Экспертно-методическая комиссия*(3) - является совещательным органом. Ее решения вступают в силу после утверждения их директором Архива.

1.3. В своей деятельности комиссия руководствуется законодательными и иными правовыми актами Российской Федерации, республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа, нормативно-методическими и организационно-распорядительными документами Государственной архивной службы России (Росархива) и вышестоящего архивного органа, положением об Архиве, и настоящим положением.

1.4. Комиссию возглавляет председатель, как правило, заместитель директора Архива. Заместитель председателя и секретарь комиссии назначаются из числа членов комиссии.

1.5. В состав комиссии, наряду с работниками Архива, входят специалисты других архивных учреждений, представители научных, общественных и других учреждений и организаций.

1.6. Положение о комиссии и ее состав утверждаются приказом директора Архива.

2. Основные задачи

Основными задачами комиссии являются:

2.1. Улучшение нормативно-методического обеспечения проводимых в Архиве работ, с целью повышения их эффективности и качества.

2.2. Содействие развитию и совершенствованию научно-исследовательской и методической работы в Архиве.

2.3. Оптимизация состава документов, хранящихся в Архиве, а также отбор на постоянное хранение документов, образовавшихся в делопроизводство Архива, рассмотрение составленных, переработанных описей дел.

2.4. Внедрение передового опыта и достижений архивоведения, делопроизводства и археографии в практику работы Архива.

3. Функции

Комиссия в соответствии с возложенными на нее задачами:

3.1. Рассматривает:

3.1.1. Предложения по совершенствованию организации научно-исследовательской работы, методическому обеспечению работ в Архиве, повышению их качественного уровня, разработке научно-исследовательских тем и методических пособий, внедрению научно-исследовательских и методических разработок в практику работы Архива.

3.1.2. Научно-методические вопросы, возникающие в процессе подготовки нормативных документов, научно-исследовательских разработок и методических пособий, а также других вопросов, связанных с практической работой по основным направлениям деятельности Архива.

3.1.3. Проекты организационно-методических документов по проведению научных исследований (программ, технических заданий, координационных планов, планов-графиков, планов-проспектов).

3.1.4. Промежуточные и конечные результаты научных исследований, проекты методических разработок в области архивоведения, документоведения, археографии и других смежных с ними научных дисциплин.

3.1.5. Результаты внедрения научных и научно-методических разработок в практику работы Архива.

3.1.6. Проекты учебных программ и пособий по повышению квалификации архивных работников.

3.1.7. Тезисы докладов и сообщений работников Архива на совещаниях-семинарах, ЗНМС, конференциях и других мероприятиях по вопросам архивного дела, статей и обзоров, обобщающих опыт работы по отдельным направлениям деятельности Архива.

3.1.8. Отзывы, заключения на проекты нормативных и научно-методических разработок, учебных программ и других документов, разрабатываемых Росархивом, ВНИИДАД, РНИЦКД, федеральными архивами, центрами хранения документации, а также архивными учреждениями республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов.

3.1.9. Предложения по улучшению работы службы научно-технической информации, выносит рекомендации по повышению эффективности ее работы.

3.1.10. Рекомендации по переработке, дополнению, разработке новых или отмене устаревших нормативных и научно-методических документов.

3.2. Рассматривает с последующим представлением на ЭПК архивного органа:

составленные, переработанные описи дел на документы, хранящиеся в Архиве;

описи дел на документы постоянного и долговременного срока хранения, образовавшиеся в делопроизводстве Архива;

перечни документов, отнесенных к категории уникальных и особо ценных;

акты о выделении к уничтожению документов и дел из фондов государственных архивов, центров хранения документации, выявленных в результате экспертизы их ценности;

акты о выделении к уничтожению документов Архива, сроки хранения которых истекли;

акты о неисправимых повреждениях дел (документов) Архива, необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, справки о проведении розыска дел и т.д.;

сводную номенклатуру дел Архива;

предложения об изменении или установлении сроков хранения документов, образующихся в делопроизводстве Архива.

