Приложение N 3. Образцы документов, необходимые при проведении мероприятий по приему и обслуживанию иностранных делегаций

Приложение N 3

к Порядку расходования средств

на прием и обслуживание

иностранных делегаций

(Образцы документов)

                                                  Утверждаю

                                               Заместитель Министра,

                                        руководитель российской делегации

                                        _________________________________

                                        "    " __________________200 г.

                                Программа

             пребывания в Российской Федерации________________

                                               (указать страну)

            делегации во главе с__________________________________

                                    (указать должность, звание)

Цель пребывания________________________________________________ (указать)

Основание______________________________________________________ (указать

на  основании какого  решения Правительства или руководства Министерства,

номер и дату)

Срок пребывания: (с______________по______________).

Состав иностранной делегации:____________человек (список с указанием

должностей прилагается)

Ответственные__________________________________________________________

                (подразделение, фамилия и.о., должность, N телефона)

                          Мероприятия Программы

Дата, день недели, время

Мероприятие* (где проводится)

Ответственный** (Ф.И.О., должность, номер телефона

--------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------

Руководитель___________________структурного подразделения

______________________________________

"  " _______________ г.

Согласовано

Департамент Управления делами          Департамент защиты государственной

                                                      тайны

_________________________________      __________________________________

"    "_______________ года             "    "_________________ года

-------------------------------------------------------------------------

* Если по программе предусмотрен официальный обед (завтрак, ужин) от имени Российской Федерации (Министерства), то к Программе прилагается список официально приглашенных лиц, утвержденный главной российской делегации.

** Ответственный за проведение конкретного мероприятия готовит финансовые и иные отчетные документы.

                                             Утверждаю

                               Министр (или лицо на то им уполномоченное)

                               __________________________________________

                               "______"_________________200 г.

                                 Смета

               расходов, связанных с пребыванием в Москве

               делегации ________________________________

               во главе с _______________________________

               для участия в переговорах с ___ по ____  года

      Состав иностранной делегации _________ человек

      Состав российской делегации _________ человек

N п.п.

Статьи расходов*

Сумма (в рублях)

 1.

         --------------------------------------

 2.

         --------------------------------------

 3.

         --------------------------------------

                            ___________________________________

                             Итого:        _________________ рублей

           Руководитель ____________ структурного подразделения

           _____________________________________

           "_____" ___________________ года

Согласовано

Департамент Управления делами              Департамент финансирования

____________________________               и бухгалтерского учета

"____" __________________   года           ___________________________

                                          "____" ____________ года

-------------------------------------------------------------------------

* Расходы по отдельным статьям сметы предусматривается в соответствии с установленными нормами (приложения N 1 и N 2) к приказу от "____" _____________ года

                                                  Утверждаю

                                             Заместитель Министра

                                    (руководитель российской делегации)

                                     _______________________________

                                     "     "__________________200 г.

                                 Акт

Мы, нижеподписавшиеся____________________________________________________

_________________________________________________________________________

настоящим подтверждаем, что в соответствии со сметой N ___ , утвержденной

_______________________________" "__________200 г. по случаю пребывания в

________________________________делегации _______________________________

во главе_________________________________________________________________

были проведены следующие протокольные мероприятия:

     1. Буфетное обслуживание                __________ рублей

     (в мероприятии приняло участие          __________ человек).

     2. Официальный завтрак (обед), фуршет   __________ рублей

     (в мероприятии приняло участие:

     с________________стороны                __________ человек

     с российской стороны                    __________ человек).

     3. Приобретение сувениров, в т.ч.       __________ рублей

     (главе делегации и членам делегации)

     и другие статьи расходов (ненужное зачеркнуть).

                                             ____________________

                                       Итого: __________ рублей

     Расходы  произведены в пределах утвержденной  сметы,  установленными

нормами   расходов  и   подлежат  списанию на смету расходов центрального

аппарата по статье "Представительские расходы" в сумме __________ рублей.

Приложения: счета фирм, организаций и другие оправдательные документы.

Руководитель (или его заместитель)

и сотрудник департамента,

ответственного за прием

иностранной делегации              ___________________________

                                   ___________________________

Ответственные сотрудники

Департамента управления делами     ___________________________