3.3. Рассматривает:

списки фондов, подлежащих экспертизе ценности документов;

вопросы об изменении цикличности проверки наличия и состояния дел отдельных фондов или групп фондов, согласовывает перечни фондов со сроками их проверки, а также акты проверки наличия и состояния дел.

3.4. Организует и проводит совместно с работником, отвечающем за ведение делопроизводства, отбор документов Архива для дальнейшего хранения и к уничтожению, осуществляет контроль за организацией документов в делопроизводстве Архива.

4. Права

Комиссии предоставляется право:

4.1. Приглашать на свои заседания работников Архива, а также специалистов и консультантов других учреждений, не являющихся членами комиссии.

4.2. Требовать своевременного представления работниками Архива рецензий, отзывов и других материалов, подлежащих рассмотрению на заседаниях комиссии.

4.3. В соответствии с установленными требованиями давать рекомендации по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизы их ценности и подготовки к передаче на госхранение, работникам, отвечающим за ведение делопроизводства Архива.

4.4. Одобрять, рекомендовать к утверждению, возвращать на доработку проекты обсуждаемых документов, составленные и переработанные описи дел, вносить рекомендации о внедрении в практику научно-методических разработок и предложения о рассмотрении отдельных вопросов и работ на заседаниях Научного совета, дирекции Архива, экспертно-проверочной комиссии архивного органа*(4).

4.5. Информировать руководство Архива по вопросам, входящим в компетенцию комиссии.

5. Организация работы

5.1. Деятельность комиссии осуществляется в соответствии с планами работы, утверждаемыми директором Архива, с периодичностью заседаний не реже одного раза в квартал.

5.2. Для оперативного решения вопросов могут проводиться внеплановые заседания комиссии.

5.3. Председатель комиссии, а в его отсутствие его заместитель, организует деятельность комиссии, проводит ее заседания, определяет экспертов из числа работников Архива, а также других организаций и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на комиссию задач.

5.4. Подготовка заседаний комиссии возлагается на секретаря комиссии, который осуществляет контроль за своевременным представлением материалов для рассмотрения на заседании комиссии, созыв в установленные сроки заседаний и протоколирует их.

Подготовленные к рассмотрению материалы доводятся секретарем до сведения членов комиссии не позднее, чем за пять дней до заседания.

5.5. Комиссия правомочна принимать решения, если на заседании присутствует не менее половины ее состава. Решения принимаются большинством голосов присутствующих на заседании ее членов. При разделении голосов поровну спорные вопросы разрешаются руководством Архива.

5.6. Протоколы заседания комиссии утверждаются директором Архива.

Протоколы, содержащие решения об одобрении описей дел на документы Архива постоянного и долговременного срока хранения; изменении сроков хранения документов, образующихся в делопроизводстве Архива; составленных, переработанных описей на документы, хранящихся в Архиве, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению в Архиве, о неисправимых повреждениях дел (документов) Архива, необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, утверждаются директором Архива только после рассмотрения этих вопросов ЭПК вышестоящего архивного органа.

5.7. Секретарь комиссии осуществляет подготовку планов, учет и отчетность о работе комиссии, контроль за выполнением принятых решений.

5.8. Работа членов комиссии - работников Архива предусматривается в планах работы соответствующих структурных подразделений Архива.

5.9. Оплата работы приглашенных экспертов (специалистов и консультантов), не являющихся членами комиссии и работниками Архива, производится в установленном порядке.

------------------------------

*(1) Далее - Архив.

*(2) По решению руководства архива могут создаваться раздельно экспертная и методическая комиссии.

*(3) Далее - комиссия.

*(4) На совместное рассмотрение экспертно-методической комиссии и ЭПК архивного органа могут выноситься нормативные документы и научно-методические разработки по вопросам формирования Архивного фонда, экспертизы ценности документов, комплектования ими Архива.